Optimización de Procesos y Prevención de Riesgos

UNIDAD Nº III
Optimización de procesos

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 UNIDAD 3

Consideraciones previas
Alineación Curricular del Material de Estudio

El contenido que se expone a continuación está ligado a la siguiente unidad de

competencia:

• Realiza la optimización de distintos procesos productivos considerando los pasos para

optimizar de manera eficiente el uso de los recursos de la organización, minimizar y/o evitar
incidentes, accidentes y enfermedades profesionales

Sobre las fuentes utilizadas en el material

El presente Material de Estudio constituye un ejercicio de recopilación de distintas fuentes,
cuyas referencias bibliográficas estarán debidamente señaladas al final del documento. Este
material, en ningún caso pretende asumir como propia la autoría de las ideas planteadas. La
información que se incorpora tiene como única finalidad el apoyo para el desarrollo de los
contenidos de la unidad correspondiente, respetando los derechos de autor ligados a las ideas e
información seleccionada para los fines específicos de cada asignatura.

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 Introducción
En esta unidad revisaremos la optimización de distintos procesos productivos
considerando los pasos para optimizar de manera eficiente el uso de los recursos de la
organización, minimizar y/o evitar incidentes, accidentes y enfermedades profesionales

La optimización significa realizar una tarea de la mejor manera, pudiéndose aplicar a

distintos ámbitos como la administración de empresas, la economía y la informática. La
optimización, en general, implica lograr el mejor funcionamiento de algo, usando de la
mejor forma los recursos.

Desde el punto de vista de la ingeniería, optimizar significa elegir el mejor de los elementos
que pertenecen a un conjunto. Es decir, se trata de hallar la solución más conveniente.

Dentro de una organización o empresa, podemos referirnos a la optimización de procesos

al hecho de simplificar ciertos procedimientos para que puedan realizarse de forma más
ágil. Por ejemplo, quizás los empleados pierden tiempo de la jornada laboral mientras su
jefe reparte las tareas del grupo. Entonces, se puede exigir que la distribución de labores
sea definida un día antes.

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 Ideas fuerza

• La optimización es la acción de desarrollar una actividad lo más eficientemente

posible, es decir, con la menor cantidad de recursos y en el menor tiempo posible.

• La gestión de costos es el proceso de calcular, presupuestar y controlar los costos

de un proyecto. Por lo general, el proceso de gestión de costos comienza durante
las fases de planificación e inicio del proyecto.

• La integración de aplicaciones es el proceso de lograr que los sistemas de software

creados de forma independiente funcionen juntos sin intervención manual. El
diseño moderno de aplicaciones fomenta el intercambio flexible de datos entre
aplicaciones para aumentar la eficiencia, el modularidad y la reutilización.

• Un proceso industrial es todo aquel que convierte una materia prima en un bien o
producto final. Generalmente el bien es producido en masa y se destina al consumo
para un gran público objetivo.

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 Índice
Introducción ........................................................................................................................... 3
Ideas fuerza ............................................................................................................................ 4
1.-Optimizacion ...................................................................................................................... 6
1.1. Restructuracion de procesos..…………….……………………………………………………………………….7
1.2. Procesos productivo..s……..…………………………………………………………………………………………9
2.- Gestion de costos..….…………………………………………………………………………………………………………11
3.- Integracion de acciones para optimizar procesos industriales….…….…………………………………13
4.- Mejora de relacion cliente – organización.…..……………….……………………………………………………15
5.- Integración de software para la optimización.…..………………………………………………………………16
6.- Pasos para optimizar un proceso….……………………………………………………………………………………20
6.1. Analisis y Rediseño………..……………………………………………………………………………………………21
6.2. Implementacion de automatizacion………..……………….…………………………………………………22
6.3. Monitoreo y/o Contro.l..……..………………………………………………………………………………………24
7.- Conclusiones…..…………………………………………………………………………………………………………………27

8.- Referencias Bibliográficas…………………………………………………………………………………………………28

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 Desarrollo
1.- Optimización

La optimización de procesos siempre deberá ser mirada como una disciplina que se
encarga de adaptar los procesos para optimizar sus parámetros, pero sin vulnerar sus
límites. Generalmente, los objetivos son minimizar costos y maximizar el rendimiento, la
productividad y la eficiencia.

La optimización de procesos siempre buscar adaptarse continuamente con los procesos

para mejorarlos. Para ello, debemos realizar un análisis y, por tanto, identificar los puntos
deficientes y encontrar soluciones para perfeccionarlos.

Ejemplo de cómo optimizar un proceso

Para poder lograr una optimización de procesos, la persona encargada de optimización

debe como primer punto definir objetivos. Antes de empezar a aplicar el cambio hay que
definir lo que se quiere conseguir, Mapear los procesos actuales, Eliminar pasos
redundantes o dispensables, Repensar los procesos, Implementar herramientas de
automatización y Supervisar continuamente los resultados.

