GESTIÓN DEL ALMACÉN
IMPORTANCIA
La gestión del almacén es fundamental para optimizar los recursos, mejorar la eficiencia y
asegurar que las operaciones en una cadena de suministro se desarrollen de manera fluida y
organizada. A continuación, se explican algunas razones clave de su importancia:
• Control de inventarios: Asegura disponibilidad de productos evitando faltantes o
exceso de stock.
• Reducción de costos: Optimiza el espacio y los tiempos de manipulación,
disminuyendo costos de almacenamiento.
• Mejora en el servicio al cliente: Permite entregas más rápidas y eficientes,
mejorando la satisfacción del cliente.
• Optimización de procesos: Facilita la organización de flujos de trabajo y aumenta la
productividad.
• Prevención de pérdidas y mermas: Minimiza pérdidas por errores, obsolescencia o
daños.
• Facilitación de la toma de decisiones: Proporciona datos actualizados para
decisiones estratégicas en compras y distribución.
INVENTARIO
Es la operación que permite conocer exactamente el número de artículos que hay en el
almacén. Además, esta operación puede también determinar los emplazamientos de los
artículos, constituye la cantidad en existencia de un bien o recurso cualquiera utilizado en
una organización. Adicionalmente se revisa y se registra de ser necesaria la ubicación,
características, condiciones de los artículos objetos, repuestos y materiales que
permanecerán en custodia en el almacén.
OBJETIVOS DEL INVENTARIO
Garantizar la disponibilidad de los materiales requeridos para asegurar la Continuidad
operativa de la empresa, por tanto, está orientado hacia cubrir las expectativas de
requerimientos de materiales en las operaciones de la empresa. Para poder cubrir lo anterior
y ser una garantía deben ser empleadas estrategias de control y análisis para reposición del
inventario, lo cual redundará en nuestro servicio para el mantenimiento ordinario y los
mantenimientos programados mediante la disponibilidad de los materiales en el inventario.
Las razones expuestas para mantener un inventario son las siguientes:
Que no existan otras estrategias de procura que garanticen la entrega oportuna de
materiales, con la calidad requerida y al menor costo total.
Imposibilidad física y/o económica de obtener el volumen adecuado de existencias
en el momento exacto para satisfacer una demanda.
Dificultad en la entrega al mismo tiempo de los diferentes materiales de diferentes
proveedores destinados a la fabricación/reparación de un determinado producto.
Estacionalidad de la demanda, principalmente en aquellos productos que motivados
a características especiales de su adquisición deben ser adquiridos para sostener su
demanda en un determinado periodo.
Reducción de costos de transporte.
Para reducir los tiempos de entrega por espera entre adquisiciones.
Economías de escala por compras en grandes volúmenes.
CONTROL DE INVENTARIOS
Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones
como de herramientas equipos o repuestos; protegiendo a la empresa de costos innecesarios
por acumulamiento o falta de existencias en el almacén. El inventario es parte importante
dentro del proceso de una empresa.
MANEJO DEL INVENTARIO
El proceso de asegurar la disponibilidad de los productos a través de actividades de
administración de inventario como planeación, posicionamiento de stock, y supervisión de la
edad del producto.
Sistema De Inventario Periódico o Físico
La base del sistema de inventario periódico es el conteo físico de los equipos/repuestos
disponibles al final del periodo. Este procedimiento, llamados toma de inventario físico, es
inconveniente y costoso. Por tanto, un inventario físico por lo general se toma solo al final
del año. Actualmente se utilizan varios métodos para determinar las cantidades físicas de un
inventario, muchos de los cuales requieren o permiten la utilización de un equipo de trabajo.
En el método más sencillo un miembro de un grupo de trabajo cuenta o hace el estimativo de
la cantidad a otro miembro del grupo quien se encarga de anotarla en una hoja de
inventario.
