EMPRENDIMIENTO DE BASE TECNOLÓGICA
Entrega 1, Semana 3
Integrantes:
Gustavo Adolfo Rodríguez González
Sebastián Gamez Hincapié
Jonnier Alberto Rodríguez Campo
María Alejandra Martínez Munera
Yonatan González Serrano
Politécnico Grancolombiano
Colombia, 2024
Tabla de Contenido
Objetivos .................................................................................................................................3
Objetivo General .............................................................................................................3
Objetivo Principal............................................................................................................3
Objetivos Específicos ......................................................................................................3
Definición de la Temática........................................................................................................4
Planteamiento Problema .................................................................................................4
Planteamiento Solución...................................................................................................5
Conclusión.......................................................................................................................5
Entrevistas.......................................................................................................................6
Mapas de Empatía...................................................................................................................14
Lienzo Propuesta Valor.......................................................................................................... 19
Lienzo Modelo de Negocio.....................................................................................................20
OBJETIVOS
Objetivo General
Creación de un emprendimiento de base tecnológica que dé solución a una problemática del
mercado colombiano, aplicando los recursos vistos en el módulo.
Objetivos Específicos
1. Identificación de la problemática a trabajar.
2. Planteamiento de la solución.
Objetivo Principal
Reducir los tiempos de espera y mejorar la experiencia del usuario en la entrega de
medicamentos en las EPS de Colombia, implementando un módulo de gestión eficiente y
automatizado que permita una descongestión sostenible de este servicio fundamental en el
sistema de salud.
DEFINICIÓN DE LA TEMÁTICA
La temática seleccionada para el desarrollo de este proyecto de emprendimiento tecnológico
fue: entrega y autorización de medicamentos en los consultorios de medicina general (EPS).
La congestión en la entrega de medicamentos en las EPS (Entidades Promotoras de Salud) de
Colombia es un problema recurrente que afecta tanto a los usuarios como a la eficiencia del
sistema de salud. Los pacientes, especialmente aquellos con enfermedades crónicas o que
requieren tratamientos continuos, suelen enfrentar largos tiempos de espera, trámites
burocráticos y falta de disponibilidad de medicamentos en las farmacias. Esto genera
insatisfacción, incumplimiento en los tratamientos y sobrecarga en las EPS.
Tomando como base uno de los sectores que más problemáticas presenta en nuestro país,
hemos encontrado una idea de negocio que va más allá de ofrecer al sector seleccionado una
alternativa para descongestionar las EPS en la parte de droguerías, también se pretender ofrecer
a los usuarios la facilidad, rapidez y entrega oportuna de sus medicamentos.
Planteamiento del problema
Actualmente, las EPS enfrentan desafíos significativos en la distribución y entrega de
medicamentos debido a varios factores:
1. Altos volúmenes de usuarios: Las EPS deben atender a grandes cantidades de
personas, lo que genera colas largas y demoras en la dispensación de medicamentos.
2. Falta de digitalización: Muchos de los procesos de solicitud, autorización y entrega de
medicamentos aún se realizan de manera manual o semiautomatizada, lo que ralentiza
el servicio.
3. Baja disponibilidad de stock: La falta de gestión eficiente del inventario lleva a la
escasez de ciertos medicamentos, generando que los pacientes deban regresar varias
veces para obtener su tratamiento.
4. Falta de comunicación y seguimiento: Los pacientes muchas veces no reciben
notificaciones en tiempo real sobre la disponibilidad de sus medicamentos o el estado
de sus solicitudes.
Propuesta de solución
El proyecto propone el desarrollo de un módulo de gestión y descongestión de entregas de
medicamentos que permita a las EPS optimizar este proceso a través de:
1. Sistema de solicitud en línea: Una plataforma web o aplicación móvil donde los
usuarios puedan solicitar sus medicamentos de forma remota y recibir confirmaciones
de disponibilidad antes de ir a retirarlos. Esto ayudaría a reducir la cantidad de personas
en las farmacias físicas.
2. Programación de citas para recogida: Permitirá a los usuarios reservar una franja
horaria para la recogida de sus medicamentos, evitando aglomeraciones y distribuyendo
mejor el flujo de pacientes.
3. Notificaciones automáticas: Implementación de un sistema de notificaciones por SMS
o correo electrónico para informar al usuario sobre el estado de su solicitud y cuándo
su medicamento está listo para ser recogido.
