EXPEDIENTE ELECTRÓNICO DE ARCHIVO
Módulo 3: Documento electrónico
Unidad 2: Tipos de documentos electrónicos
de archivo
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Unidad 2: Tipos de documentos electrónicos de archivo
Contenido temático
1 Por su forma de creación
2 Por su origen
3 Por su forma y formato
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1 Por su forma de creación
Nativos electrónicos
Cuando han sido
elaborados desde un
principio en medios
electrónicos y permanecen
en estos durante toda su
vida.
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Documentos electrónicos
digitalizados
Cuando se toman documentos
en soportes tradicionales
(como el papel) y se
convierten o escanean para su
utilización en medios
electrónicos.
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2 Por su origen
Pueden ser generados por la
administración pública o
presentados por los
ciudadanos, empresas u
organizaciones.
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3 Por su forma y formato
Se encuentran los documentos
ofimáticos, cartográficos, correos
electrónicos, imágenes, videos,
audio, mensajes de datos de
redes sociales, formularios
electrónicos, bases de datos,
entre otros.
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• Como medida de seguridad: Ya sea
con fines de backup o contingencia, para
lo cual se deberán analizar y determinar
los aspectos jurídicos y técnicos para
cuando se refiera a una copia exacta de
los documentos originales.
Ejemplo: el establecimiento de un
procedimiento de digitalización certificada.
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2 Características
CONTEXTO: tiene que ver con la actividad y con la entidad por cuanto
la actividad “per-se” sin un contexto administrativo identificable
Autenticidad quedaría incompleta.
Entendida como el efecto de
acreditar que un documento es lo
que pretende ser, sin alteraciones ESTRUCTURA: tiene que ver con la forma documental fija o la
presentación del contenido que en gran medida está dada por el
o corrupciones con el paso del software y hardware.
tiempo. Es uno de los
componentes que conforman la
confianza del documento respecto
CONTENIDO: la materia del documento. Tiene que ver con el entorno
al contexto, estructura y en el cual ha sido creado el documento de acuerdo con el marco jurídico,
contenido: administrativo, procedimental y documental de la entidad, para lo cual
se tendrán en cuenta los metadatos que permitan demostrar su
procedencia.
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Como requisitos para la presunción de ❖ Generar políticas, procedimientos,
autenticidad de los documentos mecanismos técnicos y tecnológicos
electrónicos de archivo, se debe: de autenticidad, para:
❖ Documentar e implementar • El control de la creación, recepción,
procedimientos de seguridad y control transmisión, mantenimiento, disposición y
durante todas las etapas del ciclo de vida preservación de los documentos
del documento para evitar la pérdida o
electrónicos de archivo.
corrupción de los documentos de archivo
o cualquier adición, supresión, • Asegurar la cadena de preservación de los
modificación, utilización u ocultación no documentos electrónicos de archivo a lo
autorizadas, así como la protección de los largo del ciclo de vida y en el transcurso
medios de almacenamiento y la del tiempo.
tecnología.
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• Otorgar autenticidad a los documentos
electrónicos las entidades pueden hacer uso
de las siguientes técnicas:
Estampas de tiempo:
Secuencia de caracteres utilizada para
certificar el momento específico en que se
lleva a cabo un suceso sobre un documento
electrónico o que este no ha sido modificado
en un espacio de tiempo determinado.
La secuencia de caracteres está relacionada
con la fecha y hora exacta en que ocurre dicho
evento y específicamente cuando fue creado o
firmado en un sistema de cómputo.
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¿Que contiene la estampa de tiempo?
La información contenida en la estampa • Su longitud es siempre fija, independientemente
cronológica certificada proporciona 3 datos: de la longitud del documento resumido.
• Una alteración mínima en el contenido del
• Tiempo del día: expresado en hora, minuto y documento produce un resumen muy distinto.
segundo (hh:mm:ss) de acuerdo con el • Calcular un resumen no es una operación
Sistema Internacional de Medidas. simétrica: se puede fácilmente calcular el
• Fecha: expresada en día, mes y año resumen de un texto, pero no es posible
(dd:mm:aaaa) reconstruir el texto a partir del resumen.
• Firma de los datos realizada con el certificado
de la entidad certificadora. Este tipo de mecanismos de control y seguridad son
los que hacen que el comercio electrónico sea
Tanto la firma digital como el sellado de posible y una realidad a nivel mundial. Lo invitamos
tiempo son métodos de control y seguridad que a descubrir con nosotros todas las herramientas de
involucran resúmenes de documentos y poseen comercio electrónico y cómo estas pueden ofrecer
tres propiedades que permiten asegurar la ventajas competitivas para su empresa.
veracidad de un documento:
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Estampa de tiempo y su
relación con la firma digital
Cuando se utiliza firmado con estampa de tiempo
se unen dos procedimientos que coexisten por
separado:
Datos Firma
Firmado digital Time-stamp
• Lo primero que se • Se adiciona un
hace es firmar el Time-Stamp
documento. dejando constancia
Sun Apr 15 9:53:12 2022 del momento en
que se firmó el
Datos Firma TimeStamp documento.
