Aplicaciones Ofimá cas – Tema 1

Tema 1.- Instalación de aplicaciones ofimá cas

La repercusión de la informática en todos los aspectos de nuestra sociedad es
tan grande que a veces nos preguntamos cómo podíamos vivir antes sin ella; sin
embargo, lo cierto es que hasta hace poco más de cincuenta años los ordenadores
eran máquinas desconocidas, muy costosas, que ocupaban una sala entera y
requerían varios operarios para funcionar.

No resulta extraño que en estas condiciones la informática se reservara para usos

muy concretos, habitualmente militares. En la década de los ochenta, sin embargo,
llegó la revolución del ordenador personal: ya era posible disponer de ordenadores
en la oficina e incluso en el hogar. Las posibilidades se multiplicaban, y no tardaron
en aparecer las primeras aplicaciones de oficina.

La palabra informática sugiere el tratamiento automático de la información a

través de ordenadores. El término ofimática, creado a partir de oficina e
informática, se refiere al uso de la informática para facilitar las tareas habituales que
surgen en la empresa.

Las aplicaciones de oficina se centraron inicialmente en la mecanografía, la

gestión de archivos y el cálculo numérico. Según mejoraban las prestaciones de los
ordenadores, fueron surgiendo nuevos programas, como los gestores de bases de
datos o las aplicaciones de creación de presentaciones multimedia.

1.1. Tipos de aplicaciones ofimáticas

Las tareas de oficina son tan variadas que resulta difícil establecer una
clasificación exhaustiva de las aplicaciones desarrolladas para facilitarlas. Por este
motivo, nos ceñiremos a los tipos de programas más utilizados, y repasaremos cómo
han contribuido a cambiar nuestra forma de trabajo.

1.1.1. Procesadores de texto

Sin duda es el tipo de aplicación ofimática más popular. Las tradicionales
máquinas de escribir cayeron en desuso ante aplicaciones informáticas capaces de
almacenar textos que podían modificarse e imprimirse repetidas veces. Cartas,
informes, nóminas, etc. Las posibilidades parecían ilimitadas y trascendieron el mundo
empresarial para convertirse en imprescindibles también en el hogar. Al incorporarse
además herramientas de formato o de revisión ortográfica, los procesadores de texto
(Fig. 1.1) se convirtieron en potentes herramientas que justificaban por sí mismas la
adquisición de un ordenador.

Figura 1.1.

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1.1.2. Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo (Fig. 1.2) reproducen nuestra mecánica habitual de trabajo
con números: utilizamos tablas que representan distintos conceptos en las filas y en las
columnas, y calculamos después valores en cada intersección usando fórmulas
matemáticas. Desde principios de la década de los ochenta esta tarea se asignó a los
ordenadores: la versatilidad de las hojas de cálculo se ha visto aumentada por la
inclusión de funcionalidades adicionales, como la generación automática de gráficos a
partir de los datos incluidos en las tablas. Las empresas utilizan las hojas de cálculo
para preparar presupuestos o facturas. Si la empresa es pequeña, las hojas de cálculo
bastan para llevar la contabilidad, un uso habitual también en el hogar.

Figura 1.2

1.1.3. Gestores de bases de datos

La informática cambió radicalmente los soportes de información en la empresa:
voluminosos archivos llenos de carpetas dejaron paso a sus equivalentes virtuales. Sin
embargo, a pesar de los avances, seguía siendo complicado estructurar los datos en los
archivos y acceder a su contenido de forma automática. Las bases de datos dan
respuesta a este problema almacenando de forma estructurada toda la información
relativa a la empresa: datos de nuestros empleados, cartera de clientes, inventario de
material, etc. Pese a la gran complejidad de los gestores de bases de datos
profesionales (Fig. 1.3), con el tiempo surgieron versiones ofimáticas capaces de dar
soporte a pequeñas o medianas empresas.

Figura 1.3.

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1.1.4. Editores de imagen y vídeo.