4. Gestión de inventarios: El módulo debería estar integrado a un sistema de gestión de
inventarios en tiempo real para que las EPS puedan prever faltantes y programar el
reabastecimiento, reduciendo las interrupciones en el suministro.
5. Evaluación de impacto: Mediante reportes de seguimiento, el sistema podría evaluar
la eficiencia de los tiempos de entrega y la satisfacción del usuario, lo que permitiría
hacer mejoras continuas.
Conclusión
La implementación de un módulo de gestión y descongestión para el proceso de autorización
y entrega de medicamentos, manteniendo el objetivo de aumentar la eficiencia en el flujo de
pacientes y mejorar los ingresos en centros médicos de medicina general.
Entrevista 1
1. ¿Cuáles son sus principales preocupaciones con respecto a la atención rápida y
efectiva de sus pacientes?
Me preocupa la demora en la autorización de medicamentos, ya que afecta la
satisfacción del paciente y el flujo de atención diaria.
2. ¿Cómo le gustaría mejorar la experiencia de sus pacientes al recibir y autorizar
medicamentos?
Me gustaría automatizar la autorización para que los pacientes reciban sus
medicamentos rápidamente sin demoras innecesarias.
3. ¿Qué parte del proceso de autorización y entrega de medicamentos considera que
es la más problemática?
La comunicación entre el centro médico y las eps suele ser la parte más lenta y
problemática del proceso.
4. ¿Cuáles son los obstáculos más comunes que enfrenta su equipo en la autorización
de medicamentos?
La burocracia y la falta de integración entre sistemas digitales son los mayores
obstáculos que enfrenta mi equipo.
5. ¿Qué resultados espera obtener al mejorar este proceso, tanto en términos de
satisfacción del paciente como en el flujo de pacientes e ingresos?
Espero reducir los tiempos de espera, aumentar la satisfacción de los pacientes y elevar
el número de pacientes atendidos por día, lo cual incrementará los ingresos.
Entrevista 2
1. ¿Cómo describiría la experiencia actual de sus pacientes en el proceso de
autorización y entrega de medicamentos?
Muchos encuentran el proceso lento y burocrático, lo cual genera frustración,
especialmente cuando requieren el medicamento con urgencia.
2. ¿Qué es lo que más valora el paciente en este proceso, según su percepción?
Principalmente la rapidez y la simplicidad en la entrega de los medicamentos, así como
el hecho de poder resolver todo en una única visita sin trámites adicionales.
3. ¿Qué tipo de comentarios o quejas suele recibir de los pacientes sobre la rapidez
del servicio?
Quejas sobre demoras excesivas en la autorización, especialmente cuando involucra
terceros, como las eps. Los pacientes sienten que pierden tiempo esperando.
4. ¿Cree que el proceso actual influye en la decisión del paciente de regresar a su
centro médico?
Sí, la lentitud en este proceso desmotiva a los pacientes a regresar, especialmente si
encuentran una alternativa más rápida en otro centro médico.
5. ¿Cómo calificaría la satisfacción del paciente en el aspecto de entrega de
medicamentos?
Aunque algunos pacientes entienden los retrasos, la mayoría preferiría un proceso más
ágil y con menos complicaciones.
Entrevista 3
1. ¿Qué parte del proceso de autorización y entrega de medicamentos considera que
es la más problemática?
La coordinación con las eps para la autorización de medicamentos es la parte más
problemática, debido a la burocracia y la falta de un sistema digital integrado.
2. ¿Cuáles son los obstáculos más comunes que enfrenta su equipo en la autorización
de medicamentos?
Estos incluyen la falta de comunicación directa con las eps, los tiempos de respuesta
prolongados y la falta de un sistema centralizado de gestión de autorizaciones.
3. ¿Qué cambios estructurales le gustaría implementar para mejorar este proceso?
Automatizar pasos repetitivos y mejorar la formación del personal en el uso de
herramientas tecnológicas.
4. ¿Existe algún paso en el proceso que considera redundante o que podría ser
automatizado?
La revisión manual de autorizaciones y la doble verificación de información son pasos
redundantes que podrían automatizarse para ganar tiempo.
5. ¿Cómo le gustaría que funcionara el proceso idealmente?
