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Reingeniería: Definición, Principios, Beneficios, Implementación

Artículos / Por Jileana Añez

La reingeniería de procesos de negocios es un elemento crucial en la

agenda de muchas empresas grandes y pequeñas en muchas
industrias, siendo la manufactura y la banca / finanzas los sectores líderes.
Permite a las organizaciones ver sus procesos comerciales desde una nueva
perspectiva para comprender cómo rediseñarlos para mejorar su forma de
trabajar.

La reingeniería de procesos comerciales es el acto de cambiar las

funciones principales de una organización con el objetivo de aumentar
la eficiencia, mejorar la calidad del producto y / o disminuir los costos.

Esto comienza con un análisis en profundidad de los flujos de trabajo de la

empresa y la identificación de áreas clave que necesitan mejoras. Las
empresas contratan a las personas que realizan este tipo de trabajo, a
menudo denominadas especialistas en reingeniería, para facilitar la
transición a procesos más estandarizados.
Contenidos de este artículo

 Usos

 Principios de la Reingeniería

 Beneficios

o Acortar los plazos de entrega

o Aumentar la productividad

o Mejorar la calidad y el enfoque al cliente

o Mejorar la posición competitiva

o Implementar nueva tecnología

 Implementación

o Paso 1: identificar y comunicar el problema

o Paso 2: crea un equipo

o Paso 3: identificar el proceso ineficiente y definir los indicadores

clave de desempeño

o Paso 4: rediseñar el proceso

Usos

La reingeniería de procesos de negocios se utiliza principalmente como un

enfoque para así mejorar el desempeño laboral para que al mismo tiempo
aumente la efectividad de los procesos y la eficiencia que existe en toda
empresa. Además del rediseño de los procesos de negocio, también implica
el rediseño de los sistemas asociados y las estructuras organizativas.

Por lo general, razones como las nuevas oportunidades de mercado, el

aumento de la competencia, el bajo rendimiento financiero y la disminución
de la participación de mercado desencadenan la necesidad de una
transformación del proceso empresarial.

Reingeniería implica el análisis y la transformación de varios componentes

importantes de una empresa. Éstas incluyen:

 Estrategia

 Organización

 Proceso
  Tecnología

 Cultura

Incluye tres fases> fase de análisis, fase de diseño y fase de

implementación. También se lo conoce como rediseño de procesos
comerciales, gestión de cambios de procesos y transformación comerciales.

Principios de la Reingeniería

A continuación, se presentan los 7 principios de reingeniería propuestos

por Michael Hammer y James Champy:

1. Organízate en torno a los resultados, no a las tareas.

2. Identifica todos los procesos de la organización y priorizarlos en orden

de urgencia de rediseño

3. Integra el trabajo de procesamiento de información en el trabajo real

que produce la información.

4. Trata los recursos geográficamente dispersos como si estuvieran

centralizados

5. Vincula actividades paralelas en el flujo de trabajo en lugar de

simplemente integrar sus resultados

6. Coloca el punto de decisión donde se realiza el trabajo e incorpore

control en el proceso.

7. Captura información una vez y en la fuente.

Beneficios

Las organizaciones que participan en la reingeniería de procesos de negocio

son las primeras en examinar la organización y su entorno. Los objetivos
juegan un papel de liderazgo en la configuración de nuevos procesos o en el
cambio de procesos existentes. La reingeniería de procesos de negocio,
inventada por el experto en TI Michael Hammer, se aplica principalmente
en tecnología de la información, pero es un modelo estandarizado que se
puede utilizar para optimizar muchos procesos u organizaciones.

Esta juega un papel importante en la mejora del desempeño organizacional

en términos de costo, calidad, entrega, productividad de los empleados, etc.
También ayuda a>

 Optimizar los procesos y sistemas comerciales.

  Las empresas se adaptan fácilmente a los tiempos cambiantes y
reducen los gastos operativos.

 Mejorar la rentabilidad de la empresa y mantener la ventaja

competitiva.

 Aumentar la productividad de los empleados.

 Incrementar la satisfacción del cliente mejorando la calidad de

productos y servicios.

Otros de los beneficios de la Reingeniería son:

Acortar los plazos de entrega

En la tecnología de la información, en particular, hay mucho potencial que

aún no se está utilizando. Los procesos obsoletos, como la ejecución manual
de asuntos administrativos, se pueden automatizar completamente con una
inversión. Las inversiones se recuperan con menores costes salariales.

Aumentar la productividad

Otro de los objetivos y beneficios que se obtiene con la reingeniería es hacer

que los procesos obsoletos pasen a ser modernos lo que a menudo hace que
se llegue a ahorrar tiempo. Un ejemplo sería, si en un proceso se tenía la
participación de cuatro empleados, se puede llegar a la solución de trabajar
con dos. Estos deben de aportar sugerencias y la información funcional.

Mejorar la calidad y el enfoque al cliente

Al cambiar la orientación de la tarea a la orientación al proceso, la atención

se centra en el cliente. La ventaja sería que pasan al primer plano los
procesos irrelevantes rápidamente. Luego se podrían llegar a modificar o
eliminar de manera muy fácil.

Mejorar la posición competitiva

Los cambios que llega a realizar una empresa, por lo general, se notarán
gradualmente. Pero, sin embargo, para llegar a mantenerse al día y para
satisfacer las necesidades que tienen los clientes, hay que actuar de la
manera correcta. La reingeniería es ideal para este problema, se mejora la
posición competitiva, ya que, los cambios que se implementan radicalmente
en un corto periodo.

Implementar nueva tecnología

Por ejemplo, una tienda web en línea puede optar por implementar un
amplio centro de ayuda con una sesión interactiva de preguntas y
respuestas. El visitante puede hacer su pregunta con la ayuda de palabras
clave y usar la computadora para buscar una respuesta estandarizada. De
esta manera, el empleado de servicio al cliente no estará ocupado y podrá
mantenerse ocupado con otra cosa.

Implementación

La reingeniería de un proceso se enfoca en rediseñar un proceso como un

todo, lo que incluye fundamentalmente repensar cómo se debe hacer el
trabajo organizacional para lograr una mejora dramática. Eso es lo que
diferencia a reingeniería de la mejora de procesos que solo se centra en la
mejora funcional o incremental.

Es posible que la reingeniería no sea apropiada en todas las situaciones,

especialmente si sus procesos solo requieren optimización y si su
organización no busca experimentar un cambio dramático.

Paso 1: identificar y comunicar el problema

Esta es una parte clave del crecimiento de cualquier negocio. Debe averiguar
qué problemas están frenando a la empresa y qué los está causando. Por
ejemplo, supongamos que es un especialista en reingeniería contratado por
una empresa de cereales, con el objetivo principal de aumentar sus ingresos.

El proceso de producción de la empresa comienza en una granja, donde el

grano se cosecha y luego se envía a una fábrica, momento en el que se
mezcla con otros ingredientes y se convierte en el producto final.

Al analizar este proceso, observa un problema logístico: más del 20% del
grano se pierde durante el viaje en camión desde la finca hasta la fábrica. Al
solucionar este problema, su empleador puede aumentar sustancialmente la
producción de su producto. Como especialista en REINGENIERÍA, es su
trabajo comunicar este problema a los ejecutivos y detallar los beneficios de
resolverlo

Paso 2: crea un equipo

Ahora que sabe cuál es el problema, necesitará un equipo de expertos que lo

ayude a encontrar una solución.

El gerente senior supervisará su proyecto de reingeniería y se asegurará de

que tenga los recursos necesarios para realizar el trabajo. Es importante que
un empleado de nivel superior supervise el proyecto, ya que puede tener el
poder de hacer cosas que usted no hace, como aprobar grandes
presupuestos.

El gerente operativo proporcionará la experiencia en profundidad en lo que

respecta al proceso que está rediseñando. Continuando con el ejemplo
anterior, podría ser quien esté a cargo de la parte del proceso de transporte
de granos. Su comprensión de los detalles, como cómo se carga el grano y
qué rutas toman los camiones, jugará un papel importante para encontrar
una solución.

También pueden ser necesarios expertos en reingeniería adicionales, según

el alcance del proyecto.

Paso 3: identificar el proceso ineficiente y definir los indicadores

clave de desempeño

Quizás descubra que la razón por la que los camiones pierden tanto grano
durante el transporte es porque el camino entre la granja y la fábrica es
demasiado largo y lleno de baches. Ahora, puede configurar indicadores
clave de rendimiento (KPI) específicos para su equipo en función de esa
parte del proceso. Un KPI es un tipo de medición del rendimiento que se
utiliza para ayudar a alcanzar los objetivos comerciales.

En este caso, el KPI podría ser el tiempo de ciclo o la cantidad de tiempo

desde el principio hasta el final del proceso de producción. Si puede reducir
el tiempo del ciclo, puede ahorrar algo de grano y aumentar la producción de
la empresa.

En este punto, comenzará a desarrollar diferentes soluciones, organizándolas

en diagramas de flujo de procesos, revisándolas con su equipo y
reconociendo los pros y los contras de cada una (prestando especial atención
a los nuevos gastos en los que se incurrirá).

Paso 4: rediseñar el proceso

Finalmente, es hora de implementar su solución. ¿Cómo va a reducir el

tiempo de ciclo? ¿Cuál es la forma más eficiente de llevar el grano de la
granja a la fábrica? ¿Actualizará a camiones más rápidos y / o tratará de
arreglar la carretera?

En el escenario de la vida real en el que se basa este ejemplo, la reingeniería

redujo el tiempo de ciclo al eliminar los camiones del proceso por completo.
Construyeron una nueva fábrica directamente al lado de la granja, por lo que
no se perdió ningún grano entre la cosecha y la producción de la fábrica.
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Reingeniería de procesos

La reingeniería de procesos busca cambiar los procesos y no las funciones.

Con licencia

¿Qué es la reingeniería de procesos?

La reingeniería de procesos es una estrategia de administración de

negocios centrada en el análisis de los flujos de trabajo y en los procesos
empresariales de una organización, para lograr mejoras sustanciales en su
rendimiento, productividad y calidad.
Es la práctica de repensar y rediseñar la forma en que se realiza el trabajo,
para apoyar mejor la misión de una organización y reducir los costos. El
proceso empresarial se refiere al conjunto de tareas o actividades
interconectadas realizadas para lograr un resultado específico.

Tipos de reingeniería de procesos

Existen tres tipos de reingeniería de procesos que cualquier empresa puede

implementar:

Reingeniería para la mejora de costos

Este tipo puede llevar a una empresa a reducciones extraordinarias de los

costos de los procesos no fundamentales, ya sea cambiándolos
radicalmente, o eliminándolos por completo.

Reingeniería para ser más competitivo

Con este tipo de reingeniería, se busca profundizar en los procesos

principales producidos en el negocio.

Se pretende llegar a ser el mejor de su clase, a nivel mundial, al mismo

tiempo que se alcanza la equivalencia competitiva con las empresas de la
competencia.

Reingeniería para un punto radical de innovación

Este tipo de reingeniería busca localizar y efectuar puntos radicales de

innovación, cambiar las reglas existentes y establecer una nueva definición
sobre el mejor de la clase para todas las empresas que están intentando
llegar a serlo.

Modelos de reingeniería de procesos

Modelo ADKAR

El modelo se centra en el elemento de cambio de las personas,

específicamente cómo garantizar que los empleados involucrados apoyen y
crean en el cambio.

Después de hacer esto, el modelo se mueve para enfocar la dimensión

empresarial, identificando la necesidad del cambio, los objetivos que deben
cumplirse, la forma en que cumplirán estos objetivos y la escala de tiempo
en que se completará.
Tanto la dimensión empresarial como la personal deben cuidarse
diligentemente para implementar una estrategia de cambio exitosa. Hay
cinco pasos claves para garantizar el apoyo de los empleados.

Conciencia

Los empleados deben estar conscientes sobre cuál es exactamente el

cambio que está ocurriendo y por qué es necesario. Si los empleados no
están conscientes de estas cosas, pueden perder motivación y dirección
dentro de la estrategia.

La gerencia tiene un papel crucial para garantizar que los empleados estén
plenamente conscientes de cada elemento del proceso de cambio.

Puede servirte: Recursos materiales de una empresa

Deseo

El apoyo de la estrategia debe provenir naturalmente de los empleados. En

lugar de forzar el cambio, mejor incluirlos en la visión y desarrollo del
proyecto para asegurar su apoyo en el resultado final.

Conocimiento

La reingeniería probablemente traerá un cambio en la rutina y las

habilidades de los empleados, así como un cambio general de la
organización. Por esta razón, los empleados deben recibir apoyo para
adquirir y desarrollar estas habilidades.

Habilidad

Puede desarrollarse, pero solo si los individuos tienen la habilidad necesaria.

Refuerzo

El proceso de cambio y las recompensas para los individuos que cambian sus
métodos deben reforzarse después de haberse producido el cambio. Esto
asegura que los empleados resistan la tentación de volver a los viejos
hábitos.

Modelo de transición de Bridges

Este modelo se enfoca en la transición, no en el cambio. La diferencia entre

ellos es sutil, pero importante.
El cambio es algo que le sucede a las personas, incluso si no están de
acuerdo con él. La transición es lo que sucede en la mente de las personas a
medida que pasan por el cambio.

El cambio puede ocurrir muy rápidamente, mientras que la transición ocurre

más lentamente.

El modelo destaca tres etapas de transición que atraviesan las personas

cuando experimentan un cambio. Estos son:

 Terminación, pérdida y dejar ir.

 Zona neutral.

 Nuevo comienzo.

Bridges dice que la gente pasa por cada etapa a su propio ritmo. Por
ejemplo, aquellos que se sienten cómodos con el cambio probablemente
avanzarán rápidamente a la tercera etapa, mientras que otros se quedarán
en la primera o segunda etapa.

Fases de la reingeniería de procesos

Hay que cumplir cada una de las fases, para que los cambios sean exitosos.

1. Identificar y comunicar la necesidad de cambio

Se debe hacer una investigación. ¿Qué procesos podrían no estar

funcionando? ¿La competencia está mejor o peor que la empresa en algunos
aspectos?

Luego que se tenga toda la información, se deberá elaborar un plan muy

completo, con la participación de los líderes de los diferentes
departamentos.

La gerencia tendrá que transmitir la gran visión del cambio y mostrar cómo
afectará positivamente a todos los empleados.

2. Reunir equipo de expertos

La reingeniería de procesos necesita un equipo de personas altamente

capacitadas y motivadas que llevarán a cabo los pasos necesarios. En la
mayoría de los casos, el equipo consiste en:

Puede servirte: Manfred Max Neef

Gerente senior

Se necesita la supervisión de alguien que pueda tomar las decisiones y con

quien ponerse en contacto directamente.

Gerente de operaciones

Se necesitará a alguien que conozca las complicaciones del proceso. Ahí

interviene el gerente de operaciones, por haber trabajado con los procesos y
poder contribuir con su vasto conocimiento.

Expertos en reingeniería

Se necesitarán los ingenieros adecuados. Los procesos de reingeniería

pueden necesitar experiencia en varios campos diferentes, desde TI hasta
manufactura.

3. Encontrar procesos ineficientes y definir indicadores claves de

rendimiento (KPI)

Se deberán definir los KPI correctos. Los KPI suelen variar según el proceso
que se esté optimizando.

Luego se deberán seguir los procesos individualmente. La forma más fácil de

hacer esto es mapeando los procesos del negocio.

Es mucho más fácil si se tiene todo por escrito paso a paso. Aquí es donde es
útil el gerente operativo, ya que podrál definir y analizar los procesos.

