Guía para el diseño y la elaboración de proyectos
La guía que presentamos en este parágrafo, sirve fundamentalmente para el
diseño de
proyectos, o, mejor dicho, para elaborar el documento que contenga un
proyecto.
Este esquema debe utilizarse y aplicarse con flexibilidad y creatividad,
adaptándolo a las
exigencias de cada caso concreto. Lo que aquí proporcionamos, es una serie de
pautas básicas que pueden guiar la elaboración y diseño de los proyectos,
habida cuenta de los requisitos que deben cumplir para que estén bien
formulados.
1) Denominación del proyecto
Esto se hace, indicando, de una manera sintética y mediante un título, aquello
que se
quiere hacer (creación de un centro social, de un servicio de ayuda a domicilio,
de un taller de artesa nía etc.). Su objeto es identificar el proyecto e indicar el
marco institucional desde el cual se realizará, de forma muy breve.
Frente a cualquier “qué hacer” que tengamos que realizar, las respuestas a
estas diez
cuestiones, proporcionan las condiciones mínimas para establecer
anticipadamente una serie de decisiones que permitan introducir organización,
racionalidad, compatibilidad y coherencia a la acción. Por otra parte, no es
necesario elaborar un proyecto completo para terminar dándonos cuenta de que
no es viable su realización. Estas preguntas nos pueden ayudar a considerar y
descartar propuestas, con el fin de hacer diseños que, al menos de forma
preliminar, tengan algunas posibilidades de realización y no sean "castillos en el
aire".
QUE ....................................se quiere hacer......................Naturaleza del
proyecto
POR QUE ...........................se quiere hacer......................origen y
fundamentación
PARA QUE..........................se quiere hacer......................objetivos,
propósitos
CUANTO.............................se quiere hacer.......................metas
DONDE...............................se quiere hacer.......................localización
física (ubicación en
el espacio)
COMO.................................se va a hacer.............................Actividades y
tareas.
Metodología
CUANDO.............................se va a hacer............................calendarización
o cronograma (ubicación en el espacio)
A QUIENES.........................va dirigido..............................destinatario o
beneficiarios
QUIENES.............................lo van a hacer ......................... recursos
humanos
CON QUE............................se va a hacer............................ recursos
materiales
............................se va a costear...................... recursos
financieros
Se sugieren unas pautas y lineamientos generales que se han de utilizar para:
● concretar y precisar lo que se quiere realizar
● hacer efectivas las decisiones tomadas
● seguir cursos de acción que conduzcan a la obtención de
determinados resultados.
Definición de proyecto
Utilizarnos el término, proyecto, para designar el conjunto de actividades que se
proponen realizar de una manera articulada entre sí, con el fin de producir
determinados
bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas,
dentro de los límites de un presupuesto y de un período de tiempo dado.
Podemos decir que, "un buen diseño de proyecto debe especificar los elementos
esenciales que se requieren para crear un sistema de seguimiento para la
ejecución del proyecto y la evaluación consecutiva de los efectos e impactos de
este".
0 dicho de una manera más detallada, para que un proyecto esté bien diseñado
y formulado debe, explicar, lo siguiente:
● razones por las que se necesita realizar el proyecto (fundamentación)
● a qué fin contribuirá el logro de los objetivos del proyecto (finalidad)
● qué se espera obtener del proyecto en caso de que tenga éxito
(objetivos)
● a quién va dirigido el proyecto (beneficiarios directos e indirectos)
● qué debe producir el proyecto para crear las condiciones básicas que
permita la
consecución del objetivo (productos)
● con qué acciones se generarán los productos (actividades)
● qué recursos se necesitan para obtener el producto y lograr el objetivo
propuesto
(insumos)
● quién, ejecutará el proyecto (responsables y estructura administrativa)
● cómo se ejecutará el proyecto (modalidades de operación)
● en cuánto tiempo se obtendrán los productos y se lograrán los objetivos
previstos
(calendario)
● cuáles son los factores externos que deben existir para asegurar el éxito
del
proyecto (pre-requisitos).
Clasificación de los proyectos
Existen diferentes clasificaciones de proyectos; una muy conocida y simple es la
que
distingue entre:
● proyectos de tipo económico
● proyectos de tipo social
● proyectos de tipo cultural
Los primeros (los económicos) se relacionan directamente con la producción; los
otros (los
sociales y culturales), comprenden principalmente proyectos que se han estado
denominando (con una expresión nada feliz), como indirectamente productivos.
Denominación que surge, como es obvio, de la lógica productivista que subyace
en estas afirmaciones. Dentro de los proyectos de tipo social se incluye
educación, vivienda, salud, seguridad social, familia, minoridad, atención a
grupos especiales, etc....
