ÍNDICE

Análisis de los manuales

administrativos.

Requisitos de los elementos de los manuales de organización,

3.1.1 de bienvenida, de políticas y del catálogo de descripciones y
perfiles de puestos.

Elaboración de los manuales administrativos y del

3.1.2 catálogo de descripciones y de perfil de puestos.
 ANÁLISIS DE LOS
MANUALES
ADMINISTRATIVOS
¿Qué es un
manual?
 ¿Qué es un manual ¿Para qué sirve?
administrativo?
Los manuales administrativos Sirve para organizar y coordinar
son instrumentos de apoyo para el las funciones de los empleados en una
buen funcionamiento de la organización, así como los objetivos y
organización, ya que contienen metas generales de la compañía para
información amplia y detallada la cual trabajan así como lograr la
acerca de sus funciones, base legal, realización de un documento eficiente
atribuciones, estructura orgánica, y funcional.
objetivos, políticas, grado de
autoridad y responsabilidad, puestos
en general, etc.
 ¿Quién lo firma? Importancia
Ayudan a hacer efectivo los objetivos, las
Se lleva el manual para su
políticas, los procedimientos, las funciones,
autorización y se reparten las copias
las normas, etc. Aseguran continuidad y
a las personas involucradas como lo
coherencia en los procedimientos y
puede ser el Gerente General, el Jefe
normas a través del tiempo. Son
de la dependencia, un departamento
instrumentos útiles en la capacitación del
y/o comité específico para el efecto, etc.
personal. Incrementan la coordinación en
la realización del trabajo.
 Ventajas
 Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
 Ayudan a institucionalizar y establecer objetivos, políticas, procedimiento, funciones,
normas, etc.
 Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones.
 Aseguran la continuidad y coherencia de los procedimientos a través del tiempo.
 Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.
 Permiten delegar en forma efectiva, ya que al existir instrucciones escritas el
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.
 Desventajas
 Si se elaboran en forma deficiente se producen serios inconvenientes
en el desarrollo de las operaciones.
 El costo de producirlos y actualizarlos puede ser alto.
 Si no se les actualiza periódicamente pierden efectividad.
 Se limitan a los aspectos formales de la organización y dejan de lado
los informales, que también son muy importantes.
 Si se sintetizan demasiados pierden su utilidad; pero si abundan en
detalles puede volverse complicados.
 Ejemplos
Manual de
Manual de
procedimientos
políticas

Manual de Manual de
organización contenido múltiple
REQUISITOS DE LOS
ELEMENTOS DE LOS
MANUALES
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
¿QUÉ ES UN MANUAL DE ORGANIZACIÓN?
OBJETIVO
El manual de organización se
elabora para proporcionar, en
forma ordenada, la información
básica de la organización y
funcionamiento de la unidad
responsable como una referencia
obligada para lograr el
aprovechamiento de los recursos y
el desarrollo de las funciones
encomendadas.
 VENTAJAS
• Presentar una visión de conjunto de la unidad administrativa
• Precisar las funciones encomendadas a la unidad administrativa,
para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar
responsabilidades.
• Colaborar en la ejecución correcta de las actividades
encomendadas al personal y proporcionar la uniformidad.
• Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las
funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.
• Proporcionar información básica para la planeación e instrumentar
medidas de modernización administrativa.
• Servir como medio de integración al personal de nuevo ingreso,
facilitando su incorporación e inducción a las distintas áreas.
• Ser un instrumento útil de orientación e información sobre las
funciones o atribuciones asignadas a las unidades responsables.
 DESVENTAJAS
• Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas
para necesitar un manual que describa asuntos que son
conocidos por todos sus integrantes.
• Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y
laborioso preparar un manual y conservarlo al día.
• Existe el temor de que pueda conducir a una estricta
reglamentación y rigidez.
• Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en
el desarrollo de las operaciones.
• El costo de producción y actualización puede ser alto.
• Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
 Los manuales de organización deben de
tener al menos, los siguientes elementos,
los cuales integran el contenido del [Link]ÓN.
mismo

