Del Caos al Orden

Paula A. Arenas

Angie V. Jiménez

Leidy V. Vigoya

Fundación Universitaria del Área Andina, Administración en Salud

Fundamentos de Administración

Johana P. Rojas

28 de septiembre de 2024
 2

Tabla de Contenido

Introducción..................................................................................................................................................3

Objetivos....................................................................................................................................................... 4

Objetivo General.................................................................................................................................... 4

Objetivos Específicos.............................................................................................................................. 4

Descripción de la Problemática.....................................................................................................................5

Planificación........................................................................................................................................... 5

Organización...........................................................................................................................................6

Organización del equipo de trabajo................................................................................................. 6

Roles y responsabilidades................................................................................................................ 7

Responsable de cada actividad........................................................................................................ 7

Coordinación de actividades............................................................................................................ 7

Dirección.................................................................................................................................................7

Motivación del equipo..................................................................................................................... 7

Comunicación de objetivos y avances..............................................................................................8

Incentivos al equipo......................................................................................................................... 8

Seguimiento del Progreso................................................................................................................ 8

Control....................................................................................................................................................8

Mecanismos de control....................................................................................................................8

Posibles indicadores de desempeño (KPI - key performance indicator).......................................... 9

Reuniones de seguimiento.............................................................................................................10

Herramientas de control:............................................................................................................... 11

Incentivos para mantener el Progreso:.......................................................................................... 11

Conclusiones............................................................................................................................................... 12
 3

Referencias..................................................................................................................................................13
 4

Introducción

El sector salud enfrenta grandes retos en su gestión administrativa y financiera, desafíos que

afectan tanto a los profesionales que trabajan en estas instituciones como a los pacientes que dependen

de ellas. La administración eficiente de los recursos es fundamental para garantizar que los servicios de

salud se presten de manera continua y con calidad. Sin embargo, uno de los problemas más comunes

que enfrentan estas instituciones es la dificultad para recuperar a tiempo el dinero de los servicios

prestados, lo que pone en riesgo su sostenibilidad y capacidad de respuesta.

Este trabajo tiene como propósito abordar esa problemática mediante la implementación de un

sistema automatizado para gestionar las cuentas por cobrar. La idea es que, al optimizar este proceso, se

pueda reducir la morosidad, mejorar el flujo de caja y, en última instancia, contribuir a que la institución

pueda enfocarse más en su misión de cuidar la salud de las personas. La propuesta no solo se centra en

la tecnología, sino también en el fortalecimiento del equipo financiero, dotándolo de herramientas y

capacitación que les permitan enfrentar este desafío con mayor eficiencia y confianza.

Al desarrollar este proyecto, esperamos crear un impacto positivo no solo en la estabilidad

financiera de la institución, sino también en el bienestar de todos los que forman parte de ella.

Queremos que los profesionales de la salud puedan trabajar con la tranquilidad de saber que los

recursos están asegurados y que los pacientes reciban la mejor atención posible sin interrupciones. Con

esta intervención, buscamos contribuir a que la salud financiera y operativa de la institución esté en

sintonía con su noble propósito de cuidar vidas.

 5

Objetivos

Objetivo General

Optimizar la gestión de cuentas por cobrar en la institución de salud para reducir la morosidad y

mejorar el flujo de caja.

Objetivos Específicos

1. Disminuir en un 40% el tiempo promedio de cobro de cuentas por servicios de salud en

los primeros 6 meses.

2. Reducir la tasa de morosidad en un 30% a través de un sistema de alertas y seguimientos

automatizados.

3. Capacitar al equipo de finanzas en el uso del nuevo sistema de gestión y en buenas

prácticas de cobro.
 6

Descripción de la Problemática

Planificación

A continuación se realiza una descripción punto a punto de la implementación de un sistema de

gestión de cuentas por cobrar que automatice y controle el seguimiento de las facturas emitidas, los

tiempos de cobro, y el historial de pagos para optimizar el flujo de caja.

Correspondiente al área de Administración y Finanzas en Salud, en la cual la normatividad

principal que la regula es:

- Ley 1438 de 2011: Reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

- Resolución 244 de 2016: Reglas para la gestión financiera y administrativa de las

entidades de salud.

- Circular Externa 000020 de 2021 de la Superintendencia Nacional de Salud: Requisitos

financieros para la operación de las EPS e IPS.

- Decreto 780 de 2016: Compila las normas del sector salud y seguridad social.

Las oportunidades de mejora del área y priorización son:

- Gestión ineficiente de cuentas por cobrar: Altos tiempos en la recuperación de cartera.

- Falta de control presupuestal: Desviaciones significativas respecto al presupuesto anual.

- Mala planificación financiera: Falta de previsión en la asignación de recursos.

