APUNTE

TEÓRICO
MÓDULO 1
MÓDULO 2
MÓDULO 3
MÓDULO 4

Excel
Básico a Avanzado
 ÍNDICE

CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A EXCEL ........................................................... 3

1.1. ¿Qué es? ¿Para qué sirve? .................................................................................. 3
1.2. Ejecución del Programa ........................................................................................ 3
1.3. Exploración General de la Herramienta ................................................................ 3
1.3.1. Estructura de la Hoja de Cálculo ........................................................................ 3
1.3.2. Barra de Tareas (Pestañas) ............................................................................... 4
1.4. Ingreso y Manejo de Datos ................................................................................... 5
1.4.1 Creación de una Tabla ........................................................................................ 5
1.4.1.1. Armado y Personalizado de una Tabla ............................................................ 5
1.4.1.2. Buscar, Seleccionar y Reemplazar ................................................................. 6
1.4.1.3. Ordenamiento de la Información ..................................................................... 6
1.4.1.4. Filtros Básicos (Autofiltro y Personalizado) ..................................................... 7
1.4.2. Copiar, Cortar y Pegar (Pegados especiales) ..................................................... 8
1.4.3. Relleno Automático (en Serie y Rápido) ............................................................. 9
CAPÍTULO 2: FÓRMULAS Y FUNCIONES ........................................................ 10
2.1. Definición y Diferencias ....................................................................................... 10
2.2. Operaciones Matemáticas Básicas (Usando Operadores) .................................. 10
2.3. Referencia de Fórmulas ...................................................................................... 10
2.4. Funciones Básicas .............................................................................................. 11
2.5. Relación de fórmulas/funciones en diferentes hojas. .......................................... 12

CAPÍTULO 3: GRÁFICOS ...................................................................................... 13

3.1.1. Definición ......................................................................................................... 13
3.1.2. Partes .............................................................................................................. 13
3.2. Creación y Personalización ................................................................................. 14
3.3. Tipo de Gráficos .................................................................................................. 16
3.3.1. Gráficos Básicos .............................................................................................. 16
3.3.1.1. Gráficos de Columna .................................................................................... 16
3.3.1.2. Gráficos de Línea ......................................................................................... 16
3.3.1.3. Gráficos Circulares ....................................................................................... 16

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3.3.1.4. Gráficos de Barras ....................................................................................... 17
3.3.1.5. Gráficos Dispersión (XY) .............................................................................. 17
3.3.2. Gráficos Combinados ....................................................................................... 18

CAPÍTULO 4: TIPS ÚTILES ................................................................................... 19

4.1. Seguridad de Datos: Proteger hoja y Proteger libro ............................................ 19
4.2. Visualización de Datos ........................................................................................ 19
4.3. Exportación de Archivos (PDF) ........................................................................... 20
4.4. Impresión de una hoja de Excel .......................................................................... 20

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CAPÍTULO 1: INTRODUCCIÓN A EXCEL

1.1. ¿Qué es? ¿Para qué sirve?

Excel es un programa informático, desarrollado por la empresa Microsoft, que forma
parte del Paquete Office. Dentro del Paquete, además de Excel, podemos encontrar
otros programas de mucha utilidad como Word, Power Point, Access, entre otros.
Es un programa del tipo hoja de cálculo que nos permitirá trabajar con datos numéricos.
Además, podremos realizar cálculos aritméticos básicos y aplicar funciones
matemáticas más avanzadas, de mayor complejidad.
Excel facilita, en gran medida, el trabajo con números, permite analizarlos fácilmente y
generar reportes a través de diferentes herramientas como gráficos y tablas. Todo esto,
será muy útil para la toma de decisiones personales y/o laborales.
Dato Curioso: Excel es muy usado en el ámbito laboral y empresarial, desde las PyMES
hasta las grandes empresas, tanto a nivel nacionales como internacionales.

1.2. Ejecución del Programa

• Por ícono de Acceso directo > Doble Click > Ingresamos a Excel.
• Apretando Tecla Windows + R > Escribimos Excel y seleccionamos Aceptar >
Ingresamos a Excel.
• Buscador de Windows (en la barra inferior de la pantalla) > Escribimos Excel >
Aceptar > Ingresamos a Excel.

1.3. Exploración General de la Herramienta

1.3.1. Estructura de la Hoja de Cálculo

Excel crea Libros (de trabajo) y cada libro consta de Hojas (de cálculo).
Una Hoja de Cálculo es una cuadrícula compuesta por COLUMNAS (identificadas por
letras) y FILAS (identificadas por números).
La intersección de una Fila con una Columna se denomina Celda.
En cada Hoja, podemos realizar diferentes acciones. Nos paramos sobre el nombre de
una de las hojas y apretando botón secundario, podemos ver todas las opciones que
nos ofrece (Insertar, Eliminar, Cambiar Nombre, Mover o Copiar, Proteger, Color de
Pestaña, Ocultar, Mostrar).

