REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
PARA LA INFORMÁTICA
SUB DIRECCION ACADÉMICA

INFORME DE PASANTÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA
Ubicado en Valencia, Estado Carabobo

Tutor Académico: Autor Br.: Yamileth Silva

Ing.: Irene García. Código: 106167
Tutor Organizacional: Especialidad: Administración Industrial
Lcdo.: Cesar león Mención: Contaduría

Valencia, Octubre 2014

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

1
 MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
PARA LA INFORMÁTICA
SUB DIRECCION ACADÉMICA

INFORME DE PASANTÍA
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA PARA LA INFORMÁTICA
Ubicado en Valencia, Estado Carabobo

Tutor Académico: Autor Br.: Yamileth Silva

Ing.: Irene García. Código: 106167
Tutor Organizacional: Especialidad: Administración Industrial
Lcdo.: Cesar león Mención: Contaduría

Valencia, Octubre 2014

REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

2
 MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
PARA LA INFORMÁTICA
SUB DIRECCIÓN ACADEMICA
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS

ACTA DE CERTIFICACIÓN DE PASANTÍAS

Se hace constar, que la materia PASANTÍA PROFESIONAL, cursada

por el Bachiller: YAMILETH DEL VALLE SILVA HURTADO, Cedula de
identidad V-16946086 y Código Institucional 106167, estudiante de la
Especialidad de ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL MENCIÓN
CONTADURIA, fue realizada en la empresa: Instituto universitario de
Tecnología para la Informática durante el 6to. Semestre con una duración
de ocho (8) semanas, desde el 21/08/2014 hasta el 17/10/2014. Una vez
realizadas la evaluación correspondiente con el Jurado Calificador, se
considera APROBADA LA PASANTIA PROFECIONAL.

Esta certificación se emite en la Ciudad de Valencia, el ___ día del

mes de ___del año____.

Tutor Académico Coordinadora de Pasantías

Ing.: Irene García Lic. Magaly Bueno
V- 9.367.698 V- 6.485.61

iii
3
 REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA
PARA LA INFORMÁTICA
SUB DIRECCIÓN ACADEMICA
COORDINACIÓN DE PASANTÍAS
COORDINACIÓN DE TRABAJO ESPECIAL DE GRADO

ACTA DE CERTIFICACIÓN DE APROBACIÓN

DEL TRABAJO ESPECIAL DE GRADO
Se hace constar, que la materia PASANTÍA
PROFESIONAL, cursada por la Bachiller: YAMILETH DEL VALLE SILVA
HURTADO Cedula de identidad V-16946086 y Código 106167, Institucional,
estudiante de la Especialidad de ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL
MENCIÓN CONTADURIA, fue APROBADA mediante presentación del
trabajo especial de grado. Titulado Elaborar un manual de normas y
procedimientos para así mejorar las funciones que le corresponden al
personal de control de estudio del instituto universitario de tecnología para la
informática IUTEPI-Las ferias.

Esta certificación se emite en la Ciudad de Valencia, el ___ día del

mes de ___del año____.

Tutor Académico Coordinadora de Pasantías

Ing.: Irene García Lic. León Guerra
V- 9.367.698 V- 4.122.641

i4v
 DEDICATORIA

A mi Dios todo poderoso por darme la oportunidad de vivir.

A mis padres por darme la mejor de las herencias: el espíritu de Lucha,

Superación y Voluntad.

A mi esposo por todo su apoyo, la paciencia y amor a pesar de mis días y

noches de ausencia en los cuales me dedicaba a mis clases.

A mis pequeños Isaías y Yanfer que muchas veces sintieron mi ausencia y

a pesar de sus cortas edades entendieron que este hermoso sacrificio lo hice
por ellos.

5v
 AGRADECIMIENTO

Son muchas las personas que han formado parte de mi vida

profesional a las que les encantaría agradecerles su amistad, consejos,
apoyo, ánimo y compañía en los momentos más difíciles de mi vida. Quiero
darles las gracias por formar parte de mí éxito, por todo lo que me han
brindado y por todas sus bendiciones.

Primeramente a DIOS por a verme guiado a lo largo de mi carrera,

por ser mi fortaleza en los momentos de debilidad y por brindarme una vida
llena de aprendizajes, experiencias y sobre todo felicidad.

Le doy gracias a mis padres por apoyarme en todo momento, por los
valores que me han inculcado, y por haberme dado la oportunidad de tener
una excelente educación en el transcurso de mi vida. Sobre todo por ser un
excelente ejemplo de vida a seguir.

A mi esposo Felipe Díaz, que durante estos años de carrera ha sabido

apoyarme para continuar y nunca renunciar, gracias por su amor
incondicional y por su ayuda en mi proyecto.

Al personal del I.U.T.E.P.I. en especial al departamento de control de

estudio. A la señora Omaira Matute y a María Gonzales por su confianza,
ayuda y colaboración prestada durante el proceso de mis pasantías.

A la profesora Irene García quien fue mi tutor académico y al Lic.

