Introducción a Office

Introducción a la suite de aplicaciones ofimáticas Office, presentando los programas que la

forman. Se describe el entorno o interfaz de usuario común que utilizan los programas de Office.
Contenido:
1. Las aplicaciones de Office.
2. Office Online.
3. Apps de Office para dispositivos móviles.
4. El entorno de trabajo.
5. Otros elementos del entorno.
6. Vistas previas activas.
7. Iniciar sesión.
8. Salir del programa.

1. LAS APLICACIONES DE OFFICE

En cualquier tipo de empresa o negocio se maneja una gran cantidad de información: citas,
mensajes, formularios, encuestas, faxes, listas, informes, propuestas, albaranes, facturas,
previsiones, folletos, agendas, gráficos, memorandos, currículos, etc.

Toda esta información es muy importante para la empresa, ya que se utiliza para tomar
decisiones, como, por ejemplo, qué comprar o qué vender y cuándo hay que hacerlo. Para
manejar toda esta información más fácil y eficazmente, puedes utilizar Office, que es un conjunto
de aplicaciones con las que podrás utilizar mejor la información de una empresa, crear distintos
tipos de documentos, buscar datos... También puedes utilizar las aplicaciones de Office en otras
actividades, como escribir cartas, sobres, correo electrónico, llevar la contabilidad de la casa,
hacer apuntes y trabajos para el colegio y otras muchas cosas.

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Veamos las principales aplicaciones ofimáticas o de productividad de Office:

La barra de título de cada una de las aplicaciones que conforman Office tiene un color
distinto para poder identificarla fácilmente.

Microsoft Word: es un potente procesador de textos para hacer documentos en los que puedes
escribir texto, crear tablas, colocar gráficos, imágenes, etc., de una forma sencilla y amena.
Podrás hacer informes, cartas, boletines, memorándums, páginas web, fax, etc.
Microsoft Excel: hoja de cálculo con la que podrás hacer tareas que necesiten cálculos, como
facturaciones, planes de amortización, presupuestos, llevar la contabilidad de la casa, etc.
Microsoft Access: sistema de administración de bases de datos para poder guardar, clasificar y
relacionar distintos tipos de datos y así poder obtener otro tipo de información que te puede ser
útil.
Por ejemplo, cualquier aplicación de comercio electrónico tendrá una base de datos respaldándola
donde se guardará toda la información.
Al presentar un producto, hablar de algo en una conferencia o exponer un trabajo, puedes
comunicar tus ideas de una forma más clara, sencilla y divertida si además de hablar, muestras
imágenes, animaciones, gráficos, sonido, etc. Todo esto lo puedes hacer con Microsoft
PowerPoint.
Microsoft Outlook es un completo asistente personal. Puedes utilizarlo para planificar las tareas,
citas, reuniones, actualizar tu agenda y controlar los mensajes de tu correo electrónico.

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Microsoft Publisher: aplicación de autoedición que se utiliza para la creación y diseño de

diferentes tipos de publicaciones, como material para publicidad o marketing, folletos, catálogos,
anuncios, trípticos, etc.
Las aplicaciones de Office pueden obtenerse de dos formas distintas:
Comprando Microsoft Office 2019 para instalar las aplicaciones en un único ordenador, con
lo que se obtiene una licencia de uso perpetuo.
Eligiendo el servicio de suscripción Office 365, con lo que se obtiene una licencia de uso
durante el tiempo que se mantenga la suscripción. Normalmente, de esta forma se paga una
cuota mensual o anual.
Este segundo sistema en el que se paga por el uso o suscripción es el que más está potenciando
Microsoft hoy en día.
La ventaja principal de Office 365 es que podemos instalar las aplicaciones de Office en varios
equipos o dispositivos (según el servicio de suscripción contratado), además de obtener siempre
la última versión de las aplicaciones.
En función del uso que se le va a dar a Office, te interesará una forma u otra de obtener esta suite
ofimática.

Sin embargo, si deseas obtener la suite para instalarla únicamente en un equipo y

quieres tener así una licencia perpetua (no tener que pagar por suscripción sino únicamente
una vez), entonces te interesa obtener una licencia tradicional de Microsoft Office 2019.

