Pensamiento A3
Que es?
Un informe A3 es un reporte hecho en tamaño de papel 11 x
17 pulgadas (Se supone que el tamaño más grande que
podría ser enviado por fax) y su estructura es precisa en
función al tipo de informe a redactar, es decir según las
necesidades de la situación. En Japón se dice A san, en
donde la palabra SAN es la pronunciación del número 3.
En realidad un A3 es más que un informe, es una
metodología de pensar. Se originó con la negación de
Taiichi Ohno en leer más allá de la primera página de un
informe. Prefería decir "vamos al gemba a ver" donde hacia
que la gente entendiera los hechos. Luego ellos planteaban
en unos 20% de palabras y un 80% de dibujos y gráficos, el
contexto, la situación actual, el objetivo a alcanzar, el
análisis de causa raíz, el plan de implementación, la
verificación de los resultados y el seguimiento.
El control visual tiene aplicación en los procesos de gestión.
Algunos ejemplos son las obeya o «salas de guerra» donde
se visualiza gráficamente la situación de un proyecto
"Los datos son, por supuesto,
importantes, pero es mas
importante poner mayor énfasis
en los hechos “
Taiichi Ohno
Ademas…
Un enfoque construido alrededor PDCA
Un breve resumen del problema y la solución
Una forma de estructurar el pensamiento
Una forma para que la gerencia estructure y
"discipline" el proceso
Se utiliza para cualquier tipo de problema en todas las
partes del negocio
Realmente es bueno lo que se logra con el A3?
- Aparentemente simple ...
Que podemos lograr con la
aplicación del A3?
• Hace una gestión mas lean
- Permite involucrar a otros, y
- Comprender a los demás
• Fomenta el diálogo dentro de la organización
• Entendimiento de las"5S de información"
• Desarrolla el pensamiento “solucionador” de
problemas
• Alienta la iniciativa de primera línea
Alienta el PDCA
• Aclara la relación entre los verdaderos problemas y
las contramedidas
• Sirve como un instrumento de aprendizaje
organizacional.
• Conduce a medidas eficaces y
soluciones basadas en hechos y datos
Plan (hipótesis): ¿Qué es y por qué?
No: "¿Qué se puede hacer?"
Sí: "¿Qué hay que hacer?“
Planificar - Hacer: ¿Cuándo?
No: "¿Qué tan rápido podemos hacerlo?"
Sí: "¿Cuándo hay que hacer“
Compruebe, Reflexionar: ¿quién, por qué?
No: "¿Qué has hecho?"
Sí: "¿Qué pasó? ¿Por qué elegiste hacer lo
que hiciste? "
Check - Act (Ajustar): qué, por qué?
No sólo: "¿Recibió los resultados" "¿Qué voy
a asignará al lado? "
Pero: "¿Qué has aprendido" "¿Qué hace el
cliente-empresa-empleado ahora? “
El desafío del liderazgo dentro de
la Filosofía Lean:
-Trabajar eficientemente y lograr resultados efectivos
y…
-Desarrollar a su gente
………………………..AL MISMO TIEMPO
La herramienta: El Proceso:
El formato A3 El PDCA y el ciclo de
contribuye a una mejor gestión
comunicación, a la
solución de problemas, a de aprendizaje
la planificación, a la
elaboración de informes
y a su discusión, entre
otros
Los pasos “Pensamiento A3”
¿Cuál es el problema ... el problema "real"?
¿Por qué es necesario abordarlo ... ahora?
¿Quién tiene el problema?
¿Cuál es la causa raíz del problema?
¿Cuáles son algunas medidas posibles?
¿Cómo elegir la contramedida para proponer?
¿Cómo va a llegar a un acuerdo entre todos los interesados?
¿Cuál es su plan de implementación? ¿Qué calendario?
¿ Cómo sabrá si su contramedida funciona?
¿Qué cuestiones de aplicación se puede anticipar?
¿Cómo va a garantizar el seguimiento y la mejora continua?
De que estamos hablando?
I. Historial V. Medidas Contrapropuestas
De que esta hablando? ¿Cuál es su propuesta para alcanzar el
estado futuro de esa condición de destino
¿Cómo sus contramedidas recomendadas
II. Condiciones actuales contribuyen a alcanzar la meta
Cual es la situación actual?, demuestre
usando graficas, mapas, controles, VI. Plan
datos.. ¿Qué actividades se exigirá para la
implementación y quién se hace responsable
de qué y cuándo
III. Metas y Objetivos ¿cuáles son los indicadores de rendimiento o
Que específicamente se requiere progreso
- Incorporar un diagrama de Gantt o diagrama
similar que muestra las acciones / resultados,
el cronograma y responsabilidades. Puede
IV. Análisis incluir información sobre los medios
Cuales son las causas principales del específicos de las implementaciones
problema
elegir la herramienta más simple de VII. Seguimiento
problemas de análisis que pone de
Qué temas se pueden anticipar?
manifiesto la relación de causa y efecto
Asegure el PDCA
Capture y comparta el aprendizaje
Cuestionemos nuestro conocimiento?
¿Qué es lo que realmente sabe?
¿Cómo lo sabes?
¿Qué necesita saber?
¿Cómo se puede aprender?
Siempre apóyese en datos, no suponga…
Y ¿dónde encontrar los hechos de la problemática?
En el.. Gemba – “el lugar donde el problema esta
sucediendo realmente”. No se encuentra en una sala de
conferencias o en un escritorio.
Obtenga la condición real de primera mano
Tres problemas comunes en
Resolución de Problemas
1. Suponiendo que usted sabe cuál es el problema y se niega
a “ver” lo que realmente está sucediendo.
2. Suponiendo que usted sabe cómo solucionar un
problema sin averiguar qué lo está causando.
3. Suponiendo que usted sabe lo que está causando el
problema sin confirmarlo.
En otras palabras - no comprender la situación.
"Un problema claramente definido es Resuelto“
¿Qué se entiende por "claramente definido"?
Brecha entre lo que está sucediendo (situación actual)
y lo que debería estar sucediendo (condiciones de
destino) - se describe en el rendimiento
Práctica A3
Recapitulemos:
La herramienta de A3 como un proceso para ...
• Resolución de problemas
• Proponer mejoras
• Estandarización
• Planificación
• Generación de informes
• Reflexión
• Gestión de proyectos
• Gestión del Cambio
• Alineación y Acuerdo
• Desarrollo Organizacional
• Mentoring, coaching
¿Qué hace de un A3 una buena
herramienta?
Cuenta una historia
Contiene los hechos objetivos y datos
“Resuelve" el problema; Pero ser técnicamente
"correcto" es sólo la mitad de la batalla ...
Se compromete y alinea con la organización
Los informes y procesos en la
organización
Que es un problema?
Un problema es una brecha
entre:
La condición actual.. Que
es lo que actualmente
esta pasando y…
La meta o la condición
ideal.. Que debería estar
pasando.. Lo que se
necesita
Construyamos!