Cesar León Guerra quien fue mi tutor empresarial.

vi6
 INDICE GENERAL

Pág.
INTRODUCCIÓN 10

CAPITULOS
I.DESCRIPCION DE LA EMPRESA
Razón Social……………………………………………………….. 11
Denominación Comercial…………………………………………. 11
Registro de Información Fiscal …………………………………… 11
Actividad Económica………………………………………………. 11
Reseña Histórica…………………………………………………… 12
Dirección Estratégica……………………………………………… 13

II.ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Organigrama General……………………………………………… 17
Organigrama del departamento donde realizo la pasantía……. 18
Descripción General del Departamento donde realizo la pasantía 19
……………………………………………………………...
Función de caja 21

DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS

DURANTE LAS PASANTIAS
Objetivo de la pasantía ……………………………………………. 22
Objetivo del Pasante ………………………………………………. 22
Objetivo de la Empresa ……………………………………………. 22
Funciones asignadas al pasante…………………………………. 23
Cronograma de actividades………………………………………. 24
Recursos utilizados ………………………………………………… 25

7
Comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades 26
realizadas
Nuevos conocimientos adquiridos y aportes realizados en el proceso 27
de pasantía ………………………………………………
Aportes Realizados………………………………………………… 27

DISEÑO DE LA PROPUESTA

Diagnostico De La Situación……………………………………… 28
Objetivos específicos de la propuesta …………………………… 29
Bases Teóricas que sustentan la propuesta ……………………. 30
Análisis de los recursos…………………………………………… 33
Diseño detallado de la propuesta………………………………… 35

CONCLUSIONES………………………………………………………….. 43

RECOMENDACIONES……………………………………………………. 44

GLOSARIO…………………………………………………………………. 45

REFERENCIAS…………………………………………………………… 47

ANEXOS……………………………………………………………………. 48

LISTA DE CUADROS Y GRAFICOS

8
GRAFICOS

Pág.
1. Organigrama general de la empresa………………….. 17
2. Organigrama departamental……………………………... 18
3. Nuevo organigrama departamental…………………….. 38

CUADROS

Pág.
1. Cronograma de actividades…………………………….. 24
2. Recursos utilizados ………………………………………. 25
3. Cuestionario de encuestas ………………………………. 36

9
 INTRODUCCIÓN
El presente informe tiene como principal objetivo el desarrollo
específico de las actividades realizadas durante el período de Pasantías.
El informe refleja de forma clara y concisa los objetivos que se
plantean y se buscan alcanzar a lo largo de esta experiencia laboral tan
provechosa; anexando de igual forma, la información necesaria acerca de la
empresa donde se desarrollo dicha labor.
A continuación se presenta la estructura de este informe consta de
cuatro (4) capítulos.
Capítulo I: correspondiente a la descripción de la empresa, en este se
mencionan razón social, registro de información fiscal (Rif), dirección fiscal,
actividad económica, reseña historia, dirección estratégica.
Capítulo II: referente a la estructura organizacional este contiene
organigrama general, organigrama del departamento donde se realizo la
pasantía, descripción general donde se realizo las pasantías.
Capítulo III: descripción de las actividades realizadas durante las
pasantías, en este capítulo se muestra objetivos de la pasantía, objetivos del
pasante, objetivos de la empresa, cronogramas de actividades, funciones
asignadas al pasante, recursos utilizados, comparación entre el perfil de la
especialidad y las actividades realizadas, nuevos conocimientos adquiridos y
aportes realizados en el proceso de pasantías.
Capítulo IV: diseño de la propuesta, en este capítulo el pasante
describe la situación del problema que tiene el instituto, se utiliza una
metodología en la cual nos ayudara a facilitar nuestros objetivos.

10
 CAPITULO I

DESCRIPCION DE LA EMPRESA

Razón Social
Instituto Universitario de Tecnología para la Informática IUTEPI

Registro de Información Fiscal (RIF)

J-30181012-0

Dirección Fiscal
Sede: Centro Comercial EL AGUILA, Av. Bolívar Sur con Calle Silva.
Valencia Estado Carabobo.

Actividad Económica
Iutepi instituto universitario de tecnología para la informática que se encarga
del desarrollo de proyectos educativos en términos generales. Incluye la
oferta de cursos, seminarios, jornadas, talleres y cualquier otra similar,
Somos una institución dirigida por profesionales que entienden la educación
como un medio fundamental para la transformación del país.

11
 Reseña Histórica
El Instituto Universitario de Tecnología para la Informática IUTEPI, es
una institución de estudios privada a nivel universitario, fundada el 21 de abril
de 1.988, aprobada por el Consejo Nacional de Universidades (CNU) el 31
de Marzo de 1.992, su operación y funcionamiento fueron autorizados
mediante el Decreto Presidencial No. 2.490, publicado en la Gaceta Oficial
de la República Bolivariana de Venezuela No. 35.031 de fecha 20 de Agosto
de 1.992.
Así mismo, mediante la Resolución No. 5 del Ministerio de Educación,
Despacho del Ministro de Fecha 5 de Enero de 1.994 y publicada en la
Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela No. 35.398 de fecha
8 de febrero de 1.994, se autoriza la creación y funcionamiento de la
Extensión Acarigua, Estado Portuguesa del IUTEPI y, mediante el oficio No.
00088 de la Dirección General de Educación Superior de fecha 13 de Enero
de 1.994 se autoriza una ampliación de la sede Acarigua en la ciudad de
Guanare del Estado Portuguesa.
El Instituto Universitario de Tecnología para la Informática IUTEPI, es
una institución privada de estudios a nivel superior con Sedes en los Estados
Carabobo y Portuguesa , cuyo objetivo primordial es preparar profesionales
capacitados para desempeñarse en el mercado en las áreas de su
competencia dando solución a la problemática institucional, social y
educativa de su entorno, profundizando el conocimiento que fundamenta su
razón de ser, estando a la vanguardia de los cambios en las ciencias y de
las necesidades más sentidas de la sociedad.