A día de hoy, el manejo de imágenes y vídeos resulta decisivo para el éxito y la
presencia de una empresa. Logotipos, imagen corporativa, vídeos promocionales… La
aparición de Internet motivó nuevas necesidades en este sentido: la empresa debía
estar presente a través de páginas web y redes sociales, y ofrecer un contenido
multimedia atractivo para el cliente. Inicialmente, el aspecto audiovisual quedaba
exclusivamente en manos de especialistas dotados de costosos equipos; hoy día, sin
embargo, cualquier usuario puede realizar edición de imagen y vídeo (Fig. 1.4) con
relativa facilidad a través de aplicaciones ofimáticas.

Figura 1.4.

1.1.5. Programa de presentación

Este tipo de programas permite realizar vistosas presentaciones audiovisuales,
habitualmente mostradas después mediante un proyector de vídeo. Su uso en la
empresa está muy extendido en todo tipo de exposiciones o reuniones, tanto internas
como con clientes. Los programas de presentación (Fig. 1.5) aparecieron más tarde que
el resto de las aplicaciones: hasta bien entrada la década de los noventa se seguían
utilizando retroproyectores de transparencias, debido al alto coste de los proyectores
electrónicos de imagen o vídeo.

Figura 1.5.

1.1.6. Gestores de agenda y correo electrónico

Desde la aparición de Internet, la herramienta fundamental de muchos usuarios
es su gestor electrónico de correo y agenda (Fig. 1.6): todos sus contactos tienen cabida
en la libreta de direcciones, organizada en grupos. Las cuentas de correo nos permiten
comunicarnos e intercambiar documentación de forma inmediata con empleados,
clientes, organismos públicos y privados… Algunos gestores de correo incluyen también
la posibilidad de mantener conversaciones de voz o videoconferencias a través de
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Internet. La agenda electrónica organiza nuestras tareas, nos avisa de los plazos y es
capaz incluso de programar reuniones. El trabajador optimiza su tiempo con esta
aplicación, al reducir esperas en el envío y la recepción de documentación y al minimizar
los desplazamientos.

Figura 1.6.

Ac vidades:
1. ¿A qué edad tuviste tu primer contacto con la informática? ¿Cuál fue la
primera aplicación que utilizaste? ¿Y la primera aplicación ofimática?
2. Haz una tabla con los distintos tipos de aplicaciones ofimáticas e indica
cuáles de ellas crees que serían útiles en el entorno escolar.

1.2. Licencias software

Cuando iniciamos el proceso de instalación de un programa, uno de los
primeros pasos es siempre la aceptación de la licencia: una ventana nos muestra
un texto legal y se nos exige aceptar dicha licencia para poder continuar. Si la
licencia no se acepta, el programa no puede instalarse. La mayoría de los usuarios
no presta atención a este apartado y se limita a hacer clic en Aceptar sin leer el
contenido. Como futuro profesional de la informática, consideramos fundamental
que conozcas las implicaciones de los distintos tipos de licencia y te familiarices con
la (a veces confusa) terminología que los rodea.

La licencia so ware es el contrato que suscribe el desarrollador de un programa con el usuario

que lo quiere u lizar. Este contrato regula lo que el usuario puede hacer con el programa, pero
también lo que puede exigir al desarrollador (como, por ejemplo, responsabilidad ante posibles
fallos).

A. Software propietario y software libre

Existen muchísimos tipos de licencias software, pero podemos dividirlas en
dos grandes grupos: propietarias y libres.

En el software propietario, privativo o no libre, el desarrollador establece a

través de la licencia sus propios términos de uso del programa. Habitualmente se
prohíbe la distribución del mismo y el acceso a su código fuente, pero estas licencias
pueden impedir además su uso para un determinado fin o incluso limitar el número
de veces que el usuario puede instalar el programa.

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La licencia más habitual es el Contrato de Licencia de Usuario Final (CLUF,

o EULA en inglés). Mediante la aceptación de este contrato el usuario no adquiere
realmente el producto, sino que recibe permiso para utilizarlo bajo unas
determinadas condiciones.

El concepto de software libre surgió en la década de los ochenta y su

principal exponente fue el proyecto GNU, liderado por Richard Stallman, cuyo
objetivo era desarrollar un sistema operativo completamente libre. Actualmente, la
Fundación de Software Libre (FSF) es el organismo más activo en la defensa y
promoción de esta idea.