- Desorganización en la presentación de informes financieros: Inconsistencias en la

información contable y financiera.

- Priorización: Mejora en la gestión de cuentas por cobrar para reducir la morosidad y

mejorar la liquidez de la institución.

Afecta a la administración financiera de la institución, impactando la liquidez y la capacidad para

invertir en mejoras operativas y en infraestructura.

 7

Su principal necesidad es reducir el tiempo de recuperación de cartera, mejorar la eficiencia del

proceso de cobro y tener un control más riguroso sobre la gestión de cuentas.

Los recursos disponible son:

- Personal: 1 gerente financiero, 2 contadores, 2 auxiliares administrativos.

- Infraestructura: Software contable básico, acceso a herramientas ofimáticas, redes de

datos.

- Presupuesto: 15 millones de pesos asignados para la implementación de herramientas

de gestión de cuentas por cobrar.

La normatividad vigente enfoca en:

- Cumplimiento con las directrices de la Superintendencia Nacional de Salud sobre reporte

y gestión de estados financieros.

- Normas locales sobre contabilidad y administración financiera en salud.

Organización

Organización del equipo de trabajo

- Líder del Proyecto: Responsable de la coordinación y supervisión general.

- Coordinador de Finanzas: Encargado de la implementación y adaptación del sistema de

gestión de cuentas.

- Encargado de Capacitación: Responsable de la formación del equipo en el uso del nuevo

sistema.

- Analista Financiero: Supervisión de indicadores financieros y seguimiento de cuentas

por cobrar.

- Responsable de Cobro: Gestor directo de la recuperación de cartera y comunicación con

los deudores.
 8

Roles y responsabilidades

- Líder del Proyecto: Planificación, monitoreo y comunicación con la alta dirección.

- Coordinador de Finanzas: Configuración del sistema, gestión de la implementación y

soporte financiero.

- Encargado de Capacitación: Diseño e implementación del programa de formación.

- Analista Financiero: Análisis de datos, generación de informes y evaluación de

desempeño.

- Responsable de Cobro: Gestión de cobros, contacto con clientes y resolución de

disputas.

Responsable de cada actividad

- Adquisición del Sistema: Líder del Proyecto y Coordinador de Finanzas.

- Implementación Técnica: Coordinador de Finanzas.

- Capacitación del Personal: Encargado de Capacitación.

- Gestión de Cobros: Responsable de Cobros.

- Monitoreo y Evaluación: Analista Financiero

Coordinación de actividades

- Reuniones semanales del equipo para revisión de avances.

- Uso de herramientas de gestión de proyectos para la asignación de tareas (e.g., Asana,

Trello).

- Informes quincenales al equipo y retroalimentación de los avances y ajustes necesarios.

Dirección

Motivación del equipo

- Fomentar un entorno de trabajo colaborativo y enfocado en el logro de resultados.

 9

- Reconocimiento de los logros alcanzados y celebraciones de hitos importantes del

proyecto.

- Involucrar al equipo en la toma de decisiones clave del proyecto

Comunicación de objetivos y avances

- Presentación inicial del proyecto y objetivos en reunión general.

- Reportes quincenales sobre el estado del proyecto y el progreso hacia los objetivos.

- Canal de comunicación directa para resolver dudas y proporcionar actualizaciones

rápidas.

Incentivos al equipo

- Bonos por cumplimiento de metas específicas.

- Reconocimiento en eventos internos de la organización.

- Acceso a capacitaciones adicionales para el desarrollo profesional

Seguimiento del Progreso

- Monitoreo mensual de los indicadores de desempeño financiero (recuperación de

cartera, reducción de morosidad).

- Evaluaciones trimestrales para ajustes en la estrategia de cobros.

- Encuestas de satisfacción interna para medir la percepción del equipo sobre el progreso

del proyecto

Control

Mecanismos de control

- Sistema de seguimiento de facturas: Implementación de un sistema automatizado para

registrar y seguir el estado de las facturas emitidas tanto su fecha de vencimiento como

los pagos recibidos. Alerta automática para aquellas facturas que se encuentren
 10

pendientes o vencidas generando una priorización sobre las de mayor antigüedad y valor

monetario.

- Control de la cartera de clientes: Asignación de responsables de cartera por diferentes

segmentos de clientes, realizando monitoreo constante del estado de cartera para

identificar oportunamente con las alertas las posibles morosidades.

- Revisión de la presupuestación y proyecciones financieras: Revisión mensual de las

desviaciones en el presupuesto así mismo realizando ajustes trimestrales en las

proyecciones financieras fijándose en el flujo de caja real y las cuentas por cobrar.