Para las empresas, Office 365 no se entiende únicamente como una suite de aplicaciones
ofimáticas, sino como una completa plataforma de servicios empresariales:
Correo corporativo (Exchange).
Espacio de almacenamiento online para los usuarios (OneDrive).
Herramientas de colaboración y trabajo en equipo (SharePoint, Teams, Yammer).
Herramientas de seguridad y cumplimiento.
Etc.
Además, con Office 365 podemos utilizar las aplicaciones de Office Online y las apps de Office
para dispositivos móviles con todas sus características premium.
Sin embargo, con la versión de licencia perpetua, podremos utilizar Office Online y las apps para
dispositivos móviles, pero con una funcionalidad limitada que se obtiene con una cuenta
Microsoft gratuita.
Internet ya forma parte de nuestra vida de una forma transversal, prácticamente para todo.

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Pues bien, los programas de Office están preparados para incorporar tecnología de Internet. Por
ejemplo, puedes abrir archivos en formato HTML o XML, crear páginas web para poderlas ver en
Internet, aplicar seguridad a tus documentos para que solo los usuarios que indiques puedan ver
su contenido o hacer cambios en ellos, etc.
Pero Microsoft quiere ir más allá y ha preparado este conjunto de aplicaciones para poder utilizar
el almacenamiento "en la nube".
Así pues, podremos empezar a crear un documento en nuestro PC de la oficina y acabarlo con
nuestro tablet o portátil una vez en casa.
En cualquier caso, la experiencia del uso de las aplicaciones será similar, independientemente del
dispositivo que utilicemos.
Para ello, los documentos podrán guardarse en el espacio "en la nube" de Microsoft, que se
conoce como el servicio OneDrive.

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2. OFFICE ONLINE

En el caso de Office 365, dispondremos del acceso a todas estas posibilidades o no.
Por ejemplo, no todos los planes permiten la instalación de las aplicaciones de escritorio en
los ordenadores.
Además, ten en cuenta que las últimas versiones de las aplicaciones de escritorio (incluido
Microsoft Office 2019) solo son compatibles con Windows 10.

Lo primero que debemos tener claro es que existen hasta tres tipos distintos de aplicaciones de
Office que podemos utilizar:
Las aplicaciones en su versión "web". Es lo que se conoce como Office Online.
Las apps disponibles para dispositivos móviles.
Las aplicaciones de escritorio que se instalan en ordenadores PC y Mac. Estas son las que
siempre hemos tenido a nuestra disposición y son las más completas.
Así pues, veamos a qué nos referimos con la versión web u online de las aplicaciones de Office.

Office online es el conjunto de aplicaciones ofimáticas que utilizamos normalmente, pero a las
que vamos a acceder simplemente con el uso de un navegador moderno.
Pulsa en la cuenta del usuario jatienzal para iniciar sesión en el portal de Office 365.

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Introduciré la contraseña por ti...

Pulsa en Iniciar sesión.
En esta página inicial del portal del usuario tenemos acceso a las principales aplicaciones. Entre
ellas, a las aplicaciones ofimáticas en su versión online.

También están disponibles a través del iniciador de aplicaciones , que es el icono con nueve
puntos que siempre está disponible en la parte superior izquierda de la página.
Pulsa en el iniciador de aplicaciones .

Por ejemplo, elige iniciar Excel.

Pulsa en crear Nuevo libro en blanco.
De esta forma hemos creado un nuevo libro en Excel Online. El aspecto es muy parecido al de la
aplicación de escritorio, pero estamos accediendo a Excel simplemente con un navegador.

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Esto tiene la ventaja de poder utilizar esta versión de las aplicaciones de Office desde cualquier
lugar y dispositivo si podemos utilizar un navegador y tenemos conexión a Internet.
Por lo tanto, podríamos iniciar la creación de un documento desde una aplicación de escritorio en
un ordenador de la oficina y más tarde continuarlo en cualquier otro lugar accediendo a Office
Online.