El software libre es aquel que nos garantiza como usuarios la posibilidad de

realizar cuatro acciones sin restricción alguna:
a) Utilizar el programa en cualquier contexto.
b) Compartir copias del programa con otros usuarios.
c) Acceder al código fuente, y poder mejorarlo o modificarlo para que el
programa se comporte de acuerdo con nuestras necesidades.
d) Compartir ese programa modificado o mejorado con otros usuarios.

Una de las mayores ventajas del software libre es que programadores de todo
el mundo pueden contribuir (en muchos casos de forma desinteresada) a mejorar o
depurar los programas, lo que logra un producto muy robusto.
A partir de la década de los noventa, algunos desarrolladores empezaron a
utilizar el término software de código abierto (open source), que en la práctica
implica lo mismo que el software libre. La diferencia entre ambas corrientes está en
la motivación: mientras que el software libre incide en el concepto de libertad del
usuario, el código abierto se centra en las ventajas de la metodología de trabajo
colaborativo en el desarrollo de software.

Actividades:
3. ¿Cuáles son los dos últimos programas que has instalado en tu ordenador?
Averigua su tipo de licencia.
4. Si desarrollaras un programa, ¿con qué tipo de licencia te gustaría registrarlo?
Discútelo con tus compañeros.
5. ¿Crees que se puede establecer un paralelismo entre software libre y
Wikipedia? Si fuese así, ¿cuál sería la alternativa propietaria? ¿Qué opción te
parece más fiable?

B. Copyright, dominio público y copyleft

Todas las creaciones artísticas y científicas están sujetas a derechos de
autor, y los programas informáticos no son una excepción. El copyright
(literalmente ‘derecho a copia’) regula los permisos de uso de la obra en el
mundo anglosajón; en España existe la Ley de Propiedad Intelectual, pero se
utiliza también el símbolo del copyright.
Cuando una obra no es registrada o cuando sus derechos de autor
prescriben, la creación pasa a ser considerada de dominio público y cualquier
persona puede utilizarla sin importar el fin.
El problema del software libre en este contexto es el siguiente: el
desarrollador podría ofrecer su creación como software de dominio público,
pero entonces otro usuario podría acceder a su código fuente y utilizarlo para
crear un software propietario, y se lucraría a su costa.

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A las licencias que ofrecen el software libremente a pesar de este riesgo

se les llama licencias permisivas. Otras prefieren prevenirlo, y para lograrlo
ofrecen software libre con copyleft. Este método consiste en registrar el
programa con copyright, pero utilizar los derechos de autor para imponer una
única condición: cualquier desarrollador que utilice el código de la aplicación
deberá necesariamente ofrecer su programa resultante como software libre.

Mientras los desarrolladores de software propietario utilizan el copyright

para restringir la libertad de uso del programa, los desarrolladores de software
libre con copyleft utilizan el copyright para garantizar dicha libertad (Fig. 1.7).

Figura 1.7. Símbolos de copyright, dominio público y copyle

Paradójicamente, los más puristas piensan que un software ofrecido con

copyleft no es realmente libre, puesto que efectivamente se ofrece con una
restricción, aunque el propósito de dicha restricción sea precisamente garantizar la
libertad de uso. Complicado, ¿verdad?

Existen muchas licencias de software libre, pero la más conocida es la

licencia GPL, creada en el marco del proyecto GNU. Aunque GPL utiliza copyleft,
existe una versión permisiva llamada LGPL: su uso se suele reservar para librerías o
pequeños componentes de programas, que en virtud de esta licencia pueden
formar parte de programas no libres (Figs. 1.8 y 1.9).

Figura 1.8 Figura 1.9

C. El precio del software: software comercial, shareware y freeware

Hasta el momento, solo hemos hablado de derechos de uso, pero no
hemos abordado el aspecto económico; es muy habitual cometer el error de
confundir estos dos aspectos al hablar de software libre.