- Auditoria de informes financieros: Generar una auditoria trimestral de los informes

financieros para validar la precisión de los datos, adicional a esto generar una

comparación de los informes con los indicadores principales para identificar las áreas

que requieren de una oportunidad de mejora

- Control de capacitación y uso del sistema: Se genera un monitoreo de la adopción y

uso del sistema de gestión de cuentas por cobrar implementando también

capacitaciones cada periodo de tiempo, validando su efectividad y realizando pruebas

post-capacitación.

Posibles indicadores de desempeño (KPI - key performance indicator)

- Días promedio de cobro (DSO - Days sales outstanding): indicador para medir el tiempo

promedio que se tarda en cobrar las facturas la cual se formularía (Cuentas por cobrar /

Ventas totales) * Número de días teniendo como meta reducir el indicador.

- Porcentaje de morosidad: Mide la proporción de las facturas que están vencidas

respecto al total de facturas emitidas la cual se formularía (Cartera vencida / Total

cuentas por cobrar) * 100 siendo el objetivo mantener la morosidad por debajo del 10%
 11

- Tasa de recuperación de cartera: La cual mediría el porcentaje de cuentas vencidas que

han sido recuperadas, su formulación se llevaría a cabo de la siguiente manera (Monto

recuperado / Total cartera vencida) * 100 en donde la meta sería alcanzar una tasa de

recuperación mínima del 85%

- Cartera total vencida y cartera total a cobrar: Este indicador compararía la cantidad de

facturas vencidas con el total de facturas emitidas, su formulación sería (Cartera vencida

/ Cartera total) * 100

- Porcentaje de cobros efectivos: Indicaría la efectividad de los responsables de cobro el

cual se calcularía (Cobros realizados / Cobros planificados) * 100 siendo ideal superar el

90% de cobros efectivos.

- Satisfacción del cliente interno: Efectuando encuestas periódicas para medir la

satisfacción del equipo con la implementación del sistema lo cual en lo posible debe

mantener o superar el 90%

Reuniones de seguimiento

- Reuniones semanales del equipo de proyecto: Con el objetivo de revisar los avances de

implementación del sistema, resolución de problemas operativos y actualización de

tareas

- Reuniones quincenales con alta dirección: En donde se presentarán informes

quincenales sobre avances y ajustes del proyecto

- Reuniones mensuales de análisis de indicadores: En la cual se realizaría el análisis de

indicadores y ajustes de cobro necesarios.

- Reunión trimestral de evaluación del progreso general: Donde se realiza una evaluación

global del proyecto, la adopción y la capacitación del equipo.

 12

Herramientas de control:

- Sistema de gestión de proyectos como Trello, Asana

- Sistema de reportes automáticos

- Tablero de indicadores - Dashboard financiero

- Software contable

Incentivos para mantener el Progreso:

- Bonos por desempeño

- Reconocimiento interno

- Capacitaciones adicionales
 13

Conclusiones

Proponemos un proyecto para mejorar la gestión financiera en el sector salud, centrándonos en

cuentas por cobrar. Buscamos enfrentar los desafíos en la recuperación de ingresos, beneficiando la

situación financiera de la institución y el bienestar de todos.

La implementación de un Sistema de Gestión de Cuentas por Cobrar reducirá la morosidad y

mejorará el flujo de caja, permitiendo ofrecer mejores servicios a los pacientes. Fomentamos la

colaboración del equipo y capacitamos al personal para adaptarse a los desafíos.

En conclusión, este proyecto transforma nuestra cultura organizacional hacia una mayor

eficiencia, beneficiando a la institución, sus empleados y los pacientes, asegurando un futuro más

estable.
 14

Referencias

(S/f). Gov.co,de

https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/LEY%201438%20DE%202011.pdf

Decreto 244 de 2016 - Gestor Normativo. (s/f). Gov.co, de

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=67591

Superfinanciera. (2012, octubre 1). Circulares Externas 2021. Superfinanciera.

https://www.superfinanciera.gov.co/publicaciones/10106589/normativanormativa-generalcirculares-ext

ernas-cartas-circulares-y-resoluciones-desde-el-ano-circulares-externascirculares-externas-10106589/

Número, D. (s/f). MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL. Gov.co, de

https://www.minsalud.gov.co/Normatividad_Nuevo/Decreto%200780%20de%202016.pdf

lepatru [@lepatru007]. (s/f). Proceso Administrativo Planeación: Concepto, principios, tipos de

planes. Youtube, de https://www.youtube.com/watch?v=t0F2RgyFKV8

(S/f). Chatgpt.com, de https://chatgpt.com/

(9 tipos de indicadores de desempeño para los procesos, 2023)

9 tipos de indicadores de desempeño para los procesos. (2023, septiembre 24). Zendesk.

https://www.zendesk.com.mx/blog/tipos-indicadores-desempeno/

Trello.com, de https://trello.com/b/Q6c12KBz/reuniones-de-seguimiento