Código: PCA751
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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CREACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y Fecha: 27/01/2021
CONTROL DE LA INFORMACIÓN
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ÍNDICE
1. OBJETO
2. CAMPO DE APLICACIÓN
3. RESPONSABILIDADES
4. DESARROLLO
5. ARCHIVO
6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
TABLA DE REVISIONES
Revisión Descripción de la modificación Fecha
00 Primera emisión 01/10/2020
Propuesto por Revisado por: Aprobado por:
Firma. Firma: Firma:
Fecha: Fecha: Fecha:
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1. OBJETO
Elaborar un sistema documental para la gestión de la información documentada que afecte al SGC
(Sistema de Gestión de la Calidad) de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
2. CAMPO DE APLICACIÓN
Este procedimiento se aplica a toda la información documentada que conforma el sistema de gestión
de la Calidad. Se aplica tanto si están registrados en soportes de papel, informático o de cualquier
otro que garantice su seguridad o reproducibilidad en xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.
3. RESPONSABILIDADES
Personal
- Proponer/ revisar la Información documentada.
Gerente
- Proponer/aprobar la información documentada.
4. DESARROLLO
4.1. Estructura documental.
La información documentada del sistema de gestión de Calidad de xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx se
define de la siguiente forma:
• Manual de sistema de gestión de Calidad.
• Procesos
• Procedimientos.
• Formatos/Registros.
• Documentos externos.
4.2. Gestión de la información documentada
La información documentada es gestionada por Gerente, responsabilizándose de:
La distribución siempre actualizada de los documentos vigentes.
El registro de las versiones que quedan obsoletas tras las actualizaciones de los documentos.
La información documentada es aprobada por el Gerente.
4.3. Estructura del manual del sistema de gestión de Calidad y los procedimientos.
Los documentos de los manuales tienen la siguiente estructura:
a) DETALLES: Es la parte del documento donde se especifica su nombre, referencias a otros
documentos a partir de los cuales se proponen modificaciones, y responsabilidades en el circuito de
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propuesta de cambio, revisión y aprobación, así como registro de fechas en las que se han realizado
y comentarios sobre los cambios producidos.
Las responsabilidades son:
Propuestas: Las puede realizar cualquier persona de la organización
Revisión: La responsabilidad de la revisión del documento se determina en función de la
responsabilidad que, en el proceso asociado al documento, tiene la persona en cuestión.
Aprobación: la aprobación será realizada por el Gerente.
b) CONTENIDOS:
Manual del sistema:
Se describirá la forma en que xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx adopta los requisitos de la norma de gestión
de calidad, así como las relaciones a los procesos/procedimientos. Tiene la estructura de alto nivel de
ISO9001.
Procedimientos:
1. OBJETO: Describirá el objeto para el que se elabora el procedimiento, siendo breve y
conciso.
2. CAMPO DE APLICACIÓN: Se indicará a los procesos a los que hace referencia el
procedimiento.
3. RESPONSABILIDADES: Citará a los perfiles involucrados en el procedimiento con sus
correspondientes funciones y responsabilidades.
4. DESARROLLO: Detallará de forma secuencial las fases de que conste la ejecución del
procedimiento, indicando las instrucciones necesarias en cada una de ellas, el responsable
de realizarlas, y las herramientas o documentos que sea preciso utilizar. Requisito es que el
procedimiento cumpla con el objeto para el que se ha definido, por tanto, contendrá la
información e instrucciones necesarias para que la función para la que ha sido desarrollado
sea realizada de forma conveniente sin problemas y por todas las personas implicadas.
5. ARCHIVO. Lugar donde se guarda la información documentada.
6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA: Hará referencia clara y concisa a la información
documentada que estén asociada a la ejecución del procedimiento.
4.4 Sistema codificación
Todos los documentos y sus impresos asociados que se elaboran en el
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx dentro del sistema de gestión serán codificados siguiendo
las siguientes pautas:
Sistema de codificación del Manual de Calidad: No hace falta codificarlo al disponer
solamente de un solo manual.
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Rev: Se refiere al número de revisiones realizadas. Así, la primera versión será el “01” y a medida que
vaya siendo revisado y aprobando, se irá incrementando en una unidad el orden correspondiente.
Sistema de codificación de procedimientos y procesos
El código de los documentos está compuesto de cinco partes, siendo su formato, significado y tipo de
codificación el que se expresa a continuación:
Categoría Sistema Capítulo Número Revisión
A BC DE F G
A: Identifica la categoría del documento. Para los procedimientos será la letra "P", y para los procesos
la letra “C”.