12
 Dirección Estratégica

Misión
La formación de Técnicos Superiores Universitarios con un alto nivel
de desempeño en las especialidades de Análisis de Sistemas, Electrónica y
Administración Industrial, capacitados para responder de manera eficiente a
las necesidades y demandas de las empresas de la región y del país.
Nuestra oferta académica se sustenta en:
Programas de estudios actualizados y acordes con las necesidades de las
empresas del sector.
 Un cuerpo docente altamente calificado, motivado y comprometido con la
Institución.
 Un personal directivo, administrativo y obrero con vocación de servicio al
alumno y de trabajo en equipo.
 El uso de las nuevas tecnologías como herramientas fundamentales en el
proceso de enseñanza-aprendizaje, permitiendo así a los alumnos y
docentes cumplir con sus objetivos académicos.
 Una planta física bien dotada, que ofrece cómodos espacios que facilitan
la consecución de los objetivos primordiales de la enseñanza y
aprendizaje interactivos.
 Una asistencia y orientación integral permanente al estudiante durante
todo el proceso académico.

13
 Visión
En el Instituto Universitario de Tecnología para la Informática nos
proyectamos como una casa de estudios de gran prestigio a nivel regional,
nacional e internacional, siendo reconocidos por nuestro alto nivel
académico, tecnología de vanguardia y alta calidad competitiva de nuestros
egresados.
Valores
 Somos una Institución nutrida de un indiscutible liderazgo docente,
estudiantil, directivo, administrativo y laboral aportado por su fecundo
componente humano persuadido de la importancia de la educación para
el desarrollo de la sociedad venezolana.
 Somos una Institución orientada al servicio integral del estudiante y su
satisfacción total, siendo nuestro lema “Primero el estudiante”.
 Somos una casa de estudios donde vemos al estudiante como la semilla
que potenciada por el proceso educativo, fructificará en valores
espirituales y progreso sustentable el porvenir de nuestra nación.
 Somos una Institución amigable, cuyas puertas con la amplitud de un
cálido abrazo, están abiertas a sus alumnos, trabajadores, docentes y la
comunidad en general.
 Somos una Institución conformada por personas con arraigado credo en
sentimientos de:

14
 Solidaridad: Respeto y colaboración con nuestros compañeros de
trabajo, superiores, y subordinados.
 Responsabilidad: Lealtad que le debemos a nuestro trabajo, profesión,
empresa, compañeros de trabajo y alumnos.
 Honestidad: Con nuestras familias, nuestra empresa, compañeros de
trabajo y la comunidad en general.
 Ética Profesional: Cada uno de nosotros cumple a cabalidad con sus
deberes para luego disfrutar de nuestros derechos laborales.
 Compromiso: Mantenemos nuestras promesas y cumplimos con
nuestras obligaciones.
 Pertenencia: Con nuestra Institución, que nos proporciona nuestro
sustento diario.
 Dedicación: Nos entregamos sin condición al cumplimiento del deber
para con los demás con atención cortesía y servicio.
 Igualdad: Somos imparciales y justos. Mantenemos una mente abierta,
aceptamos cambios y admitimos nuestros errores.
 Ciudadanía: Respetando y obedeciendo las leyes.

Objetivo Y Políticas Empresariales

El objetivo principal del IUTEPI es preparar Técnicos Superiores
Universitarios en seis (06) semestres, que estén suficientemente capacitados
para afrontar los problemas que se presentan a nivel técnico en las áreas de
Sistemas, Electrónica y Administración Industrial. La garantía de que IUTEPI
conozca la problemática actual de la industria, está en que existen varias
compañías de computación que patrocinan y asesoran a IUTEPI en sus
planes de estudios y en los sistemas utilizados en la enseñanza, para el
crecimiento profesional de todos los bachilleres.

15
 Mejorar la economía popular mediante la preparación técnica de un
determinado grupo de personas que obtendrán mejores ingresos, lo cual
repercutirá en una mejor convivencia socia
 Se le dará capital importancia a la formación del estudiantado como
ser humano, contribuyendo a la formación de un espíritu solidario con sus
semejantes, incentivando sus convicciones democráticas y las actividades
complementarias que acrecentaran su acervo cultural y humanístico.
 Fuente de empleo para profesionales universitarios, técnicos y
jóvenes venezolanos que podrán ejercer su derecho al trabajo en un corto
plazo. Darle especial importancia al proceso de pasantías de forma que se
obtenga una importante vinculación del estudiante con la industria para que
una vez concluidos sus estudios pueda incorporarse sin traumas al mercado
de trabajo.
 Introducir directrices estratégicas de desarrollo organizacional que
permita el logro de los objetivos y las políticas corporativas que a mediano
plazo van a darnos la expansión física (extensiones) y aumento de las
carreras que actualmente se ofrecen sin desmejorar por ello la calidad de
egresado.

16
 CAPITULO II

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Organigrama General
Son la representación gráfica de una estructura organizativa. El
organigrama es un modelo abstracto y sintético, que permite obtener una
idea uniforme acerca de una organización. (Ver gráfico N.1)

GRÁFICO Nº 1 Organigrama general

FUENTE: IUTEPI (2014)

17
 Descripción del organigrama departamental
A continuación se presenta una descripción grafica del departamento de
control de estudio en el Instituto Universitario de Tecnología para la
Informática donde se realizó las pasantías. (Ver gráfico N.2)

GRÁFICO Nº 2 Organigrama del Departamento

COORDINADOR DE CONTROL
DE ESTUDIO

ASISTENTE DE CONTROL DE
ESTUDIO

Pasante control de estudio

FUENTE: Silva Y (2014)

18
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL DEPARTAMENTO DÓNDE REALIZÓ
LA PASANTÍA

