Funciones y
gráficos en Excel
Excel básico
NUESTRAS MODALIDADES
Pantalla Inicio en Excel
• A diferencia de versiones anteriores, al abrir Excel
observarás la pantalla Inicio la cual nos permite
realizar diferentes acciones como abrir los libros de
Excel que hayan sido utilizados recientemente o crear
un nuevo libro ya sea en blanco o basado en alguna
plantilla.
INTRODUCCION
Excel es un programa que nos permite realizar
operaciones matemáticas, de la misma manera que
trabaja la más potente calculadora, pero también
puede computar complejas interrelaciones, ordenar
y presentar en forma de gráficos los resultados
obtenidos, trabajar con datos externos, etc.
Excel pertenece a la familia de Microsoft, este
programa lo podemos adquirir solo, ó, en un
paquete integrado de software llamado Office.
1. La barra lateral izquierda de la pantalla Inicio muestra la lista de
Archivos recientes. Si es la primera vez que abres Excel
entonces no se mostrará ningún archivo, pero conforme hagas
uso de la herramienta la lista de archivos utilizados
recientemente irá creciendo.
2. Debajo de la lista de libros recientes se encuentra el
comando Abrir otros Libros el cual nos permitirá abrir archivos
localizados en nuestro equipo.
3. En el panel de la derecha se encuentra la opción Libro en
blanco la cual crea un nuevo libro y abre la ventana principal de
Excel.
4. El equipo de Microsoft consideró conveniente incluir una breve
guía que muestra las características de Excel. Al pulsar la
opción Bienvenido a Excel comenzarás a dar un paseo por la
herramienta donde aprenderás más de su uso y beneficios.
1. El resto de los iconos del panel derecho son útiles para crear nuevos libros de
Excel basados en Plantillas. Puedes utilizar la barra de desplazamiento de la
derecha para moverte hacia abajo y ver la totalidad de plantillas instaladas en
tu equipo.
2. Si las plantillas mostradas no cumplen con tus expectativas, entonces puedes
realizar una búsqueda de plantillas en el sitio oficial de Microsoft haciendo
uso del cuadro de búsqueda que se encuentra en la parte superior de la
pantalla Inicio.
3. Debajo del cuadro de búsqueda se encuentran algunas sugerencias que
además son vínculos y que al hacer clic sobre ellos mostrarán las plantillas de
Excel que cumplan con dicho criterio de búsqueda.
4. En el extremo superior derecho de la pantalla Inicio se muestra la opción para
iniciar sesión en línea y que es una opción que será de utilidad para acceder a
recursos y servicios en Internet a través de Excel.
Abrir otros Libros en Excel
• La pantalla Inicio nos permite crear nuevos libros en
blanco así como elegir algún archivo utilizado
recientemente sin embargo la opción Abrir otros
Libros nos permitirá explorar otras ubicaciones para
encontrar el libro que deseamos abrir.
La pantalla Abrir nos permite buscar en nuestro equipo local
algún libro y de manera predeterminada muestra acceso al
Escritorio y a la carpeta Mis documentos pero el botón
Examinar nos permitirá navegar por toda la estructura de
directorios de nuestro equipo o de cualquier dispositivos que
tengamos conectado a él.
Algo muy importante a observar es la opción SkyDrive la
cual nos da acceso al servicio de almacenamiento en
Internet de Microsoft y que nos permite abrir los libros de
Excel que hayamos almacenado en la nube. Si deseas
conocer más sobre este servicio consulta la página oficial de
SkyDrive: [Link]
Ventana de Excel
• Una vez que hayamos decidido crear un nuevo libro en
blanco o que hayamos abierto algún libro existente se
mostrará la ventana principal de Excel. Es importante
conocer las partes que la integran ya que pasaremos la
mayoría del tiempo utilizando cada una de sus partes.