BC: Identifica el sistema de gestión al que pertenece el documento:
CA: Sistema de Gestión Calidad.
DE: Identifica el capítulo de la estructura de alto nivel de ISO9001 al que pertenece el
procedimiento/proceso.
F: Indica el número concreto del documento dentro del grupo al que pertenece. Va en orden
ascendente comenzando desde el 1, para cada grupo.
G: Se refiere al número de revisiones realizadas. Así, la primera versión será el “0” y a medida que
vaya siendo revisado y aprobando, se irá incrementando en una unidad el orden correspondiente.
4.5 Sistema de codificación de formatos
El código está compuesto de dos partes, siendo su formato, significado y tipo de codificación el que
se expresa a continuación:
Señalar que todos los formatos comienzan por la letra F.
Código Revisión
F AB. CD E
AB: Hacen referencia al capítulo de la norma ISO 9001 al que está relacionado.
CD: Indica el número de documento concreto dentro del capítulo al que pertenece. Comienza en el 01
y va ascendiendo correlativamente.
E: Se refiere al número de revisiones realizadas. Así, la primera versión será el “0” y a medida que
vaya siendo revisado y aprobando, se irá incrementando en una unidad el orden correspondiente.
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4.6 Modificación de la información documentada.
Circunstancias que justifican la revisión y modificación
La necesidad de revisar será evidente cuando los usuarios del mismo detecten alguna de las
siguientes cuestiones:
- Es muy engorroso y no ayuda a interpretar o realizar de forma correcta la función o tarea que cada
persona debe ejecutar.
- Tiene carencias importantes en la reglamentación o documentación necesaria, y por tanto deja a
criterio del usuario interpretaciones que pueden resultar críticas.
- La evolución de la organización lo está dejando desfasado y por tanto se hace necesaria su
actualización, atendiendo a los objetivos de satisfacer en el servicio o información que tiene que
proporcionar y a los medios disponibles para hacerlo.
4.7 Proceso de modificación, revisión y aprobación.
La persona o departamento que sienta o detecte la necesidad de revisar un documento procederá a
enviar la propuesta de la modificación al Gerente.
El documento revisado será analizado por el gerente que en caso de adecuación a los requisitos de la
norma aplicable procederá a aprobarlo y a la difusión de este.
4.8 Distribución
La distribución de la información documentada necesaria para el correcto funcionamiento del sistema
será responsabilidad del Gerente.
Se prevé la distribución de la información documentada a organizaciones externas donde las copias
tendrán el tratamiento de copias no controladas.
4.9 GESTIÓN DE LOS REGISTROS
Formatos
El control de los formatos generados está recogido en el registro que utiliza el formato F05.14 en
donde se identifican para los:
Formatos: Código, descripción, estado (activo/obsoleto), responsable de su elaboración, la revisión
en la que se encuentra la última versión, así como la fecha en que entró en vigor.
En caso de que se plantee una modificación a alguno de los formatos, esta será formalizada por
usuarios de dicho formato, el cual enviará su propuesta al Gerente, y será quien se encargue de su
actualización en la carpeta de formatos.
5.3.2 Control de los Registros
Como norma general todos los registros son conservados durante un período mínimo de tres años a
no ser que se especifique lo contrario o una norma de obligado cumplimiento nos obligue a
conservarlos durante más tiempo.
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5. ARCHIVO
Explicitado en el punto 4. Desarrollo.
6. DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA
Algunas definiciones para clarificar los diferentes documentos dentro del término Información
documentada.
Documento externo: Entregado por un agente externo a la empresa.
Formato: Diseño predefinido, en papel o en medio electrónico, que nos sirve como medio
para recoger datos o información de la realización de una actividad incluida en un proceso o
procedimiento. Cuando se rellena se convierte en documento o registro de sistema de gestión
de la calidad.
Manual de sistema de gestión Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de
una organización y en nuestro caso es un reflejo de ISO9001.
Procedimiento: Documento que especifica o detalla una parte/todo de un proceso.
Proceso: Un conjunto de actividades interrelacionadas que convierten entradas en salidas (o
resultado), es decir, que están orientadas a obtener un determinado resultado. Indica en qué
orden deben realizarse las actividades o tareas, quién es el responsable de hacerlas, cuándo
se deben hacer y cómo se documentan, así como quién y cómo va a evaluar el resultado
obtenido.
PROCEDIMIENTOS
FORMATOS
F05.14