FUNCIONES DEL COORDINADOR DE CONTROL DE ESTUDIO

 Asesora: técnicamente a la autoridad competente respecto a las
políticas y sistemas, y procedimientos de admisión, control estudiantil
y graduaciones.
 Asiste: a los actos académicos solemnes programados por la unidad
a cargo.
 Coordina: el proceso de carnetización, publicación de avisos oficiales,
la implantación del sistema de información y control estudiantil.
 Organizar, mantener actualizados y custodiar los expedientes de los
estudiantes activos, inactivos y graduados.
 Atender las solicitudes de información relativas a admisión y control
de estudios.
 Emitir el reporte estadístico trimestral.
 Llevar un registro trimestral de los montos por cancelación de
aranceles y servicios académicos, tramitados a través del
Departamento

19
 FUNCIONES DEL ASISTENTE DE CONTROL DE ESTUDIO
 Desglosa, firma y sella planillas de inscripción de alumnos nuevos,
regulares, por convenio, cambios de escuela, equivalencias, traslados y
reincorporaciones.
 Ordena y distribuye horarios.
 Atiende y procesa reclamos sobre horarios de alumnos.
 Entrega horarios modificados.
 Recibe y revisa los documentos para inscripción y ratificación de
alumnos.
 nuevos, regulares, por convenio, traslados, reincorporaciones,
equivalencias, cambios de escuela, etc.
 Informa a los estudiantes, profesores y personal administrativo los
requisitos exigidos para la elaboración de carnet.
 Chequea planillas de inscripción para ser procesadas.
 Transcribe información al sistema.

FUNCIONES DEL PASANTE EN CONTROL DE ESTUDIO

 Organizar, distribuir, los documentos de archivo.
 Atiende e informa al público en general.
 Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.
 Mantiene relaciones continuas con el Personal Docente,
Administrativo,
 Obrero y Estudiantes, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
 Exigiendo para ello una normal destreza para obtener cooperación.

20
 FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO.
 Inscripciones de alumnado por medio de documentos.
 Imprimir registros de inscripción.
 Control de asistencia de profesores.
 Archivar documentos.
 Manejo de asistencia de alumnos

21
 CAPITULO III

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE LA

PASANTÍA

Objetivos De Las Pasantías

Objetivo del Pasante

Aplicar los conocimientos teóricos adquiridos en la carrera de
Administración Industrial Mención contaduría, para poder desempeñarme en
el área administrativa del Iutepi en el departamento de control de estudio,
con el fin de proporcionarle a la empresa un apoyo organizacional, y poder
lograr una buena planificación a nivel de reclutamiento e inducción de
bachilleres.
Objetivo de la Empresa
La institución tiene como fin Promover experiencias en el pasante para
la aplicación de los conocimientos teóricos-prácticos adquiridos durante los
estudios de la carrera, fortalecer competencias para desempeñar
responsabilidades profesionales en el ámbito laboral, Fomentar la iniciación
del estudiante en el conocimiento e integración a las condiciones
organizacionales de diferentes instituciones o entes relacionados con áreas
de su futuro desempeño profesional. Tiene como objetivo principal brindarle
al pasante colaboración, apoyo.

22
 Funciones asignadas al pasante
Posibilitar actividades pedagógicas obligatorias, de contenido
práctico, cuya finalidad es contribuir a la formación profesional de los
estudiantes de administración industrial mediante el cumplimiento de
programas preestablecidos entre el instituto y la Empresa seleccionada en
las áreas de especialización de los bachilleres de las diferentes
especialidades. Las Pasantías ponen al estudiante en contacto con el mundo
empresarial y el mercado laboral dándose a conocer como futuros
profesionales de administración así como también demostrar en esos
ambientes el concurso del desarrollo del País.
Optimizar el proceso formativo del estudiante al conocer directamente
el ambiente ocupacional donde desarrollará sus actividades profesionales y,
Facilitar el ingreso de los profesionales egresados a la actividad laboral.
Fomentar el intercambio científico y tecnológico de la Facultad y las
Empresas, a fin de facilitar la permanente actualización de los planes de
estudio con base a los requerimientos reales del país y las innovaciones del
mercado ocupacional.
 Conocer al personal administrativo.
 Archivar y organizar los archivos.
 Inscripciones de alumnados por medio de fichas.
 Control y revisión del sistema respecto alumnos por ratificar.
 Totalizar alumnos inscritos.
 Inscribir servicios de los alumnos por medio de recibos tales como:
reportes de notas, constancias de estudios, notas certificadas.
 Organización de todos los casos especiales.
 Verificar que errores se produjo en el mes.
 Revisar cronogramas para aperturas de semestres.

23
 Cronograma de las actividades
A continuación se presenta cronograma de actividades ver cuadro Nº1
donde se realizó las pasantías en el Departamento de Control de Estudio
de la institución IUTEPI las ferias. Se toma como partida el siguiente
cuadro.
Cuadro Nº 01: Cronograma de Actividades.
ACTIVIDADES REALIZADAS SEMANAS
1 2 3 4 5 6 7 8
Presentación de personal, departamento, X
actividades.
Archivar documentos, notas, constancias, X X
formatos varios.
Imprimir resumen de alumnos por ratificar X X X X X X X
verificación de documentos
Inscripciones de alumnados por medio de X X
fichas, introducir fichas en sistema
CEYCOD
Enviar actas para su debida X X X X X X X
encuadernación
Manejo de archivos X X X X X X X X

Elaboración de planillas de retiros de X X X X

semestre
Registro de alumnos inscritos X X

Registro de alumnos retirados X X

Registro de semestres activos X X X

Fuente: Silva Y (2014)

Recursos Utilizados

24
 En el siguiente cuadro se mencionan los recursos humanos,
materiales, bibliográficos y tecnológicos; utilizados para el buen desempeño
de las labores asignadas en las pasantías.
En el desempeño de las actividades asignadas en el lapso de pasantía
se utilizan los siguientes recursos (ver cuadro Nº2):

DESCRIPCIÓN SISTEMA USO

Manejo de sus
Sistema de Microsoft Office diferentes herramientas
Información Word y Excel.

