TALLER 2
FUNCIÓN DE GESTIÓN:
ORGANIZACIÓN ORGANIGRAMAS
I. DEFINICIÓN
También son llamados diagrama de estructura, cartas o gráficas de
organización.
Es la gráfica que representa la estructura formal de autoridad y de la división
especializada del trabajo de una organización, por niveles jerárquicos.
Constituye el instrumento idóneo para plasmar la disposición interna y formal
de toda o una parte (áreas o unidades administrativas) de la organización,
en las que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que
la componen.
II. OBJETO
Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y
objetiva la composición de una organización.
III. UTILIDAD
3.1 COMO HERRAMIENTA DE COMUNICACIÓN
Al constituir una fuente de consulta oficial, le sirve al usuario para obtener
una imagen formal y de conocimiento general de la organización, ya que
brinda información sobre división de funciones, niveles jerárquicos, líneas
de autoridad y responsabilidad, relaciones de dependencia y de
coordinación, canales formales de comunicación, la naturaleza lineal o
staff de las unidades, entre otros.
Adicionalmente se emplean como instrumento de información para los
funcionarios de la institución, ya que les permite ver la posición relativa
que ocupan, la relación que tienen con el resto de la estructura y las
posibilidades que tienen para ascender a otras posiciones dentro de la
organización.
3.2 COMO INSTRUMENTO DE ANÁLISIS
Sirven para diagnosticar y analizar las estructuras con miras a replantearlas
y adecuarlas a las necesidades del momento. Puesto que el organigrama
muestra líneas de autoridad para tomar decisiones, el simple hecho de
presentar la organización en un organigrama, puede mostrar
inconsistencias y complejidades, sus puntos fuertes y débiles y generar
la necesidad de su corrección.
IV. LIMITACIONES DE LOS ORGANIGRAMAS
No son una representación exacta y completa de la realidad, ya que
únicamente ilustra algunas relaciones en el nivel de la organización
formal.
Las personas pueden confundir las relaciones de autoridad con la
posición en la estructura.
Tiende a exacerbar en las personas el sentimiento de ser superiores o
inferiores y a dar a las personas que ocupan un cuadro en el mismo, una
sensación de "propiedad".
Muchos organigramas muestran las estructuras como se supone que
deben ser, o solían ser, y no cómo son en realidad. Los administradores
olvidan que las organizaciones son dinámicas y que las gráficas deben
rediseñarse con alguna periodicidad para estar permanentemente
actualizada.
V. DISEÑO DEL ORGANIGRAMA
La elaboración de un organigrama puede obedecer a las siguientes
situaciones:
La representación de una organización nueva
La representación de una organización existente
La modificación de la organización existente con miras a efectuar
ajustes básicos, de alcance medio, o globales.
Por consiguiente, debe ser el resultado de un proceso integral o parcial
de reorganización administrativa y debe tomar en cuenta algunos
elementos como los que se detallan a continuación:
a) TIPO DE ORGANIGRAMA A ELABORAR: El organigrama elegido
permite visualizar el criterio con que se ha procedido a la
desagregación; por ejemplo, aplicando un criterio funcional o
agrupación de segmentos de trabajo, procesos.
b) PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN
DE ORGANIGRAMAS: Lo que conlleva autorizaciones internas para
realizar el estudio, integración del equipo de trabajo, determinación
del programa de trabajo y capacitación.
c) CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y ANÁLISIS DE INFORMACIÓN: Los
datos a recoger deben proporcionar información sobre unidades,
relaciones, funciones, procesos, recursos humanos y presupuestarios,
normativa que rige el funcionamiento, tipo de servicios que se brindan
ya sean administrativos financieros -de apoyo- o sustantivos, usuarios
–
internos/externos-, ámbito de acción -institucional, nacional o un sector
de población- entre otros.
Para ello valorar las fuentes de información y los métodos para
recogerlos.
Registro de datos. Deberán quedar registrados de tal manera que
permitan su tabulación y análisis.
Análisis de datos. La información recogida debe ser
sometida a un procedimiento de análisis e interpretación. Analizada,
interpretada y confirmada toda la información, se está en
condiciones de proceder con la elaboración del organigrama
Diseño del organigrama. Definir los criterios y recomendaciones de
carácter técnico fundamentales para el diseño, elaboración y
actualización de organigramas.
Difusión interna y externa por los medios que se consideren
convenientes.
VI. CRITERIOS FUNDAMENTALES PARA SU PREPARACIÓN
1. PRECISIÓN: En el organigrama deben definirse con exactitud todas las
unidades administrativas y sus interrelaciones.
2. SENCILLEZ: Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente.
Por ello se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una
nomenclatura compleja o poco clara.
3. UNIFORMIDAD: Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar
las líneas y figuras que se utilicen en su diseño.
4. PRESENTACIÓN: Su funcionalidad depende en gran medida de su
formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse
criterios técnicos y de servicio, en función de su objetivo.