El tipo de licencia escogido a la hora de ofrecer un programa es

independiente de que se haya desarrollado o no como negocio (software
comercial). Así, un desarrollador de software libre puede poner a la venta su
trabajo, mientras que podrían regalarnos un programa propietario, por
ejemplo, al comprar una revista.

Otros términos hacen referencia directa al coste económico de un

programa: se llama freeware a los programas que podemos descargar y

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utilizar gratuitamente, pero rara vez son software libre. Shareware indica que
el programa tiene un coste pero que se nos ofrece gratuitamente una versión
limitada (en tiempo de uso o en funcionalidades): podemos así probar el
programa y decidir después si queremos adquirir la versión completa.

1.3. Suites de aplicaciones ofimáticas

Cada aplicación ofimática tiene un objetivo: facilitar la realización de una
determinada tarea que se presenta con frecuencia en el entorno empresarial.
Sin embargo, la estrecha interrelación entre las distintas tareas difumina las
fronteras entre aplicaciones. Por ejemplo, si hemos creado un gráfico de
estadística de ventas utilizando una hoja de cálculo, es probable que queramos
incluirlo en un informe de la empresa, pero también en una presentación
multimedia para mostrar a los accionistas. También podríamos querer adjuntarlo
en un correo electrónico dirigido a nuestros empleados.

Una suite ofimática es un conjunto de programas destinados a facilitar el

desarrollo de las tareas habituales en una empresa. Dichos programas
comparten una interfaz de usuario similar y permiten intercambiar información
entre ellos con facilidad.

La ventaja para el usuario es doble: por un lado, puede integrar distintos tipos
de información con un formato compatible, y por otro se facilita el aprendizaje
de nuevas aplicaciones al tener un funcionamiento y una estructura de menús
similares a las que ya se conocen.
Las suites más utilizadas actualmente son Microsoft Office, [Link] y
LibreOffice.

A. Microsoft Office
La suite ofimática Office (Fig. 1.12) es seguramente el producto más
sólido y menos criticado de los que ofrece la compañía Microsoft, y es en la
que se centran la mayor parte de las explicaciones y casos prácticos
incluidos en este libro. Office está disponible para los sistemas operativos
Windows y Mac OS, bajo un Contrato de Licencia de Usuario Final (CLUF): es
por tanto software propietario.
Office no fue la primera suite que apareció en el mercado, pero se
convirtió enseguida en la más popular. Comenzó agrupando solo tres
aplicaciones: el procesador de texto (Word), la hoja de cálculo (Excel) y el
programa de presentaciones multimedia (PowerPoint). Pronto se unirían
Outlook (gestor de correo y agenda electrónicos) y Access (gestor de bases
de datos). Determinadas funcionalidades generales, como la revisión
ortográfica o las opciones de seguridad, se fueron implantando
progresivamente en todas las aplicaciones. Desde su versión 2007, Office
utiliza para sus documentos un formato de archivos llamado Office Open
XML.

Icono de Word Icono de Excel Icono de Powerpoint Icono de Outlook Icono de Access
Figura 1.12

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Actividades:
6. Internet es el marco de un nuevo tipo de suite ofimática, aún incipiente:
la suite on-line. Investiga Google Apps y discute con tus compañeros:
¿crees que este tipo de suites llegará a reemplazar a las convencionales?

A lo largo de los años Microsoft ha ido enriqueciendo la suite con nuevos

programas, que solo están disponibles en la plataforma Windows. Algunos de
estos programas son:
* OneNote: sirve para tomar notas o apuntes en cualquier situación
(reuniones, clases), y permite capturar imágenes desde otros dispositivos y
realizar dibujos.
* Publisher: alternativa a Word centrada más en aspectos de
maquetación que en la edición de texto. Útil para generar folletos,
calendarios, carteles…
* Visio: herramienta para dibujar todo tipo de diagramas utilizados en
empresa e ingeniería (flujo de trabajo, de datos, diseño de software…). Utiliza
gráficos vectoriales para una mayor calidad.
* Picture Manager: se trata de una herramienta muy básica para
gestionar y editar imágenes. No pretende tener la complejidad del resto de
las aplicaciones de Office, lo que se refleja tanto en su icono como en su
interfaz de usuario (que difieren del resto).