Ejemplo: una empresa de Ingeniería y Construcción necesita optimizar la priorización de

sus proyectos, esto se debe realizar mediante un software PPM que facilita la priorización
de proyectos en función de los datos mediante: El establecimiento de criterios claros de
priorización alineados con los objetivos estratégicos, la viabilidad financiera, la
disponibilidad de recursos, materiales, o la evaluación de riesgos, La utilización de
modelos de puntuación y matrices de priorización que nos ayudan a evaluar objetivamente
los proyectos en función de los criterios definidos, La identificación con antelación de
posibles complicaciones de llevar a cabo la incorporación a los procesos productivos.

¿Cómo realizar una optimización con el apoyo de prevención de riesgos?, para ello se
deberán tomar las siguientes medidas:

❖ Emplear técnicas de identificación de riesgos para identificar de forma proactiva los

riesgos potenciales que puedan afectar a toda persona involucrada en el proceso.

❖ Evaluar la probabilidad y el impacto potencial de cada riesgo identificado para

priorizar los esfuerzos de mitigación de riesgos.

❖ Crear y aplicar estrategias de mitigación de riesgos para reducir la probabilidad o

el impacto de los riesgos identificados.
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 ❖ Supervisar y hacer un seguimiento del estado de los riesgos identificados,
actualizar los planes de mitigación cuando sea necesario e informar sobre los
avances en la gestión de riesgos.

1.1 Restructuración de procesos

La reestructuración empresarial constituye el proceso mediante el cual una organización

pasa por una transformación, adaptándose a un nuevo modelo que anteriormente era
desconocido para ella.

La finalidad de la reestructuración es fomentar una mayor competitividad, así como

también garantizar el funcionamiento a futuro de la empresa u organización.

Este procedimiento casi siempre suele ir de la mano de procesos que son muy
complicados para la organización. Es más, lo normal es que dicha transformación sea
motivada por una situación de conflicto.

Un proceso de reestructuración va a pretender llevar a cabo su proceso con la finalidad

de adoptar un nuevo modelo de negocio, debido a un escenario en el cual el aplicado en
la actualidad no funciona correctamente o se prevé que no funcionará bien en el futuro.

No obstante, no significa que se deba cambiar absolutamente todo en el momento en el

que una empresa inicia este proceso.

Es decir, aun cuando la reestructuración hace referencia a cambios generalmente

grandes, estos pueden ocurrir en puntos específicos que se consideren estratégicos, con
la finalidad de adoptar un modelo estructural.

Frente a ello, la reestructuración se puede clasificar de acuerdo con el punto afectado.

❖ Reestructuración interna: esta tiene como finalidad provocar una mayor

eficiencia en el funcionamiento de los departamentos de la empresa.

❖ Reestructuración tecnológica: dicha reestructuración busca adaptarse a los

nuevos cambios que se producen en el sector productivo.

❖ Reestructuración financiera: es una de las más comunes. Esta busca adaptar a

la organización en lo que tiene que ver con el ámbito financiero, lo cual implica una
reestructuración de todas las cuentas de la empresa.

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 Procesos de reestructuración

Fuente: procesos de reestructuración, Arogyaswamy, Barker y Yasai-Ardekani (1995)

Causas de la reestructuración

En este punto es bueno que entendamos que son muchas las causas por las que una
empresa u organización requiere una reestructuración.

No obstante, ya sea por causas internas o externas, es preciso estar muy atentos a los
indicadores que salen a la luz dentro de nuestra organización, ya que la adaptación es la
clave en la gestión empresarial.

Dicho esto, hay que puntualizar que la empresa puede requerir estructuración por dos
motivos fundamentales, los cuales se mencionan a continuación:

1. Causas externas: Las causas externas que pueden provocar una reestructuración
empresarial van desde las económicas y legales hasta las competitivas, sociológicas y
tecnológicas.

2. Causas internas: Las causas internas que pueden motivar a una reestructuración
empresarial pueden variar, desde las carencias o deficiencias en equipos y estructuras,
hasta la confianza, capacidad de adaptación y rigidez.

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1.2 Procesos productivos

Un proceso productivo contempla el conjunto de operaciones que una empresa debe

realizar con el fin de ofrecer un bien, un servicio o un producto. Abarca la totalidad de los
procedimientos que permiten transformar un recurso, una idea o una materia prima en el
resultado final que una empresa ofrece al mercado.

El poder definir claramente los pasos a seguir para la producción de los bienes que una
empresa ofrece es esencial para que los productos y servicios cumplan con estándares
de calidad, así como para hacer más eficientes las operaciones de una empresa.
Asimismo, se precisa contar con un esquema preciso que permita organizar las áreas de
producción, delegando funciones y responsabilidades en cada paso del proceso.

No contar con una fórmula clara de las etapas en la producción conlleva una mala gestión
de las actividades del negocio, lo cual se traduce en una falta de eficiencia en las labores,
un retraso en las cadenas productivas e incluso una pérdida de ingresos.

Planificar los procesos productivos, por el contrario, promueve el buen funcionamiento de

una empresa y garantiza la obtención de los resultados esperados.

Características de un proceso productivo

A- Responde a las necesidades de su público

Debemos considerar que un proceso productivo debe tener en cuenta las necesidades del
mercado. Muchas veces la producción de una organización excede la demanda de
productos, por lo que es importante considerar la disponibilidad de bienes del mercado al
que diriges tu negocio, así como la capacidad de producción. Por otro lado, producir
menos de lo esperado genera una demanda insatisfecha, lo cual aumenta la posibilidad
de enfrentarse a nuevos competidores y que se reduzca la lealtad de los consumidores.

B- Propone metodologías claras

El objetivo de un proceso productivo es poder representar un método de producción de

bienes. La elección de los pasos a seguir en la obtención de resultados determina qué
actividades deben llevarse a cabo y quiénes deben realizarlas. El diseño de esquemas
operativos demanda que sean secuenciales y lógicos.

C- Tiene un principio y un fin

Importante que un plan de producción debe contemplar todos los pasos a seguir en la
línea de producción. Al ofrecer servicios es importante que se parta de un análisis del
problema a resolver y se finalice el proceso con la producción de soluciones claras. Al

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ofrecer productos se deberá tener en cuenta qué materias primas serán trabajadas y cómo
se transformarán en el resultado final. Comprender los límites del trabajo de una empresa
permite comprender sus responsabilidades y delegar actividades a las cadenas de
distribución y venta.

D- Cuenta con la fuerza de trabajo debida

La planificación debe considerar la necesidad de recursos humanos para efectuar las

tareas relacionadas con la producción. La falta de capital humano puede retrasar la
cadena productiva y dar una mala imagen a tu marca. Por otro lado, el exceso de
empleados ocasionará una falta de organización y gastos operativos innecesarios.

E- Contempla las necesidades tecnológicas

Cuando se logra definir un proceso se debe tener en cuenta qué tecnologías serán
necesarias para cumplir con las fases de producción. Al seleccionar una metodología de
trabajo es importante reconocer la disponibilidad de insumos y de sistemas que
automatizan tareas.

Etapas de un proceso productivo

Estudio de mercado: Antes de comenzar la manufactura de un producto o la
estructuración de un servicio es necesario analizar las necesidades del mercado. Una
comprensión del público al que se dirige la empresa facilitará ofrecer soluciones
innovadoras a los nichos que el negocio pretende atacar. Asimismo, es fundamental
analizar la competencia para definir los diferenciadores de la respuesta que la empresa
ofrece.

Diseño de producto: La etapa de análisis de un proceso productivo permitirá diseñar las

estrategias y soluciones del modo más pertinente para atraer a futuros consumidores.
Para hacer este paso, será necesario contar con expertos en diseño, marketing e
ingeniería que aterricen las ideas en bienes concretos que sean de interés a los públicos.

Prueba: Antes de comenzar la producción de un bien es crucial iniciar pruebas que validen
la seguridad, eficiencia y viabilidad de las soluciones que tu compañía ofrecerá. Este paso
es esencial para perfeccionar el producto y para hacer una evaluación preliminar de su
desempeño, atractivo o utilidad para los públicos a los que se diriges.

Producción: Al pasar a la fase de producción se requiere contar con los insumos,

recursos económicos y capital humano necesario para iniciar todas las actividades
requeridas para la obtención de los productos. Conocer los costos de producción, las
mejores maquinarias para la manufactura y los materiales que serán utilizados son
elementos que forman parte de la etapa de producción. Recordar que debemos asegurar

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la calidad de los bienes que ofrecen de acuerdo con las capacidades de inversión de la
empresa.

Análisis de resultados: Un paso fundamental de un proceso productivo consiste en

revisar los productos finales o de los servicios ofrecidos para evaluar el desempeño de la
cadena productiva y la eficiencia del proceso. Esto permitirá perfeccionar las áreas de
oportunidad de tu empresa y buscar estrategias para hacer más eficaz su operatividad y
para obtener cada vez mejores resultados.

Proceso productivo

Fuente: ECONOSUBLIME el proceso productivo

2.- Gestión de Costos

La gestión de costos parte como un proceso de calcular, presupuestar y controlar los
costos de un proyecto. Por lo general, el proceso de gestión de costos comienza durante
las fases de planificación e inicio del proyecto. Durante el ciclo de vida del proyecto, los
gerentes de proyectos revisan y supervisan los costos del proyecto para asegurarse de
que no excedan el presupuesto aprobado.

La gestión de costos es una parte fundamental del proceso de planificación y gestión de

proyectos. Si llevamos a cabo una gestión de costos eficaz, puedes crear planes de
proyecto más precisos, comprender mejor las restricciones del proyecto y, en última
instancia, evitar la corrupción del alcance.

La gestión de costos ayuda con dos aspectos importantes del proceso de planificación del
proyecto: el cálculo de los costos y el control de los costos. Saber cómo calcular el
presupuesto de un proyecto con precisión es una habilidad de suma importancia en la
gestión de proyectos.
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Normalmente, el presupuesto de un proyecto será una de las primeras cosas que se deben
establecer. Dependiendo de la organización, esto incluso puede ser algo que defina en la
carta del proyecto para presentar el proyecto. Esto se debe a que, si no cuenta con un
presupuesto del proyecto, no se puede asignar recursos con precisión para alcanzar los
objetivos del proyecto con confianza.

Gestión de Costos

Fuente: IGGLOBAL Gestión de Costos

Los 6 pasos de la gestión de costos

Paso 1. Asignar recursos: Antes de poder identificar los costos del proyecto, primero
necesitamos tener una idea de los recursos que necesitamos para el proyecto.
Comprender qué recursos necesita un proyecto que ayudara a calcular cuánto tiempo,
esfuerzo y dinero se ganara.

Paso 2. Calcular costos: Durante la etapa de cálculo de costos, estimar los costos
asociados con cada recurso para llegar al presupuesto de un proyecto eventual. Si
tenemos uno, podemos utilizar un proyecto anterior como punto de referencia, o podemos
intentar calcular los costos en función de un plan de gestión de recursos.

Paso 3. Preparar el presupuesto: cuando se tienen los cálculos generales sobre las
necesidades de un proyecto y los recursos que se requieren, podemos comenzar a

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trabajar en el presupuesto de un proyecto. El presupuesto de un proyecto es un plan
detallado de cuánto se planea gastar durante el proyecto, para qué y para cuándo.

Paso 4. Poner el proyecto en marcha: Si bien no forma parte del proceso de gestión de
costos de forma directa, esta es la etapa en la que iniciamos un proyecto. Asegurarnos de
haber finalizado el presupuesto de un proyecto e incluir todos los detalles que necesitamos
para tener éxito.

Paso 5. Controlar los costos: La mayor parte del proceso de gestión de costos ocurre
durante el paso cinco: la fase de control de costos. Una vez que se ha lanzado el proyecto,
la contabilidad de los costos es fundamental para evitar exceder el presupuesto.

Paso 6. Identificar la variación de los costos: Una vez finalizado el proyecto, es hora
de evaluar cómo le fue, verificar cuáles fueron los costos totales del proyecto y cómo se
comparan los costos reales con los costos que se calcularon, hay que tener en cuenta que
lo ideal es no excederse demasiado ni estar muy por debajo. Un proyecto exitoso termina
cerca (pero por debajo) del presupuesto previsto para el proyecto.

ANTES DE CONTINUAR CON LA

LECTURA…REFLEXIONEMOS

¿Qué tan beneficioso considera usted la interacción de la

optimización y la gestión de costos?

3.- Integración de acciones para optimizar procesos industriales.

Planificación estratégica, cultura organizacional y seguridad industrial son los aspectos
más relevantes que toda empresa debe tener en cuenta al momento de gestionar su
estrategia. La finalidad es mantener el grado de eficiencia y productividad lo más elevado
posible, a través del control y manejo cuidadoso de las diferentes variables encontradas
durante el proceso productivo industrial.

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Existen 5 acciones para optimizar los procesos industriales

➢ Apuntar a una automatización empresarial: La automatización empresarial es

un módulo interesante de la transformación digital. Esto resulta debido al desarrollo
de innovadoras aplicaciones que satisfacen las demandas cambiantes e incesantes
del mercado a una velocidad sin precedentes. La cantidad de procesos industriales
ha aumentado exponencialmente hasta abarcar tareas de gestión de clientes,
copias de seguridad y recuperación, scheduling, todo en un mismo día de laboral y
quizás, con menos cantidad de trabajadores que décadas atrás. Automatizar
procesos puede ser increíblemente sencillo y ofrece una ventaja competitiva
impresionante, para esto, debes invertir en las herramientas adecuadas de
hardware y software.

Todas las industrias tienen una presión global que les exige aumentar su
rentabilidad, y una de las formas para conseguirlo es reducir los costos. Sin
embargo, no hay que disminuir la capacidad del sector informático, pues esto es un
impacto negativo para toda la compañía.

Un programa de automatización maneja un enfoque más inteligente y efectivo para

reducir y contener los pasivos de una empresa.

Estas herramientas lo hacen por medio del incremento de la eficiencia, el máximo

aprovechamiento del tiempo y la prevención de errores que conllevan pérdidas o
gastos adicionales.

➢ Establecer un programa de capacitación y actualización: Si se decide

automatizar la organización y sus operaciones, para definitivamente avanzar en
cuanto a eficiencia y productividad, se necesita de un esforzarte para que el
proceso de cambio sea sustentable, positivo y, sobre todo, aprovechado al máximo.

Por ese motivo, desplegar un sólido programa de capacitación, enfocado en

actualizar el perfil profesional de operadores y a formar en el manejo de las nuevas
tecnologías, es otro elemento clave para la optimización de procesos industriales.

Así se reducirá la curva de aprendizaje y adaptación al uso de nuevos software y

sistemas y se le entregará a los operadores las herramientas necesarias para
"exprimir" el valor funcional de las herramientas y generar resultados palpables y
de largo alcance en las operaciones.

➢ Evitar la parálisis operativa: No debemos permitir que las máquinas o

computadoras permanezcan inactivas y mucho menos, que todo el aparato
productivo tenga este destino.

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 La alta disponibilidad en horas de trabajo es uno de los factores más importantes
en la optimización de procesos industriales. Para lograrlo, es imprescindible que
todas las máquinas cuenten con un mantenimiento adecuado para que resistan
toda la jornada, y más.

Equipos bien cuidados aumentan su rendimiento y prolongan su vida útil, a la vez

que reducen costos asociados a tenencia y mantenimiento.

Cuando se trata de continuidad operacional en las industrias, también es

indispensable contar con generadores eléctrico para que no se vea afectada la
productividad en caso de una falla en el sistema de suministro nacional.

➢ Establecer KPIs en acciones importantes del proceso: Los Key Performance

Indicators (KPIs) o indicadores claves de rendimiento son métricas que miden el
desempeño de un proceso o actividad determinada, actuando alrededor de un
objetivo fijado previamente y, generalmente, expresándose en valores porcentuales
o numéricos.

Los KPIs proporcionan la información que toda empresa necesita para cada etapa
del proceso, aportando una mayor precisión en la toma de decisiones y una mayor
eficiencia y eficacia de los procesos productivos industriales.

En efecto, estos indicadores sirven como una referencia bastante certera sobre si
el proceso está siendo rentable y, con la información recolectada, puedemos
realizar planificaciones estratégicas para la optimización de la gestión productiva.

➢ Realizar un seguimiento constante: No sirve de nada los 4 pasos anteriores si

no les damos un seguimiento oportuno y continuo. Esta práctica nos proporciona
un feedback de la situación, recogiendo y analizando los incidentes que hayan
podido surgir en tiempo real; así como los aportes que den pie a una mejora.

Este seguimiento, además de conllevar análisis de indicadores, conlleva estudio de

operaciones, detección y análisis de fallas, auditorías, observación y recolección
de datos en tiempo real, entre otras cosas. Aplicar estas prácticas claves para
impulsar la optimización de procesos industriales e incrementen los márgenes de
rentabilidad es algo vital para la empresa.

La modernización, el monitoreo, la capacitación y en enfoque estratégico e

innovador son esenciales para conquistar el gran objetivo de la optimización.

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 Ideas para mejorar procesos

Fuente: calidad y gestión – consultorías para empresas

4.- Mejora de relación cliente organización

La buena relación con los clientes es crucial y se define por la excelencia en cada
interacción. Implica ofrecer experiencias satisfactorias en todos los puntos de contacto y
para eso, agilidad, precisión y amabilidad son claves. Algunas herramientas informáticas
ayudan a cumplir estos objetivos.

Entre los tipos de relaciones con los clientes se destacan: los vínculos de asistencia
personal, de autoservicio, a través de servicios automatizados, de comunidades y de
creación colectiva.

Algunas estrategias para mejorar la relación con los clientes son: capacitar a los
representantes, escuchar y ofrecer soluciones, ser ágil en las respuestas, personalizar la
interacción, añadir un toque humano a la comunicación, implementar programas de
fidelización y monitorear para aumentar la calidad del servicio.

Tips para mejorar la relación de una empresa con sus clientes

Capacitar a los representantes de atención al cliente: El secreto de una buena relación

con el cliente es un servicio de calidad. Además de ofrecer las herramientas adecuadas
para el trabajo de los agentes de soporte, es importante realizar capacitaciones periódicas
para perfeccionar las habilidades del equipo.

Escuchar y ofrecer soluciones: Las acciones que las empresas toman en relación con
el feedback de los clientes también influye en su comportamiento. Según estudios, el 88%

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de los compradores es más propenso a elegir un negocio si el propietario responde todas
las reseñas, sin importar si son positivas o negativas.

Sér ágil: No importa qué tipos de relación con los clientes elijamos cultivar, a nadie le
gusta esperar demasiado para recibir atención. Para darnos una idea, un estudio de
Statista reveló que el 75% de las personas esperan una respuesta inmediata cuando se
comunican a través de chatbots con una empresa. Si queremos que la interacción con el
cliente sea positiva, se debe invertir en herramientas que aporten más agilidad para el
servicio.

Personalizar la interacción con el cliente: Aquí la inteligencia artificial como la

personalización asumen roles más importantes en el servicio al cliente, debido a que los
consumidores afirman que se volverían un comprador recurrente después de una
experiencia personalizada.

Añadir un toque humano: Hay pocas cosas más frustrantes que hablar con un robot que
no puede resolver un problema; o con un agente de soporte humano que parece estar
leyendo un guion.

En todos los tipos de relación con los clientes se deben evitar respuestas “copia y pega”.
Si bien es importante prepararse para todos los escenarios posibles, hay que agregar un
toque humano a la comunicación para crear empatía con la persona que está al otro lado
de la línea (o pantalla).

Crea programas de fidelización:

Cuando brindamos una buena atención al cliente, demostramos el interés por crear una
gran experiencia en todo momento. Y estos esfuerzos se ven recompensados con
adquisiciones repetidas y recomendaciones de la marca a amigos y familiares.

Monitoreo: El éxito de los diferentes tipos de relación con los clientes está en el
seguimiento. Establecer y analizar métricas que muestran los puntos débiles y fuertes
ayudas a mejorar la calidad del servicio que se ofrece.

5.- Integración de software para la optimización

La integración de software es un proceso de combinar diferentes sistemas y aplicaciones
de software para que funcionen juntos como uno solo. Implica hacer que sistemas dispares
funcionen juntos a la perfección, compartiendo datos y funcionalidades entre ellos. La
integración puede ocurrir en varios niveles, incluyendo:

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Integración de datos: Garantizar que los datos fluyan sin problemas entre diferentes
sistemas sin pérdidas ni daños. Esto a menudo implica sincronizar bases de datos o crear
canalizaciones de datos.

Integración funcional: Integrar las funcionalidades de diferentes aplicaciones de

software para que puedan trabajar juntas de forma cohesiva. Esto podría implicar permitir
que un sistema de software invoque funciones o servicios proporcionados por otro.

Integración de procesos de negocio: Alinear los procesos comerciales en diferentes

sistemas de software para optimizar las operaciones. Esto implica garantizar que
diferentes sistemas admitan el mismo flujo de trabajo y puedan intercambiar información
según sea necesario.

Integración de software intermedio: Utilizar middleware o plataformas de integración

para facilitar la comunicación e interacción entre diferentes sistemas de software. El
middleware actúa como una capa intermediaria que conecta sistemas dispares y les
permite intercambiar datos y servicios.

La integración de software es crucial en el mundo interconectado de hoy, donde las

empresas dependen de múltiples aplicaciones y sistemas de software para respaldar sus
operaciones. Ayuda a las organizaciones a maximizar el valor de sus inversiones en
software aprovechando las fortalezas de cada sistema y minimizando la duplicación y la
ineficiencia.

La integración de software ofrece varios beneficios:

Procesos simplificados: Al integrar diferentes sistemas de software, puede optimizar los

procesos, eliminar tareas redundantes y reducir el esfuerzo manual. Esto conduce a una
mayor eficiencia y productividad en toda la organización.

Precisión y coherencia de los datos mejoradas: La integración garantiza que los datos
fluyan sin problemas entre los sistemas, lo que reduce el riesgo de errores e
inconsistencias que pueden surgir de la entrada manual de datos o de silos de datos. Esto
mejora la precisión y confiabilidad de los datos utilizados para la toma de decisiones.

Toma de decisiones mejorada: Con sistemas de software integrados, las empresas

tienen acceso a datos completos, precisos y en tiempo real de diversas fuentes. Esto
permite una toma de decisiones más inteligente, ya que puede analizar datos de manera
más efectiva y obtener información sobre diversos aspectos del negocio.

En ahorro de costes: La integración de software puede ayudar a reducir costos al eliminar

la necesidad de ingresar datos duplicados, evitar la compra de software redundante y
optimizar la utilización de recursos. Además, los procesos optimizados y la eficiencia
mejorada conducen a ahorros de costos generales a largo plazo.

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Mayor agilidad y adaptabilidad: Los sistemas integrados facilitan la adaptación a los
cambios del mercado o a los requisitos internos. Una pila de tecnología integrada lo ayuda
a escalar rápidamente las operaciones, agregar nuevas funcionalidades o incorporar
tecnologías emergentes sin interrumpir los procesos existentes.

Experiencia de cliente mejorada: Al integrar sistemas de atención al cliente como CRM

(gestión de relaciones con el cliente), ERP (planificación de recursos empresariales) y
plataformas de soporte, puede brindar una experiencia más fluida y personalizada a los
clientes. Esto mejora la satisfacción y fidelidad del cliente.

En general, la integración de software es esencial para las empresas modernas que

buscan optimizar sus operaciones, impulsar el crecimiento y mantenerse a la vanguardia
en el panorama digital en rápida evolución actual.

Soluciones de integración de software

Las soluciones de integración de software abarcan una variedad de herramientas,

plataformas y enfoques diseñados para facilitar la integración perfecta de diferentes
sistemas y aplicaciones de software. A continuación, se muestran algunos tipos comunes
de soluciones de integración de software:

Plataformas de integración como servicio (iPaaS): Las soluciones iPaaS proporcionan

plataformas basadas en la nube que permiten a las organizaciones conectar sistemas y
aplicaciones dispares mediante conectores, API y flujos de trabajo de integración
prediseñados. Estas plataformas suelen ofrecer interfaces de desarrollo visual,
capacidades de supervisión y gestión para simplificar el proceso de integración.

Autobús de servicio empresarial (ESB): ESB es un modelo de arquitectura de software

que facilita la comunicación y la integración entre diversas aplicaciones y servicios dentro
de una organización. Actúa como una capa de middleware que media en la comunicación,
transforma formatos de datos y enruta mensajes entre diferentes sistemas.

Plataforma de gestión de API: Gestión API Las plataformas ayudan a las organizaciones
a administrar, proteger y monitorear las API (interfaces de programación de aplicaciones)
utilizadas para integrar diferentes sistemas de software. Proporcionan herramientas para
el diseño, la documentación, el control de versiones, el control de acceso y el análisis de
API para garantizar una integración eficiente y segura.

