Descripción del Problema
Empresa:
Constructora De las Casas es una empresa dedicada a proyectos de construcción en el
sector comercial y residencial. Con años de experiencia en el mercado, la empresa se
enfrenta al desafío constante de gestionar proyectos complejos con múltiples etapas de
aprobación, control de calidad y ajustes documentales. Su objetivo es cumplir con los
estándares de calidad y los plazos de entrega, pero la organización ha encontrado
obstáculos en la coordinación y eficiencia de estos procesos.
Entorno:
La empresa opera en un mercado competitivo, donde los clientes demandan altos
niveles de precisión y puntualidad en la entrega de los proyectos. La industria de la
construcción es altamente regulada, y De las Casas busca mantener su reputación
ofreciendo proyectos de calidad y bien gestionados. Sin embargo, debido a la
complejidad de los proyectos y la falta de automatización en sus procesos internos, han
surgido problemas significativos en la gestión de proyectos.
Organización:
Constructora De las Casas cuenta con un equipo compuesto por ingenieros, arquitectos,
supervisores y un equipo administrativo. Cada proyecto es supervisado por un gerente
de proyecto, quien se encarga de la planificación, ejecución, revisión y cierre del
mismo. No obstante, la estructura organizacional ha mostrado algunas ineficiencias,
particularmente en la coordinación entre el equipo de planificación, los ejecutores de
proyecto y los encargados de la documentación.
Problemática
Definición de Objetivos y Expediente del Proyecto:
Al iniciar el proyecto, el equipo de planificación define los objetivos y establece el
expediente del proyecto. Sin embargo, debido a una falta de claridad en los
requerimientos iniciales y cambios frecuentes en los objetivos por parte del cliente, el
expediente suele ser revisado varias veces antes de ser aprobado.
Esta falta de claridad y las revisiones constantes generan retrasos en la fase de
planificación, afectando la productividad del equipo y aumentando los costos de
planificación. En varias ocasiones, los gerentes de proyecto han tenido que ajustar el
plan sin un proceso de aprobación claro, lo que ha resultado en problemas de
comunicación y en expectativas poco claras para el equipo.
Ejecución del Proyecto y Realización de Pruebas:
Una vez aprobado el expediente, el proyecto avanza a la fase de ejecución. En esta
etapa, se realizan actividades paralelas que incluyen tanto la construcción como las
pruebas de calidad.
No obstante, la falta de una comunicación efectiva entre el equipo de ejecución y el
equipo de pruebas provoca conflictos y duplicación de esfuerzos. En algunos casos, las
pruebas no se realizan en el momento adecuado, lo que retrasa la siguiente fase de
revisión.
Este problema de coordinación provoca que se realicen modificaciones durante la fase
de ejecución, lo cual incrementa los costos y extiende los plazos de entrega. Además, el
equipo de pruebas se ve sobrecargado al tener que verificar nuevamente las correcciones
realizadas por el equipo de ejecución.
Revisión Intermedia y Aprobación:
Tras completar las actividades de ejecución y pruebas, el proyecto debe someterse a una
revisión intermedia. Sin embargo, debido a la burocracia interna y la falta de un flujo de
aprobación eficiente, este proceso de revisión toma más tiempo del planeado.
Los gerentes de proyecto y los ingenieros de ejecución tienen que esperar
indefinidamente por la aprobación, lo que genera tiempos muertos y afecta la moral del
equipo.
En varias ocasiones, el proyecto ha sido enviado para aprobación sin una evaluación
exhaustiva, lo que ha resultado en aprobaciones incompletas y ha hecho necesario
realizar correcciones y revisiones adicionales.
Documentación e Implementación de Cambios:
En esta etapa, los cambios realizados durante la ejecución deben ser documentados. Sin
embargo, la falta de una documentación en tiempo real y continua complica el proceso.
En lugar de llevar un registro detallado desde el inicio, los cambios se documentan al
final de la fase de ejecución, lo que genera inconsistencias y errores en el expediente del
proyecto.
Esta situación ha llevado a que algunos cambios no se implementen correctamente,
afectando la calidad final del proyecto.
Evaluación Final y Cierre del Proyecto:
Al finalizar el proyecto, se realiza una evaluación para verificar si los objetivos iniciales
se han cumplido. Sin embargo, debido a los retrasos acumulados y las ineficiencias en
las fases previas, el proyecto suele presentar desviaciones respecto a los objetivos
iniciales.
La falta de control y monitoreo continuo resulta en ajustes de último momento y afecta
la satisfacción del cliente, ya que algunos elementos no cumplen con los estándares
esperados.
Impacto del Problema:
Costos Incrementados: La necesidad de ajustes y revisiones constantes genera un
incremento en los costos operativos.
Retrasos en la Entrega: La ineficiencia en los procesos de aprobación y documentación
provoca retrasos significativos en la entrega del proyecto.
Satisfacción del Cliente Afectada: La falta de cumplimiento con los estándares
prometidos afecta la percepción del cliente sobre la empresa y pone en riesgo su
reputación.
Mejora del Proceso mediante Modelamiento de Procesos
Para mejorar este proceso, se pueden implementar las siguientes mejoras mediante
modelamiento de procesos en Bizagi:
Automatización de la Aprobación del Expediente:
Utilizando una Pasarela de Decisión para aprobar el expediente automáticamente según
criterios predefinidos, se puede reducir el tiempo de aprobación. Esto incluye definir
criterios claros para la revisión, evitando que se realicen múltiples ajustes sin un proceso
estructurado.
Coordinación de Actividades Paralelas:
Agregar una Pasarela Paralela para gestionar actividades simultáneas de ejecución y
pruebas, y asignar un Responsable de Comunicación para coordinar entre ambos
equipos. La implementación de un sistema de notificaciones puede alertar a los equipos
sobre los tiempos y las dependencias entre las actividades.
Gestión del Flujo de Aprobaciones:
Incorporar un Sistema de Seguimiento y Aprobación Automática en cada fase del
proyecto para evitar tiempos muertos. Esto permitirá a los gerentes de proyecto saber en
tiempo real el estado de cada solicitud de aprobación.
Documentación Continua y en Tiempo Real:
Implementar un Sistema de Documentación Automatizada que permita registrar
cualquier cambio realizado en el proyecto de forma inmediata. Esto evitará
inconsistencias y permitirá mantener un historial completo de modificaciones.
Evaluación Final con Indicadores de Desempeño:
Añadir Indicadores de Desempeño en cada fase del proceso, incluyendo tiempos de
entrega, cumplimiento de objetivos y calidad final. Esto facilitará una evaluación
detallada y objetiva del proyecto en la fase de cierre, permitiendo identificar
oportunidades de mejora en futuras construcciones.
Estas mejoras en el modelamiento de procesos permitirán a Constructora De las Casas
optimizar sus proyectos, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente.