La identificación contiene
los elementos que nos
permiten controlar,
identificar y corroborar
la actualización del mismo
en forma rápida.
[Link] Y NOMBRE
DE LA ORGANZACIÓN .
2. NOMBRE DEL
DOCUMENTO
 3. UNIDAD
ADMINISTRATIVA
QUE EMITE EL
DOCUMENTO
4. CLAVE DEL
DOCUMENTO
5. FECHA DE
EMISIÓN 6. FECHA DE
REVISIÓN
 2. ÍNDICE

Es la parte del
documento
que señala los
capítulos que
constituyen la
estructura del
documento
 3. INTRODUCCIÓN
Se refiere a la explicación
que se dirige al lector sobre
el contenido del manual, de
su utilidad y de los fines y
propósitos generales que se
pretenden cumplir a través
de él. Incluye información de
cómo se usará, quién, cómo
y cuándo hará las revisiones
y actualizaciones.
 4. OBJETIVO DEL MANUAL

En este apartado
se deberá expresar
el propósito que se
pretende alcanzar
con la aplicación
del manual
5. ANTECEDENTES HISTÓRICOS

Se darán a conocer las principales

transformaciones sobre la
organización y funcionamiento de la
unidad administrativa
correspondiente, en orden
cronológico indicando las
disposiciones jurídico-
administrativas que hayan dado
origen y/o modificado la estructura
organizacional de la misma.
 6. MISIÓN Y VISIÓN
• La Misión es la razón de ser
de la institución, la cual
explica su existencia. Es una
declaración de alto nivel
que describe su propósito
fundamental.
• La Visión representa el
escenario altamente
deseado por la Dependencia
que se quisiera alcanzar en
un periodo de largo plazo.
7. PRINCIPIOS DE
LA ORGANIZACIÓN
Conjunto de normativas,
qué son parte de la
constitución para que una
empresa pueda llegar a
operar de forma adecuada y
que esto le permite
alcanzar los objetivos o las
metas que se haya
planteado.
 8. MARCO JURÍDICO

En esta parte del manual se

mencionan las disposiciones
jurídicas relacionadas por
orden jerárquico, que dan
origen a la organización, que
establecen su creación y sus
atribuciones, así como
aquellas que regulan su
funcionamiento.
 9. ATRIBUCIONES

Desde el punto de vista jurídico,

las atribuciones son medios para
alcanzar fines. En el caso de los
órganos administrativos, las
atribuciones están representadas
por las competencias que marca
la Ley. Las atribuciones le dan su
amplitud y su limitación,
determinan su ámbito de
competencia.
 10. ESTRUCTURA ÓRGANICA

Es la relación o listado
de las principales
unidades administrativas
que conforman el
organismo, de tal manera
que permiten visualizar
los niveles jerárquicos en
forma ordenada y
codificada.
11. OBJETIVOS Y FUNCIONES
El objetivo constituye
el propósito que se
pretende cumplir, y
que especifica con
claridad el qué y para
que se proyecta y se
debe realizar una
determinada acción.
FUNCIONES
Constituyen el conjunto de
actividades afines, a través
de las cuales se alcanzará el
desarrollo de las atribuciones
y objetivos planteados. Las
funciones deberán ordenarse
de acuerdo a la importancia y
naturaleza del área que se
trate.
MANUAL DE BIENVENIDA
 MANUAL DE BIENVENIDA
IMPORTANCIA OBJETIVO
CONCEPTO
Con el estado actual de innovación La finalidad del manual es
tecnológica la complejidad de los ofrecer una descripción
Manual de bienvenida es un
documento que se entrega cada vez mercados y la competitividad forma actualizada, concisa y clara de
que se incorpora un nuevo empleado que tipifican al mundo empresarial las actividades contenidas en
en la empresa, en él se incluyen todas moderno, los gerentes perciben cada proceso punto por ello
las cosas que el nuevo colaborador que la buena elaboración y difusión coma un manual jamás podemos
debe saber respecto al conjunto de la de los objetivos, políticas, considerarlo como concluido y
empresa y a sus funciones tales como estrategias, normas de trabajo y completo coma ya que se debe
la historia de la organización, el cómo rutinas administrativas y operativas
surgió, para que el empleado tenga evolucionar con organización.
dentro del ámbito apropiado son
conocimiento de dónde es procedente actos indispensables para el logro
la empresa, así como también las
de los objetivos.
políticas de la compañía, normas,
prestaciones y otros temas
relacionados.
 VENTAJAS

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización.