B. [Link]
OpenOffice (Fig. 1.13) surgió en el año 2000, cuando la empresa Sun
(responsable del lenguaje de programación Java) adquirió el código fuente
de una suite propietaria, StarOffice, e hizo público su código fuente. El
objetivo era ambicioso: amenazar el dominio absoluto de Microsoft Office en
el mercado de las suites ofimáticas ofreciendo una alternativa libre.
OpenOffice (licencia LGPL) ofrece aplicaciones equivalentes a las
principales de Office, con una excepción: no presenta una solución para el
correo o la agenda. Los componentes fundamentales son, por tanto, el
procesador de texto Writer, la hoja de cálculo Calc, el programa de
presentación Impress y el gestor de bases de datos Base (Fig. 1.14); este
último es actualmente el componente más débil de OpenOffice en cuanto
a funcionalidades y facilidad de uso.

Figura 1.13

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Figura 1.14. Iconos de Writer, Calc, Impress y Base en OpenOffice

Además de estas aplicaciones básicas, la suite OpenOffice incluye dos

más:
* Draw: similar a Visio en Microsoft Office, Draw permite dibujar todo tipo
de diagramas utilizando gráficos vectoriales.
* Math: aplicación dirigida a escribir de forma sencilla fórmulas
matemáticas, utilizando un lenguaje interno propio. Aunque Office no
incluye un componente similar de forma independiente, ofrece un editor de
fórmulas integrado en sus aplicaciones.
OpenOffice utiliza un formato de archivo abierto, ODF (Open Document
Format) (Fig. 1.15), pero también permite trabajar con archivos de Microsoft
Office.

Figura 1.15

C. LibreOffice
La adquisición de Sun por parte de la compañía Oracle en 2010 desató
las dudas sobre el futuro de OpenOffice. Algunos de los desarrolladores
originales del proyecto constituyeron una nueva organización, The
Document Foundation (Fig. 1.16), con el objetivo de continuar con el
proyecto, rebautizándolo como LibreOffice y manteniendo el tipo de
licencia LGPL.
La continua fuga de desarrolladores hacia LibreOffice (Fig. 1.17) motivó
que Oracle anunciara en 2011 el final del desarrollo comercial de
OpenOffice, y donó el código del proyecto a la Apache Software
Foundation.
En el momento de la separación, OpenOffice y LibreOffice eran
prácticamente iguales. A la espera de ver lo que la Fundación Apache hace
con OpenOffice, es probable que a corto plazo LibreOffice se mantenga
más activa y ofrezca una mayor cantidad de mejoras y actualizaciones:
prueba de esta tendencia es que la mayoría de las distribuciones del sistema
operativo Linux comienza a incluir LibreOffice en lugar de OpenOffice. Los
programas en LibreOffice mantienen el nombre que tenían en OpenOffice,
pero sus iconos (Fig. 1.18) cambian:

Figura 1.16 Figura 1.17

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Figura 1.18. iconos de Writer, Calc, Impress, Base, Draw y Math en LibreOffice

2. La suite Microsoft Office

La suite Office 2010 está compuesta por diversas aplicaciones, y a lo largo
de las unidades de este libro aprenderás a manejar en profundidad las más
importantes. Sin embargo, la interfaz de usuario de todas ellas es similar y este
apartado te permitirá familiarizarte con su funcionamiento. La versión 2007 de la
suite introdujo un cambio radical en la disposición de las distintas opciones: los
menús convencionales dejaron paso a una organización más visual e intuitiva, que
se mantiene con algunas mejoras en la versión 2010.