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1.3.2. Barra de Tareas (Pestañas)
Vamos a encontrar diferentes PESTAÑAS, cada una con sus funcionalidades y
opciones. Cada pestaña se encuentra formada por GRUPOS (Por Ejemplo, la pestaña
INICIO está conformada por los grupos Portapapeles, Fuente, Alineación, Número,
Estilos, Celdas y Edición).
En la parte superior, tenemos la BARRA DE ACCESO RÁPIDO, usada para acceder
rápidamente a alguna de las opciones que posee y no tener que buscarla dentro de las
pestañas.

En el caso de que no se encuentre en la parte superior, vamos a tener que ir a la pestaña

INICIO, buscar OPCIONES o MÁS OPCIONES, les aparecerá un cuadro llamado
OPCIONES DE EXCEL y eligen la que dice BARRA DE HERRAMIENTAS DE
ACCESO RÁPIDO.

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1.4. Ingreso y Manejo de Datos
Podemos ingresar datos numéricos, textos, imágenes, fechas, entre otros.

1.4.1 Creación de una Tabla

Las tablas son muy útiles para poder organizar la información de lo que queramos.

1.4.1.1. Armado y Personalizado de una Tabla

Se puede crear una tabla en forma manual, seleccionando las celdas que van a contener
los datos que necesitamos y aplicando FORMATO DE CELDA en cada sección de la
tabla.
Para acceder a esa herramienta, marcamos la celda, o las celdas, a dar formato,
apretamos botón secundario y la opción FORMATO DE CELDAS. Se abrirá un cuadro
que posee un montón de opciones para dar diferentes formatos. Podemos darle formato
al dato, a la celda ya sea mediante bordes o rellenos, alinear la información que
contiene, entre otras opciones.
También, podremos insertar/eliminar Filas, Columnas y Celdas (Esta opción, se
encuentra en la pestaña INICIO, grupo CELDAS, y también, se puede llegar a ella
apretando botón secundario del mouse)

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1.4.1.2. Buscar, Seleccionar y Reemplazar
Esta herramienta, se encuentra en la pestaña INICIO, grupo EDICIÓN. Con la misma,
podremos realizar búsquedas y reemplazar datos de manera más sencilla.

Tanto la Búsqueda como Reemplazar se realizan con esta ventana. Tener en cuenta
que, para reemplazar un dato por otro, primero se coloca el dato a reemplazar (en
buscar) y después por el que se quiere reemplazar (Una vez escrito los datos, primero
seleccionar buscar siguiente y después reemplazar, e irás remplazando de a uno o,
directamente, seleccionas buscar todos y remplazar todos).

1.4.1.3. Ordenamiento de la Información

Nos sirve para organizar una serie de datos en orden alfabético/numérico, ya sea de
manera ascendente (A > Z) o descendente (Z > A), según la necesidad. El ordenamiento
se puede hacer sobre un rango de celdas seleccionadas dentro de la hoja de cálculo.
Se encuentra en pestaña INICIO, grupo EDICIÓN.

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En el caso, que se quiera realizar un primer orden y, luego, ordenar (teniendo en cuenta
el orden previo) según otro criterio, existe la posibilidad de ORDENAMIENTO
PERSONALIZADO – POR NIVELES (En el mismo botón se encuentra).

1.4.1.4. Filtros Básicos (Autofiltro y Personalizado)

Los filtros en Excel nos permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos
criterios. Generalmente todo comienza cuando tenemos un rango de celdas con
información y queremos ver solamente aquellas filas que cumplen con ciertas
condiciones. Esta opción se encuentra ubicada a lado de Buscar y Seleccionar, o
podemos encontrarla en la pestaña DATOS, grupo ORDENAR Y FILTRAR.

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1.4.2. Copiar, Cortar y Pegar (Pegados especiales)

● Ctrl + C = Copiar
● Ctrl + V = Pegar
● Ctrl + X = Cortar
● PEGADO ESPECIAL:
o Pegar (P)
o Fórmula (R)
o Mantener Formato de Origen (M)
o Transponer (T)
o Valores (V)

Si quisiera borrar una tabla entera, el contenido o solo el formato, puedo ir a la opción
de la GOMITA, en pestaña INICIO y grupo EDICIÓN.