2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión
del plan general.
3. Facilita el estudio de los problemas de organización.
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las
modificaciones necesarias en la organización.
5. Una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación de
personal.
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los
demás de la organización.
7. evita conflictos jurisdiccionales de funciones.
8. Pone claro las fuentes de aprobación y el grado
de autoridad de los diversos niveles.
9. la información sobre funciones y puestos suele
servir como base para la evaluación de puestos y
como medio de comprobación del progreso de
cada quien.
10. sirve como una guía de adiestramiento de
novatos.
[Link] una fuerza es una fuente permanente de
información sobre el trabajo a ejecutar.
12. conocer mejor la organización y cómo está
formada.
[Link] instrumentos útiles en la capacitación del
personal.
14. incrementan la coordinación en la realización
del trabajo.
DESVENTAJAS
DESVENTAJAS
COMPONENTES DEL MANUAL DE
BIENVENIDA
• Portada
• Índice
• Misión
• Visión
• Bienvenida
• Mensaje
• Historia de la empresa
• Algún tópico o tema que la institución quiera destacar
• Documentos legales que el trabajador estará obligado a conocer
• Organigrama
• Hoy organización básica del negocio
• Ubicación
• Horario de trabajo y días de pago
• Lugar de pago
• Permisos con goce de sueldo
• Fotografías o ilustraciones del negocio y del personal
EJEMPLO:
MANUAL DE
BIENVENIDA
DE BURGER KING
ÍNDICE
 Bajas

DERECHOS
Y
OBLIGACIONES
 REGLAMENTO DE TRABAJO

Dentro del reglamento disciplinario de trabajo encontrarás todas aquellas

políticas y normas que deberán seguir dentro de una estancia en el
restaurante las cuales te serán entregadas al momento de tu contratación.
Estas políticas te ayudarán a mantener una buena relación con tus
compañeros de trabajo coma así como con tus supervisores. Recuerda que
el mantener una buena relación laboral te ayudará integrarte rápidamente el
equipo de trabajo de tu restaurante y a la gran familia Burger King coma de
la cual ya eres parte. Las sanciones a conductas inapropiadas serán de
acuerdo a la magnitud de la acción coma y estas serán determinadas por tu
gerente del restaurante. Recuerda, somos un gran equipo y de todos
depende que nuestra familia siga creciendo, siendo éticos, leales y
responsables tanto estancia de trabajo, así como en nuestro mundo exterior.
Derechos
Obligaciones
Capacitación
Pagos
MANUAL DE POLÍTICAS Y
PROCEDIMIENTOS
¿Qué es?
¿Para qué sirve?
 Contenido
En éste se deben contestar las
preguntas acerca de lo que se hace
Importancia (políticas) y cómo se administra el
área (procedimientos), y para
Constituyen un instrumento técnico controlar los procesos asociados a
que incorpora información importante la calidad del producto o servicio
sobre el uso de recursos materiales y ofrecido (este control incluye la
tecnológicos para el desarrollo de los determinación de las necesidades
procedimientos, las actividades y del cliente y la entrega del producto
tareas diarias. o realización del servicio, evaluando
el nivel de servicio posventa).
 Este documento contiene elementos, tales como:

• Portada
• Índice • Organigrama
• Bitácora de revisiones y modificaciones • Perfiles de puesto
al manual de políticas y • Descripciones de puesto
procedimientos • Políticas
• Plan de calidad (opcional cuando en la • Procedimientos
organización existe un • Formatos
proceso de planeación estratégica o
hay definidos objetivos, indicadores
y metas estratégicas).
 Ventajas
¿Quién lo firma?
EJEMPLO
“Diconsa”
ÍNDICE
 PLAN DE CALIDAD
(Objetivos, indicadores y
metas)
PERFILES Y DESCRIPCIÓN
DE PUESTOS
PROCEDIMIENTOS
 Catálogo de
Descripciones
¿Qué es? Objetivo
Conocer el conjunto de operaciones
que realiza el trabajador en forma
concreta y definida ya sea periódica
o eventualmente, determinando la
eficiencia de los trabajadores,
identificando las aptitudes físicas
así como habilidades y
conocimientos que posee el
trabajador para realizar dichas
operaciones
Ventajas
Importancia
 Elaboración
de catálogo
de
descripciones
• Nombre de la empresa • Experiencia
• Nombre del puesto • Condiciones del puesto
• Departamento • Descripción especifica de las
• Tipo de puesto actividades
• Código de puesto • Competencias
• Puesto superior • Habilidades
• Tramo de control • Aptitudes
• Perfil de puesto • actitudes
Las personas encargadas de realizar la descripción
son:
• El analista de recursos humamos
• El supervisor o jefe inmediato

¿Quién lo
elabora?
 Catálogo de Puestos
del Instituto
EJEMPLO Hidalguense de las
Mujeres
Los puestos que conforman el catalogo se clasifican en:

a) Puestos de b) Puestos de c) Puestos de

Servidores Públicos Servidores Públicos Servidores Públicos
de Mando Superior de Mando Medio de Enlace y Apoyo
Técnico

d) Puestos
e) Puestos
Operativos de
Operativos Generales
Confianza
CLASIFICADORES
GRUPO FUNCIONAL

NOMBRE DEL PUESTO

NIVEL

CODIGO O CLAVE
 .
Perfiles de
Puestos
¿Qué es un manual de
perfil de puesto?
 Función
Los manuales de puesto son
utilizados como organizadores del
desarrollo de la empresa y desde
ahí, pueden colaborar en el logro
de los objetivos operacionales,
para conseguir mayor eficiencia en
las actividades que se realizan en
la misma.

Facilitan las labores de auditoría,

control interno y su evaluación.
Elaboración de
manual de Perfil de
puestos
Etapas para su elaboración
 ¿Quién lo elabora? Elementos:
• Nombre de la empresa
• Nombre del puesto
Las personas encargadas de realizar la
• Departamento
descripción son: el analista de recursos • Tipo de puesto
humanos, el supervisor o jefe inmediato • Código de puesto
y el mismo ocupante del puesto. • Puesto superior
• Tramo de control
Actualización •
•
Perfil de puesto
Experiencia
Siempre que se produzca una • Condiciones del puesto
modificación significativa en el puesto • Descripción especifica del puesto
de trabajo se deberá proceder a su • Competencias
actualización y comunicarlo a la • Habilidades
unidades pertinentes. • Aptitudes
• Actitudes
EJEMPLO:
.
STARBUCKS
ELABORACIÓN DE
LOS MANUALES
 Manuales
administrativos
Aparecen de manera escrita y
concentran una serie de elementos
Son documentos que sirven como administrativos sobre las normas,
medios de comunicación y funciones, procedimientos y vías de
coordinación que permiten ordenar comunicación entre los integrantes
y sistematizar la información de de la empresa, con la intención de
una organización. unificar criterios de desempeño para
cumplir con los objetivos trazados.
 Los objetivos y beneficios de lo que son los
manuales administrativos se destacan los
siguientes:
 Asegura y facilita la información necesaria
 Siempre fija las políticas y establece los para realizar las labores encomendadas,
sistemas administrativos que rigen a la logrando uniformidad en los
organización. procedimientos de trabajo.
 Facilita la comprensión de las políticas,  Permite el ahorro de tiempos y esfuerzos
objetivos, estructuras y funciones de cada de los funcionarios, evitando así el control
área de la organización. y supervisión innecesaria.
 Delimita las funciones y responsabilidades  Evita el derroche de recursos humanos y
de cada área administrativa. materiales.
 Reduce los costos.
 Estructura de un Manual Administrativo