Gupo de opciones: botones que dan

acceso a otras partes de la suite
Office 365
Copiar y pegar formato. Seguro que
ya conoces de sobra las
herramientas Cortar, Copiar y Pegar.
En Office existe una opción
adicional: Copiar formato. Si
seleccionamos un fragmento de
texto y hacemos clic en este botón,
el cursor se transformará en una
brocha. Seleccionando entonces
otro fragmento de texto lograremos
aplicarle el mismo formato (color,
negrita, tipo de letra, etc.) que el del
original. Si se desea aplicar el formato
copiado a más de un fragmento, el
proceso es el mismo, pero hay que
hacer doble clic sobre el fragmento
original.
Barra de herramientas de acceso
rápido: Office agrupa aquí funciones
comunes (como deshacer la última
operación o guardar el documento
actual), pero puede personalizarse
para albergar los botones que
nosotros usemos más a menudo.
Cinta de opciones (ribbon): agrupa
las distintas opciones del programa
organizadas en fichas. Para
seleccionar una ficha (en la figura,
Inicio) basta pulsar sobre su nombre.
Barra de estado: proporciona
información diferente en función de
la aplicación que estemos utilizando.
Como regla general, la parte
derecha permite ajustar el zoom
para ver el contenido más grande o
más pequeño. También se puede
modificar el tipo de vista: esto
permite, por ejemplo, comprobar
rápidamente cómo se vería el
documento en caso de imprimirse.
Figura 1.19. Interfaz de Microsoft Office 365

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La interfaz de usuario de Office gira en torno a la cinta de opciones (ribbon).

Está situada en la parte superior de la ventana y ofrece distintas fichas para acceder
a las diferentes opciones cómodamente.
La ficha Inicio agrupa en cada aplicación las opciones más habituales que
el usuario pueda necesitar durante el trabajo.
Mención especial merece la ficha Archivo, en la que se agrupan las
opciones más generales, como ubicación de archivos, opciones de impresión o
configuración general de la aplicación (lo que permite personalizar también la
propia cinta de opciones o la barra de herramientas de acceso rápido).

Ficha contextual: se trata de fichas que aparecen automá camente sólo cuando son necesarias. Éstas aparecen a
con nuación del menú.
Mostrar u ocultar la cinta: dado el
considerable espacio de pantalla
ocupado por la cinta de opciones,
es posible ocultarla
temporalmente para ganar
espacio de trabajo. Para ello basta
hacer clic sobre este botón, o bien
doble clic sobre el nombre de la
ficha ac va.
Iniciador de cuadro de diálogo:
muchos grupos de opciones
enen más funcionalidades de las
que se muestran a través de sus
botones. En esos casos se muestra
este símbolo: al hacer clic en el
iniciador, aparece un menú más
avanzado en una ventana
independiente.
Menú desplegable: algunos
botones llevan una pestaña a su
derecha: significa que podemos
personalizar la acción mediante
un menú desplegable que
aparecerá al hacer clic sobre la
pestaña.
Área de trabajo: se trata de la
zona principal de la ventana de
Office. Esta área cambia
significa vamente según la
aplicación que estemos u lizando,
pero en casi todas ellas muestra el
contenido del archivo que
estamos editando.
Barras de desplazamiento: en función del tamaño de nuestro documento y del nivel de zoom que hayamos
escogido en la barra de estado, es posible que tengamos que u lizar las barras de desplazamiento ver cales u
horizontales para poder ver todo el documento en pantalla.

2.1. Instalación y desinstalación

El proceso de instalación de una suite ofimática en un equipo se puede dividir
en dos pasos:
A. Evaluación de los requisitos de la aplicación
Antes de instalar una aplicación en un ordenador es necesario comprobar
que cumple los requisitos técnicos mínimos (tanto hardware como software)
establecidos por el desarrollador del programa.
Los requisitos software se refieren fundamentalmente al sistema operativo
con el que funciona el ordenador. Las suites ofimáticas suelen ser

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multiplataforma, lo que quiere decir que se ofrecen versiones para distintos

sistemas operativos. Ya sabemos que Office puede funcionar en entornos
Windows y Mac; OpenOffice y LibreOffice son más versátiles y se encuentran
disponibles también para sistemas operativos basados en Unix.
Los requisitos hardware dependen del sistema operativo utilizado. La Tabla
1.1 resume los requisitos publicados por los desarrolladores de las suites para la
plataforma Windows:

Suite Office 97 Office 2010 OpenOffice LibreOffice

Professional 3.x
Versión de Windows 95 Windows XP Windows 2000 Windows
Windows (2001) con con Service 2000 con
Service Pack Pack 2 Service Pack
3 4
Procesador 16 MHz 500 MHz 450 MHz 450 MHz

Memoria 16 MB 256 MB 256 MB 256 MB

RAM
Espacio en 120 MB 3,5 GB 650 MB 1,5 GB
disco duro
Resolución 640 x 480 1024 x 768 1024 x 768 1024 x 768
de pantalla
Tabla 1.1. Requisitos mínimos para ejecutar distintas suites ofimáticas en
entorno Windows.

