MATERIA: SISTEMAS DE APROVISIONAMIENTO Y ALMACENAJE
TEMA: RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MERCANCÍAS Y FLUJO
ADMINISTRATIVO DE STOCKS
INTEGRANTES: ANDREA SÁNCHEZ, JORDAN MOSCOSO,
JOMAEL ABATA , CARLOS TIPAN , MELANY QUERIDO
AÑO LECTIVO
Contenido
1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................... 3
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ........................................................................................................ 3
3. INTRODUCCIÓN ..................................................................................................................... 3
3.1. RECEPCIÓN DE MERCANCIAS ........................................................................................ 3
3.1.1. PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS ........................................................... 3
3.2. REGISTRO DE MERCANCIAS ........................................................................................... 4
3.2.1. GUIA GENERAL ...................................................................................................... 4
3.3. FLUJO ADMINISTRATIVO DE STOCKS ............................................................................. 5
3.3.1. ELEMENTOS CLAVES .............................................................................................. 5
4. CONCLUSIÓN ......................................................................................................................... 6
5. BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................ 6
1. OBJETIVO GENERAL
El objetivo general de la recepción y registro de mercancías y el flujo administrativo de stocks
es garantizar una gestión eficiente y precisa de los inventarios de la empresa, optimizando la
disponibilidad de productos, minimizando pérdidas y asegurando la satisfacción del cliente.
2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
✓ Asegurar que el proceso de recepción de mercancías se realice de manera eficiente y
precisa.
✓ Clasificar y almacenar las mercancías de manera que se facilite la rápida identificación y
acceso.
✓ Asegurar el cumplimiento de normativas y regulaciones relacionadas con la gestión de
inventarios y el registro de mercancías.
3. INTRODUCCIÓN
3.1. RECEPCIÓN DE MERCANCIAS
La recepción de mercancías se refiere al conjunto de actividades y procesos que una empresa
lleva a cabo al recibir físicamente productos o bienes que ha adquirido de proveedores
externos. Este proceso es crucial en la cadena de suministro y gestión de inventarios de una
organización. La recepción de mercancías implica la verificación, inspección, registro y
almacenamiento de los productos entrantes.
3.1.1. PROCESO DE RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS
[Link]. PREPARACIÓN
Programación de entregas: Coordinar con proveedores para establecer horarios de entrega y
garantizar que haya personal disponible para recibir la mercancía.
Preparación del espacio: Asegurarse de que el área de recepción esté limpia y organizada para
facilitar la descarga y la inspección.
[Link]. RECEPCIÓN FÍSICA
Descarga de mercancía: Verificar que la cantidad y calidad de los productos entregados
coincida con la información en los documentos de envío.
Inspección visual: Examinar los productos para asegurarse de que estén en buen estado, sin
daños evidentes, y cumpliendo con las especificaciones requeridas.
[Link]. DOCUMENTACIÓN
Firma de documentos: Firmar los documentos de entrega, como albaranes o guías de remisión,
como prueba de la recepción.
Comparación con órdenes de compra: Verificar que la cantidad y tipo de productos recibidos
coincidan con lo especificado en las órdenes de compra.
[Link]. REGISTRO EN EL SISTEMA
Entrada de datos: Introducir la información relevante en el sistema de gestión de inventario de
la empresa.
Generación de registros: Crear registros detallados que incluyan datos como cantidad,
descripción del producto, número de lote, fecha de vencimiento (si es aplicable) y otros
detalles pertinentes.
[Link]. ALMACENAMIENTO PROVISIONAL
Ubicación temporal: Colocar los productos en áreas de almacenamiento provisional antes de su
ubicación definitiva en el almacén, especialmente si se necesitan más inspecciones o si se
están esperando otros productos.
[Link]. COMUNICACIÓN INTERNA
Notificación a departamentos relevantes: Informar a los departamentos pertinentes, como
ventas o producción, sobre la llegada de nuevos productos para garantizar una coordinación
eficiente en toda la empresa.
[Link]. RECONCILIACIÓN DE DISCREPANCIAS
Manejo de discrepancias: Si hay discrepancias entre la mercancía recibida y la documentación,
se deben abordar y resolver de manera adecuada, ya sea con el proveedor o mediante ajustes
en los registros.
[Link]. ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO
Actualización en tiempo real: Mantener el inventario actualizado en el sistema para reflejar con
precisión las existencias disponibles.
3.2. REGISTRO DE MERCANCIAS
El registro de mercancías se refiere al proceso de documentar y almacenar información
detallada sobre los productos o bienes que una empresa recibe. Este proceso es parte integral
de la gestión de inventarios y permite un control preciso de las existencias.
3.2.1. GUIA GENERAL
[Link]. DOCUMENTACIÓN DE ENTRADA
Órdenes de compra: Al recibir mercancía de proveedores, compara los productos entregados
con las órdenes de compra para asegurar la exactitud.
Facturas y documentos de entrega: Documenta la recepción de mercancías mediante la firma
de documentos como facturas, guías de remisión o albaranes.