1. En la esquina superior izquierda se encuentra la barra de herramientas de acceso
rápido que nos permite colocar los comandos que deseamos tener siempre disponibles
en dicha área. De manera predeterminada tenemos el botón Guardar y los comandos
Hacer y Deshacer.
2. La cinta de opciones es precisamente donde se encuentran la gran mayoría de los
comandos de Excel que nos ayudan a trabajar con la herramienta. Los comandos están
organizados en fichas y de manera predeterminada Excel - muestra 7 fichas: Inicio,
Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Al lado izquierdo de la ficha
Inicio se encuentra el botón Archivo que nos llevará a la vista Backstage donde
encontraremos los comandos necesarios para guardar, abrir o imprimir un libro así como
algunos comandos adicionales.
3. Debajo de la cinta de opciones se encuentra la barra de fórmulas que es de suma
importancia ya que nos permite ingresar y editar las fórmulas para realizar cálculos con
los datos. Así mismo en esta área tenemos el cuadro de nombres que siempre muestra la
dirección de la celda que está actualmente seleccionada.
4. El área de trabajo de una hoja está representada por columnas y filas. Las columnas
están identificadas por letras y las filas por números y en esta área es donde colocamos
nuestros datos. De manera predetermina Excel crea un libro con una sola hoja y cuyo
nombre se puede encontrar en la etiqueta ubicada en la parte inferior izquierda del área
de trabajo. Junto a dicha etiqueta se encuentra un botón con el símbolo + que nos
permite crear nuevas hojas.
5. En la parte inferior de la ventana de Excel se encuentra la barra de estado donde la
herramienta mostrará mensajes de importancia y en su extremo derecho encontramos los
botones para cambiar la manera en la que visualizamos un libro así como el nivel de
acercamiento de la hoja.
Cinta de opciones
• La cinta de opciones agrupa los comandos más utilizados en
Excel y las pestañas son el primer nivel de agrupamiento que
encontramos dentro de la cinta de opciones. Al mismo tiempo,
cada una de las pestañas organiza los comandos en grupos.
• Nota importante: Lo que en Excel 2007 y 2010 conocíamos
como una ficha de la cinta de opciones, a partir de Excel - será
conocida como una pestaña. Microsoft ha cambiado este nombre
en toda su documentación en español para Excel
Pestañas en Excel -
Cada pestaña está formada por grupos y es precisamente dentro de cada
grupo donde encontramos los botones de comando. También puedes ver
que junto al nombre de algunos grupos, en la esquina inferior derecha, se
muestra una pequeña flecha que es conocida como un indicador de
cuadro de diálogo y al hacer clic sobre él se mostrará un cuadro de
diálogo con más comandos relacionados con dicho grupo.
• La primera vez que abres Excel -, la cinta de opciones mostrará siete pestañas:
1. Inicio: Contiene los comandos necesarios para aplicar formato y editar las hojas de
Excel. Esta pestaña organiza los comandos en siete grupos: Portapapeles, Fuente,
Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar.
2. Insertar: En esta pestaña encontramos los comandos para insertar elementos a nuestra
hoja como tablas y gráficos. Los grupos de comandos de esta pestaña son los siguientes:
Tablas, Ilustraciones, Aplicaciones, Gráficos, Informes, Minigráficos, Filtro, Filtros,
Vínculos, Texto y Símbolos.
3. Diseño de página: Aquí se encuentran los comandos utilizados para preparar nuestra
hoja para imprimir y organizar los elementos dentro de la hoja. Los grupos de esta
pestaña son: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y
Organizar.
4. Fórmulas: La pestaña fórmulas contiene los comandos para agregar funciones y
fórmulas a nuestras hojas de Excel así como buscar cualquier error en las fórmulas. Los
grupos de esta pestaña son: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de
fórmulas y Cálculo.
5. Datos: Contiene los comandos para importar datos provenientes de otras fuentes y
trabajar posteriormente con ellos aplicando algún filtro o quitando duplicados. Los grupos
de la pestaña Datos son: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar,
Herramientas de datos y Esquema.