Otra herramienta muy útil es la brocha de copiar formato que se encuentra en la pestaña
INICIO grupo PORTAPAPELES. Con esta herramienta podrás copiar el formato de una
celda o conjunto de ellas, y pegarlo en otra de manera muy sencilla.

Si quieres usar más atajos de Excel, te dejamos el siguiente link: ATAJOS DE EXCEL

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1.4.3. Relleno Automático (en Serie y Rápido)
Es el relleno automático en celdas de la hoja de cálculo. Cuando seleccionamos varias
celdas, en la esquina inferior derecha del rango, aparece una cruz negra. Esta se
denomina controlador de relleno y sirve para arrastrar y generar series de datos.

El autorrelleno posee varias opciones (algunas se encuentran solamente en las

últimas versiones de Excel):

● Copiar celdas: Copia las celdas sin seguir la serie.

● Serie de relleno: Copia la serie según el criterio calculado.
● Rellenar formatos sólo: Copia el formato de las celdas de origen en las de
destino.

● Rellenar sin formatos: Copia solamente el valor de la serie.

● Relleno rápido: Relleno rápido rellena automáticamente los datos cuando
detecta un patrón.

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CAPÍTULO 2: FÓRMULAS Y FUNCIONES

2.1. Definición y Diferencias

Una Fórmula es una ecuación matemática que se realiza a partir de valores o datos
matemáticos que hemos introducido en una celda.
Una Función es una fórmula predefinida por el programa, que se ejecutan utilizando
valores específicos que se conocen como argumento.
Se diferencian, en que una función se crea a partir de fórmulas matemáticas, pero no
se puede modificar, ya que está predefinida por Excel. En cambio, una fórmula es
modificable. Además, las fórmulas se crean añadiendo valores y asignando operaciones
matemáticas (operadores: + ; - ; * ; /), mientras que una función se crea a partir de
argumentos utilizando paréntesis.
Para introducir cualquiera de las dos, debo pararme en la celda y escribir el signo
más (+) o el signo igual (=).

2.2. Operaciones Matemáticas Básicas (Usando Operadores)

Ahora vamos a realizar operaciones matemáticas básicas usando operadores.
Pero, ¿qué es un operador?
Un operador es un símbolo o carácter, utilizado para especificar un tipo de cálculo que
quiera realizar. Los más básicos son: suma (+), resta (-), multiplicación (*) y división (/).

2.3. Referencia de Fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas, en una hoja de cálculo, e indica
en qué celdas se debe buscar los valores o los datos que se desean utilizar en una
fórmula.
Existen tres tipos:

● Relativa: Al momento de copiar una fórmula, Excel modificará las referencias en

relación a la nueva posición donde se está haciendo la copia de la fórmula.
● Absoluta: En ocasiones, necesitamos fijar la referencia a una celda de manera
que permanezca igual aún después de ser copiada. Hay que convertir la
referencia relativa a absoluta y esto lo podemos hacer anteponiendo el símbolo
$ a la letra de la columna y al número de la fila. Se puede usar F4 para hacer
a la celda absoluta en forma inmediata. Por ejemplo, A7 > $A$7.
● Mixta: Es usada cuando se quiere fijar solamente una columna o una fila. Se
antepone el signo $, dependiendo de lo que se quiera fijar (Columna Fija: $ antes
de la letra – Fila Fija: $ antes del número).

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2.4. Funciones Básicas
Cada función tiene una sintaxis, es decir, un orden específico que debe seguirse para
obtener el resultado correcto.

• Signo igual (=)

• Nombre de la Función
• Argumento, datos que se usarán para hacer el cálculo
• Paréntesis, conteniendo al argumento

A continuación, detallaremos algunas de las funciones básicas más usadas:

● SUMA: Suma valores numéricos de un rango de celdas.

● REDONDEAR: Redondear un número, indicando la cantidad de decimales a
redondear.
● PROMEDIO: Calcula la media aritmética de un rango de celdas.
● MAX Y MIN: Devuelve el valor máximo o mínimo de una lista de valores.
● CONTAR: Cuenta la cantidad de celdas que poseen valores numéricos en un
rango de celdas.
● CONTARA: Cuenta el numérico de celdas no vacías de un rango de celdas.
● FECHA y HORA:
o HOY: Esta función nos devuelve la fecha del día.
o AHORA: Esta función nos devuelve la fecha del día y la hora.
o AÑO: Obtener el año de una fecha.
o DIA: Devuelve los días que hay entre dos fechas.
o DÍAS.LAB: Devuelve el número de serie de la fecha antes o después de
un número especificado de días laborables.
o DIAS.LAB.INTL: Devuelve el número de todos los días laborables entre
dos fechas mediante parámetros para indicar cuáles y cuántos son días
de fin de semana. Los días de fin de semana y los días que se
especifiquen como días festivos no se consideran días laborables.
o DÍASEM: Devuelve un número de 1 a 7 que identifica el día de la
semana.
o MES: Devuelve el mes, un número entero de 1 (enero) a 12 (diciembre).