Trabajar con la
Procedimientos inscripción de
Sistemas y Administrativos alumnados y constancia
procedimientos de estudio.

Ordenar y Verificar Archivo de control de

Documentos estudio

Sistemas Eléctricos Sistema electrónicos Computadora, impresora

utilizados en Control de sumadora, teléfono
Estudio
Cuadro Nº 02 Recursos Utilizados
Fuente: Silva Y (2014)

Comparación entre el perfil de la especialidad y las actividades

realizadas

25
 Al establecer una comparación entre el tiempo de estudio en la
especialidad de administración industrial, con la práctica en el lapso de las
pasantías, los conocimiento que he obtenido dúrate este tiempo me ayuda a
mejorar mis habilidades y destrezas en el área laboral
Dentro de las asignaturas contenidas en el pensum de estudio, las más
empleadas para el desarrollo y desenvolvimiento dentro del departamento
asignado fueron las siguientes:
 Administración I: se relaciona con la teoría de la administración en
cuanto a plantear, organizar, dirigir, controlar.
 Ética profesional: A través de esta asignatura se logró desarrollar de
manera adecuada la conducta humana que se debe tener en cualquier
situación y la forma de actuar que tenemos frente a nuestros
semejantes y la manera en la que nos desenvolvemos en nuestras
actividades diarias.
 Lenguaje y comunicación: Este componente fue de gran beneficio,
para el desenvolvimientos verbal, comunicacional con los
contribuyentes, y en la atención del mismo.
 Contabilidad I y II: Los conocimientos adquiridos por esta materia
hizo más fácil el desenvolvimiento dentro del departamento control de
estudio para llevar a cabo sus registros de alumnos y numerar la
matricula.
 Computadores: ayuda al manejo de programas como Word, Excel,
Power point.

Nuevos conocimientos adquiridos y aportes realizados en el proceso

de pasantías

26
 Como pasante aprendí a tener una buena relación en atención al público,
del mismo modo adquirí conocimientos para un buen desenvolvimiento a
nivel de relaciones interpersonales en el ámbito laboral, para así obtener una
capacidad lingüística avanzada en mi desarrollo profesional, porque es
considerable que para el crecimiento de una figura empresarial es importante
resaltar la ética y el profesionalismo para el camino a recorrer en mi
especialidad.

Aportes realizados en el proceso de pasantía

Los aportes realizados son aquellos que van en función de actividades
realizadas para el beneficio de la empresa para así obtener buena referencia
el cual es un aporte no solo para ellos sino para mi culminación de pasantía.

 Colaboración en el archivo y recepción de documentos.

 Registro de datos de los bachilleres en el sistema de control de
estudio.
 Impresión de reportes de notas, constancias de estudios y
certificaciones de notas.
 Atención de las solicitudes de bachilleres.
 Entrega de nominas y asistencias a los profesores.
 Revisión de expediente de los bachilleres y verificación de algún
documento faltante.

27
 CAPITULO IV

DISEÑO DE LA PROPUESTA

CREACION DE UN MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA

EL PERSONAL QUE LABORA EN EL DEPARTAMENTO DE CONTROL
DE ESTUDIO

Diagnostico de la Situación
Según Gómez (1994), las ventajas de un manual son las siguientes:
Logra y mantiene un sólido plan de organización. Asegura que todos los
interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus
propios papeles y relaciones pertinentes. Facilita el estudio de los problemas
de organización. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.
Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.
Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los
procedimientos, las funciones, las normas, etc.

Entre las desventajas más comunes podemos resaltar las siguientes:

Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar
Un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus
integrantes. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y
laborioso preparar un manual y conservarlo al día. Existe el temor de que
pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.

La siguiente situación se presenta en el Departamento Control de

Estudio al aplicar la observación directa y al realizar una encuesta se verifico
una escasez de información.

28
 El problema que se observo fue la escasez de información en la que
se indica las funciones del trabajador. Falta de conocimiento del mismo en
cuál es su estatus en el organigrama departamental.

Indiscutiblemente al no existir normas dentro del departamento se

obtienen dificultades para realizar nuevos objetivos y programas por lo tanto
expuestos anteriores.

Las personas cumplen con tareas que no le competen o no les son

establecidas en sus funciones, trae baja operatividad, lo cual reduce la
eficiencia dentro del departamento.

Por ello se propone la creación de un manual de normas y

procedimientos para el personal que labora en el departamento de control de
estudio y el diseño de una estructura organizacional, para así lograr definir
las actividades y funciones que son desempeñadas por el personal.

Objetivo de la propuesta
Elaborar un manual de normas y procedimientos para así mejorar las
funciones que le corresponden al personal de control de estudio del instituto
universitario de tecnología para la informática IUTEPI-Las ferias.

Etapas del diseño general

Las etapas están basadas en diagnostico relacionado a las
metodologías estudiadas en la investigación la cual determine la falta o la
debilidad de los procedimientos o estrategias de este departamento llamado
control de estudio perteneciente al instituto universitario Iutepi- las feria.
Se plasman tres etapas para las soluciones necesarias de una
elaboración de normas que permiten darle mejora al problema planteado.

29
ETAPA I: Analizar la descripción de cargos mediante un formulario de
preguntas para obtener un instrumento que sustente la cantidad de personas
existentes con el fin de establecer las responsabilidades específicas de las
funciones de cada cargo.