6. Revisar: En esta pestaña están localizados los comandos para revisar, proteger e
insertar comentarios en las celdas de la hoja. Los grupos en los que están organizados
los comandos son: Revisión, Idioma, Comentarios, Cambios.
7. Vista: Comandos utilizados para cambiar la vista de la hoja y ocultar algunos de sus
elementos. Esta pestaña contiene los siguientes grupos: Vistas de libro, Mostrar, Zoom,
Ventana y Macros.
Ocultar la cinta de opciones
• En ocasiones necesitamos incrementar el espacio
para trabajar con nuestros datos dentro de una hoja
de Excel. Para ganar un poco de espacio en pantalla
podemos ocultar la cinta de opciones haciendo clic en
el botón Opciones de presentación de la cinta de
opciones que se encuentra en la esquina superior
derecha de la ventana. Al pulsar el botón se
mostrarán tres opciones:
Formato de celdas en Excel -
• El formato de celdas no es indispensable en el funcionamiento de las hojas de
cálculo, pero puede ayudar a tener una mejor visualización y entendimiento de los
datos presentados. Las herramientas de formato en Excel - las podemos encontrar
en tres ubicaciones:
1. En la Cinta de opciones.
2. En la mini barra que se muestra al hacer clic derecho sobre una celda.
3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas.
• Ya que el formato de celdas es una funcionalidad muy utilizada en Excel,
podremos acceder a una gran cantidad de comandos desde las tres ubicaciones
antes mencionadas. Los comandos de la Cinta de opciones se encuentran en la
ficha Inicio, repartidos en los grupos Fuente, Alineación y Estilos. También
podemos encontrar varios de estos comandos en la mini barra mostrada al hacer
clic derecho sobre una celda o rango:
• Además de la Cinta de opciones y la mini barra, podemos
encontrar estas opciones de configuración de formato dentro del
cuadro de diálogo Formato de celdas. Podemos acceder a este
cuadro de diálogo de diferentes maneras:
• Haciendo clic en el indicador de cuadro de diálogo de los grupos
Fuente o Alineación de la ficha Inicio.
• Haciendo clic derecho sobre una celda y dentro del menú
desplegable seleccionar la opción Formato de celdas.
• En la ficha Inicio, dentro del grupo Celdas, pulsar el botón
Formato y seleccionar la opción Formato de celdas.
También podemos abrir el cuadro de diálogo Formato de
celdas con tan sólo pulsar la combinación de teclado Ctrl + 1.
Cambiar la fuente
Alineación de celdas
• Alineación vertical: Con estos tres botones
podemos alinear el contenido de una celda
verticalmente ya sea en la parte superior, inferior o
media de la celda.
• Alineación horizontal: Alinea el contenido de la
celda a la izquierda, derecha o al centro de la
misma.
• Orientación: Nos da la oportunidad de girar el
texto a un ángulo específico lo cual es de utilidad
cuando necesitamos cambiar la orientación del
título de una columna muy estrecha.
• Sangría: Se aumenta o disminuye el espacio entre
el borde de la celda y su contenido.
• Ajustar texto: Si tienes un texto que no se
muestra en su totalidad dentro de una celda, este
comando ajustará el texto en varias líneas para
mostrar todo el contenido.
• Combinar y centrar: Combinará las celdas
seleccionadas para hacer una sola celda y además
centrará el contenido. Al pulsar en la flecha del
menú desplegable se mostrarán algunas opciones
adicionales como la de volver a separar las celdas.
Relleno de una celda
• Podemos establecer un relleno para una celda utilizando un color
específico o una trama. Para indicar el color de fondo de una celda
podemos utilizar el comando Color de relleno que se encuentra en
el grupo Fuente de la ficha Inicio.
Bordes de una celda
Este comando también está
disponibles desde la mini
barra. Por otro lado el
cuadro de diálogo Formato
de celdas tiene una sección
llamada Borde que es
donde podrás hacer todas
las configuraciones
necesarias a los bordes de
una celda.