[Link]. INGRESO DE DATOS
Sistema de gestión de inventario: Introduce la información relevante en el sistema de gestión
de inventario de la empresa. Esto puede incluir detalles como códigos de producto, cantidades,
fechas de vencimiento y costos unitarios.
[Link]. ETIQUETADO Y CLASIFICACIÓN
Etiquetado de productos: Aplica etiquetas o códigos de barras a cada artículo para facilitar la
identificación.
Clasificación y almacenamiento: Organiza los productos en áreas específicas del almacén
según criterios como tipo de producto, fecha de vencimiento o demanda.
[Link]. REGISTRO DETALLADO
Información completa: Registra información detallada sobre cada producto, incluyendo
características específicas, proveedores, números de lote y fechas de caducidad si es necesario.
Registro de movimientos: Registra cualquier movimiento de mercancía, ya sea entrada o
salida, para tener un historial completo de transacciones.
3.3. FLUJO ADMINISTRATIVO DE STOCKS
El flujo administrativo de stocks se refiere al conjunto de procesos y actividades que una
empresa implementa para gestionar de manera eficiente y efectiva sus inventarios. Estos
procesos abarcan desde la adquisición de productos hasta su almacenamiento, seguimiento y
eventual distribución o venta.
3.3.1. ELEMENTOS CLAVES
[Link]. PLANIFICACIÓN DE LA DEMANDA
Evaluar las tendencias históricas de ventas y utilizar pronósticos para prever la demanda futura.
Identificar factores estacionales o eventos especiales que puedan afectar la demanda.
[Link]. GESTIÓN DE ÓRDENES DE COMPRA
Generar órdenes de compra basadas en la planificación de la demanda y los niveles actuales de
inventario.
Coordinar con proveedores para asegurar la entrega oportuna de productos.
[Link]. RECEPCIÓN Y REGISTRO DE MERCANCÍAS
Recibir físicamente los productos y registrar la información detallada en el sistema de gestión
de inventarios.
Verificar la conformidad de las mercancías con las órdenes de compra.
[Link]. ALMACENAMIENTO Y ORGANIZACIÓN
Clasificar y almacenar los productos de manera eficiente en el almacén.
Utilizar sistemas de organización para facilitar la identificación y recuperación de productos.
[Link]. ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS
Actualizar los registros de inventario para reflejar las nuevas existencias después de cada
recepción o movimiento de productos.
Utilizar tecnologías como códigos de barras o RFID para mejorar la precisión en las
actualizaciones.
[Link]. GESTIÓN DE STOCKS
Establecer niveles de inventario óptimos para garantizar un equilibrio entre la disponibilidad de
productos y la minimización de excesos.
Implementar estrategias como el método Justo a Tiempo (JIT) o sistemas de clasificación ABC
para una gestión más eficiente.
[Link]. ROTACIÓN DE INVENTARIOS
Implementar políticas y prácticas que promuevan la rotación eficiente de inventarios.
Evitar la obsolescencia de productos y reducir el riesgo de pérdidas.
[Link]. GESTIÓN DE PEDIDOS
Procesar pedidos de clientes de manera eficiente.
Coordinar con el área de distribución para la entrega oportuna de productos.
[Link]. CONTROL DE MOVIMIENTOS
Registrar y controlar todos los movimientos de inventario, ya sea entrada por recepción de
mercancías o salida por ventas u otros usos.
Minimizar errores en la entrada de datos para mantener la integridad del inventario.
[Link]. ANÁLISIS Y MEJORA CONTINUA
Realizar análisis periódicos de las variaciones entre los registros teóricos y reales.
Identificar oportunidades de mejora y aplicar cambios para optimizar los procesos.
[Link]. INFORMES DE STOCKS
Generar informes periódicos que proporcionen información sobre el estado actual de los
stocks, tendencias de demanda y otros indicadores clave.
Utilizar análisis de datos para tomar decisiones informadas.
4. CONCLUSIÓN
En resumen, la recepción y registro de mercancías, así como el flujo administrativo de stocks,
son procesos cruciales para la gestión eficiente del inventario en una empresa. La recepción
eficiente garantiza la llegada oportuna y la calidad de los productos, mientras que el registro
preciso y el seguimiento en tiempo real en el sistema de gestión de inventarios son
fundamentales para mantener un control exacto de las existencias. Por otro lado, un flujo
administrativo optimizado agiliza los procesos desde la recepción hasta la entrega final,
contribuyendo a la eficiencia operativa, la toma de decisiones informada y la satisfacción del
cliente. La comunicación interna, la organización efectiva y las auditorías periódicas son
aspectos clave para asegurar la integridad de los datos de inventario y la adaptabilidad a las
demandas del mercado. La integración y mejora continua de estos procesos son esenciales
para mantener una ventaja competitiva en el entorno empresarial.
5. BIBLIOGRAFÍA
-González, M. J. S. (2018). Gestión de pedidos y stock. COML0309. IC Editorial.
-Chávez Herrada, M. A., & Chacón Bejar, C. R. (2010). Propuesta de mejora de la gestión de
procesos del departamento de almacén de mercancías de la Intendencia de Aduana de Tacna:
incremento de la rotación del stock de mercancías.