Idealmente, el proceso sería automatizado, permitiendo autorizaciones instantáneas y
una entrega eficiente, sin pasos manuales innecesarios.
Entrevista Clínica de Marly 4: Impacto Financiero del Proceso de Entrega de
Medicamentos
1. ¿Cuánto impacta el proceso de autorización y entrega de medicamentos en los
ingresos del centro?
Nos afecta bastante. Cada paciente que decide ir a otro lugar por los medicamentos
representa una pérdida potencial.
2. ¿Cree que mejorar este proceso podría atraer a más pacientes?
Absolutamente. La rapidez en la entrega de medicamentos podría ser un gran
diferenciador en el servicio que ofrecemos.
3. ¿Qué costos adicionales considera que se generan por la falta de eficiencia en el
proceso actual?
Los retrasos generan costos adicionales en términos de personal, ya que algunos
empleados tienen que dedicar más tiempo al seguimiento y la comunicación.
4. ¿Estaría dispuesto a invertir en una solución que reduzca el tiempo de
autorización y entrega de medicamentos?
Sí, siempre y cuando el retorno de la inversión sea claro y rápido.
5. ¿Cuál sería el aumento ideal en el ingreso por paciente si se mejorara el proceso?
Me gustaría ver un aumento del 10-20% en ingresos por paciente. Si podemos procesar
más rápido, podremos atender a más pacientes.
Entrevista Universidad de La Sabana 5: Rol del Personal en la Eficiencia del Proceso
1. ¿Cómo describiría el rol de su personal en el proceso de autorización y entrega de
medicamentos?
Son fundamentales. Ellos manejan todo el papeleo y la comunicación con las EPS y
los pacientes, pero se sienten sobrecargados a veces.
2. ¿Qué tan capacitado está el personal para manejar los desafíos en este proceso?
Están capacitados, pero creo que necesitarían apoyo extra para manejar un flujo de
trabajo más ágil.
3. ¿Qué cambios en el equipo o en sus funciones podrían mejorar la eficiencia del
proceso?
Reducir la carga de trámites sería ideal, o implementar algún sistema que automatice
parte de ese trabajo.
4. ¿Hay alguna tarea que el personal considere especialmente tediosa o ineficiente?
Sí, hacer seguimiento a las autorizaciones y lidiar con las EPS es un proceso largo y
tedioso.
5. ¿Cómo responde el personal a los problemas que surgen en la autorización y
entrega de medicamentos?
Hacen lo mejor que pueden, pero se frustran cuando los tiempos de espera son
demasiado largos y los pacientes se molestan.
Entrevista Centro médico profesional 6: Enfoque en la Comunicación con el Paciente
1. ¿Qué tan informado considera que está el paciente sobre el proceso de
autorización de medicamentos?
Creo que no siempre están bien informados. Aunque intentamos explicarles, muchos
pacientes no comprenden por qué el proceso de autorización toma tiempo. Piensan que
es algo que debería ser inmediato, y no entienden que depende en gran parte de las EPS
y las autorizaciones.
2. ¿Cómo maneja el centro la comunicación cuando hay demoras en la entrega de
medicamentos?
Generalmente, tratamos de ser transparentes y les decimos que el retraso se debe a los
tiempos de respuesta de las EPS. A veces el personal hace llamadas de seguimiento y
notifica a los pacientes, pero esto puede ser una carga adicional para el equipo.
3. ¿Reciben preguntas frecuentes de los pacientes sobre el tiempo de espera?
Sí, todos los días. La mayoría de los pacientes quieren saber cuánto tiempo va a tardar,
y muchos se sienten frustrados si no tenemos una respuesta concreta. Nos piden
estimaciones y, lamentablemente, a veces no tenemos una respuesta exacta.
4. ¿Cree que mejorar la comunicación con el paciente podría reducir su frustración
en caso de demoras?
Definitivamente. Si los pacientes supieran exactamente cuál es el proceso y por qué
puede tardar, creo que serían más comprensivos. Incluso algo tan simple como recibir
una actualización periódica podría ayudar a que se sientan más tranquilos.
5. ¿Cómo podría facilitarse la comunicación con los pacientes para mantenerlos
informados sobre el estado de sus autorizaciones?