• Portada: debe contener el nombre de la • Objetivo del manual: explica de manera

empresa u organización, así como su logo. breve el propósito del documento.
Es importante que contenga datos como la • Legislación o base legal: es un listado
fecha de emisión, número de versión, así de todos documentos como leyes,
como los datos de quién elaboró, revisó y reglamentos, manuales y acuerdos con
autorizó el documento. los que cuenta la empresa y, en los que
• Índice: es la relación de los contenidos que se sustenta la función de cada una de
conforman el manual, así como la página en sus áreas.
la que se sitúa cada uno de sus elementos. • Atribuciones: generalmente suele
• Introducción: presenta a las autoridades de indicarse el título, capítulo, artículo e
la empresa, así como del contenido y la inciso de la ley, reglamento u
importancia del documento. ordenamiento, en donde se encuentran
las funciones de cada una de las áreas.
 Estructura de un Manual Administrativo
 Glosario de términos: en ocasiones es
 Estructura orgánica: es el listado inevitable utilizar tecnicismos, palabras
completo de puestos, áreas y niveles de difícil entendimiento, así como
jerárquicos de la empresa o del área, abreviaturas, para esos casos existe este
cuando se trata de un manual apartado, en donde se deben colocar
todas estas palabras junto con su
específico.
respectivo significado.
 Organigramas: es la explicación  Directorio: nombre del área y los puestos
gráfica del apartado anterior. que la integran. Cada uno de ellos debe
 Funciones: derivado de los dos contener el nombre de la persona a
puntos anteriores, se describe el área cargo, el lugar físico donde se encuentran
o puesto, así como sus funciones o en la empresa, así como datos de
alcances. contacto como número de teléfono,
extensión y correo electrónico.
 Metodología para la elaboración de manuales
administrativos:

 Recopilación de información: esta fase dependerá de las condiciones específicas del

manual que se quiera elaborar, por lo que es necesario tener presente el objetivo
general y los objetivos específicos del Manual, definir a quienes estará dirigido, los
términos que serán utilizados dentro de él y todos aquellos aspectos técnicos que se
adecúen a las características particulares del documento.
 Interpretación y diseño de la información: no es más que darle forma a la
información recopilada bajo lineamientos técnicos y el criterio del personal
encargado de elaborarlos. Su importancia y aporte al diseño del Manual,
probablemente mucha de la información no será necesario incluirla dentro del
documento por considerar que no agrega ningún valor para los usuarios directos.
 Metodología para la elaboración de manuales
administrativos:
 Elaboración del manual: su finalidad es la creación del documento final bajo lineamientos
claros y homogéneos. Debe evitarse el uso de tecnicismos exagerados a menos de que se
trate de un manual específico para una tarea de tipo técnico. Aquí se deben incluir las
conclusiones y recomendaciones que faciliten la interpretación del contenido de este.
 Aprobación y actualización del manual: su objetivo particular es de suma importancia
para la adecuada utilización de estos y para el fomento de dicha cultura dentro de la
organización en general. El órgano encargado de la aprobación de los Manuales puede ser
el Gerente General, el jefe de la dependencia, un departamento o comité específico para
el efecto.
 EJEMPLO
Para que tengas una mejor idea de cómo se debe ver un manual administrativo, a continuación te presentamos un ejemplo práctico
de este documento. En este ejemplo, podrás identificar los principales elementos que conforman un manual administrativo.
UNIVERSIDAD DE LAS ARTES DEL BAJÍO
MANUAL ADMINISTRATIVO

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

Secretario Académico
Gestor de la Unidad de Desarrollo
Alejandro Ibarra Director de División de Artes Escénicas
Académico
Coordinador de Planeación Gabriela Fernández
Javier Osorio
Jorge Caudillo

Fecha de emisión: 20 de febrero 2022 Revisión: 01

 EJEMPLO
ÍNDICE
•INTRODUCCIÓN
•OBJETIVO DEL MANUAL
•ANTECEDENTES HISTÓRICOS
•LEGISLACIÓN O BASE LEGAL
•ATRIBUCIONES
•FUNCIONES
•GLOSARIO DE TÉRMINOS
•DIRECTORIO

