CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el
documento por su
estructuración, es a la vez
medio y comunicación de
información y
conocimiento, de manera
que su principal
caracterización lo
configura en las
siguientes dimensiones:
su soporte
físico o material, el
mensaje e información
que conlleva y la facultad
intrínseca de transmitir y
difundir ese
conocimiento; de manera
que, a grandes rasgos se
pueden identificar y
resumir dos clases de
documentos.
Documento de Archivo:
determinado por el lugar
donde se encuentra toda
la información producida
o recibida
por una entidad pública o
privada, en razón de sus
actividades o funciones.
Documento Electrónico:
toda la información
generada, enviada,
recibida, almacenada o
acumulada por medio
electrónico. También se
encuentran documentos
electrónicos de archivo
que cumplen su acción
durante todo
el ciclo vital documental,
como son los archivos: de
gestión, central e
histórico.
CLASES DE DOCUMENTOS
se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio de comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir o difundir ese conocimiento de manera que a grandes rasgos se
puede identificar y resumir dos clases de documentos.
Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información
producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.
Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o
acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión,
central e histórico.
CLASE DE DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENTO
se conoce como Son el Pueden hacer Comparten los
documento de archivo, conjunto de parte de ellos mismos objetivos,
el registro de documentos los documentos los cuales son el
información producida o que se usan de electrónicos, mantener y
recibida por una manera pero también preservar la
organización pública o frecuente por hacen parte los información de
privada, en razón de sus la organización documentos manera organizada
funciones y/o emisora y/o textuales que se y preservada. En
actividades. El receptora y por trasmiten a ambos casos se
cumplimiento de sus las entidades través de debe contar con el
objetivos y conservado públicas, medios personal idóneo
como prueba e privadas y/o magnéticos o para su
información, es decir, su personas evidencias manipulación al igual
finalidad es cumplir con naturales físicas. El valor que con los equipos
alguna gestión. Los interesadas. documental se para su
DOCUMENTO Documentos de Archivo determina de mantenimiento.
DE ARCHIVO nacen debido a los acuerdo a su
procesos autenticidad y el
administrativos. Esto contenido de los
ocurre porque los documentos
autores de dichos debe
procesos han de permanecer con
justificar sus soportes,
documentalmente sus esto permite que
decisiones, expresando se mantenga la
el cumplimiento de la integridad de la
ley, la oportunidad del información que
criterio adoptado y la reposa en el
lógica, y coherencia del documento.
procedimiento seguido.
Parte importante de los
documentos de archivo
son sus valores
documentales mismos
que tienen una estrecha
relación con la teoría del
ciclo vital, estos valores
denominados primarios
y secundarios se deben
identificar durante una
valoración documental
que se da en el archivo
de concentración
Se conoce como Su diseño y Puede ser que El proceso de
documento electrónico, creación se no todo clasificación
el conjunto de la realiza, en la documento documental se
información generada, mayoría de los electrónico se desarrolla de igual
enviada, recibida, casos para ser convierta en un forma para ambos
almacenada o interpretados documento de tipos. Se deben
acumulado por una visual, auditiva archivo, además realizar archivos
organización pública o e incluso que no son para su clasificación.
privada, por medio manualmente y físicos, si no que
magnético, los cuales como reflejo se hacen
pueden hacer parte a su y/o prueba de visibles u oídos
vez del archivo de lo plasmado de a través de
gestión, archivo central manera escrita herramientas
o archivo histórico. Debe como pantallas
ser entendido como el (computadores,
conjunto de documentos Tablet, iPhone,
producidos, recibidos o tv) o de audio
reunidos por una (grabadoras,
persona física o jurídica celulares,
de modo involuntario, computadores,
natural y espontáneo En entre otros). Su
el transcurso, y como contenido solo
apoyo, de su actividad puede ser leído
de la que es testimonio, mediante un
DOCUMENTO haciendo uso de la dispositivo
electrónica, que se electrónico, ya
ELECTRÓNICO
conservan y transmiten sea iPad,
también mediante ordenador o
medios electrónicos en móvil. Su
depósitos de autenticidad
conservación depende del
permanente tras hardware o
efectuar una selección a software
partir de la identificación utilizado para su
y valoración de las creación,
series, con medidas de además que
autentificación y de solo se podrá
preservación adecuadas mantener si se
y con una organización conserva en su
respetuosa con su modo estructura
de producción, con el fin original.
de garantizar su valor
informativo, legal y
cultural así como de
permitir su acceso y uso
también mediante las
tecnologías de la
información.