Estilos de celda
Formas de ingresar a la aplicación
Primera forma Segunda forma
1. Presionamos las teclas Control + la letra R. 1. Menú inicio
2. Muestra una caja de ejecución y digitamos 2. Todos los programas.
Excel, Aceptar. 3. Microsoft Office.
4. Microsoft Office Excel.
Para ingresar a Excel
bajo Windows 10
hacemos lo siguiente:
1. Clic en menú inicio.
2. Clic en Excel.
Origen de datos
Como abrir un libro nuevo
Al iniciar Excel, clic en Libro en blanco.
Clic en Archivo, Nuevo, Libro nuevo.
Como abrir un libro existente
Abrir Excel, clic en archivo, abrir, examinar y
buscar el libro a trabajar, abrir.
Abrir un libro de Excel desde una unidad
o carpeta.
Clic derecho en el libro a trabajar,
seleccionamos abrir.
Interfaz de Excel
BARRA DE TITULO
Muestra el nombre del actual libro de Excel y el nombre de la aplicación
BOTONES DE CONTROL
Acceso a los botones : MINIMIZAR, MAXIMIZAR y CERRAR
EL NUEVO CENTRO DE CONTROL: LA CINTA DE OPCIONES.
En comparación de las versiones anteriores la Cinta de Opciones ha cambiado,
sobre todo en él área superior de la ventana. Pero es un buen cambio, porque lo que se
necesita está más visible y más a la mano. En lugar de tener unas 30 barras de herramientas
ocultas y comandos escondidos entre menús, hay un centro de control, la cinta de opciones,
que aglutina los elementos esenciales y los presenta en primer plano.
Nota : Para minimizar la cinta de opciones :
• CTRL + F1
• Clic derecho en cualquier ficha y seleccione:
Contraer la cinta de opciones.
¿Qué hay en la cinta de opciones ?
Los tres componentes de la cinta de opciones son las fichas, los grupos y los comandos.
1 Fichas.- Hay ocho en la parte superior y cada una de ellas representa una de las tareas
básicas que se hacen en Excel.
2 Grupos.- Cada ficha tiene grupos que muestran elementos relacionados entre sí.
3 Comandos.- Un comando es un botón, un cuadro en el que se escribe información o un
menú.
1
2
Barra de herramientas de acceso rápido
Acceso desde cualquier parte a los comandos que mas utiliza , muestra los
comandos iniciales : GUARDAR , DESHACER Y REHACER
Personalizando la barra de herramientas de acceso rápido
Agregar comandos :
1. Haga clic derecho en cualquier comando , por ejemplo en el comando Negrita
2. Luego seleccione : Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido
3. Observe el comando ahora en la barra de herramientas
de acceso rápido
Quitar comandos :
1. Haga clic derecho en un comando de la barra de herramientas , por ejemplo en el
comando Negrita luego seleccione : Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido
LA FICHA ARCHIVO
Esta ficha muestra acceso a los libros
abiertos recientemente y a las opciones ya
clásicas en el menú archivo de versiones
anteriores o botón de office en Excel 2007.
VISTA BACKSTAGE
Si se hace clic en el menú Archivo,
se puede obtener acceso a la nueva vista de
Backstage que permite buscar características
usadas comúnmente y descubrir nuevas
posibilidades para trabajar con los libros de
Excel. La vista de Backstage es donde se
administran los archivos y sus datos (creación,
guardado, inspección en busca de metadatos
ocultos u opciones de configuración e
información personal).
Nota :
Pulse la tecla ESC para cerrar la
vista BACKSTAGE
HERRAMIENTAS CONTEXTUALES
Las herramientas contextuales proveen de características y opciones de acuerdo
al objeto en el que se está trabajando; por ejemplo si estamos en un gráfico, se muestran
herramientas para gráficos como: cambiar el diseño, cambiar el color.
