UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHIAPAS
GESTIÓN DE LA MICRO, PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA
ASIGNATURA:
GESTION DE PROCESOS
TRABAJO:
ENSAYO
ALUMNO:
ARELI JAZMIN MORALES RUEDA
4TO. SEMESTRE GRUPO “E”
MATRICULA:
100003712
FECHA:
TUXTLA GUTIERREZ CHIAPAS A 04 DE ABRIL DEL 2024
INTRODUCCIÓN
El funcionamiento de las organizaciones supone la ejecución de sus procesos y
actividades de una manera sistemática, es decir, siguiendo ciertos patrones que
conlleven al logro de sus objetivos. No obstante, la preocupación de los directivos
normalmente se orienta al cumplimiento de metas de producción y ventas que
garanticen la rentabilidad y estabilidad de la empresa, o visto de otro modo, dirigen
sus esfuerzos a la obtención de resultados tangibles.
En la práctica, esta forma de ver a la organización sin considerar el como se
hacen las cosas, los roles personales, las normas que se deben cumplir, origina
muchas veces trastornos que pueden ir de una simple falla hasta un caos total en
las operaciones, dependiendo de la magnitud de la organización.
El presente trabajo describe de una manera resumida una unidad de organización
y métodos, desde el punto de vista exclusivamente forma. Comenzando por una
definición del área para luego presentar algunas razones que justifiquen su
incorporación dentro de la estructura de la organización.
La descripción que aquí se hace de la unidad de organización y métodos, se basa
en un enfoque sistemático, en donde se puede apreciar la forma en que se
relacionan sus componentes para la consecución del objetivo final.
COMO MEJORAR LOS PROCESOS
Uno de los objetivos operativos de todas las compañías es la mejora de sus
procesos productivos y empresariales. Esta permite hacer más eficientes los
procedimientos técnicos de la empresa para reducir costes, optimizar el
funcionamiento de algunas áreas o departamentos y reducir al máximo los errores
que puedan derivar de tales ineficiencias.
Qué es una mejora de procesos
La mejora de procesos es un procedimiento empresarial mediante el cual se
buscan ineficiencias en los procesos de una organización para corregirlos o
mejorar su desempeño. Tiene como objetivo realizar una revisión de los mismos y
llevar a cabo las adecuaciones correspondientes para minimizar o eliminar los
errores de forma permanente.
Como es lógico, pensar que es posible optimizar todos los procesos de una
empresa es algo irreal. En ellos intervienen una gran variedad de factores que no
siempre están relacionados entre sí, de manera que las compañías deben buscar
aquellos que estén generando más ineficiencias y centrarse en optimizarlos en la
medida de sus posibilidades.
En los últimos años, la mejora de los procesos se ha convertido en una de las
prioridades de las empresas. La consolidación de las nuevas tecnologías, la
necesidad de reducir costes y las nuevas formas de trabajo han sido los
principales catalizadores que han impulsado la necesidad de mejorar la eficiencia
de los procesos empresariales.
¿Por qué mejorar los procesos?
Existen muchas razones para buscar la mejora de procesos en tu empresa:
Reducir, en la medida de lo posible, todas las ineficiencias técnicas y
productivas presentes en la compañía, así como los posibles errores que
puedan derivarse de ellas.
Disminuir el tiempo de ciclo.
Reducir los recursos necesarios para realizar la actividad, lo que redunda
en una mejora de la productividad y una reducción de costes.
Mejorar la calidad del producto o servicio, al menos la que perciben los
clientes.
CUÁLES SON LAS VENTAJAS Y LA UTILIDAD DE LAS HERRAMIENTAS PARA
EL ANÁLISIS DE LOS PROCESOS. Una organización que opera con una visión
por procesos siempre necesita tener un conocimiento profundo de cada flujo de
trabajo. Al fin y al cabo, los procesos son como las piezas de un engranaje, que
deben funcionar bien tanto individualmente como en conjunto.
El análisis de procesos te permite revisar y tener un amplio conocimiento de los
procesos empresariales, para comprobar cómo están funcionando con relación a:
El objetivo: si está de acuerdo con las metas establecidas en la
planificación estratégica;
Los recursos: si las tecnologías utilizadas y los recursos financieros y
humanos son acordes y están actualizados;
Los costos y el tiempo: si hay formas de reducir costos y ganar tiempo en
las operaciones;
El rendimiento: qué problemas tiene el equipo durante la ejecución;
La calidad: las formas de mejorar la calidad de las entregas, entre otras.