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Firma electrónica:
Métodos tales como códigos,
contraseñas, datos biométricos o
claves criptográficas privadas
que permiten identificar a una
persona en relación con un
mensaje de datos, siempre y
cuando el mismo sea confiable y
apropiado respecto de los fines
para los que se utiliza la firma.
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Tipos de firma electrónica
• Firmas electrónicas simples: Ejemplos:
• Las firmas en un PDF escaneado.
Mecanismo Técnico que identifica a una • El clic en el botón “Acepto” de una web.
persona ante un sistema de información • El nombre en un correo electrónico.
siempre y cuando sea confiable y • El usuario y contraseña para ingresar a un
sistema de información.
apropiable.
Este tipo de firmas están reguladas por
la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 Dada su naturaleza estas firmas electrónicas
de 2012. solo permiten demostrar la autenticación , sin
Las firmas electrónicas simples serían el embargo, no incorpora elementos de seguridad
equivalente electrónico de una firma a las transacciones y documentos.
escrita.
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• Firmas electrónicas avanzadas
Método más seguro y sofisticado de firma electrónica
basado en las tecnologías de cifrado que, tienen que
estar relacionadas con el firmante y poder identificarlo;
deben estar creadas utilizando claves de cifrado privada
de uso exclusivo del firmante y tienen que estar
vinculadas a los datos firmados de modo que se puedan
detectar todos los cambios efectuados posteriormente.
La firma electrónica avanzada es una solución digital con
la cual se podrán firmar documentos electrónicos de
cualquier índole (pdf, xml, correos, etc).
El firmante puede ser identificado y validado legalmente
asegurando la integridad del contenido y confidencialidad
de la información en el documento.
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• Firma electrónica reconocida
Es una firma electrónica avanzada basada en
un certificado reconocido, y generada
mediante un dispositivo seguro de creación de
firma.
En este caso, el certificado de firma electrónica
que se emplea es semejante al empleado en la
firma electrónica avanzada, con la única
diferencia de que ha sido emitido por un
prestador de servicios de certificación que
antes de su emisión haya comprobado de
forma fehaciente la identidad del titular del
certificado.
Entre este tipo de firmas está la firma digital.
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• Firma digital
Se configura como un valor numérico que se
asocia a un mensaje de datos y permite
determinar que dicho valor ha sido generado
a partir de la clave originaria, sin
modificación posterior. La firma digital se
basa en un certificado seguro y permite a
una entidad receptora probar la autenticidad
del origen y la integridad de los datos
recibidos.
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¿Cómo funciona la firma digital?
La firma digital se basa en la utilización combinada de dos técnicas distintas, que son la
criptografía asimétrica o de clave pública para cifrar mensajes y el uso de las llamadas
funciones hash o funciones resumen.
• Los sistemas criptográficos simétricos son aquellos en los que dos personas (A y B), que van
a intercambiarse mensajes entre sí utilizan ambos la misma clave para cifrar y descifrar el
Criptografía •
mensaje.
El emisor del mensaje (A), lo cifra utilizando una determinada clave y una vez cifrado lo
Asimétrica envía a B. Recibido el mensaje, B lo descifra utilizando la misma clave que usó A para
cifrarlo.
• Los sistemas criptográficos simétricos más utilizados son los conocidos con los nombres de
DES, TDES y AES.
• Es un algoritmo matemático que transforma cualquier bloque
arbitrario de datos en una nueva serie de caracteres con una
Función Hash longitud fija. Independientemente de la longitud de los datos de
entrada, el valor hash de salida tendrá siempre la misma longitud.
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• Certificados digitales
Los certificados digitales se conocen
como una parte de la información que
se asocia a un mecanismo para
acreditar la validez de un documento
perteneciente a un autor CERTIFICADO
(autenticación), verificar que no ha sido
manipulado ni modificado (integridad),
al igual que impide que el autor niegue
su autoría (no repudio) mediante
validación de la clave pública del autor,
quedando de esta manera vinculado al CLAVE PRIVADA CLAVE PÚBLICA
documento de la firma.
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• Código Seguro de Verificación
(CSV)
Las copias realizadas en soporte papel de
documentos públicos administrativos
emitidos por medios electrónicos y
firmados electrónicamente, pueden tener
la consideración de copias auténticas
siempre que incluyan la impresión de un
código generado electrónicamente u otros
sistemas de verificación que permitan
contrastar su autenticidad, mediante el
acceso a los archivos electrónicos de la
administración pública, órgano o entidad
emisora.