ETAPA II: Diagnosticar los niveles jerárquicos mediante un organigrama

diseñado, el cual refleja la posición de cada uno de los cargos.

ETAPA III: Diseñar el manual de normas y procedimientos en el cual

describe las funciones y niveles de los cargos que se están ejerciendo dentro
del departamento de control de estudio.

Bases teóricas que sustentan la propuesta

A continuación se presentan las bases teóricas que sustentan la
investigación sobre el uso de un manual de normas y procedimientos como
herramienta útil para tener un conocimiento sobre las funciones y cargos que
desempeñan dentro del departamento control de estudio.
Las bases teóricas implican un desarrollo amplio de los
conceptos y proposiciones que conforman el punto de vista o enfoque
adoptado, para sustentar o explicar el problema planteado” (p.106).
La idea fundamental es tener un marco teórico de referencia, que luego,
cuando es puesto en evidencia con la práctica, nos orienta a la mejor
solución del problema, es importante aquí considerar que se ha escrito en
relación al tema que estamos investigando. Comparar diferentes puntos de
vista al respecto y sustentar nuestra propia posición acerca del tema

30
 Teoría de la administración
Es la ciencia y técnica encargada de la planificación, organización,
dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, del conocimiento con el fin de obtener el máximo beneficio
posible; este beneficio puede ser económico o social, dependiendo de los
fines perseguidos por la organización Tiene el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización de manera eficiente y eficaz; es decir,
lograr los objetivos con la mínima cantidad de recursos. Taylor, (2006), dice:
“De acuerdo a Taylor, la eficiencia en las organizaciones se
obtienen a través de la racionalización del trabajo del operario y en la
sumatoria de la eficiencia individual, sin embargo, la teoría clásica por
lo contrario se parte de un todo organizacional y de su estructura para
garantizar eficiencia en todas las partes involucradas, fuesen ellas
órgano o personas.”

Teoría de normas
La sociedad tiene en la mente y relaciona el derecho con las normas,
así también con la imagen del abogado como un ser capaz de citar la u
precisa para cualquier caso con una memoria extraordinaria,
Por tal motivo Kelsen separa las normas de los hechos, los
fenómenos naturales se explican por la relación causa efecto, en
cambio las normas enlazan condiciones y consecuencias estableciendo
una relación de imputación, según Von Wright existen los siguientes
tipos de normas:

31
 a) Definitorias.- Que son aquellas que determinan o definen un
concepto o una determinada actividad.
b) Normas Técnicas.- Son las que indican un medio para alcanzar un fin
determinado, no impone pautas de conductas a los destinatarios
queda a su voluntad si quieren o no alcanzar el fin.
c) Las Prescriptivas.- Que son aquellas que permiten obligan o prohíben
determinada cosa o actividad, se caracterizan porque se formulan de
forma imperativa o revisten una fuerza condicional (antecedente-
consecuencia), es decir imputa consecuencias a ciertas conductas.
Que para nuestro objeto de estudio esta es la más importante.

Teoría de la investigación

De acuerdo a las definiciones que presenta la Real Academia

Española (RAE) sobre la palabra investigar (vocablo que tiene su origen en
el latín investigare), este verbo se refiere al acto de llevar a cabo
estrategias para descubrir algo. También permite hacer mención al
conjunto de actividades de índole intelectual y experimental de carácter
sistemático, con la intención de incrementar los conocimientos sobre un
determinado asunto.

Según Bavaresco (2006) Las bases teóricas tiene que ver con las
teorías que brindan al investigador el apoyo inicial dentro del
conocimiento del objeto de estudio, es decir, cada problema posee
algún referente teórico, lo que indica, que el investigador no puede
hacer abstracción por el desconocimiento, salvo que sus estudios se
soporten en investigaciones puras o bien exploratorias.

32
 Teoría del problema plateado
Ezequiel Zamora (2006) plantea que las bases teóricas comprenden
un conjunto de proposiciones y conceptos que constituyen un punto de vista
o enfoque determinado, dirigido a explicar el fenómeno o problema
planteado. Esta sección puede dividirse en función a los tópicos que integran
la temática tratada o de las variables que serán analizadas. Para elaborar las
bases teóricas de la investigación se deben considerar los siguientes
aspectos: (a) Ubicación del problema en un enfoque teórico determinado; (b)
Relación de la teoría y el objeto de estudio; (c) Posición de distintos autores
sobre el problema u objeto de investigación y (d) Adopción de una postura
por parte del investigador, la cual debe ser justificada.

Análisis de los recursos

Es definido como el procedimiento mediante el cual se determinan los
deberes y las responsabilidades de las posiciones y los tipos de personas
(en términos de capacidad y experiencia) que deben ser contratadas para
ocuparlas igualmente, se puede definir como el procedimiento de
recolección, evaluación y organización de información sobre un puesto de
trabajo determinado”.se estudia el recurso técnico, basado en las
posibilidades de proponer equipos nuevos o de seguir utilizando los actuales
en el sitio donde se realice la investigación de esto dependerá para lograr
solucionar la problemática a través de la implementación del estudio
propuesto.

33
 Recursos técnicos
Los recursos propios o contratados que permiten evaluar las
condiciones de trabajo y de salud, y que incluyen equipos para el monitoreo
ambiental y biológico, los análisis respectivos, así como otro tipo de
instrumentos cualitativos para determinar la severidad de los factores de
riesgo. Actualmente el tecnológico cuenta con los equipos necesarios y el
personal para la elaboración del diseño propuesto.