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 o FECHA: Devuelve el número de serie secuencia que representa una
fecha determinada.
● EXTRAE: Devuelve los caracteres del centro de una cadena de texto, dada una
posición y longitud iniciales.
● CONCATENAR: Une varias celdas o cadenas de texto.
Para iniciar una función debemos insertar el signo =, + o - y poner el nombre de la
función. Al hacer esto, podemos ver para qué sirve la misma y de qué argumentos está
compuesta. En caso de querer un mayor detalle se puede utilizar fx (se encuentra a lado
de la barra de fórmulas).

Pueden encontrar información sobre más funciones de Excel en el siguiente link: MÁS
FUNCIONES

2.5. Relación de fórmulas/funciones en diferentes hojas.

Podemos relacionar una hoja de cálculo con otra sin ningún problema. Al actualizar la
información en una de ellas, se actualizará automáticamente en la otra.

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CAPÍTULO 3: GRÁFICOS

3.1.1. Definición
Es una representación gráfica de ciertos valores, que nos permite poder entender y
visualizar, a los mismos, de una mejor manera. Es una herramienta muy útil, ya que con
ellos se pueden realizar informes, analizar datos y, así, lograr una correcta toma de
decisiones.

3.1.2. Partes

• Área del Gráfico: Es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico
y que incluye todas sus partes.
• Título del Gráfico: Texto descriptivo del gráfico que se coloca en la parte
superior.
• Puntos de Datos: Es un símbolo dentro del gráfico (barra, área, punto, línea)
que representa un solo valor dentro de la hoja de Excel.
• Series de Datos: Son los puntos de datos relacionados entre sí, trazados en un
gráfico. Cada serie de datos tiene un color exclusivo.
• Ejes: Un eje es la línea que sirve como referencia de medida. El eje Y es
conocido como el eje vertical y generalmente contiene datos. El eje X es
conocido también como el eje horizontal y suele contener las categorías del
gráfico.
• Líneas de División: Son líneas opcionales que extienden los valores de manera
que faciliten su lectura e interpretación.
• Título de Eje: Texto descriptivo que se alinea automáticamente al eje
correspondiente.
• Leyenda: Un cuadro que ayuda a identificar los colores asignados a las series
de datos.

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3.2. Creación y Personalización
Para insertar un gráfico, debemos seleccionar la tabla que contiene los datos que
queremos graficar, ir a pestaña INSERTAR y grupo GRÁFICOS. Seleccionamos el
gráfico, según los datos que queramos representar.
Una vez creado el gráfico, lo seleccionamos y podemos observar que aparece una
pestaña llamada HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS y, a su vez, esta se encuentra
compuesta por sub-pestañas: DISEÑO y FORMATO, y dependiendo la versión puede
haber hasta 3 sub-pestañas. Aquí vamos a encontrar todas las opciones disponibles
para trabajar con el gráfico que creamos.
Una vez insertado el gráfico, para poder visualizar todas las partes del mismo, vamos a
la derecha y seleccionamos el signo más (+) que aparece. De esta manera, podemos
ocultar o mostrar las partes del gráfico.

También podremos agregar las partes del gráfico que no están, yendo a la
HERRAMIENTAS DE TABLAS (parándonos sobre el gráfico) y, en la sub-pestaña
DISEÑO o PRESENTACIÓN, encontraremos un botón o una sección donde va a estar
la opción de AGREGAR ELEMENTO DE GRÁFICO o ETIQUETAS.

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Seleccionando cada una de las partes, vamos a poder modificar el texto y demás
variables. Si queremos aplicar formato a cada una de ellas, debemos apretar doble clic
en el gráfico y nos va a abrir una ventana a la derecha con todas esas opciones.

También, se puede acceder a esta parte, yendo a la HERRAMIENTA DE GRÁFICO,

sub-pestaña FORMATO o PRESENTACIÓN y a la izquierda hay un botón que se llama
APLICAR FORMATO A LA SELECCIÓN.

En el caso, de que no queramos personalizar el gráfico podremos elegir alguno

de los diseños que nos ofrece Excel.

Otra forma de insertar un gráfico: Ir a INSERTAR > Selecciono Gráfico > Marco el
Cuadro Blanco > Diseño > Selección de Datos > Selecciono los datos que quiero que
contenga mi gráfico.