B. Proceso de instalación
La suite Office ofrece muchos programas, pero normalmente no
necesitamos todos. El instalador de Office (Fig. 1.20) nos permite explorar las
distintas aplicaciones y componentes, y escoger cuáles deseamos tener
disponibles.

Para cada aplicación podemos escoger:

 No disponible: la aplicación o característica no se instalará.
 Ejecutar todo desde mi PC: se instalará la aplicación completa, con todas sus características.
 Ejecutar desde mi PC: se instalará la aplicación, pero no las características de la misma que se
encuentren marcadas como No disponible.
 Instalar al utilizar por primera vez: los archivos de la aplicación se copian al disco duro, pero solo
se completará la instalación cuando ejecutemos el programa por primera vez.

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Ac vidades:
7. ¿Cuáles son las caracterís cas de tu equipo? ¿Está preparado para instalar Office 2010?
Accede al Panel de control, grupo Sistema, y rellena una tabla similar a la Tabla 1.1.

2.2. Configuración y actualizaciones

Una vez instalada la suite, se pueden realizar ciertos ajustes para adaptar el
programa a una forma concreta de trabajo. Los más habituales son los que
permiten personalizar la interfaz de usuario para tener disponibles las opciones
deseadas en el lugar adecuado.
La interfaz de usuario de Office, de acuerdo con la Figura 1.19, tiene tres áreas
personalizables, independientemente del programa con el que estemos
trabajando:
* La cinta de opciones: se trata del elemento fundamental de la interfaz de
usuario de Office, y es donde se incluyen los botones y menús para realizar todas las
acciones. Los botones se organizan en grupos de opciones.
* La barra de herramientas de acceso rápido: la barra de título deja sitio a un
conjunto de iconos de muy fácil acceso y totalmente personalizable.

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* La barra de estado: en la parte inferior puede visualizarse gran cantidad de

información sobre el documento, así como ofrecer enlaces rápidos a acciones
relativas a idiomas, zoom, acceso a un determinado punto del documento, etc.

A. Actualización del software

Es frecuente que los desarrolladores detecten fallos en las aplicaciones
después de su lanzamiento. Algunos de ellos pueden comprometer la seguridad
del equipo; por eso es especialmente importante mantener la aplicación
actualizada. Microsoft integra las actualizaciones de Office 2010 en el mismo
sistema de actualización del sistema operativo, llamado Windows Update.

3. Documentación y soporte técnico

Las aplicaciones ofimáticas son muy potentes y complejas: el usuario
necesita herramientas para entrenarse en su uso y obtener ayuda en caso de
encontrarse una dificultad. En este apartado repasaremos los recursos disponibles
para aprender a utilizar aplicaciones ofimáticas, así como los métodos para ofrecer
soporte técnico a usuarios en la empresa.
3.1. Documentación
La documentación de una aplicación es el texto escrito que se ofrece
junto al programa para que el usuario aprenda a utilizarlo y solucione las
posibles dudas que se le planteen durante su uso. La documentación se
puede presentar en muchos formatos, de los que destacamos dos:
A. Ayuda de la aplicación
Se trata del tipo de documentación más utilizado. En todas las
aplicaciones existe un menú o botón para acceder a la sección de
ayuda (Fig. 1.40), habitualmente representado con un símbolo de
interrogación. Dependiendo de la ventana en que nos encontremos
al pulsar el botón, el contenido de la sección de ayuda será diferente.