Para ello, se llevan a cabo entrevistas, recopilación de datos, simulaciones y
modelados, así como técnicas de análisis, como el FODA y el benchmarking.
¿Y cuáles son los beneficios de esto?
A partir del análisis es posible:
Entender cómo está funcionando el proceso;
Supervisar y reajustar los objetivos estratégicos de la empresa;
Estandarizar las reglas del negocio y los flujos de trabajo;
Apoyar la toma de decisiones por parte de la dirección, según la
información obtenida en el análisis;
Conocer las entradas y salidas de los procesos;
Comprender las funciones dentro de cada proceso y quiénes son los
responsables de su gestión y ejecución;
Estipular indicadores de rendimiento (KPIs) para facilitar el seguimiento del
proceso;
Identificar los cuellos de botella y los traspasos y si es posible eliminarlos,
entre otros.
PROSPECTIVA DE APLICACIÓN DE LAS HERRAMIENTAS PARA
EL ANÁLISIS DE PROCESOS EN LAS MIPYME DE TU ENTORNO.
La anticipación no tiene mayor sentido si no es que sirve para esclarecer la acción.
Esa es la razón por la cual la prospectiva y la estrategia son generalmente
indisociables. De ahí viene la expresión de prospectiva estratégica. Sin embargo,
la complejidad de los problemas y la necesidad de plantearlos colectivamente
imponen el recurso a métodos que sean tan rigurosos y participativos como sea
posible, al objeto de que las soluciones sean reconocidas y aceptadas por todos.
Tampoco hay que olvidar las limitaciones que impone la formalización de los
problemas ya que los hombres también se guían por la intuición y la pasión. Los
modelos son invenciones del espíritu para representar un mundo que no se dejará
encerrar en la jaula de las ecuaciones. ¡Esto es hermoso pues, sin esta libertad, la
voluntad animada por el deseo quedaría sin esperanza! Tal es la convicción que
nos anima: utilizar todas las posibilidades de la razón, conociendo todas sus
limitaciones, al igual que sus virtudes. Entre intuición y razón no debería existir
oposición sino, por el contrario, complementariedad. Para que sea una
“indisciplina” intelectual fecunda y creíble, la prospectiva necesita rigor. El debate
de las ideas sobre el cambio, el papel de los hombres y de las organizaciones, la
utilidad de los métodos, resulta obstruido por un apreciable número de cuestiones
recurrentes que resurgen a la superficie cualquiera que sean los argumentos que
se avancen. Esto ocurre, por ejemplo, cuando hablamos de las diferencias y de las
relaciones entre los conceptos de prospectiva, de planificación y de estrategia, del
interés que tiene la probabilización de escenarios, de la complicación de lo
complejo y de la especificidad de los estudios de prospectiva territorial. Sobre
todas estas cuestiones, la experiencia acumulada desde hace más de 30 años y
plasmada en varios cientos de intervenciones, nos permite aportar respuestas
claras, al menos desde nuestro espíritu.
CONCLUSIÓN
La supervivencia de una organización en entorno competitivo y globalizado,
depende de muchas variables que intervienen para organizarla. Generalmente, se
buscan métodos que conduzcan a elevar los niveles de producción, reduciendo o
manteniendo bajos los costos operacionales, lo cual muchas veces se traduce en
aumento de trabajo con economía de recursos, esta opción, tal vez constituye
alguna de dichas variables, sin embargo, no es precisamente lo que se requiere al
momento de buscar eficiencia de operaciones, la decisión correcta debe de estar
orientada a la racionalización. Para ello es preciso realizar estudios que van desde
la estructura general de la empresa a la revisión y análisis de las tareas
especificas de cada sector, considerando los recursos utilizados, el tiempo
requerido y empleado en cada operación, el adecuado manejo de documentos y
los mecanismos de archivo de la información.
Se puede observar para acometer esta actividad, es preciso contar con un órgano
bien interno o externo que se aboque por completo a tal función, pues se requiere
tiempo, conocimiento integral de la organización y sobre todo una visión clara del
concepto de eficiencia y calidad.
La decisión de implementar esta unidad, recae en la alta gerencia de las empresas
quienes deben evaluar los costos asociados por tal incorporación frente a los
beneficios generados y que redundaran a largo plazo en operaciones realizadas
en forma eficiente, mayor rendimiento, incremento de la imagen corporativa, y, en
definitiva, garantía de una supervivencia en un entorno altamente competitivo.
