CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
1. Normas de gestión documental vigentes en Colombia
NORMAS OBJETIVO
Ley 594 de 2000
Establecer las normas generales para la
organización y administración de los
archivos en Colombia, con el fin de
garantizar la preservación del patrimonio
documental.
Decreto 1080 de 2015
Reglamentar la gestión documental en las
entidades públicas y privadas que cumplen
funciones públicas, asegurando la
adecuada conservación, uso y acceso a los
documentos.
Decreto 2609 de 2012
Reglamentar la gestión integral de
documentos electrónicos, definiendo las
directrices para su manejo y conservación.
Acuerdo 042 de 2002
Establecer directrices para la elaboración
de Tablas de Retención Documental (TRD).
2. Ejemplos de Instrumentos Archivísticos
Cuadro de Clasificación Documental (CCD): Es una herramienta que organiza y agrupa
los documentos según las funciones y actividades de la entidad.
Ejemplo: En una universidad, los documentos pueden clasificarse en categorías como:
administración, docencia, investigación, y extensión.
Tablas de Retención Documental (TRD): Son tablas que determinan el tiempo que los
documentos deben conservarse.
Ejemplo: En una entidad gubernamental, una TRD puede especificar que los informes de
auditoría se conserven por 10 años.
Tablas de Valoración Documental (TVD): Definen el valor histórico, administrativo, legal, o
informativo de los documentos para decidir su conservación o eliminación.
Ejemplo: Una TVD puede determinar que ciertos documentos financieros sean conservados
permanentemente por su valor histórico.
Programa de Gestión Documental (PGD): Conjunto de políticas, estrategias, y
procedimientos para gestionar los documentos de una organización.
Ejemplo: Un PGD en una empresa podría incluir políticas para la digitalización de
documentos y procedimientos para su archivo y acceso.
Plan Institucional de Archivos (PINAR): Documento que establece los objetivos y
estrategias para la gestión de archivos en una entidad.
Ejemplo: Un PINAR en una municipalidad podría incluir la creación de un archivo histórico
municipal y la digitalización de actas de sesiones.
Inventario Documental: Lista detallada de los documentos que posee una entidad,
organizada para facilitar su localización y manejo.
Ejemplo: Un inventario en una biblioteca puede incluir detalles sobre libros, revistas, y
documentos históricos.
Mapa de Procesos y Flujos Documentales: Representación gráfica de los procesos y la
circulación de documentos dentro de una organización.
Ejemplo: En una empresa manufacturera, un mapa de procesos puede mostrar cómo los
documentos de pedidos de clientes fluyen desde el departamento de ventas hasta
producción y logística.
Modelo de Requisitos para Documentos Electrónicos: Establece los estándares y
requisitos técnicos para la creación, gestión y conservación de documentos electrónicos.
Ejemplo: Un modelo puede especificar el formato PDF/A para la conservación a largo plazo
de documentos electrónicos.
3. Conclusión sobre la necesidad de implementar este proceso bajo las normas en las
empresas
Implementar un proceso de gestión documental conforme a las normas vigentes en
Colombia es esencial para cualquier empresa, ya que asegura la eficiencia operativa,
cumplimiento legal y la preservación del patrimonio documental. Estas prácticas permiten
una administración adecuada de la información, mejorando la toma de decisiones,
reduciendo riesgos legales y optimizando recursos. Además, la digitalización y correcta
gestión de los documentos facilita el acceso rápido y seguro a la información, promoviendo
una cultura organizacional de transparencia y responsabilidad.
Sheyla Díaz
Juliana Medina
Nicol González
Laura Calvo
Valentina Montilla
