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Informe
Inventario Documental
Joselin Sith Hernandez Ardila
Alexander Rodriguez Perez
Sena
06/10/2024
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Informe inventario documental
El Inventario Documental es una herramienta archivística que describe la relación
sistemática y detallada de las unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la
organización de las series documentales y que el artículo 26 de la Ley 594 de 2000, obliga a las
entidades de la Administración Pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan
en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus
diferentes fases.
Es una herramienta archivística que describe la relación sistemática y detallada de las
unidades documentales existentes en los archivos, siguiendo la organización de las series
documentales. Tiene como objetivo facilitar el control, la consulta y el acceso a los documentos,
obliga a las entidades a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus
funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la
documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la
entidad que produjo o produce los documentos.
3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o
unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.
4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que
produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.
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5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias
Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión
de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación
6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el
total de hojas del inventario.
7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y
transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos
correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes día). En NT se anotará el
número de la transferencia.
8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a
cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.
9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas
productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.
10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre
asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión
y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades
de conservación. En los inventarios individuales, el
asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.
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11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad
descrita. (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo:
1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la documentación no tenga
fecha se anotará s.f.
12. UNIDAD DE CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de conservación diferentes
escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.
13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada
unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel:
Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.
15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un
índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles
y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta
columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.
16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las
columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error
en la numeración y / o repetición del número consecutivo en diferentes documentos. Para los
expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos,
resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del
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cual se hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de
unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego,
el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos
legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para
la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la
información. A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de
páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de
la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico
(ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).
17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