Una solución que nos permita enviar actualizaciones automáticas o notificaciones a los
pacientes sería excelente. Si pudiéramos informarles sobre el estado de su autorización
en tiempo real, sin que tengan que llamarnos o venir al centro, sería una gran mejora
tanto para ellos como para nosotros.
Entrevista Nueva Eps: Enfoque en la Tecnología y Soluciones Digitales
1. ¿Actualmente utilizan alguna tecnología para facilitar la autorización y entrega
de medicamentos?
Sí, en la actualidad disponemos de un sistema de administración interna que facilita el
proceso de autorizaciones para medicamentos. No obstante, este sistema presenta
restricciones en lo que respecta a la automatización y visibilidad para los pacientes.
La mayor parte de los procedimientos se realizan manualmente o exigen que el equipo
utilice diversas plataformas para gestionar las peticiones, lo que podría obstaculizar la
autorización y la entrega.
2. ¿Cuán receptivo es su equipo hacia la implementación de nuevas herramientas
digitales?
Nuestro equipo es altamente sensible a la tecnología y comprende la importancia de
optimizar los procesos mediante instrumentos digitales. A pesar de que existe una curva
de aprendizaje implicada, nuestro equipo está preparado para asumir nuevas
alternativas que mejoren su trabajo y optimicen la experiencia del paciente. Además,
continuamos formando a nuestro equipo para que esté al tanto de los sistemas digitales
y pueda utilizarlos de forma eficaz.
3. ¿Cómo reaccionan sus pacientes a la tecnología en el proceso de autorización y
entrega?
La respuesta de los pacientes frente a la tecnología varía. Algunos individuos, en
particular los más jóvenes, valoran la comodidad de los sistemas digitales y optan por
realizar seguimientos en línea. No obstante, otros pacientes, especialmente aquellos de
edad avanzada, pueden experimentar menos comodidad con las herramientas digitales
y optan por interacciones en persona o por medio de teléfonos. Por esta razón,
aspiramos a mantener un equilibrio entre la digitalización de procedimientos y el
cuidado individualizado.
4. ¿Qué tipo de tecnología cree que sería útil para reducir el tiempo de espera en este
proceso?
Creo que una plataforma de administración autónoma para los pacientes, disponible
mediante una aplicación o un portal en línea, resultaría sumamente beneficioso. Esta
plataforma habilitaría a los pacientes para comprobar la situación de sus autorizaciones
y obtener alertas automáticas sobre progresos o retrasos. Además, un sistema
automático de administración en el backend que mejore las aprobaciones internas
podría agilizar el tiempo de respuesta, disminuyendo la carga de trabajo manual y el
período de espera.
5. ¿Ha considerado alguna herramienta o software que pueda agilizar estos
procedimientos?
Claro, hemos investigado varias alternativas de software para la administración de
autorizaciones médicas y farmacias. Instrumentos que fusionen la petición,
autorización y dispensación de medicamentos en un único sistema nos proporcionarían
una visión integral del procedimiento, favoreciendo una reacción más ágil y eficaz.
Además, estamos evaluando programas con inteligencia artificial.
Entrevista - Coomeva EPS: Evaluación del Proceso de Trabajo con Proveedores
1. ¿Cómo es el proceso de comunicación y coordinación con los proveedores de
medicamentos?
La comunicación y coordinación con los proveedores de medicamentos se lleva a
cabo de manera normal, sin embargo, en ocasiones puede verse impactada por la falta
de actualización en los inventarios o retrasos en la logística. Principalmente nos
comunicamos a través del correo electrónico y las llamadas telefónicas, sin embargo,
estos medios no siempre facilitan una actualización en tiempo real, lo que podría
impactar la disponibilidad de ciertos fármacos en los plazos previstos.
2. ¿Cree que mejorar esta relación podría optimizar la entrega de medicamentos a
los pacientes?
Sí, sería muy provechoso reforzar la relación y establecer vías de comunicación más
directas y ágiles con los proveedores. Esto posibilitaría anticipar problemas de
disponibilidad y organizar entregas con más exactitud, reduciendo de esta manera el
efecto en los pacientes. Además, una cooperación más estrecha nos facilitaría la
formación de convenios que den prioridad a la distribución de fármacos esenciales.
3. ¿Qué tan satisfecho está con los tiempos de entrega que maneja actualmente con
los proveedores?