LA HOJA DE CÁLCULO
➢ Los archivos de Excel reciben el nombre de libros y por defecto los archivos de Excel tienen la extensión
XLSX.
➢ Cada vez que abrimos o cerramos un archivo de Excel se abre o cierra un libro de trabajo.
➢ Cada libro de Excel 2016 se abre con una hoja y un signo más para agregar más hojas.
➢ Cada hoja del libro consiste en una matriz formada por columnas y filas.
➢ Las hojas se designan con el termino HOJA seguido de un número y un signo de admiración.
➢ Cada columna está identificada por una, dos o tres letras, A, AA, AAA y la última columna es XFD; para
verificar si es cierto presionamos las teclas Ctrl + tecla direccional a la derecha.
➢ En Excel 2016 la última fila es 1’048,576; para verificar Ctrl + flecha hacia abajo.
➢ Una celda es la intersección de una fila + una columna. Ejem: N15, AA34, etc.
➢ La última celda en una hoja es XFD 1’048,576.
➢ La celda activa es la celda donde se encuentra actualmente el cursor.
➢ Para hacer referencia a una celda de una hoja en particular se escribe: Hoja#! Columna y fila, Hoja3!F14.
➢ El rango se define como un conjunto de celdas contiguas. Ejemplo: A1:A15 ó B2:F2.
Conceptos Preliminares de Excel
• Celdas y rango de Celdas
• Tipo de Punteros
• Configuración de libro, hojas de cálculo, filas, columnas
y celdas.
• Mostrar / ocultar filas, columnas y hojas.
Logrará reconocer el
OBJETIVO ambiente de trabajo de
Excel y aprenderá a
desplazarse con confianza
en el entorno gráfico.
CELDAS Y RANGOS DE CELDAS
CELDA
Intersección de una columna y una fila . Las celdas se nombran de acuerdo a la letra de la columna y el numero
de fila en que se intercepte.
RANGO DE CELDA
Conjunto de celdas de una hoja de cálculo. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (superior izquierda),
luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7,
E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura vemos la representación del rango de ejemplo.
TIPOS DE PUNTEROS EN LA HOJA DE CÁLCULO
SELECCIÓN DE CELDAS
SELECCIÓN TOMANDO
MÚLTIPLES COLUMNAS Y
FILAS
SELECCIÓN DE COLUMNA
ANCHO DE COLUMNA
Lo mismo debe
de hacer para
cambiar el alto
de una o mas
filas.
Otras formas de modificar ancho y alto de una celda
Para modificar el tamaño de una columna o columnas a un
tamaño exacto hacemos lo siguiente:
Clic derecho en la columna o columnas y colocamos el ancho
que se desee.
Para modificar el tamaño de una fila o filas realizamos los
siguientes pasos.
Clic en la fila o filas que desea modificar el alto, clic en alto
de fila y colocar el tamaño que se desea.
Para modificar la fila y columna de un grupo de celdas.
Seleccionamos las celdas, clic en formato y aquí elegimos las
opciones a modificar.
Como eliminar filas y columnas
Clic en las columnas o filas que desea eliminar.
Vamos a la pestaña inicio, celdas, eliminar o desde el menú contextual de
la selección Eliminar.
Mostrar / ocultar filas, columnas y hojas
Para ocultar fila o filas, primero seleccionamos uno o mas filas, y nos
vamos hasta la columna de número de fila, damos clic derecho y
seleccionamos la opción Ocultar.
Para ocultar columna o columnas, primero seleccionamos uno o mas columnas,
y nos vamos hasta la fila de letras y damos clic derecho y seleccionamos la
opción Ocultar.
Para ocultar una o Para mostrar una o
varias hojas, primero varias hojas ocultas, le
seleccionamos la hojas u damos clic en la sección
hojas que se ocultaran hojas y seleccionamos
mostrar.
En conclusión Excel es:
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