Lógicamente tendremos que tener instalada la correspondiente aplicación de escritorio

en nuestro ordenador.

Las aplicaciones de Office Online siempre permiten editar los documentos en la versión de
escritorio. Por ejemplo, aquí vemos que aparece el enlace Abrir en Excel.
Los cambios realizados en una u otra aplicación estarán siempre sincronizados al guardar los
documentos en el espacio de almacenamiento en la nube OneDrive.
Pulsa de nuevo en el iniciador de aplicaciones y ejecuta Word.
Pulsa en el documento Cerraduras automáticas del apartado Recientes.

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Es posible trabajar en las versiones web de Office Online de forma muy parecida a la que estamos
acostumbrados a hacerlo en las versiones de escritorio, aunque no tendremos todas las
posibilidades de estas últimas.
Cierra las cuatro pestañas del navegador que se han abierto con Excel y Word Online.

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3. APPS DE OFFICE PARA DISPOSITIVOS MÓVILES

La movilidad es hoy en día un aspecto fundamental en el trabajo de los empleados de una
empresa. Trabajar a través de las aplicaciones de Office Online es una posibilidad, pero la verdad
es que puede ser incómodo si lo estamos haciendo a través de una pantalla más pequeña como la
de los teléfonos móviles o tablets. Por ello, Microsoft pone a disposición de los usuarios una
serie de apps para los principales sistemas móviles: Windows 10, iOS y Android. Por lo tanto,
los usuarios simplemente tienen que instalar esas apps en sus dispositivos e iniciar sesión en ellas
con su cuenta profesional de Office 365. Al hacerlo, tendrán todas las características disponibles.

Si utilizan una cuenta Microsoft gratuita, las apps presentarán funciones limitadas.

Y esto es importante, ya que las apps de Office para dispositivos móviles son gratuitas, por lo que
cualquier persona puede instalarlas en sus dispositivos incluso sin tener una cuenta de Office
365, sino simplemente con una cuenta Microsoft gratuita.

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Esta es la URL de la página:

[Link]

Sin embargo, solo utilizándolas con una cuenta de Office 365, tendremos disponibles todas las
posibilidades de estas apps. En esta página web puedes ver las características "premium" para los
suscriptores de Office 365.
Para dispositivos Windows 10.

Pulsa .

Para dispositivos iOS, como iPad o iPhone.

Pulsa .

Y para dispositivos Android.

Es importante, a la hora de instalar estas apps, que nos aseguremos de que son las aplicaciones
originales.
Para ello, fíjate en que el proveedor sea Microsoft y no cualquier otra empresa.

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4. EL ENTORNO DE TRABAJO
Y el tercer tipo de aplicación de Office son las aplicaciones de escritorio que se instalan en
ordenadores PC o Mac.
Para poder utilizarlas, tendemos que disponer de una licencia perpetua o una correspondiente a
alguno de los planes de Office 365 que las incluyan.
Además, en el caso de sistemas Windows, es muy importante recordar que las últimas versiones
de estas aplicaciones solo funcionan con Windows 10. Vamos a continuar estudiando el entorno
de usuario de las aplicaciones de escritorio, que son las que utilizaremos en el resto del curso.

La primera vez que pones en marcha una aplicación de Office, te puede pedir que
selecciones el formato de archivo predeterminado.
Las opciones disponibles son dos:
Office Open XML: es el formato propio de Office y permite utilizar todas las
características de las aplicaciones, por lo que normalmente deberás elegirlo.
OpenDocument: es un formato abierto que utilizan otras aplicaciones ofimáticas, pero
que no es compatible con todas las funciones de Office.
Excepto por algún motivo muy específico, debes elegir Office Open XML. De todas
formas, esta característica se puede configurar más tarde a través de las opciones de cada
aplicación.

Puedes poner en marcha cualquiera de las aplicaciones de escritorio de Office desde el menú de
Inicio de Windows.
Al arrancar Word, está listo para que empieces a escribir la carta, informe, trabajo o tipo de
documento que quieras.
Y para ello nos muestra un conjunto de plantillas que podremos utilizar o bien elegir crear un
documento desde cero, que es lo que vamos a hacer ahora.