Los plazos de entrega actuales son efectivos, aunque podrían ser optimizados. En
circunstancias donde los plazos de entrega se prolongan debido a imprevistos o
dificultades logísticas, finalmente es el paciente el que se ve perjudicado. Así pues,
mantenemos una comunicación constante con los proveedores para disminuir los
tiempos de respuesta y administrar de manera más eficiente las excepciones.
4. ¿Qué tan rápido puede reaccionar su equipo cuando un medicamento no está
disponible?
Nuestro equipo actúa con rapidez si no hay un fármaco disponible. Cuando
identificamos una escasez de stock, investigamos opciones terapéuticas o nos
comunicamos con otros proveedores que puedan sustituir el fármaco requerido. No
obstante, este procedimiento puede prolongarse y causar dificultades al paciente. Nos
empeñamos en acelerar estas soluciones, pero la ausencia de un sistema unificado
ocasiona que, en ocasiones, las respuestas no sean instantáneas.
5. ¿Considera que un sistema integrado con proveedores ayudaría a reducir
demoras?
Sin duda. Un sistema integrado que nos vincula directamente con el inventario y la
situación de stock de nuestros proveedores facilitaría el proceso de petición y
distribución. Esto disminuiría los retrasos, dado que podríamos administrar el
inventario de forma anticipada y hacer pedidos antes de que un fármaco se agote.
Además, un sistema de esta naturaleza proporcionaría a nuestro equipo visibilidad en
tiempo real, previniendo imprevistos y facilitando una planificación más eficiente.
Entrevista - Compensar EPS: Enfoque en el Entorno y Competencia
1. ¿Cómo se compara el proceso de autorización y entrega de medicamentos de
su centro con el de sus competidores?
En Compensar EPS, nuestro procedimiento de autorización y distribución de
medicamentos aspira a ser eficaz y centrado en el paciente, aunque admitimos que
algunos competidores han instalado sistemas más atractivos que disminuyen el
tiempo de espera. Nuestra aspiración es progresar constantemente, y estamos
investigando alternativas para perfeccionar nuestros procedimientos para
ajustarnos a las mejores prácticas de la industria.
2. ¿Qué factores externos influyen en el tiempo de entrega de los medicamentos?
Diversos elementos externos influyen en el tiempo de distribución de los
medicamentos, tales como la disponibilidad de stock de los proveedores, demoras
en la logística de distribución y exigencias de autorización adicionales para algunos
fármacos de elevado costo. Además, las normativas sanitarias y los plazos de
aprobación inciden en la rapidez del procedimiento. Estos elementos pueden influir
en la velocidad con la que podemos proporcionar los fármacos a nuestros pacientes.
3. ¿Cree que sus pacientes comparan el servicio de su centro con el de otras
clínicas?
Claro, los pacientes suelen cotejar los servicios de Compensar EPS con los de otras
EPS, especialmente en situaciones críticas como la autorización y distribución de
medicamentos. La velocidad y sencillez de estos procedimientos son elementos que
los pacientes generalmente valoran al evaluar su satisfacción con el servicio.
4. ¿Ha notado alguna tendencia en el sector que esté acelerando este proceso en
otros centros médicos?
Claro, una tendencia ascendente es la adopción de plataformas digitales que
habilitan a los pacientes para monitorear sus autorizaciones en tiempo real y recibir
alertas automáticas. Además, ciertos centros están poniendo en marcha sistemas de
automatización e inteligencia artificial para dar prioridad a las autorizaciones y
administrar el inventario de forma anticipada, disminuyendo de esta manera los
periodos de espera.
5. ¿Qué mejoras competitivas le gustaría implementar en su centro?
Queremos establecer una plataforma digital que permita a los pacientes monitorear
sus autorizaciones y obtener actualizaciones en tiempo real. Además, un sistema de
automatización que conecta el inventario con los proveedores y posibilita la
priorización de las solicitudes de beneficios representaría un enorme para mejorar
el proceso de envío. Además, estamos considerando la opción de incorporar
inteligencia artificial para anticipar la demanda de determinados fármacos y
administrar el inventario de manera más eficaz.
Entrevista - Colsubsidio EPS: Exploración de Expectativas de Resultados
1. ¿Cuáles son los resultados ideales que le gustaría ver en el flujo de
pacientes tras mejorar el proceso de entrega de medicamentos?