5. VIGENCIA: Para conservar su vigencia el organigrama debe
mantenerse actualizado. Al elaborarlo es recomendable que en el
margen inferior derecho del gráfico se anote el nombre de la unidad
responsable de prepararlo y la fecha de su autorización o actualización.
VII. SIMBOLOGÍA
1. FIGURAS EMPLEADAS
Los elementos usados en la diagramación de estructuras son los
rectángulos y las líneas, sin hacer referencia a aspectos como grosor,
tamaño o distancia de estos elementos, pero sí en la distribución y su
contenido.
a) RECTÁNGULO: Se utilizan para representar las unidades, cargos,
funciones, categorías o personas, según sea lo que se quiera reflejar.
Para efectos de reorganización institucional se recomienda que no
tengan los bordes redondeados a fin de no confundir con los diagramas
de flujogramas.
2. LÍNEAS
Las relaciones entre unidades se representan por líneas, y el tipo de ellas
dependerá del tipo de relaciones que tiene cada uno de los órganos en
cada uno de los niveles de la estructura administrativa. Las líneas se
dibujan exclusivamente en sentido vertical u horizontal.
Las líneas de conexión no deben terminar con flechas orientadas hacia
abajo, porque se rompe con el principio de autoridad-responsabilidad,
además de crear la impresión de una estructura con un flujo del trabajo
estrictamente vertical.
3. COLORES
A efecto de uniformar e identificar con mayor claridad los niveles
jerárquicos, se colorean los rectángulos según el nivel que ocupan, de la
siguiente manera:
NIVEL DIRECTIVO
NIVEL OPERATIVO DIRECCIÓN
INSTANCIAS ASESORAS
NIVEL OPERATIVO
DEPARTAMENTO
CONSEJO
ORGANOS DESCENTRALIZADOS
VIII. CLASIFICACIÓN DE LOS ORGANIGRAMAS
8.1 POR SU NATURALEZA
1. MICRO ADMINISTRATIVOS: Corresponden a una sola organización,
pero pueden referirse a ella en forma global o a alguna de las unidades
que la conforman.
2. MACRO ADMINISTRATIVOS: Involucran a más de una organización.
3. MESO ADMINISTRATIVOS: Contemplan a todo un sector
administrativo, o a dos o más organizaciones de un mismo sector.
1.2 POR SU AMBITO
1. GENERALES: Contienen información representativa de una
organización hasta determinado nivel jerárquico, dependiendo de
su magnitud y características, por lo tanto, presentan toda la
organización y sus interrelaciones.
2. ESPECÍFICOS: Muestran en forma particular la estructura de una
unidad administrativa área de la organización.
7.3 POR SU CONTENIDO
1. INTEGRALES: Es la representación gráfica de todas las unidades
administrativas de una organización así como sus relaciones de
jerarquía o dependencia.
2. FUNCIONALES: Incluyen en el diagrama de organización, además de
las unidades y sus interrelaciones, un texto que expresa las principales
funciones, labores o áreas de responsabilidad que tienen asignadas las
unidades. En este caso, las unidades sustantivas son a las que se les
asignan las funciones derivadas del instrumento jurídico de creación
y las unidades de apoyo las competencias de orden administrativo
financiero para la operatividad de la institución u organización.
3. DE PUESTOS, PLAZAS: Indican, para cada unidad consignada, las
necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas
existentes o necesarias.
También pueden incorporar los nombres de las personas que ocupan las
plazas.
7.4 POR SU PRESENTACIÓN
1. VERTICALES: Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia
abajo a partir del titular en la parte superior, desagregando los diferentes
niveles jerárquicos en forma escalonada.
Las unidades se expresan a través de rectángulos, ligados por líneas
que representan la comunicación de responsabilidad y autoridad a las
unidades o puestos dependientes o subordinadas, y así sucesivamente
en todos los niveles.
2. HORIZONTALES: Tienen también forma de pirámide pero acostada.
Representan los mismos elementos del organigrama anterior sólo que
despliegan las unidades de izquierda a derecha (siguiendo la forma
normal en que se acostumbra leer). Colocan al titular o máximo
órgano jerárquico en el vértice izquierdo y los siguientes se ubican
en jerarquía descendente de izquierda a derecha hasta la base de la
pirámide y las relaciones entre las unidades por líneas que se disponen
horizontalmente.
3. CIRCULARES: Formados por un cuadro central que corresponde a la
autoridad máxima, a cuyo derredor se trazan círculos concéntricos, cada
uno de los cuales constituye un nivel de organización.
4. ESCALARES
Consiste en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los
distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos
márgenes.
5. MIXTOS: En un solo organigrama pueden mezclarse los tipos de
organigramas anteriores con el objeto de ampliar las posibilidades de
graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones
con un gran número de unidades en la base.
ACTIVIDADES
1. Examina con especial atención los Organigramas de la Institución de
salud comprobando su utilidad y validez.
2. Realiza análisis crítico verificando la coherencia entre la teoría y el
contenido del documento revisado (Organigramas de la institución de
salud)
3. Elabora un organigrama estructural y funcional de una organización.