2) Naturaleza del proyecto
Para explicar la naturaleza de un proyecto —conjunto de datos que hacen a la
esencia
del mismo— es necesario desarrollar una serie de cuestiones que sirvan para
describir y justificar el proyecto. Las que indicamos a continuación, pueden
ayudar a esta tarea:
a. Descripción del proyecto (qué se quiere hacer)
La denominación identifica al proyecto, pero esto, obviamente es insuficiente
para tener una
idea completa acerca de qué se trata el proyecto. En este punto, hay que
realizar una descripción más amplia del proyecto, definiendo y caracterizando la
idea central de lo que se pretende realizar. En bastantes casos, esta
caracterización o descripción hay que hacerla, contextualizando el proyecto
dentro del programa del que forma parte.
b. Fundamentación o justificación (por qué se hace, razón de ser y origen del
proyecto)
En la fundamentación del proyecto hay que presentar los criterios
(argumentación lógica)
y/o las razones que justifican la realización de este.
Es muy importante destacar que en la fundamentación deben cumplirse dos
requisitos para que sea completa y correcta:
·hay que explicar la prioridad y urgencia del problema para él que se busca
solución;
·hay que justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta de
solución más
adecuada o viable para resolver ese problema.
Estos dos aspectos complementarios pero distintos, suelen confundirse.
Muchas veces se justifica el proyecto, pero no se fundamenta
adecuadamente en base a un diagnóstico de situación.
c. Marco institucional (organización responsable de la ejecución)
Cuando se trate de un proyecto que se elabora dentro de una institución para
ser
presentado en el seno de esta, este punto se puede reducirse bastante, ya que
la
información pertinente sería conocida por todos.
. d. Finalidad del proyecto (impacto que se espera lograr)
Conviene aclarar antes de explicar este punto que no en todos los proyectos es
necesario
explicitar finalidades últimas. Muchas veces los proyectos son tan pequeños y
concretos que no es necesario formular este tipo de fines.
Sí debemos considerar que, para formular finalidades de un proyecto, es
necesario que:
● justifiquen debidamente el proyecto y sus objetivos
● sea posible verificar cuantitativa o cualitativamente su marcha
● constituya preferiblemente un único fin o vaya acompañado de otros fines
compatibles.
Insistimos, no suele ser necesario formular finalidades a nivel de proyectos, ya
que éstas suelen ser expresadas a nivel de programa o planes más generales.
e. Objetivos (para qué se hace, qué se espera obtener)
Explicitar los objetivos es responder a la pregunta para qué se hace. Es decir, se
trata de
indicar el destino del proyecto o los efectos qué se pretenden alcanzar con su
realización.
Conforman el elemento fundamental, ya que expresan los logros definidos que
se busca alcanzar. En este punto, quizá convenga realizar una distinción entre lo
que es la finalidad del proyecto (impacto) y lo que es el objetivo o los objetivos
del proyecto (efectos).
Un ejemplo nos puede ayudar: si decimos "disminuir el analfabetismo en el
departamento X"
estamos indicando una finalidad, o dicho, en otros términos, precisando el
impacto que puede tener el proyecto. Si formulamos en cambio "reforzar el
servicio de educación de adultos en el departamento X”, estamos señalando un
objetivo.
Ningún proyecto adquiere su significado pleno, si no se produce una clara
definición y
explicitación de los objetivos a alcanzar. La buena formulación del objetivo
principal y de los
objetivos específicos (si ello fuere necesario), es garantía (no absoluta, por
supuesto) de elaborar un buen proyecto, ya que, en torno a los objetivos, se da
coherencia al conjunto de actividades que componen el proyecto, costos,
estrategias, tiempos, etc.
f. Metas (cuánto se quiere hacer, servicios que se prestarán y/o necesidades que
se cubrirán).
Como lo indicamos anteriormente, los objetivos expresan en términos simples,
generales y
vagos, los propósitos que se desean alcanzar.
Para que los objetivos adquieran un carácter operativo, hay que traducirlos en
logros específicos, es decir, hay que indicar cuánto se quiere lograr con la
realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un ámbito o
espacio también determinado.
Conforme a lo indicado, las metas operacionalizan los objetivos, estableciendo
cuánto, cuándo y dónde se realizarán éstos, de modo que las actividades y
acciones
correspondientes puedan ser claramente establecidas, permitiendo determinar
el nivel y
composición de los insumos, las actividades que es preciso emprender y la
modalidad de
las operaciones para realizar dichas actividades.
g. Beneficiarios (destinatarios del proyecto, a quién va dirigido)
Se trata de identificar quiénes serán los beneficiarios inmediatos (los
directamente
favorecidos por la realización del proyecto) y quiénes serán los
beneficiarios finales o indirectos, o sea, aquellos a quienes favorecerán los
impactos del proyecto.
Generalmente, se trata de dos tipos de destinatarios bastante
diferenciados.