INTRODUCCIÓN
Dentro del contexto de la nueva estructura de nuestra Alma Mater y, teniendo en cuenta el nuevo Plan de Desarrollo
Institucional 2022 – 2024, los manuales administrativos de organización sirven para exponer, de manera simple y
detallada, las estructuras organizacionales formales a partir de los objetivos y funciones de los distintos puestos.
El presente documento, describe las relaciones que conforman la División de Artes Escénicas, de la Universidad de las
Artes del Bajío. En esta primera versión se dará una visión integral que determinará los cargos y funciones del personal de
esta casa de estudios.
 EJEMPLO
OBJETIVO DEL MANUAL
El objetivo del presente es servir como un instrumento operativo de apoyo. En donde se
define la estructura y el funcionamiento académico y administrativo de la División de Artes
Escénicas. Además de permitir a cada miembro de dicha división a delimitar y clarificar sus
funciones y responsabilidades. El presente manual administrativo aplica a todo el personal de
la División que realicen actividades académicas y administrativas.

ANTECEDENTES HISTÓRICOS
La DAE cuenta con varias décadas de historia con funciones de docencia, investigación y extensión que a
llevado a cabo, con la presencia de la educación artística en el Bajío. Durante este tiempo se han
integrado varios programas de licenciatura, maestría y un doctorado.
Asimismo, su actividad de docencia e investigación es respaldad por los múltiples convenios de
cooperación entre la UAB y universidades nacionales y en el extranjero.
 EJEMPLO
BASE LEGAL
• Ley Orgánica de la Universidad de las Artes del Bajío 2022.
• Capítulo I, Artículos 9, 10, 13 y 15.
• Capítulo III, Artículos 8, 9 y 10.
• Estatuto Orgánico 2022
• Título II, Capítulo IV, Artículos 3, 4 y 5.
• Título IV, Capítulo I, Artículos 9 y 11.
ATRIBUCIONES
• Ley Orgánica de la Universidad de las Artes del Bajío 2022
• Capítulo II, Artículos 20 y 21.
• Capítulo VI, Artículos 11, 12 y 13.
• Estatuto Orgánico 2022
• Título III, Capítulo V, Artículos 6 y 7.
• Título V, Capítulo II, Artículos 13 y 14.
 EJEMPLO
Auxiliar de División:
FUNCIONES
• Auxiliar en el desarrollo de asuntos concernientes a la
Dirección de la División de Artes Escénicas: dirección.
• Identificar y aplicar acciones de mejora continua. • Suministrar los materiales de oficina que requiere la
dirección.
• Realizar actividades adicionales derivadas de la
naturaleza del área. • Informar sobre las peticiones del correo electrónico oficial.
• Ejecutar los acuerdos del consejo divisional. Secretaría de la División:
Asistente de Dirección de División: • Elaborar todo tipo de documentos que solicite el director.
• Manejar la agenda del director de división. • Recibir, entregar y distribuir mensajería y correspondencia.
• Revisar e informar la documentación que ingresa a la • Asistir en la comunicación interna, entre la dirección y los
división. diferentes departamentos e instancias.
• Reportar todas las eventualidades ocurridas
diariamente.
 EJEMPLO
GLOSARIO DE TÉRMINOS
DAE: División de Artes Escénicas
UAB: Universidad de las Artes del Bajío.
DIRECTORIO Auxiliar de División
Director de la División de Artes Escénicas Lic. Claudio Rodríguez Cabrera
Dra. Gabriela Fernández Teléfono 113 – 145 – 111 Ext. 091
Teléfono: 000 – 000- 000 Ext. 111 rodriguezcabrera@[Link]
gabriela@[Link] Secretaría de la División
Asistente de Dirección de División Lic. Salomón Hernández López
Lic. Carmen Ramírez Teléfono 111 – 951 – 111 Ext. 622
Teléfono 111 – 111 – 111 Ext. 042 [email protected]
carmenramirez@[Link]
Bibliografía: