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CAPITULO 3

EL BANCO DE DATOS DE MANTENIMIENTO

Parte b

3.5. Orden de Trabajo

La fuente de datos relativos a las actividades desarrolladas por el personal de ejec ución de mantenimiento, debe
incluir el tipo de actividad, su prioridad, falla o el defecto encontrado y cómo fue reparado, duración, los recursos
humanos y materiales utilizados, y otros datos que permitan evaluar la eficiencia de la actuación del
mantenimiento y sus implicaciones con costos y programación.

Las Ordenes de Trabajo (OT) son específicas para cada empresa, en función de la actividad, organización,
cantidad y tipos de mano de obra y equipos que posee etc., sin embargo, existe una serie de datos comunes en
cualquier ramo industrial o de servicios, que deben estar presentes en este instrumento de información, como: el
número consecutivo, el tipo de la actividad de mantenimiento, la prioridad, los registros de historial, si los
instrumentos de supervisión actuaron correctamente o no, si la inte rvención perjudicó la producción, el período
de indisponibilidad del equipo y la duración real del mantenimiento.

En los antiguos modelos de OT usadas en el sistema manual, eran presentados en la parte superior: los datos de
identificación del equipo y del problema, en la parte media: los datos de planificación, y en la parte inferior: los de
ejecución del mantenimiento, subdivididos en dos partes: datos para "Gestión del Equipo" (sumario del servicio
ejecutado y comentarios sobre el problema) y para "Gestión de Mano de Obra" (horas -hombre consideradas y
utilizadas) - Figura 26.

Figura 26 - Modelo Solicitud de trabajo para control manual

Los modelos de Orden de Trabajo que siguieron, tenían con relación con al anterior, la novedad de la inclusión
de las columnas codificadas de "Problema Encontrado", precursor del actual "Código de Ocurrencias". En la
parte inferior de ese cuadro existían enumeradas, un conjunto de posibles ocurrencias en los equipos
relacionados en la referida columna, para que el ejecutante pusiera los números que correspondían a las
ocurrencias, en el cuadro correspondiente a la intersección de la línea de la "localización" con la columna del

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grado de "severidad", cuyos significados eran presentados al lado de los tipos de ocurrencias.

El modelo siguiente, en la evolución de las OT, fue utilizado durante la fase de transición del sistema de control
manual para el automatizado y, por esta razón, apenas la última sección corresponde a la: identificación del
equipo, la duración del mantenimiento, pérdida de producción, utilización de mano de obra y costos, eran proc
esadas, no dando el mismo tratamiento a los datos del historial de ocurrencias, que eran transcriptos en líneas
continuas en la primera y la tercera sección. El formulario era proyectado para producir una tarjeta agujereada (o
equivalente), pues poseía 80 caracteres para procesamiento, siendo los cuatro primeros reservados para la
identificación del documento.

La orden de trabajo siguiente en el proceso evolutivo, fue desarrollada para el sistema de control automatizado,
con la producción de una tarjeta agujereada. Presentaba como novedad con relación a la anterior, el registro del
"Código de Servicio" con 4 caracteres, siendo el primero destinado a la Ocurrencia (O), que indicaba el origen de
la necesidad de la intervención en el equipo, el segundo para la Acción (A), que indicaba lo que había sido
realizado por el equipo de mantenimiento y los dos últimos para el Complemento (CPL) de esa acción. La mejor
terminología para este c ódigo sería: "Código de Ocurrencia", que serviría para indicar intervenciones debido a
Fallas o Defectos, pudiendo también utilizarse el término "Código de Defecto" con el mismo objetivo.

La evolución del modelo de orden de trabajo, utilizada en el sistema automatizado de control del mantenimiento,
generaba dos tarjetas perforadas y presentaba, con relación a la anterior, las siguientes particularidades:

z Un campo asociado al número consecutivo para correlacionar a dos o más órdenes de trabajo, cuando
la ejecución de las actividades excedía el período mínimo de procesamiento de los informes de gestión,
que es definido como "horizonte";
z El código de mantenimiento compuesto por el código del equipo asociado al componente, actividad y
sector;
z La semana y el motivo de la reprogramación, para permitir la replanificación manual, en caso de algún
impedimento;
z La indicación de la actuación de supervisión automática;
z El código de ocurrencia compuesto por cuatro "células", o sea: la Causa: que indicaba la razón de la
ocurrencia (falla o defecto) en el equipo; el Efecto: que indicaba como la falla o el defecto eran
constatados; la Acción: que indicaba el verbo asociado al servicio ejecutado y el Complemento: que
completaba el mensaje de la acción;
z La "espera" que indicaba la cantidad de horas-hombre que quedó inactiva, durante el desarrollo de la
actividad de mantenimiento, debido normalmente, a una falla de la planeación. Ese campo estaba
asociado al código del motivo que llevaba a esos horas-hombre a la interrupción de sus servicios.