Recursos Económicos
Son los medios materiales o inmateriales que permiten satisfacer
ciertas necesidades dentro del proceso productivo o la actividad comercial
de una empresa, este recurso nos indica cuales son el gasto dentro de la
propuesta a plantear.

34
 ETAPA
I
Analizar la descripción de cargos mediante un formulario de
preguntas para obtener un instrumento que sustente la cantidad de
personas existentes con el fin de conocer las fallas específicas de
las funciones de cada cargo.

35
 CUESTIONARIO
Se realizo una encuesta la cual está estructurada por cuatro preguntas.
Las mismas tratan sobre qué opina el personal sobre la creación del manual.

Cuadro nº 3 A continuación formulario de preguntas

FORMULARIO DE PREGUNTAS
Cant Pregunta Si No

Evaluar de Evaluar de
10 pts. Al 50 10pts al 50 pts.
pts.
1. ¿Cree usted que las funciones se han 5 pts. 15 pts.
cumplido correctamente?
2. ¿Cree usted que sin normas el 8 pts. 12 pts.
departamento está cumpliendo con las
funciones que corresponden?
3. ¿Si el departamento no delega funciones en 2 pts. 18 pts.
específico por perfil, puede obtener
rendimiento?
4. ¿Le gustaría que sea diseñado un manual 10 pts. 30 pts.
de normas para así llevar un control de las
funciones asignadas para cada cargo?
Total 25 pts. 75 pts.

Fuente: Silva Y (2014)

36
 ETAPA II
Diagnosticar los niveles jerárquicos mediante un
organigrama diseñado, el cual refleja la posición de cada
uno de los cargos.

37
 Se señala breve descripción del organigrama que indica el nivel
jerárquico del departamento de control de estudio.

Grafico nº 3 A continuación Organigrama departamental

Coordinador Académico
Nivel estratégico
Edilia Rodríguez

Asistente Académico
Nivel organizativo
Omaira matute

Auxiliar Académico Nivel operativo

Pasante

Fuente: Silva Y (2014)

38
 ETAPA III
Diseñar el manual de normas y procedimientos en el cual
describe las funciones y niveles de los cargos que se
están ejerciendo dentro del departamento de control de
estudio.

Manual de Normas y Código: 001

Procedimientos del
Departamento de Control Página: 1

39
 de Estudio
Nombre del cargo: Coordinadora Departamento: Control de Estudio
Supervisa a: Dpto. Control de Estudio

Objetivo general del cargo:

Planificar, dirigir y controlar la gestión de operaciones, con la finalidad de establecer estrategias
que aseguren el buen funcionamiento a nivel de control de estudio para ejecutar cada uno de los
procedimientos que implica el desarrollo de la función del departamento

FUNCIONES ESPECIFICAS

 Establecer y velar por el cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos

relativos al control de estudios y evaluación del rendimiento estudiantil.
 Asiste: a los actos académicos solemnes programados por la unidad a cargo.
 Supervisar el personal bajo su responsabilidad con la finalidad de optimizar el
desempeño y desarrollo de las actividades.
 Establecer objetivos de de la organización a corto y mediano plazo
 Organizar espacios, horarios y el material necesario para el normal desarrollo del Curso
Introductorio.
 Emitir el reporte estadístico trimestral.
 Llevar un registro trimestral de los montos por cancelación de aranceles y servicios
académicos, tramitados a través del Departamento.

PERFIL DEL CARGO

Educación: Lic. En
Experiencia:
Conocimientos:
Habilidades:

Aprobado por: Elaborado: Yamileth Silva

Manual de Normas y Código: 002
Procedimientos del
Departamento de Control Página: 2
de Estudio

40
Nombre del cargo: Asistente Académico Departamento: Control de Estudio
Supervisa a: Asistente Académico Control de
Estudio
Objetivo general del cargo:
Atender eficiente y eficazmente tanto al personal docente, administrativo, estudiantes y público
en general, realizando las tareas y/o actividades asignadas en las Secciones de Admisión,
Graduación y Registro y Control Estudiantil, a fin de garantizar la integridad del proceso que
incluye desde el ingreso hasta el regreso del estudiante de la Institución.
FUNCIONES ESPECIFICAS

 Desglosa, firma y sella planillas de inscripción de alumnos nuevos, regulares, por

convenio, cambios de escuela, equivalencias, traslados y reincorporaciones.
 Ordena y distribuye horarios.
 Atiende y procesa reclamos sobre horarios de alumnos.
 Entrega horarios modificados.
 Recibe y revisa los documentos para inscripción y ratificación de alumnos.
 Nuevos, regulares, por convenio, traslados, reincorporaciones, equivalencias, cambios de
escuela, etc.
 Informa a los estudiantes, profesores y personal administrativo los requisitos exigidos
para la elaboración de carnet.

PERFIL DEL CARGO

Educación: TSU. En Administración Industrial

Experiencia: 9 años de experiencia en cargos similares
Conocimientos: Manejo y métodos de oficina, procesos administrativos en el área, Manejo del
sistema SEYCOB de control de estudios,
Habilidades: Dinámica, Tratar en forma cortés al personal de la Institución y público en general,
Comprender la información que va a procesar.
Aprobado por: Elaborado: Yamileth Silva
Manual de Normas y Código: 003
Procedimientos del
Departamento de Control Página: 3
de Estudio

41
Nombre del cargo: Pasante Departamento: Control de Estudio
Supervisa a:

Objetivo general del cargo:

Posibilitar actividades pedagógicas obligatorias, de contenido practico, cuya finalidad es
contribuir a la formación profesional de los estudiantes de administración industrial mediante el
cumplimiento de programas, preestablecer entre el instituto y la empresa seleccionada en las
áreas de especialización de los bachilleres de las diferentes especialidades.
FUNCIONES ESPECIFICAS

 Organiza y distribuye los documentos y archivos.

