UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS

ADMINISTRACION DE EMPRESAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PARA

LA EMPRESA RPK SRL

MEMORIA LABORAL
PETAENG 11ava VERSION

UNIVERSITARIO: JUAN JOSE VILLALTA HUARAHUARA

LA PAZ – BOLIVIA
2018
 UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Y FINANCIERAS
ADMINISTRACION DE EMPRESAS

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES PARA

LA EMPRESA RPK SRL

MEMORIA LABORAL
PETAENG 11ava VERSION

UNIVERSITARIO: JUAN JOSE VILLALTA HUARAHUARA

TUTOR: LIC. PABLO RIVEROS NAVA

LA PAZ – BOLIVIA
2018
 INDICE GENERAL

INTRODUCCION......................................................................................................1
SECTOR DE ESTUDIO............................................................................................2
IMPLICACIONES PRÁCTICAS...............................................................................3
RELEVANCIA SOCIAL............................................................................................3
CAPITULO I............................................................................................................. 5
1. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL................................5
1.1. MISION........................................................................................................5
1.2. VISION........................................................................................................ 5
1.3. DESCRIPCION DE CARGOS DE LA EMPRESA RPK..............................5
2. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL.......................................7
2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS OCUPADOS.......................................7
2.1.1. JEFE DE ADMINISTRACIÓN PUBLICITARIA....................................7
2.1.2. JEFE DE SISTEMAS............................................................................8
2.1.3. JEFE DE OPERACIONES....................................................................8
2.1.4. GERENCIA DE OPERACIONES Y PROYECTOS...............................8
2.2. DESARROLLO DE LA EXPERIENCIA LABORAL....................................8
CAPITULO II............................................................................................................ 9
ACTIVIDAD PROFESIONAL PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS.................9
1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA..............................................................9
1.1. PROBLEMATIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
PROFESIONAL.................................................................................................... 9
2. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA.................................10
2.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA..........................................................10
3. OBJETIVOS.................................................................................................... 10
3.1. OBJETIVO GENERAL..............................................................................10
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS.....................................................................10
4. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL CON LA
SOLUCIÓN DEL PROBLEMA...............................................................................10
CAPITULO III..........................................................................................................12
ALCANCES EN LA SOLUCION DEL PROBLEMA EN EL CONTEXTO DE UN
MARCO TEORICO.................................................................................................12
1. MARCO TEÓRICO..........................................................................................12

i
 1.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA......................................................................12
1.2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN.................................................12
1.3. IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL...................13
1.4. ORGANIZACIONES SEGÚN SU FORMALIDAD......................................14
1.4.1. LA ORGANIZACIÓN FORMAL..........................................................14
1.4.2. ORGANIZACIONES INFORMALES...................................................15
1.5. ORGANIZACIONES SEGÚN SU GRADO DE CENTRALIZACIÓN.........15
1.6. ORGANIGRAMAS.....................................................................................16
1.6.1. OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS..........................................16
1.6.2. TIPOS DE ORGANIGRAMAS............................................................17
1.7. EL MANUAL DE FUNCIONES..................................................................17
1.7.1. OBJETIVOS DEL MANUAL...............................................................18
1.7.2. CARACTERISTICAS DEL MANUAL.................................................18
1.7.3. VENTAJAS DEL USO DE LOS MANUALES.....................................19
1.7.4. LIMITACIONES DE MANUALES.......................................................20
1.7.5. CONTENIDO DE LOS MANUALES...................................................20
1.7.6. TIPOS DE MANUALES......................................................................21
1.7.7. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES..............................21
1.7.8. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES........................21
2. METODOLOGIA..............................................................................................27
CAPITULO IV......................................................................................................... 28
1. DESCRIPCION DE LA SOLUCION AL PROBLEMA.....................................28
2. DESARROLLO DE LA SOLUCION................................................................28
2.1. ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EMPRESA RPK SRL...........30
2.2. MATRIZ FODA..........................................................................................32
2.2.1. RESULTADOS DE LA MATRIZ FODA Y ENCUESTA......................33
3. RESULTADOS................................................................................................ 33
3.1. MANUAL DE FUNCIONES POR CARGOS..............................................33
3.2. APLICACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.......54
CONCLUSIONES................................................................................................... 55
RECOMENDACIONES...........................................................................................56
BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................... 57

ii
ANEXOS.................................................................................................................58
ENCUESTA PARA LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA RPK SRL..................58

iii
 INDICE DE CUADROS

Cuadro 1. Cargos RPK SRL..........................................................................................30