La forma más básica de trabajar con los procesos es a través de los

diagramas de flujo. Se toma un lápiz y papel y se anotan los procesos paso a
paso.

Si se tienen más conocimientos de tecnología, el análisis de procesos puede

hacerse más fácilmente mediante softwares adecuados.

4. Rediseñar los procesos y comparar los KPIs

Al llegar a este punto, no hay mucho que agregar. Lo que ahora hay que
hacer es seguir poniendo en práctica las teorías y ver cómo se mantienen los
KPI.

Si los KPI muestran que la nueva solución funciona mejor, se puede

comenzar a escalar la solución lentamente, poniéndola en acción dentro de
cada vez más procesos de la empresa.
Ejemplos de reingeniería de procesos

Ford Motors

En la década de 1980, la industria automotriz estadounidense pasaba por

una recesión. Buscando reducir costos, Ford decidió analizar a fondo los
procesos de algunos de sus departamentos, intentando encontrar procesos
ineficientes.

Notaron que más de 500 personas trabajaban en el departamento de

contabilidad. A modo comparativo, alrededor de 100 personas trabajaban en
el mismo departamento en su competidor Mazda.

A pesar de que Ford era una empresa mayor, se fijó un objetivo

cuantificable: reducir el número de empleados en ese departamento a solo
200 personas.

Lanzaron una iniciativa de reingeniería de procesos para averiguar por qué el

departamento tenía tanto personal. Analizaron el sistema y descubrieron que
funcionaba de la siguiente manera:

 Cuando el departamento de compras escribía una orden de compra,

enviaba una copia al departamento de cuentas por pagar.

 Luego, el departamento de control de materiales recibía la mercancía y

enviaba una copia del documento relacionado con cuentas por pagar.

 Al mismo tiempo, el proveedor enviaba un recibo por los bienes

entregados a cuentas por pagar.

Puede servirte: Factibilidad técnica

Taco Bell

Taco Bell volvió a crear su negocio, centrándose más en el aspecto del

servicio y centralizando su área de fabricación.

Con la creación del programa K-Minus, ahora la carne, el maíz, los frijoles, la
lechuga, el queso y los tomates para sus restaurantes se preparaban fuera
del restaurante. En los restaurantes solo se ensamblaban estos ingredientes
preparados cuando un cliente los solicitaba.
Algunos de los éxitos de esta nueva forma de trabajar fue una mayor
motivación de los empleados, un mejor control de calidad, menos
accidentes, mayores ahorros y más tiempo para centrarse en el servicio al
cliente.

Ventajas y desventajas

Ventajas

 Reduce los costos y los tiempos de ciclo al eliminar las actividades

improductivas y los empleados que las realizan.

 Mejora la calidad al reducir la fragmentación del trabajo y establecer

una propiedad clara de los procesos.

 Moderniza los procesos obsoletos y a menudo produce resultados que

ahorran tiempo. Por ejemplo, la organización puede descubrir que un
proceso determinado puede ejecutarse por dos empleados en lugar de
cuatro.

 Al cambiar la orientación por tareas a una orientación por procesos, se

pone el foco en el cliente. Esto tiene la ventaja que todos los procesos
irrelevantes pasan rápidamente al primer plano, y así se pueden
eliminar o modificar fácilmente.

Desventajas

 Es posible que algunos trabajadores no se adapten a los cambios y que

los nuevos encargados asignados puedan sentirse abrumados. Otros
trabajadores se volverán obsoletos si se elimina su función principal
como parte de la revisión del proceso.

 La reingeniería de procesos requiere de inversión, particularmente en

tecnología. Los métodos obsoletos, como las tareas manuales, se
enfrentan a ser reemplazados por programas de computación.

 Los programas mejoran la eficiencia y reducen los errores, pero la

empresa debe invertir en el software y en la capacitación, una opción
costosa para empresas que buscan reducir los gastos rápidamente.

Referencias

1. Business Process Reengineering (BPR): Definition, Steps, Examples.

Recuperado de [Link].

2. Business Process Reengineering (BPR). Recuperado de [Link].

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