En el inicio de la década de 1970, surgió el proyecto BOZZ-ALLEN & HAMILTON que presentó como
singularidad, la omisión de la recolección de información de la mano de obra en el cuerpo de la orden de trabajo;
siendo estas informaciones rec ogidas, a través de un documento complementario llamado Tarjeta de Tiempo,
con forma y tamaño similar a la tarjeta horaria, pero con características diferentes, ya que servía para que cada
ejecutante indicase, en cada servicio que recibía, el día, la hora y el minuto en que iniciaba y terminaba,
identificando el número de la Orden de Trabajo - Figura 27.

La parte posterior de esta tarjeta contiene los códigos de servicio, espera y ausencia para indicarlos, en la
columna respectiva la actividad ejercida, durante cada período de su jornada. A cualquier momento, siempre que
se complete una tarjeta, el ejec utante debe sustituirla por una nueva para asegurar la continuidad de los regis
tros.

Como recomendación, para evitar celos de fiscalización individual a los ejecutantes del mantenimiento y, en
consecuencia, el sabotaje de los registros, la Tarjeta de Tiempo, debe ser impersonal e individual para cada
ejecutante de mantenimiento, o sea, identificar apenas el cargo y no el nombre de la persona.

Como variante de la Tarjeta de Tiempo, puede ser utilizada la Tarjeta de Material, cuya responsabilidad de
compilación es del encargado del depósito, que relaciona el material suministrado al respectivo consecutivo de la
Orden de Trabajo en la tarjeta -Figura 28

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Para implementar tanto la Tarjeta de Tiempo, como la Tarjeta de Material, debe realizarse un trabajo de
orientación y búsqueda junto a los ejecutantes, en lo referente a la compilación, para evitar que los datos dejen
de ser registrados o lo sean de manera equivocada, involuntariamente o a propósito.

Una innovación importante, en el sistema de recolección de datos en el control automatizado de mantenimiento,

fue la emisión, a través de la propia computadora, de las órdenes de trabajo parcialmente llenadas, a partir de
datos provenientes del Programa Maestro de Mantenimiento Preventivo, enfatizando en la reducción de las
actividades burocráticas de los ejecutantes de mantenimiento - Figura 29.

Figura 29 - Modelo de orden de trabajo para mantenimiento preventivo emitida por computadora en formulario continuo.

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Con la implantación de la orden de trabajo para mantenimientos preventivos, emitida a través de la computadora,
surgió también la idea de utilizar la máquina para reprogramar actividades que no fuesen ejecutadas dentro de
un plazo aceptable y así, permitir este trabajo de reprogramación automatizada, fue fortalecido el concepto de
Clase.

Durante el desarrollo del proyecto, se determina para cada actividad, el plazo de es-pera por la computadora,
para el retorno de las órdenes de trabajo, plazo que si era excedido, acarreará el cobro del motivo de la no
ejecución, siendo esta información transferida para el archivo en el banco de datos para su pos terior inscripción
en el informe de gestión de no conformidades.

Para dar conocimiento al ejecutante sobre estas limitaciones de plazo, la computadora informa a través de los
campos de Próxima Reprogramación y Semana Límite de Reprogramación en la emisión de cada orden de
trabajo.

Para reducir aún más las responsabilidades burocráticas de los ejecutantes del mantenimiento y asegurar que
los servicios programados, sean realizados de acuerdo con un estándar preestablecido, la orden de trabajo
emitida por la computadora, puede contener también, las Instrucciones de Mantenimiento ya impresas.

Sin embargo, es necesario que estas instrucciones sean redactadas de forma concisa, para evitar la proliferación
de estos documentos. Como sugerencia, es rec omendable que sea limitado a treinta, el número de líneas para
cada actividad program ada en cada componente.

En los Sistemas donde se utiliza, para la emisión de la orden de trabajo para actividades programadas a la
computadora, es necesario desarrollar otro modelo de or-den de trabajo, para permitir la anotación de datos de
actividades no programadas.

Para estandarizar los registros de "Descripción" y "Servicio Ejecutado", además de reducir el número de registros
del banco de datos del historial y consecuentemente, el tiempo de búsqueda, echo importante en el caso de la
utilización de computadoras personales de menor performance en el proceso, es recomendable la utilización del
"Código de Ocurrencias" citado anteriormente, que traerá como ventaja adicional, la posibilidad de búsqueda en
el historial de una ocurrencia específica o de cualquiera de los elementos que compongan este código - Figura
30.

Puede observarse también, en este modelo de OT, la inclusión de campos para la anotación, por parte del
usuario de los servicios de mantenimiento (llamado "clien-te"), de la evaluación del trabajo ejecutado a través de
las opciones: "plenamente ejec utado", "provisionalmente ejecutado", "reservicio" y "no atendido", como un factor
de medición de la calidad de los servicios del mantenimiento. Este tipo de registro, que posibilitará la evaluación
de la gestión de mantenimiento respecto a las necesidades de producción, puede ser incluido también en las
órdenes de trabajo de actividades programadas.