Agentes de mensajes: Los intermediarios de mensajes son sistemas que facilitan la

comunicación asincrónica y cola de mensajes entre diferentes aplicaciones. Permiten

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arquitecturas de integración desacopladas y escalables al permitir que las aplicaciones
intercambien mensajes sin dependencias directas.

Desarrollo a la medida: En algunos casos, las organizaciones pueden optar por un

desarrollo personalizado para crear soluciones de integración personalizadas y
específicas para sus necesidades. Este enfoque implica el desarrollo de API, conectores,
componentes de middleware o scripts de integración personalizados para permitir la
comunicación y el intercambio de datos entre sistemas.

Soluciones de software intermedio: Middleware se refiere a componentes de software

que brindan servicios de infraestructura y permiten la comunicación entre diferentes
aplicaciones. Las soluciones de middleware incluyen tecnologías como servidores de
aplicaciones, sistemas de mensajería y marcos informáticos distribuidos, que pueden
aprovecharse para la integración de software.

Estas soluciones de integración de software ofrecen una variedad de características y

capacidades para abordar diversos requisitos de integración, lo que permite a las
organizaciones conectar, organizar y optimizar sus ecosistemas digitales de manera
efectiva.

ANTES DE CONTINUAR CON LA

LECTURA…REFLEXIONEMOS

¿Qué tan beneficioso es la incorporación de software a la

optimización de procesos?

6. Pasos para optimizar un proceso:

Automatizar parece estar en la boca de todos y es que sus beneficios sobrepasan con
creces los esfuerzos aplicados para implementarla.

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La automatización de tareas repetitivas puede mejorar la detección de errores, maximizar
la eficacia y contribuir sustancialmente a la escalabilidad de la empresa.

Por ello, adoptar tecnología que esté enfocada en la automatización se ha convertido en

una regla no escrita para optimizar los métodos de gestión tradicional con el fin de eliminar
procesos burocráticos que retrasan los resultados y obstaculizan las demás actividades.

6.1 Análisis y rediseño

Una vez que se tenga claro qué mejorar y cómo, es el proceso de implementar dichos
cambios. Es posible que, en este punto, podamos ayudar con herramientas de
automatización de procesos para generar una mayor agilidad.

El análisis de procesos se enfocará en analizar procesos para identificar oportunidades

con el objetivo de mejorar la forma en que se opera. Gracias al análisis de procesos, las
empresas pueden evaluar sus procesos de negocio y determinar qué funciona y qué no
en sus operaciones.

El rediseño de procesos es la revisión completa de los procesos clave de una empresa

con el objetivo de mejorar medidas de desempeño como retorno a la inversión, reducción
de costos y calidad del servicio. En términos generales, todo proceso en una organización
puede ser rediseñado para su mejora.

El rediseño de procesos tiene como objetivo principal, mejorar los procesos de

optimización de extremo a extremo, trayendo beneficios como la reducción de costos y
tiempo de ciclo (por la eliminación de actividades improductivas) y la mejora de la calidad
(mediante la reducción de la fragmentación de la obra) estableciendo una clara
responsabilidad por los procesos a todos.

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 Técnicas para análisis y rediseño de procesos

Fuente: rediseño de procesos y optimización Ezvid.com

6.2 Implementación de automatización

La automatización de la implementación utiliza sistemas y herramientas de software para

trasladar los cambios de código de un entorno de software a otro, lo que elimina la
necesidad de publicar software de forma manual.

La implementación continua abarca el proceso de hacer cambios en el código, desde el

desarrollo hasta la producción. Esto incluye la implementación automatizada, la
integración continua (CI), las pruebas continuas (CT) y los comentarios continuos. La
implementación automatizada estandariza y optimiza los cambios de código a lo largo de
las etapas del ciclo de vida del desarrollo del software. El sistema puede compilar,
empaquetar, probar y publicar automáticamente nuevas fusiones de código en los
servidores de entorno de ensayo. Las publicaciones de producción posteriores pueden
requerir la aprobación manual. Los equipos pueden automatizar entornos, como el
desarrollo, el control de calidad, el entorno de ensayo y la producción, en función de las
necesidades de procesos.

La automatización de la implementación se distingue de la automatización de la

compilación, que se centra en el ensamblaje de componentes de software. En su lugar, la
automatización de la implementación se centra en distribuir esos componentes en los
entornos designados.
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La automatización de la implementación utiliza sistemas y herramientas de software para
mover automáticamente los cambios en el código a través de los entornos de prueba,
ensayo y producción. Los eventos, como la confirmación de código o la aprobación de
solicitudes de fusión, desencadenan implementaciones automáticas. Las herramientas de
gestión de la configuración automatizan los procesos de identificación, documentación y
seguimiento de los cambios en el hardware.

Estas son las principales ventajas de automatizar la implementación:

Ciclos de publicación más rápidos: la automatización reduce el tiempo de

implementación del software para que los equipos puedan lanzar actualizaciones con más
frecuencia.