Para el buen diseño de un proyecto, es necesario identificar con precisión
los destinatarios. Para ello, puede ser útil delimitar este "grupo-meta "
como a veces suele denominarse, investigando e indicando, por ejemplo:
● situación general (descrita mediante indicadores de ingresos, de
nutrición, o lo que fuese necesario)
● ocupación (también haciendo uso de indicadores concretos, por
ejemplo:
propietarios de menos de "x" hectáreas, trabajadores sin tierra,
asalariados
temporales, familias con ingresos por debajo del salario mínimo y
ocupación
autónoma, etc.)
● acceso a los servicios (familias en inquilinatos precario, agricultores sin
acceso a
créditos, viviendas sin agua potable o electricidad, trabajadores sin
seguridad
social, etc.)
h. Productos (resultados de las actividades)
Se definen los productos como "los resultados específicos de las
actividades realizadas a través del uso de insumos planificados". Dicho en
otras palabras, los productos son el primer nivel de resultados a los que
se llega por el hecho de haber realizado con éxito las actividades. Y,
además, son la condición previa para el logro de los objetivos y metas
(efectos). Si se obtienen los productos programados y se dan las
condiciones o supuestos establecidos, entonces deberá lograrse el
objetivo y la meta.
Los productos que pueden obtenerse en proyectos de tipo social o cultural
pueden
ser de dos clases:
● resultados materiales (por ejemplo: número de cooperativas creadas,
número de
viviendas construidas o mejoradas, escuelas construidas, instalaciones,
etc.)
● servicios prestados (por ejemplo: personas capacitadas, servicios
proporcionados,
créditos otorgados, etc.)
También hay que considerar que una actividad puede generar un
producto
intermedio, es decir, el resultado de una actividad puede ser un recurso o
insumo
necesario para poder realizar otra actividad posterior.
Lo importante, repetimos, es distinguir claramente los productos
(resultados de
actividades) de los efectos (resultados de la utilización de los productos
para lograr el objetivo propuesto).
Por último, hay que señalar que, para un buen diseño del proyecto, es
necesario que los productos que se mencionan cumplan algunos
requisitos:
● que su realización pueda comprobarse, tanto en lo que se refiere a la
cantidad
como al tiempo de consecución,
● que estén ordenados según una secuencia temporal lógica,
● que su realización sea esencial para conseguir el objetivo propuesto,
● que sean realizables con los recursos disponibles.
i Localización física y cobertura espacia l (dónde se hará, qué abarcará)
Localizar un proyecto consiste en determinar el emplazamiento o el área
en donde
se ubicará. Esta localización puede hacerse a un doble nivel:
● macro-localización, esto es, la ubicación geográfica del proyecto dentro
del área:
región, país, departamento, zona rural o urbana, etc.
● micro-localización, identificando dentro de un conjunto menor, como
puede ser un
barrio o manzana, el lugar o zona en donde se desarrollará el proyecto.
En uno y otro nivel, la localización suele presentarse en el documento a
través de
mapas y otros complementos gráficos.
Por su parte, la cobertura espacial indica el espacio físico o zona que
cubrirá el
proyecto en cuanto prestación de servicios o área de influencia.
Así, por ejemplo, si se trata de crear un "centro de salud", la localización
física
consistirá en indicar el lugar en el que estará emplazado el edificio que
albergará el centro de salud (calle, número, terreno, etc.). En cambio, la
cobertura espacial consiste en determinar el área a la que prestará
servicios el centro de salud: Departamento X, o barrios Y, Z y Q, etc. La
cobertura espacial, en el caso de proyectos de prestación de servicios,
suele indicarse no sólo en términos geográficos, sino también en términos
poblacionales (señalar área y número de habitantes que se verán
beneficiados en dicho ámbito).
En definitiva, de lo que se trata en este punto es de indicar el lugar en que
se
realizará el proyecto y la zona de influencia de este.
3) Especificación operacional de las actividades y tareas a
realizar. (con qué
acciones se generarán los productos, actividades necesarias)
La ejecución de cualquier proyecto, presupone la concreción de una serie
de
actividades e implica la realización de un conjunto de tareas concretas. En
otras
palabras, ningún proyecto puede realizarse sin una sucesión de
quehaceres y
aconteceres que tienen el propósito de transformar ciertos insumos en los
resultados previstos (productos) dentro de un período de tiempo
determinado.
En efecto, lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución
secuencial e integrada de diversas actividades. Esto implica que en el
diseño del proyecto se ha de indicar, de manera concreta y precisa,
cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar las metas y
objetivos propuestos. Para ello debe explicársela forma en que se
organiza, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de
modo tal que el encadenamiento de estas: no sufra desajustes graves que
influyan negativamente en la realización del proyecto.