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En los modelos de las órdenes de trabajo de actividades programadas y no programadas ilustrados, se puede
observar la existencia de un código de barras que puede ser emitido por la computadora, para facilitar la lectura
en sistemas integrados (por ejemplo: para que el encargado del depósito asocie el material a emplear al número
de la OT).

Para evitar, la utilización de uno de los modelos presentados en las Figuras 29 y 30, en el registro de actividades
que no exigen detalle, o para el registro de mantenimie ntos en equipos que no afectan al proceso productivo
(Clase C), o aun, para hacer referencia a actividades diferentes del mantenimiento, que ocupan mano de obra
del personal de mantenimiento, puede ser utilizado un formulario común, la Orden de Trabajo de Ruta, u Orden
de Trabajo Colectivo u Orden de Trabajo para Actividades Diversas, como el modelo ilustrado en la Figura 31,
donde en cada línea es he-cho el registro de cada servicio, teniendo para cada uno, apenas el registro del inicio
y final de la actividad, para el cálculo por computadora, de la duración de la actividad.

Figura 31 - Orden de Trabajo de actividades diversas o “colectiva” o "de ruta"

Una vez que este formulario tiene un "horizonte" mensual, para permitir que sus datos sean procesados y formen
parte de los informes de gestión de costos y mano de obra; puede recibir un número de identificación
consecutivo mensual, que servirá como referencia para su registro, en las Tarjetas de Tiempo de los ejecutantes,
para el cálculo de los horas -hombre empleados en este tipo de actividades.

En caso que los usuarios deseen desagregar, la ocupación de mano de obra en mantenimiento (para los equipos
Clase C) de los demás (Servicios de Apoyo), pueden ser utilizadas dos Ordenes de Trabajo de Actividades
Diversas con números diferentes, una para cada fin. Esta observación también es válida, en el caso de los
usuarios que deseen conocer la ocupación de mano de obra en un determinado tipo de Servicio de Apoyo como
"transito", o "capacitación interna" etc.

3.6. Mano de obra disponible

Se entiende, como mano de obra disponible de un órgano de ejecución del mantenimiento, el resultado de las
horas-hombre efectivas, o sea, el producto del número de empleados de ese órgano por el número de horas
trabajadas (normales y extras), menos el número de horas-hombre no presentes por motivo de vacaciones,
enferm edad, servicio en otras unidades de la empresa, capacitación externa, accidente o cualquier otro motivo
autorizado o no, que haya provocado la ausencia del personal.

Para la recolección de datos de disponibilidad de personal, para la ejecución del mantenimiento propio y de
refuerzo en otras áreas de la empresa o de contratistas, es necesario el desarrollo de un formulario, que debe
ser completado por el órgano administrativo de cada unidad de producción, a partir de los registros de las tarjetas
horarias u otro sistema de control de horario adoptado en la empresa. En el caso de que este órgano, disponga
de un sistema específico, para el registro de estos datos y que el sistema esté correlacionado con el de

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mantenimiento, estos pueden ser transferidos direc tamente de un sistema para otro.

3.7. Datos de Operación

Para permitir el procesamiento de información relativa a los informes de gestión de equipos y costos (facturación
cesante), debe ser previsto el registro de los datos provenientes de operación, que deberán constar básicamente
de: horas de funcionamiento de los equipos por período de control (horizonte), pérdida o reducción de la
producción debido al mantenimiento, además de la referencia a cada intervención, normalmente hecha a través
de la indicación del número de la orden de trabajo - Figura 32.

Figura 32 - Modelo de formulario de datos de operación

Estos registros, deben ser hechos por los propios operadores y, como en el caso a nterior, habiendo integración,
esta información puede ser obtenida directamente de los bancos de datos de operación.

3.8. Registro de Medición (o Variación de Especificaciones)

Para el registro de los valores de las mediciones efectuadas, durante el mantenimiento de los equipos prioritarios
(Clase A) y algunos secundarios (Clase B), para los cuales se juzgue conveniente acompañar las variables, para
la implantación del Control Predictivo del Mantenimiento, se deben estandarizar mecanismos de registro
específico, cuyos valores resultantes de medición, serán procesados para la obtener las curvas de dejeneración -
Figura 33.

Debe aclararse que, generalmente los resultados prácticos del seguimiento de la variación de las variables de un
equipo, con el objetivo de implantar el Análisis de Síntomas, no son inmediatos, pudiendo en algunos casos,
presentar resultados tra s va-rios años de seguimiento, siendo inclusive, recomendable que inicialmente sea
realizada una evaluación, respecto a la validez del resultado en equipos que no comprometan el proceso
productivo (Clase B).

Durante el desarrollo de este tema, es recomendable que los registros indicados, s ean compilados por órganos
distintos, de manera que se distribuya las tareas y se cierre el ciclo de información, lo que permitirá detectar
fallas intencionales o involuntarias de compilación.

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Figura 33 - Registro de mediciones con el objetivo de implantar el control predictivo de mantenimiento

También es muy importante, la necesidad de establecer plazos límites ("horizonte") para que sean procesados,
evitando que algunos informes de gestión carescan de información o con errores por no computar todos los
datos.

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