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Elige Documento en blanco.

Lo primero que vamos a ver es el entorno de las distintas aplicaciones de Office, es decir, la
interfaz de usuario, el diseño de la ventana de los programas, la distribución de los comandos, la
ubicación de las distintas herramientas y elementos que nos permiten trabajar con la aplicación,
etc.

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En la parte superior puedes ver la Cinta de opciones. Este elemento está compuesto por distintas
fichas o pestañas, organizadas según lo que quieras hacer en cada momento (insertar distintos
elementos, cambiar el diseño de la página, etc.).
Si haces clic en una pestaña, podrás ver los comandos que están en ella.
Pulsa en la pestaña Insertar.
Dentro de una pestaña, los distintos botones y controles están organizados en grupos. En la parte
inferior de cada grupo puedes ver su nombre, que te indica para qué sirven los comandos de ese
grupo.

Dentro de cada grupo existen botones, listas, cuadros de texto, listas o menús desplegables, etc.
Para ejecutar alguno de los comandos de una pestaña, solo tienes que pulsar en el botón
correspondiente, seleccionar la opción en la lista desplegable, etc.
Pulsa en el botón Fecha y hora del grupo de comandos Texto.

Pulsa Aceptar para insertar la fecha con el formato seleccionado.

Los botones o controles en los que aparezca una pequeña flecha a su lado o debajo indican que,
si pulsas en dicha flecha, se desplegará una lista con distintas opciones que puedes elegir.

Haz clic en el botón Tabla y selecciona la opción Insertar tabla del menú que aparece.

Acepta este cuadro para añadir la tabla en el documento.

Además de las pestañas estándar que aparecen en la Cinta de opciones, existen otras que
únicamente aparecen cuando seleccionas el objeto correspondiente.
Por ejemplo, al seleccionar una tabla, aparecen las pestañas que sirven para trabajar y hacer cosas
con esa tabla.
De la misma forma, si seleccionas una imagen, aparecerán otras pestañas con comandos que
puedes utilizar con la imagen; si seleccionas un gráfico, aparecerán otras pestañas
correspondientes, etc.

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Este tipo de herramientas que solo aparecen al seleccionar un tipo de objeto se llaman
herramientas contextuales. Las distintas pestañas de este tipo de herramientas se ven
resaltadas con otro color distinto al de las estándar.

De esta forma tendremos la pantalla más despejada, porque solo se muestran las pestañas
importantes para lo que estás haciendo en cada momento, ocultándose cuando no son necesarias.

Pulsa en la flecha hacia arriba del teclado para mover el cursor de texto al principio del
documento.
Fíjate cómo han desaparecido las pestañas de las herramientas de la tabla. Si vuelves a situar el
cursor en la tabla, volverán a aparecer estas pestañas.
Puedes ocultar la Cinta de opciones mediante el botón Contraer la cinta de opciones que
está en su esquina inferior derecha o hacer doble clic sobre la pestaña activa.
De esta forma, tendrás más espacio para trabajar con el documento.
Pulsa el botón Contraer la cinta de opciones o haz doble clic sobre la pestaña Inicio.

Si haces clic sobre una pestaña, se mostrarán los botones y comandos que están dentro de ella para
poder utilizarlos.
Si quieres volver a tener la Cinta de opciones como antes, haz doble clic en una pestaña.

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Haz doble clic sobre la pestaña Inicio.

En lugar de utilizar el ratón para acceder a los distintos elementos de la Cinta de opciones,
también puedes utilizar el teclado a través de lo que se llaman las sugerencias de teclas.

Para utilizar el teclado, pulsa la tecla , con lo que podrás ver las teclas correspondientes en
las pestañas de la Cinta de opciones.
Tras pulsar la tecla correspondiente a la pestaña, aparecerán las teclas de los botones, para que
puedas pulsar la tecla o teclas de lo que quieras hacer.

Vamos a verlo. Pulsa la tecla .

Fíjate en las teclas de cada pestaña. Pulsa la tecla O para acceder a los comandos de la ficha
Inicio.
Y ahora pulsa EE para ejecutar el comando Centrar .

