Ensayo
Materia: Sistemas de Información Gerencial
Nombre de la Estudiante: Natalia Murillo Barrantes.
Tema: Gestión documental
Fecha de Entrega: 28 de octubre de 2023
IV Cuatrimestre 202
Sistema de gestión documental
Para hablar del tema de sistema de gestión documental es importante conocer
que la definición de esta palabra.
¿Qué es un sistema de gestión documental?
“Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la
recepción, el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo,
incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la
información y prueba de las actividades y operaciones de la organización” (ISO
15489-1: 2001)
La gestión documental es sumamente importante para proteger los documentos y
para la información que pueden contener los documentos importantes de una
organización, y en general los documentos de archivos de esta organización.
Después de entender la importancia del sistema de gestión documental, la gestión
documental tiene varios procesos que son importantes para el buen manejo del
sistema, entre ellos: la incorporación de los documentos, el registro, la
clasificación, el almacenamiento, el acceso, la trazabilidad y la disposición.
De acuerdo con la Silvia Santos Collado (2021):
1. Incorporación de los documentos
Los procedimientos de gestión documental tienen que contemplar la forma en que
un documento entra a formar parte del sistema, es decir, qué se tiene que hacer
cuando se decide archivar o capturar digitalmente un documento.
2. Registro
El registro tiene como objetivo formalizar la incorporación de un documento (dejar
constancia de que un documento ha sido creado o recibido) mediante un
identificador único y una breve información descriptiva que facilite su posterior
recuperación (metadatos).
3. Clasificación
La clasificación es el conjunto de acciones técnicas y administrativas que nos
permite agrupar los documentos relacionados de forma jerárquica, en función de
algunas características preestablecidas.
4. Almacenamiento
Este proceso tiene por objeto mantener y preservar los documentos asegurando
su autenticidad, la fiabilidad, la integridad y la disponibilidad durante el periodo de
tiempo necesario. Responde a uno de los principios fundamentales de un plan de
gestión de documentos: garantizar que los documentos se conserven en un
entorno seguro.
5. Acceso
En esta fase hay que regular a quién se permite llevar a cabo una operación
relacionada con un documento (creación, consulta, modificación, eliminación, etc.)
y en qué circunstancias, aplicando los controles previstos en la tabla de acceso y
seguridad.
6. Trazabilidad
La trazabilidad de los documentos en un sistema de gestión documental es una
medida de seguridad para las organizaciones. Garantiza que solo los usuarios con
los permisos adecuados realicen tareas para las que han sido autorizados.
7. Disposición
Agotado el plazo de conservación establecido para un documento determinado, se
aplica la disposición prevista en el calendario de conservación: eliminación,
conservación permanente y transferencia a otro sistema archivístico.
Este proceso es importante para la buena gestión documental.
Es muy importante que las organizaciones sigan las fases de la gestión
documental y además que sigan la normativa establecida por la misma
organización y las normas internacionales.
De acuerdo con las normas internacionales ISO: Las organizaciones deberían
definir y documentar una política de gestión de documentos de archivo. El objetivo
de esta política debería consistir en la creación y gestión de documentos de
archivo auténticos, fiables y utilizables, capaces de dar soporte a las funciones y
actividades de la organización durante todo el tiempo que se precise. Las
organizaciones deberían asegurarse de que esta política se transmite y se cumple
en todos los niveles organizativos. (ISO 15489-1, 2001) Con estas normas las
organizaciones van a tener un mayor orden y un mayor control sobre la gestión
documental.
La gestión documental además permite no tener tantos documentos físicos, y más
bien existe la posibilidad de archivar los documentos en línea y además
implementar la gestión documental, eso tiene varias ventajas, entre ellas:
seguridad, reducción de costes, rápida recuperación de documentos, acceso
remoto y centralizado, y prevención de duplicidades.
Según Hidalgo (2023) los siguientes son los beneficios de implementar la gestión
documental:
Seguridad: el programa de control documental asegura la confidencialidad
de los documentos y restringe el acceso a los empleados autorizados.
Reducción de costes: el ahorro de tiempo permite liberar recursos para
atender otras tareas de mayor valor agregado.
Rápida recuperación de documentos: el acceso a la documentación es
rápido y seguro, agilizando cualquier trámite.
Acceso remoto y centralizado: las herramientas digitales permiten el
acceso a la documentación desde cualquier lugar.
Prevención de duplicidades: el sistema evita que se incorporen
documentos duplicados que puedan generar confusión.