Sistema De Inventario Permanente
Este sistema contrasta considerablemente con el sistema de inventario periódico. Bajo el
sistema de inventario permanente, la cuenta inventario se mantiene continuamente
actualizada; de allí el nombre del sistema de inventario permanente.
INVENTARIO DE SUMINISTROS
Los artículos que se usan para apoyar o mantener las operaciones, ya sea en la fábrica o en la
oficina, pero que no llegan a formar parte del producto terminado, se clasifican con una
diversidad de nombres, incluyendo los de almacenes generales reparación de mantenimiento
y suministros para la operación, incluyendo los artículos que no están destinados a la
producción, que la compañía suele almacenar para consumirlos en las operaciones de la
planta u oficina o se necesitan para mantener los edificios o equipos. Son artículos para el
mantenimiento de la planta, la reparación de máquinas, el 36 consumo de la planta o de la
producción, artículos de oficina, entre otros. Estos artículos suelen gastarse.
• Inventario Máximo. Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el
riesgo que el nivel del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos.
Por lo tanto, se establece un nivel de inventario máximo.
• Inventario Mínimo. Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el
almacén.
FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS
Las funciones principales del inventario son las siguientes:
• Eliminación de irregularidades en la oferta.
• Compra o producción en lotes o tandas.
• Permitir a la organización manejar materiales perecederos.
• Almacenamiento de mano de obra.
• Ayudar a la independencia de operaciones.
• Continuidad de las variaciones de demanda.
• Determinar condiciones económicas de aprovisionamiento.
• Determinar la óptima secuencia de operaciones.
• Uso óptimo de la capacidad productiva.
• Conocer el detalle de ubicación, especificaciones técnicas de los repuestos y
materiales en custodia en el almacén.
ADQUISICIÓN DE REPUESTOS Y RECAMBIOS
En un almacén de custodia podemos encontrar los siguientes componentes:
● Repuestos: Son piezas o equipos que sirven para sustituir en las máquinas o equipos
cuando las originales se han deteriorado por su uso habitual o como consecuencia de
una avería en la máquina.
● Materiales Consumibles: Son todos aquellos materiales que está destinado para ser
usados en labores administrativas como por ejemplo (resma de papel, toner,
cartuchos para impresora, entre otros).
● Componentes: Agrupación de elementos que hace parte de un subsistema.
● Herramientas: Objeto o aparato, normalmente artificial, que se emplea para facilitar
o posibilitar un trabajo, ampliando las capacidades naturales del cuerpo humano.
PIEZAS DE RECAMBIO
Una pieza de recambio es un componente diseñado para reemplazar una parte dañada o
desgastada de una máquina o equipo, permitiendo su correcto funcionamiento sin necesidad
de cambiar el equipo completo. Estas piezas ayudan a prolongar la vida útil del equipo y a
mantener su rendimiento óptimo.
Se almacenan a fin de minimizar el tiempo muerto del equipo. Las partes o piezas pueden
subdividirse en las siguientes categorías:
• Piezas relativamente caras.
• Piezas especializadas para emplearse en un número limitado de máquinas.
• Piezas que tiene una rotación lenta.
• Partes o piezas críticas, cuya falta de disponibilidad podría causar un costo de tiempo
muerto o tener un efecto negativo en la seguridad.
TIPOS DE RECAMBIO
Los tipos de recambio se clasifican generalmente en función de su disponibilidad, frecuencia
de uso y función. Algunos de los tipos principales son:
• Recambios originales: Fabricados por el fabricante original, garantizan calidad y
compatibilidad.
• Recambios equivalentes: Hechos por terceros, compatibles y más económicos.
• Recambios de mantenimiento: Usados en mantenimiento regular para asegurar el
funcionamiento continuo.
• Recambios críticos o imprescindibles; Su falla paraliza el equipo, por lo que se
mantienen en stock.
• Recambios consumibles: Piezas de uso frecuente que se desgastan rápidamente,
como tornillos y juntas.
• Recambios de emergencia: Guardados para fallas imprevistas y minimizar el tiempo
de inactividad.