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Representación de la Firma
ASPECTO MANUSCRITA ELECTRÓNICA
Autenticidad Puede ser falsificada No puede ser copiada
Firma independiente del Firma depende del
documento (imagen o contenido del
Integridad escrito en aparatos documento (hash, bits, FIRMA MANUSCRITA
electrónicos). metadatos).
a. Se necesita a. Cualquier ordenador
Grafólogo de un usuario la
No repudio b. Propensa a errores puede validar
en escritura y/o b. Libre de errores –
FIRMA ELECTRÓNICA
verificación. clave pública.
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Marcas de agua digitales
Corresponde a datos
incrustados en documentos
electrónicos tales como
fotografías, películas, audio y
otros contenidos digitales que
constituyen un medio seguro
para certificar el origen,
propiedad y autenticidad de los
activos digitales.
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Dar testimonio de la operación o actividad que reflejan, declarando el
acto o hecho del que es concerniente. Fiabilidad
La capacidad de un documento para asegurar que
Dar testimonio del lugar, estableciendo la competencia del autor.
su contenido es una representación completa,
fidedigna y precisa de las operaciones, las
Dar certeza de estar completo en la forma del documento de archivo, actividades, los hechos que testimonia o se puede
incluyendo información de control de su producción.
establecer; declarar o sostener el acto o hecho del
que es relativo, determinando la competencia del
Mantener su identidad inequívoca, es decir los atributos de contexto y
procedencia que le son propios, como evidencia electrónica de las autor y examinando tanto la completitud en la
transacciones, actividades o hechos a lo largo del tiempo. forma del documento, como el nivel de control
ejercido durante su proceso de producción.
Mediante métodos seguros y verificables.
Los documentos de archivo deberán ser creados:
Por individuos que dispongan de un conocimiento directo de los hechos o
automáticamente por los instrumentos que se usen habitualmente para
realizar las operaciones.
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Unidad 2: Tipos de documentos electrónicos de archivo
En los procedimientos de cada
Integridad Los documentos
permanecer
deben
completos y
entidad deber especificar en
sus políticas y procedimientos
protegidos contra GDE que permitan autorizar
modificaciones y alteraciones adiciones, anotaciones, sus
Entendida como la cualidad de un no autorizadas. responsables y evidencia
(traza).
documento para estar completo y sin
alteraciones, con la cual se asegura que el
contenido y atributos están protegidos a Conservar los metadatos de
contexto que den cuenta de la
Mantener de manera
lo largo del tiempo. naturaleza procedimental,
permanente la relación entre el
jurídica, administrativa y
documento electrónico de
tecnológica (auditoría) que da
archivo y sus metadatos.
origen al documento dándole la
Es uno de los componentes que confiabilidad requerida.
conforman la confianza del documento.
Proporcionar y mantener pistas
de auditoría u otros métodos Conservar los niveles de
Requisitos para la presunción de de seguimiento que restricción de acceso, en caso
demuestren que los de que el contenido de los
integridad de los documentos electrónicos documentos de archivo están documentos sea clasificado o
de archivo: protegidos frente a la reservado, según la Ley 1712
utilización, la modificación y la de 2014.
destrucción no autorizadas.
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Unidad 2: Tipos de documentos electrónicos de archivo
Cada documento deberá contener la información necesaria para
identificar el contexto de las actividades administrativas que lo Disponibilidad
conforman y el vínculo archivístico, existentes entre los documentos
de archivo y el expediente de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retención Documental (TRD). Entendida en un documento electrónico, como la
capacidad actual y futura de que tanto el
La información debe estar disponible para consulta presente y en el documento como sus metadatos asociados puedan
futuro independientemente del sistema que la produjo, su
estructura o medio de registro original. ser consultados, localizados, recuperados,
presentados, interpretados, legibles y por tanto
Mantener el vínculo permanente entre el documento y sus
metadatos. estar en condiciones de uso.
Los documentos electrónicos y la información en ellos contenida,
debe estar disponible en cualquier momento mientras la entidad Requisitos para la presunción de disponibilidad de
está obligada a conservarla, de acuerdo con lo establecido en las
Tablas de Retención Documental (TRD).
los documentos electrónicos de archivo:
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3 Otras Características
Contenido estable Forma documental fija Vínculo archivístico Equivalente Funcional
• El contenido no cambia • Cualidad que asegura • Documentos vinculados • Cuando se requiera que
en el tiempo. que su contenido entre sí, por razones de la información conste
• Cambios autorizados permanece completo y procedencia, proceso, por escrito, ese requisito
conforme a reglas sin alteraciones, a lo trámite o función y por quedará satisfecho con
establecidas, limitadas y largo del tiempo, lo tanto este vínculo un mensaje de datos, si
controladas por la manteniendo la forma debe mantenerse a lo la información que este
entidad, o el original que tuvo largo del tiempo, a contiene es para su
administrador del durante su creación. través de metadatos que posterior consulta.
sistema. reflejen el contenido,
• Al consultar el contexto y la estructura
documento, una misma tanto del documento
pregunta, solicitud o como la agrupación
interacción genere documental a la que
siempre el mismo pertenece (serie,
resultado. subserie o expediente).
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