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Además de estas "sugerencias de teclas", puedes utilizar los atajos o métodos

abreviados de teclado clásicos. Son combinaciones de teclas que incluyen una tecla
modificadora, como la tecla y alguna más.

Por ejemplo, + para copiar texto u objetos seleccionados y + para pegar

la selección previamente copiada.
Puedes obtener una lista completa en la ayuda de Office.

Si, tras pulsar la tecla , quieres cancelar el acceso a un comando con el teclado, pulsa la tecla

Si estás viendo las teclas de los comandos de una pestaña, la tecla también sirve para volver
atrás y ver las teclas asociadas a las pestañas de la Cinta de opciones.
El aspecto general es similar al de la versión anterior de Office, aunque cambia bastante respecto
de otras versiones más antiguas.
Si conoces o has trabajado anteriormente con algún programa de Office, es fácil acostumbrarse a
este entorno de trabajo.

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5. OTROS ELEMENTOS DEL ENTORNO

Vamos a continuar viendo otros elementos del entorno de los programas de Office. Desde
la pestaña Archivo, que está en la parte superior izquierda de la Cinta de opciones, puedes
acceder a la vista Backstage, que tiene comandos relacionados con el trabajo con documentos:
abrir, guardar, imprimir, etc.
Pulsa en la pestaña Archivo.
Esta vista Backstage tiene comandos que se usan para hacer cosas con un documento, mientras
que la Cinta de opciones tiene comandos que se usan para trabajar en un documento.

En esta vista aparecen dos secciones principales: en el panel de la izquierda se muestra lo que
puedes hacer con un documento (crear uno nuevo, abrir uno existente, guardar el documento
actual, imprimirlo, cerrarlo, etc.), mientras que en la sección derecha aparecen las opciones
relacionadas con el comando seleccionado en la izquierda. En principio puedes ver la sección
Información, que muestra distintas propiedades generales del documento y comandos
relacionados con el mismo (Proteger, Desproteger, Administrar versiones, etc.).
Selecciona la opción Nuevo desde la sección izquierda.
Desde aquí tienes las opciones disponibles para crear nuevos documentos, tanto en blanco como
utilizando alguna de las plantillas proporcionadas por Office.
Haz clic ahora en Guardar como.

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Desde esta sección puedes guardar el documento en distintos formatos y ubicaciones. Por
ejemplo, podrás guardarlo en una carpeta de tu equipo o en el espacio disponible "en la nube" a
través del servicio OneDrive.

Haz clic en Compartir en el panel de la izquierda.

En este apartado podrás compartir el documento con el que estás trabajando en la aplicación de
Office.
Por ejemplo, se puede crear un enlace a un documento almacenado en OneDrive para que otros
usuarios puedan acceder y trabajar con él. También está la opción más tradicional de enviar el
documento adjunto en un mensaje de correo electrónico.

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Cierra la ventana Compartir y pulsa de nuevo en la pestaña Archivo.

Haz clic en la opción Exportar del panel de la izquierda.
Y aquí podrás obtener un PDF a partir del documento en el que estás trabajando.

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Selecciona ahora el último comando, el de Opciones.

El comando Opciones se encuentra en todos los programas de Office y se utiliza para acceder a
las opciones generales, que sirven para controlar y configurar el funcionamiento y el aspecto del
programa.

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Algunas opciones muestran este icono al lado. Si colocas el puntero del ratón en este
icono, aparecerá un texto de ayuda que te indica para qué sirve esa opción.

Todas estas opciones están clasificadas en distintas categorías o grupos; al seleccionar alguna de
las categorías de la parte izquierda de la ventana, podrás ver sus opciones.
Haz clic en la categoría Presentación.
Por ejemplo, en esta categoría están varias opciones que sirven para indicar cómo se debe mostrar
el documento en la pantalla o al imprimirlo en papel (mostrar marcas de formato en pantalla,
imprimir o no imprimir los colores, dibujos, propiedades del documento, etc.).
Haz clic ahora en la categoría Avanzadas.
Como ves, hay muchas opciones que puedes configurar.

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Muchas veces no es necesario cambiar estas opciones porque los programas de Office las
establecen a los valores más utilizados. De todas formas, algunas veces puede ser conveniente
cambiarlas, para adaptar el funcionamiento del programa a tus gustos.
Pulsa en el botón Cancelar, en la parte inferior del cuadro de diálogo.
En la parte superior izquierda de la ventana de Word puedes ver la
Barra de herramientas de acceso rápido, en la que aparecen
algunos comandos que se suelen utilizar muchas veces.

Pulsando el botón Autoguardado puedes desactivar esta función.

Si vuelves a pulsarlo, lo vuelves a activar.
Si desactivas la función de Autoguardado en un archivo, Word lo recordará y lo mantendrá
desactivado cada vez que vuelvas a abrir ese archivo. Si lo vuelves a activar, Word recordará
mantenerlo activado para ese archivo.
También puedes desactivar la función de Autoguardado para todos los archivos de forma
predeterminada. Para ello, desde la vista Backstage muestra el cuadro de Opciones y
seleccionas la categoría Guardar. Desactiva la opción Guardar automáticamente
archivos de OneDrive y SharePoint Online de forma predeterminada en Word.

Si el botón de Autoguardado está activo, entonces Word guardará automáticamente los cambios
que vayas realizando en el documento. Esto lo hace cada pocos segundos, por lo que ya no
tenemos que preocuparnos de hacerlo nosotros.
El Autoguardado solo estará disponible si el documento se almacena en una carpeta de
OneDrive o en un sitio de SharePoint, es decir, en una ubicación online o "en la nube" de
Microsoft.
Seguidamente aparecen los botones de Guardar , Deshacer y Rehacer (o
Repetir, según la última acción efectuada). También puedes añadir los botones que uses más a
menudo, para poder acceder a ellos rápidamente.
Pulsa el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido . Es el último de esta
barra.
Desde este menú puedes activar o desactivar los botones, según quieras que aparezcan o no en la
Barra de herramientas de acceso rápido.

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Con la opción Más comandos se abrirá un cuadro de diálogo desde el que podrás seleccionar los
comandos de entre todos los existentes en el programa.

Pulsa la tecla para cerrar este menú.

Pulsa en la pestaña Archivo y selecciona Opciones.

Muestra la categoría Personalizar cinta de opciones.
Desde esta sección puedes personalizar la Cinta de opciones, creando pestañas y grupos de
comandos personalizados con los comandos que uses más frecuentemente o con la organización
que quieras.

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Puedes utilizar los botones Nueva pestaña, Nuevo grupo y Cambiar nombre para personalizar
la Cinta de opciones.
A continuación, selecciona los comandos desde la lista de la parte izquierda, selecciona el grupo
adecuado y utiliza el botón Agregar para incluirlos en dicho grupo.
Ten en cuenta que, aunque puedes añadir comandos para personalizar grupos de comandos, no
puedes cambiar las pestañas y los grupos predeterminados de Office. Los grupos que no pueden
modificarse se muestran en un color gris en la lista derecha de esta sección.
Cancela el cuadro de diálogo.
Por otro lado, además de utilizar los distintos botones y comandos de la Cinta de opciones, es
posible utilizar un cuadro de diálogo.
Cuando en la parte inferior derecha del nombre de un grupo de comandos puedas ver este botón
, esto indica que puedes pulsar en él para que se abra un cuadro de diálogo o una ventana con
opciones avanzadas o más detalladas relacionadas con este grupo.

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Pulsa en ese mismo botón del grupo de comandos Párrafo.

Muchas veces estos cuadros de diálogo son parecidos a los de versiones anteriores de los
programas de Office, por lo que, si has trabajado ya con alguna versión anterior, podrás ver que
las opciones son muy parecidas o las mismas.

Cancela este cuadro de diálogo.

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6. VISTAS PREVIAS ACTIVAS

Otra característica común de los programas de Office que puede resultar de mucha utilidad es la
vista previa activa.
La vista previa activa permite probar una opción antes de seleccionarla.
Esto quiere decir que puedes ver los cambios en el documento al ir señalando las distintas
opciones. Si te gusta cómo queda, selecciona la opción para aplicarla; si no, prueba con otras
opciones.
Veamos un ejemplo.
Pulsa el botón Más que está en el campo de los estilos. Sitúa el puntero del ratón por
encima del Título 1 y comprueba el aspecto que se consigue en el documento.

Y ahora haz lo mismo para ver el efecto de aplicar el estilo Título. Cierra la ventana de estilos
con .

De esta forma puedes ver mejor el efecto de aplicar las opciones sobre el documento, sin tener
que ir aplicándolas una a una.
Al seleccionar una determinada opción, se aplicará finalmente en el documento.
Esto puede hacer más fácil elegir las distintas opciones, aparte de ahorrarte tiempo y esfuerzo a la
hora de crear el documento.
Al desplegar esta lista también hemos visto otra de las características del entorno de los
programas de Office: las galerías, que son las opciones que aparecen en un comando o una lista,
en las que aparece el aspecto que tendrá el elemento en el documento.
Por ejemplo, en la lista anterior podías ver el aspecto (color, tamaño, etc.) del texto al aplicarle
cada uno de los estilos.
Veamos otro ejemplo.

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Muestra la pestaña Insertar de la Cinta de opciones.

Pulsa en el botón Pie de página para desplegar la lista de este comando.

Observa cómo, de esta forma, puedes ver rápidamente el resultado que obtendrías al seleccionar
cada una de las opciones, al mostrarse el aspecto del pie de página creado en cada opción.

Pulsa para cerrar la lista sin añadir nada al documento.

Haz clic ahora en el botón Cuadro de texto .

Las galerías hacen más sencillo el trabajo, aunque, si quieres personalizar más los
resultados, sigues teniendo a tu disposición cuadros de diálogo y otras ventanas desde las
que se tiene más control sobre el resultado final.

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Observa las opciones en este caso. Las galerías ayudan a la hora de elegir una determinada opción,
ya que es más fácil elegir uno de los posibles resultados que introducir las distintas opciones en
un cuadro de diálogo.
Selecciona la última opción de las que llegan a mostrarse, Barra lateral de faceta (izquierda).

Todos estos elementos del entorno que hemos visto son comunes a los distintos
programas de Office, aunque cada uno tiene ciertas características propias: pestañas de la
Cinta de opciones, comandos, etc.

De esta forma hemos añadido una barra lateral en la parte izquierda del documento de Word.
Fíjate en las herramientas contextuales que han aparecido en la parte derecha de la Cinta de
opciones, correspondientes a las herramientas para trabajar con el cuadro de texto seleccionado.

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7. INICIAR SESIÓN
En la parte superior derecha de las aplicaciones de Office encontrarás un enlace para iniciar
sesión o con tu nombre, si ya lo has hecho.
Si estás utilizando las aplicaciones de Office como parte de una suscripción a Office 365,
deberás iniciar sesión para poder hacerlo, ya que, en caso contrario, la aplicación se ejecutará con
funciones muy reducidas.
Sin embargo, esto no es obligatorio si se trata de una aplicación con licencia perpetua.
En nuestro caso, vemos que ya se ha iniciado sesión, ya que aparece el nombre del usuario, es
decir, Juan Atienza López.
Al iniciar sesión con tu cuenta de Office 365, estarás accediendo no solo a toda la funcionalidad
de la aplicación, sino también a poder almacenar los documentos en tu espacio OneDrive o en
un sitio web de SharePoint que tu empresa haya configurado para ello.
Esto permitirá colaborar con otras personas en la confección de los documentos.
Haz clic en la pestaña Archivo. Y ahora en el apartado Cuenta del panel de la izquierda.
Aquí podrás ver los detalles de la cuenta que se está utilizando y, si es necesario, cerrar la sesión
o iniciarla.

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Consulta al administrador de Office 365 de tu empresa si necesitas más detalles.

Lo único que tienes que hacer a la hora de iniciar sesión es introducir los detalles de tu cuenta de
Office 365. Normalmente esto significa introducir tu dirección de correo electrónico de la
empresa y su correspondiente contraseña.