Figura 1.40. Ayuda de Microso Word

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B. Manuales de uso
La ayuda presenta un problema: carece de estructura. Se trata
de un material de referencia útil para solucionar una duda concreta
o aprender a realizar una determinada tarea; pero no sirve para
comenzar a utilizar una aplicación e ir avanzando progresivamente.
Si se desea una documentación más estructurada, hay que recurrir al
manual de usuario.
Los manuales más detallados los ofrecen editoriales
comerciales, a veces en colaboración con el desarrollador del
software. Suele tratarse de voluminosos libros que intentan abarcar
todas las aplicaciones de la suite, y a veces se dirigen a un
determinado tipo de usuario en función de sus conocimientos previos.
Este tipo de manuales presenta dos desventajas: por un lado, suelen
ser demasiado exhaustivos para el usuario medio, que quizá solo está
interesado en una pequeña parte de las funcionalidades de la suite;
y, por otro, todo material impreso corre el riesgo de quedar obsoleto
en pocos años ante la constante evolución del software.

Actividades
8. Busca en librerías de Internet tres libros que enseñen a manejar las suites
Microsoft Office, OpenOffice y LibreOffice. Analiza su precio y número de páginas.
¿Sobre qué suite encuentras más variedad?

3.2. Soporte técnico

Es posible que en el desempeño de tu trabajo tengas que asistir a
usuarios cuando necesiten ayuda: el soporte técnico se suele canalizar y
administrar en la empresa a través de la apertura y gestión de incidencias.
Llamamos incidencia a cualquier comportamiento anómalo que
observa el usuario en su ordenador, que impide o dificulta el desarrollo de su
trabajo.
Las incidencias pueden afectar al hardware (algún componente del
equipo no funciona correctamente), a la conectividad (el usuario no puede
acceder a la red) o al software (se produce algún error al ejecutar una
aplicación). Estas categorías se mezclan con frecuencia, por lo que
encontrar la causa de una incidencia es complicado y exige realizar pruebas
de forma sistemática para descartar las distintas causas.

El parte de incidencias (Fig. 1.41) es un documento en el que el usuario

detalla el problema encontrado para que podamos solucionarlo. Es muy
importante diseñar bien el formulario para que sea fácil de rellenar para el
usuario, pero contenga todos los datos que necesitamos para solucionar el
problema.

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Figura 1.41. Parte de incidencias.

Muchas veces las incidencias ocultan en realidad un error del usuario.

En el caso de aplicaciones ofimáticas, el desconocimiento de su modo de
empleo puede dar lugar a que el usuario notifique incidencias
innecesariamente, con la consiguiente pérdida de tiempo tanto para él
como para el técnico encargado de atenderla.
La prevención de las incidencias se basa en la formación al usuario.
Para ello hay que hacer un estudio previo y aclarar dos aspectos:
* ¿A quién irá dirigida la formación? Los conocimientos
informáticos previos del destinatario condicionarán el nivel de detalle
de nuestras explicaciones.
* ¿Qué software se utiliza en la empresa? No tiene sentido
impartir formación sobre una suite ofimática completa si sabemos que
en la empresa solo se utilizan dos componentes de la misma.
Tampoco sería procedente incluir instrucciones de instalación en
Windows si dicha plataforma no se utiliza en la compañía.

Una vez conocida esta información podemos ofrecer nuestra ayuda

de dos formas:
* Guías de usuario y tutoriales: frente a la generalidad y
extensión de los manuales, podemos generar nuestra propia
documentación interna. Debemos ser muy claros y concisos, e incluir
solo la información que el usuario necesita. También es fundamental
actualizar el documento cuando la versión de la aplicación cambie,
sobre todo si incluye modificaciones significativas.
* Formación presencial: se trata de impartir cursos sobre el
manejo de aplicaciones a los usuarios. Para ello debemos cubrir los
siguientes aspectos:
– Preparar material de apoyo (habitualmente en forma
de presentación multimedia).
– Preparar material de evaluación (prácticas y controles
para certificar los avances).
– Ajustar el número de horas y el horario escogido para
el curso para que no perturbe excesivamente el trabajo de los
usuarios.
– Organizar los recursos necesarios para el curso (aula,
equipos, software, etc.).

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