Nos gustaría observar una disminución notable en los periodos de espera y en
las visitas recurrentes al centro debido a dificultades en la distribución de
fármacos. Es preferible que el procedimiento sea lo suficientemente rápido
para que los pacientes obtengan sus fármacos sin retrasos superfluos y con
absoluta claridad en cada fase. Deseamos un proceso donde cada paciente
pueda recibir su tratamiento de forma ágil y eficaz.
2. ¿Qué impacto espera que tenga esta mejora en la percepción de los
pacientes sobre su centro médico?
Deseo que los pacientes vean a Colsubsidio EPS como una organización
dedicada a su bienestar y con elevados criterios de calidad en la atención
médica. Optimizar el proceso de distribución de medicamentos no solo
disminuiría su frustración, sino que también fortalecería su seguridad en
nuestros servicios, creando una imagen positiva de eficacia.
3. ¿Cómo planea medir el éxito de cualquier cambio implementado en este
proceso?
Evaluaremos el éxito mediante indicadores tales como la disminución en los
periodos de espera, la reducción en las reclamaciones vinculadas a la
distribución de medicamentos y el incremento en la satisfacción del paciente en
sondeos de opinión. Además, supervisaremos en tiempo real el cumplimiento
de cada fase del proceso, y evaluaremos de manera periódica los informes de
eficacia en la administración de inventarios y autorizaciones.
4. ¿Cuáles serían sus prioridades principales para agilizar este
procedimiento?
Nuestras principales metas son instaurar un sistema automatizado que
simplifique la autorización de medicamentos, mejore la comunicación con los
proveedores para garantizar la disponibilidad del inventario, y establezca vías
de alerta proactiva para que los pacientes estén informados de cuándo sus
fármacos están preparados para ser recogidos. Además, es crucial formar el
equipo en la utilización de estas nuevas herramientas y en el servicio al cliente
para asegurar que puedan proporcionar una experiencia fluida y positiva.
5. ¿Qué otras áreas del centro médico se verían beneficiadas por una mejora
en este proceso?
Una optimización en el procedimiento de distribución de fármacos beneficiarios
a diversas áreas. Por ejemplo, disminuiría la carga laboral en el sector de
servicio al cliente al reducir el número de consultas y reclamaciones vinculadas
a los periodos de espera. Además, incrementaría la eficacia en el sector
farmacéutico, facilitándoles administrar el inventario y el proceso de entrega
con más exactitud. Además, mejoraría la comunicación entre departamentos, lo
que repercutiría positivamente en todo el flujo de operaciones del centro de
salud.
MAPAS DE EMPATIA
Entrevista - Colsubsidio EPS
Entrevista - Nueva EPS
Entrevista - Coomeva EPS
Entrevista - Compensar EPS
Entrevista – Centro médico profesional
Entrevista – Centro de Marly
Entrevista – universidad de la sabana EPS
Entrevista 1
Entrevista 2
Entrevista 3
LIENZO DE LA PROPUESTA DE VALOR
Nuestra propuesta de valor se centra en proporcionar una plataforma digital integral que
simplifica la gestión de autorizaciones, permite un seguimiento en tiempo real de la entrega
de medicamentos, y ofrece atención personalizada a través de canales de comunicación
directos. Nuestro enfoque está en reducir los tiempos de espera y errores administrativos,
para que los pacientes se sientan valorados y confiados en que su salud es una prioridad.
Esta propuesta de valor se dirige en aliviar los dolores de los pacientes y satisfacer sus deseos
y necesidades, proporcionando soluciones concretas que mejoran su experiencia con la EPS.
LIENZO MODELO DE NEGOCIO
En este modelo de negocio se propone una plataforma digital innovadora que optimiza
el proceso de entrega y autorización de medicamentos en Colombia, enfocándose en
mejorar la experiencia del paciente y la eficiencia de las EPS y clínicas. Al integrar
seguimiento en tiempo real y comunicación directa, busca reducir tiempos de espera
y garantizar la disponibilidad de tratamientos, beneficiando tanto a pacientes con
enfermedades crónicas como a farmacias y a instituciones de salud. Con un enfoque
hacia la colaboración y la sostenibilidad, este modelo aspira a transformar el acceso
a medicamentos en el sector salud.