Es posible también utilizar una cuenta Microsoft grautita (por ejemplo, asociada a
una dirección de correo electrónico genérico, como [Link], [Link], etc.) para
iniciar sesión en una aplicación de Office.
Al utilizar una cuenta gratuita, accederemos a los servicios reducidos que esta nos
proporciona. Por ejemplo, tendremos también un espacio de almacenamiento OneDrive, pero
mucho más reducido y sin otras características de seguridad que se tienen al contratar una
suscripción empresarial de Office 365.

Además, al guardar en OneDrive o en SharePoint, tendrás la posibilidad de acceder a los

documentos desde cualquier dispositivo en el que utilices la misma cuenta de Office 365.
Sin embargo, esto no significa que siempre tengas que guardar en el espacio online, también
podrás hacerlo en tu equipo localmente.

Pulsa en este botón para volver al documento.

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8. SALIR DEL PROGRAMA

Una vez has terminado de trabajar con el programa de Office o con el documento, puedes cerrar
el programa o cerrar el documento de varias formas.
Haz clic de nuevo en la pestaña Archivo.
Con la opción Cerrar de esta vista Backstage cerrarás el documento en el que estés trabajando.

Si tienes activada la opción de Autoguardado y has guardado el documento con un

nombre la primera vez, esto no será necesario.

Si has hecho algún cambio en el documento, el programa te preguntará si quieres guardar los
cambios antes de cerrarlo.
Si respondes que no, se perderán todos los cambios que hubieras hecho desde la última vez que
grabaste el documento.
Selecciona la opción Cerrar.

Aunque cierres el archivo sin guardarlo, se guarda una versión temporal del mismo, de
forma que puedes recuperarlo más adelante. Esto puede ser útil si por error cierras sin
guardar un archivo.
Esta posibilidad depende de la configuración de autorecuperación que esté establecida
entre las opciones de la aplicación.

Como no hemos guardado el documento, en este caso Word nos pregunta si queremos guardarlo,
para conservar todo lo que hemos hecho durante el trabajo con el mismo.

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Pulsa No guardar para cerrar el documento sin guardar los cambios.

Con todo lo que hemos visto, te habrás podido hacer una idea del entorno y de los distintos
elementos que te encontrarás con los programas de Office, ya que comparten muchos de los
elementos en la ventana de trabajo, el uso de la Cinta de opciones, la vista Backstage, etc.
No te preocupes si no has entendido algo de lo que hemos hecho, porque simplemente se trata de
que empieces a acostumbrarte al entorno de los programas. Más adelante iremos viendo todo lo
que necesitas para crear tus propios documentos.
Los programas de Office tienen un entorno parecido, en el que puedes ver los siguientes
elementos principales:
Cinta de opciones: formada por fichas o pestañas, organizadas por tareas, según lo que quieras
hacer. Dentro de cada pestaña, los distintos botones y controles están clasificados por grupos,
para que te sea más fácil localizarlos. Puedes personalizar esta Cinta de opciones, creando
pestañas y grupos de comandos personalizados con los comandos que uses más frecuentemente o
con la organización que quieras (aunque no puedes cambiar las pestañas y los grupos por defecto
de Office).
Herramientas contextuales: son pestañas de la Cinta de opciones que solo aparecen al
seleccionar el objeto sobre el que se pueden aplicar.

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Vista Backstage: se accede a través de la pestaña Archivo, en la parte izquierda de la Cinta de

opciones, y presenta los comandos básicos para trabajar con documentos: abrir, guardar,
imprimir, etc., además de otras opciones.
Barra de herramientas de acceso rápido: muestra algunos comandos comunes que se suelen
utilizar muchas veces. Puedes personalizar esta barra, añadiendo los botones que más uses para
poder acceder a ellos más rápidamente.
Iniciador de cuadro de diálogo : botón que aparece en la parte inferior derecha del nombre
de un grupo de comandos de la Cinta de opciones, que permite abrir un cuadro de diálogo con
opciones relacionadas con dicho grupo.

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