Reducción de los errores humanos: las implementaciones manuales son propensas a

los errores humanos. La automatización minimiza los errores.

Mayor fiabilidad: las implementaciones automatizadas son uniformes, repetibles y

estandarizadas.

Mayor eficiencia: la automatización libera a los desarrolladores del tiempo de trabajo

manual.

Mejor colaboración: las canalizaciones automatizadas mejoran la visibilidad y la

colaboración entre equipos.

Implementación de la automatización en el lugar de trabajo

Fuente: Foster capital Implementación De La Automatización En El Lugar De Trabajo

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6.3 Monitoreo y/o control

Como siempre, no podemos quedarnos únicamente en la implementación. Es importante

llevar un control de los procesos y los cambios que se han introducido en ellos. Debemos
preguntarnos si los cambios introducidos realmente cumplen con su objetivo y, si no es
así, debemos volver al paso de replantear de nuevo la situación.

El proceso de monitoreo y control hace un seguimiento de las métricas de desempeño

para mantener un proceso dentro del cronograma, el presupuesto y el alcance. El proceso
ayuda a los equipos de proyecto a descubrir los problemas antes de que se produzcan.

El monitoreo es el proceso continuo y sistemático mediante el cual se verifica la eficiencia

y la eficacia de un proceso mediante la identificación de sus logros y debilidades, en
consecuencia, se recomiendan medidas correctivas para optimizar los resultados
esperados del proceso.

Procesos de monitoreo y control

Fuente: interacción de los procesos de monitoreo y control

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Ejemplo: pasos para optimizar un proceso

Una empresa que se dedica a fabricar tarros en conserva ha decidido optimizar sus
procesos de lavado y secado de productos, para ello se solicita al encargado de
optimización y prevención de riesgos, llevar a cabo dicha actividad, el encargado de
ejecutar la tarea deberá:

❖ Analizar el proceso y verificar como poder aumentar su productividad adecuando o

no el rediseño.

❖ Una vez detectado el primer punto se procede a informar de dichos cambios para
poder aumentar y mejorar el proceso de lavado y secado de productos

❖ Una vez aprobado el plan de optimización se procede a Implementar la

automatización, por ejemplo, con un software más moderno y rápido que evitara
fallas prolongadas-

❖ El punto final para un correcto trabajo de automatización será el monitoreo y control

que se la hará al equipo y proceso encargado del lavado y secado de tarros de
conserva.

El proceso de optimizado requiere de forma obligatoria la intervención del experto en

prevención de riesgos, el cual antes de comenzar la optimización de un proceso deberá
realizar lo siguiente:

❖ Antes de comenzar cualquier proceso o intervención del equipo o máquina, se

deberá realizar un procedimiento de trabajo donde se detalle el paso a paso del
que hacer junto a sus riesgos y medidas de mitigación.

❖ Además, será imperativo la confección de una matriz de riesgos relacionada con el

proceso de automatización de los equipos de lavado y secado de tarros de
conserva.

❖ Todo trabajador que intervenga o participe del proceso de automatización deberá

ser capacitado por el experto en prevención de riesgos y el ingeniero a cargo del
proceso de optimización.

❖ Se deberá establecer una comunicación directa y asertiva con los departamentos

que tengan incidencia en el proceso, por ejemplo: coordinación con el
departamento de mantención el cual deberá cortar en su totalidad el suministro
energético que se entrega a ese proceso productivo, con el fin de evitar cualquier
tipo de accidente relacionado con energía.

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❖ Para todo este proceso se deberá gestionar una AST (Análisis seguro de trabajo),
el cual deberá ser elaborado por el ejecutante del trabajo y el experto en prevención
de riesgos.

❖ Será obligatorio la supervisión directa del profesional y subalternos encargados de

la ejecución de los trabajos con el apoyo del experto en prevención de riesgos.

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 Conclusión
La optimización de procesos permite agilizar y automatizar una serie de tareas rutinarias
y, como consecuencia, los empleados pueden centrarse en otras funciones y
responsabilidades, lo cual aumenta su productividad. Además, la optimización también
ayuda a disminuir errores y a ahorrar tiempo, lo cual también resulta beneficioso. Por otro
lado, la comunicación interna es otro aspecto que puede mejorar gracias a la optimización
de procesos.

Anteriormente, se ha comentado que la optimización de procesos puede tener un impacto

positivo en la experiencia de los clientes y los procesos, puesto que, entre otras ventajas,
la mejora en los procedimientos permite ofrecer productos y servicios de mayor calidad.
Es importante no olvidar, además, que la optimización de procesos también beneficia la
satisfacción y experiencia de los empleados, así como la productividad laboral.

En definitiva, esta optimización de procesos beneficia la experiencia de los empleados

porque facilita diferentes tipos de procesos y mejora y agiliza una gran variedad de tareas
y procesos productivos.

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 Bibliografía
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Generac industrial. España

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continua e integrada. Corporate Finance.

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Cognizant 2023 análisis y rediseño de procesos, España

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industria e investigación.

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