La organización, ordenamiento y coordinación en el tiempo y en el
espacio de
todas las tareas que hay que realizar para el logro de los productos,
metas y objetivos del proyecto comporta los siguientes aspectos:
● especificación e inventario de las actividades a realizar
● distribución de las unidades periódicas de tiempo insertas en una
secuencia
operativa, donde se señala la fecha de inicio y de terminación de cada
actividad
(ver punto 5: calendarización del proyecto)
● lo anterior sólo sirve para indicar una relación de diferentes actividades,
pero ello
no basta (sería un simple listado de actividades yuxtapuestas en el
tiempo); es
menester, además, una ordenación y sincronización de estas, puesto que
algunas son previas, paralelas o posteriores a otras dentro del proceso de
realización del proyecto.
● indicación de la cantidad y calidad de los insumos necesarios (recursos
humanos,
servicios, equipo, dinero, bienes, etc.) involucrados en cada operación,
con
referencia a la asignación de recursos por actividad (ver punto 6, lo
relativo a
calendario financiero).
De lo que se trata es de no limitarse a un simple listado de actividades y
tareas, sino de establecer un curso o trayectoria que permita fijar la
dinámica del
proyecto en función del volumen y ritmo de operaciones.
4) Métodos y técnicas a utilizar (modalidades de operación)
Se trata de otra forma o aspecto de explicitar cómo se hace.
En este apartado hay que especificar el instrumental metodológico y
técnico que se
utilizará para realizar las diferentes actividades.
5. Determinación de los plazos o calendario de actividades
(cuándo ocurrirá)
Uno de los aspectos esenciales en la elaboración de un proyecto es la
determinación de la duración de cada una de las actividades. Este ítem o
aspecto es lo que se denomina "calendarización del proyecto".
Esto, además, permite juzgar la factibilidad del proyecto, esto es,
establecer si
existe una distribución uniforme del trabajo, si los plazos son realistas, si
se considera el tiempo suficiente para obtener los productos básicos que
se necesitan corno insumos para otras actividades, si los límites de
tiempo asignados a cada actividad (máxima o mínima) son
proporcionados entre sí o hay desajustes graves, etc.
[Link]ón de los recursos necesarios (quiénes y con que se
realizará el
proyecto, insumos)
Todo proyecto requiere para su realización una serie de recursos (bienes,
medios,
servicios, etc.) para obtener el producto y lograr el objetivo inmediato.
Cuando se elabora un proyecta suelen distinguirse cuatro tipos de
recursos: humanos, materiales, técnicos y financieros, que constituyen los
insumos necesarios para su realización.
Humanos: para ejecutar cualquier tipo de proyecto, hay que disponer de
personas
adecuadas y capacitadas para realizar las tareas previstas
Materiales: es decir las herramientas, equipos, instrumentos,
infraestructura física,
etc., necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Técnicos: se establecen, además, las alternativas técnicas elegidas y las
tecnologías por utilizar.
Financieros: sobre la base de los cálculos de ejecución que explicamos a
continuación se realiza una estimación de los fondos que se pueden
obtener, con
indicación de las diferentes fuentes con que se podrá contar: presupuesto
ordinario,
subvenciones, pago del servicio por los usuarios, ingresos o beneficios,
créditos (externos e internos), etc. Con ello, se podrá establecer la
estructura financiera del proyecto (quién o qué financia qué).
7 Cálculo de los costos de ejecución o elaboración del
presupuesto.
En todos los casos, la realización de un proyecto supone unos costos y la
disponibilidad de fuentes de recursos. No basta determinarlo en cifras
globales: en el análisis y cálculo de los costos se deben especificar
claramente cada uno de los rubros, enunciando la cantidad y cualificación
del personal necesario, material, equipo, gastos de funcionamiento, etc.,
todo ello expresado en términos monetarios.
ESQUEMA GENERAL PARA EL DISEÑO DE UN PROYECTO
1. Denominación del proyecto
2. Naturaleza del proyecto:
1. Descripción del proyecto
2. Fundamentación o justificación
3. Marco institucional
4. Finalidad del proyecto
5. Objetivos
6. Metas
7. Beneficiarios
8. Productos
9. Localización física y cobertura espacial
3. Especificación operacional de las actividades y tareas a realizar
4. Métodos y técnicas a utilizar
5. Determinación de los plazos o calendario de actividades
6. Determinación de los recursos necesarios:
● Humanos
● Materiales
● Técnicas
● Financieros:
■ estructura financiera
■ calendario financiero
7. Cálculo de costos de ejecución y elaboración del presupuesto
8. Administración del proyecto
9. Indicadores de evaluación del proyecto
10. Factores externos condicionantes o pre-requisitos para el logro de los efectos
e impacto
del proyecto
Bibliografía citada
Elaboración de proyectos – Ezequiel Ander Egg.