 Atiende al personal en general.
 Archivar documentos
 Manejo de asistencia retiros y solicitudes
 Mantiene relaciones continuas con el Personal Docente, Administrativo,
 Obrero y Estudiantes, a fin de apoyar y/o ejecutar lo relativo al área,
 Exigiendo para ello una normal destreza para obtener cooperación Realiza cualquier
otra tarea afín que le sea asignada

PERFIL DEL CARGO

Educación: 6to Semestre en curso de Administración Industrial Mención Contaduría

Experiencia:
Conocimientos: Manejo y métodos de oficina,
Habilidades: Tratar en forma cortés al personal de la Institución y público en general, dinámica,
Facilidad de expresión.

Aprobado por: Elaborado: Yamileth Silva

CONCLUSIÓN
En el desarrollo del proceso de pasantía se adquirió conocimientos
muy valiosos para el desenvolvimiento progresivo de la carrera. Uno de los

42
Conocimientos más relevantes fue el manejo de archivo, documentos de
bachilleres. En todo momento, estuve rodeada de un personal calificado en
el área de control de estudio, con el cual se aprendió funciones importantes
en la formación profesional y personal.

El período de pasantía fue de 8 semanas, tiempo en el cual se

desarrolló cada una de las actividades encomendadas por el departamento
dejando en práctica los conocimientos adquiridos en el transcurso durante la
carrera.

Mi propuesta está basada en Diseñar un manual de normas y

procedimientos en el cual describe las funciones y niveles de los cargos que
se están ejerciendo dentro del departamento de control de estudio.

El presente manual tiene como objetivo contribuir al Fortalecimiento de

control de estudio del tecnológico I.U.T.E.P.I. la feria Mediante la aplicación
de un manual de normas y procedimientos, lo cual proporcionará información
de manera eficaz sobre los cargos y funciones del departamento.

Que al ser implementado en dicho Instituto, corrija las debilidades del

departamento de control de estudio y mejore el Funcionamiento de dicho
departamento, en pro de la optimización de los resultados a ser usados en el
proceso decisorio y del logro de los objetivos organizacionales.

RECOMENDACIONES

Tomando como referencia los resultados del estudio desarrollado y las

43
Conclusiones expuestas en el aporte anterior, se considera conveniente
plantear las siguientes recomendaciones:
 Promuevan su preparación profesional para brindar un mejor servicio
administrativo educativo en la región.
 Que se cumpla con su horario de labores y con las actividades que
cada uno tiene encomendadas.
 Que brinden mejor trato al usuario, atendiéndolo con cortesía, que se
muestre que están laborando en la Secretaria de Educación.
 Que se brinde un servicio andrológico, que significa que se está
brindando servicio a personal de edad adulta y que se trate con el
respeto que merece.
 Que este consciente que no está destinado a una sola función, La
Subordinación tiene varias áreas de trabajo, que se acepte la rotación
de funciones esporádicamente para conocer diferentes actividades.
 Que exista comunicación constante, abierta y lineal con sus jefes
inmediatos y compañeros de trabajo para el mejor logro de las
actividades realizadas.

GLOSARIO DE TERMINOS

44
 Conceptualiza los términos técnicos utilizados en este manual,
permitiendo aclarar dudas o afianzar sus conocimientos sobre el significado
de alguno de éstos términos, en beneficio de un mejor desempeño en su
trabajo.

Control Interno: Es un proceso ejecutado por el Concejo de Directores, los

Administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar
seguridad razonable con vías a la consecución de objetivos en las siguientes
categorías:
• Efectividad y eficiencia de las operaciones.
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Manual: Es todo cuerpo sistemático que indica que las actividades a ser
cumplidas por los miembros de las organizaciones y las formas en que los
mismos deberán ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente.

Manual de normas y procedimientos: todo cuerpo sistemático que indica

que las actividades administrativas a ser cumplidas por los miembros de la
organización y las formas en que los mismos deberán ser realizadas.

Organización: Según Melinkoff, (1986) define la organización como “un

proceso de la administración que crea la estructura orgánica, establece los
niveles de la autoridad y responsabilidad y la forma como se realizarán las
funciones administrativas, sus actividades, los deberes, las obligaciones y
atribuciones que correspondan”.

Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los niveles

más inferiores y la raíz de todas las comunicaciones va a parar a la máxima
autoridad.

45
División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a
desarrollar y al personal en su trabajo.

Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa con

gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organización.

Logro de objetivos o metas de la organización: Todo el proceso de

planear, organizar, dirigir y controlar la utilización de recursos y la realización
de actividades, no son realizados al azar, sino con el propósito de lograr los
objetivos o metas de la organización.

Eficiencia y eficacia: En esencia, la eficacia es el cumplimiento de objetivos

y la eficiencia es el logro de objetivos con el empleo de la mínima cantidad
de recursos.

REFERENCIAS

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 Ortiz Ibáñez, L.O. :(2010) Manual de procesos y procedimientos.
Bases estratégicas y organizacionales.

Adalberto Chiavenato: (2006) Introducción a la teoría general de la

administración.

Reyes Ponce, Agustín.: "Principios de Administración". Limosa.

Primera edición, 1979.

Fuentes electrónicas

 http://www.eumed.net/libros-gratis/2010b/689/
 http://home.ubalt.edu/ntsbarsh/opre640S/Spanish.htm#rorom
 http://www.monografias.com/

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