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3.3. Tipo de Gráficos
3.3.1. Gráficos Básicos
3.3.1.1. Gráficos de Columna
Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en las variaciones de los datos a través del
tiempo o ilustrar comparaciones entre elementos.

3.3.1.2. Gráficos de Línea

Muestra las relaciones de los cambios en los datos en un período de tiempo (La
tendencia).

3.3.1.3. Gráficos Circulares

Muestran el tamaño proporcional de los elementos que conforman una serie de datos,
en función de la suma de los elementos. Siempre mostrará una única serie de datos y
es útil cuando se desea destacar un elemento significativo.

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3.3.1.4. Gráficos de Barras
Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre elementos en un período
de tiempo específico.

3.3.1.5. Gráficos Dispersión (XY)

Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la relación entre diferentes puntos de
datos.

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3.3.2. Gráficos Combinados
Son utilizados en ocasiones que es necesario combinar dos tipos de gráficos en uno
solo para analizar las similitudes o diferencias entre las series de datos mostrados. Es
decir, que es un gráfico que combina dos tipos de gráficos diferentes en uno solo. Con
ellos, podremos conseguir ese efecto visual que nos facilitará la comprensión de la
información.

Eje Secundario: Cuando la escala de una serie de datos es mucho menor que la otra,
podemos pedir a Excel que agregue un eje secundario, al gráfico, para que nos permita
visualizar correctamente alguna de las series. Para realizar esto, hay que ir a la serie de
datos que queremos ajustar y tildar la opción de eje secundario.

Aclaración: Eje Primario (Lado Izquierdo del Gráfico) y Eje Secundario (Lado Derecho
del Gráfico)

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CAPÍTULO 4: TIPS ÚTILES

4.1. Seguridad de Datos: Proteger hoja y Proteger libro

Para impedir que otros usuarios puedan ver hojas de cálculo ocultas, agregar, mover,
eliminar u ocultar hojas de cálculo o cambiarles el nombre, puede proteger la estructura
de un libro de Excel con una contraseña.

Proteger Libro: Es utilizado cuando quiero impedir que un usuario realice cambios en
la estructura del libro, como mover, eliminar o agregar hoja.
Voy a la pestaña REVISAR > Proteger Libro, pongo la contraseña que quiera y listo.
En el caso de que quiera impedir que un usuario realice cambios dentro de la hoja, existe
la opción de Proteger Hoja.
Voy a la pestaña REVISAR > Proteger Hoja, pongo la contraseña que quiera y listo.
Pero antes, debo asegurarme que todas las celdas tengan la opción de BLOQUEADA
activada. Para eso, selecciono todas las celdas de la hoja, voy a formato de celda,
proteger y ahí tildo la opción de Bloqueada. También, podemos ver que existe la
posibilidad de ocultar la información que tiene detrás la celda, es decir, las fórmulas que
se usaron para que no sean vistas.

4.2. Visualización de Datos

Si estamos trabajando con un archivo muy extenso, para facilitar la lectura del mismo
podemos utilizar la herramienta INMOVILIZAR para Inmovilizar filas y/o columnas. La
misma se encuentra en la pestaña VISTA.

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Comentarios
Dentro de una hoja de Excel existe la posibilidad de insertar comentarios. Esta opción
se encuentra en la pestaña REVISAR, grupo COMENTARIOS. Esto se tiene que
realizar, manteniéndonos parados en la celda que queremos comentar. Otra forma, es
haciendo clic secundario y buscar la opción INSERTAR COMENTARIO.

4.3. Exportación de Archivos (PDF)

Es muy sencillo transformar un archivo Excel en formato PDF. Primero, recomendamos
acomodar la información/tablas para que quede bien distribuida dentro de la hoja (esto
lo haremos en la sección de 4.4). Luego, vamos a ARCHIVO > GUARDAR COMO >
BUSCAR PDF Y LISTO.

4.4. Impresión de una hoja de Excel

Esta sección sirve también para lograr el ordenamiento de la hoja de cálculo para, luego,
ser guardad como PDF.
Primero, debemos definir el área de impresión, es decir, la parte de la hoja de cálculo
que queramos imprimir. Tenemos que seleccionar toda el área, ir a la pestaña
DISPOSICIÓN DE PÁGINA, grupo CONFIGURAR PÁGINA, botón ÁREA DE
IMPRESIÓN.

Luego, dependiendo de si queremos repetir filas y/o columnas en cada una de las hojas
al imprimir, debemos ir al botón IMPRIMIR TÍTULOS.
Por último, vamos a la pestaña ARCHIVO, botón IMPRIMIR y, después, de acomodar
la hoja y configurarla, va a estar lista para imprimir.

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