Cuadro 2. Matriz FODA..................................................................................................31
Cuadro 3. Manual de funciones - Gerente General…...........................................34
Cuadro 4. Manual de funciones - Gerente Comercial…........................................36
Cuadro 5. Manual de funciones - Gerente Financiero….......................................38
Cuadro 6. Manual de funciones - Gerente de Operaciones.................................40
Cuadro 7. Manual de funciones - Jefe de Administración…...............................42
Cuadro 8. Manual de funciones - Jefe de Sistemas y Administración
publicitaria.........................................................................................................................44
Cuadro 9. Manual de funciones - Diseño Gráfico…...............................................46
Cuadro 10. Manual de funciones - Asistente de Operaciones............................48
Cuadro 11. Manual de funciones - Secretaria Recepcionista…..........................50
Cuadro 12. Manual de funciones – Mensajero….....................................................52

iv
 INDICE DE FIGURAS

Figura 1. Organigrama para la empresa RPK SRL.................................................29

v
 RESUMEN EJECUTIVO

La administración del personal hoy en día es un factor prioritario dentro

de las organizaciones puesto que de su buen uso depende en gran parte
el óptimo funcionamiento de las empresas y su rápida adaptación a las
condiciones cambiantes del medio que las rodea.

El presente proyecto está enfocado en resolver una de las problemáticas

de la empresa RPK SRL. El cual está basado en organizar la estructura
que posee mediante la ayuda del Diseño e Implementación del Manual
de Organización y Funciones para los empleados de la empresa, cuyo
objetivo esta argumentado en aportar al crecimiento y desarrollo de la
empresa, con el fin de lograr mejores resultados organizacionales y
eficaces en cuanto a su actividad como tal.

Uno de los problemas que afecta la toma de decisiones y la gestión

administrativa de RPK SRL, ha sido precisamente no contar con los
instrumentos adecuados para el mejor desenvolvimiento de la
administración en general, especialmente en el departamento
administrativo de que se adapten a las reales necesidades y contengan
los lineamientos normativos básicos para la ejecución de acciones
relacionados con los mismos.

La importancia de un organigrama y un manual de funciones radican

primero en que permite visualizar la empresa en términos generales y
las funciones que tiene cada empleado. Segundo orienta sobre la forma
en que la institución es organizada para cumplir con sus objetivos,
clarifica los grados de responsabilidad de las diferentes áreas
administrativas que la integran y sus relaciones de autoridad y
dependencia que facilita la toma y ejecución de las decisiones
permitiendo que no haya conflictos de autoridad, ni fugas de
responsabilidad y que se pueda mantener la disciplina.

RPK Sistemas De Publicidad In-Store S.R.L. - RPK S.R.L. es una empresa

boliviana del sector Publicidad, con Número de Identificación Tributaria
NIT 00150498025 con Matrícula de Comercio 00132069
RPK S.R.L. es una SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA con
domicilio
fiscal en Calle 18 N° 8022 Edificio: Parque 18 Piso: 3 Oficina: 3b-1 Zona:
Calacoto en la ciudad LA PAZ.

1
RPK S.R.L. es la empresa pionera de Bolivia en la implementación de
sistemas de publicidad In-Store.

2
 INTRODUCCION

La administración del personal hoy en día es un factor prioritario dentro

de las organizaciones puesto que de su buen uso depende en gran parte
el óptimo funcionamiento de las empresas y su rápida adaptación a las
condiciones cambiantes del medio que las rodea.

El presente proyecto está enfocado en resolver una de las problemáticas

de la empresa RPK SRL. El cual está basado en organizar la estructura
que posee mediante la ayuda del Diseño e Implementación del Manual
de Organización y Funciones para los empleados de la empresa, cuyo
objetivo esta argumentado en aportar al crecimiento y desarrollo de la
empresa, con el fin de lograr mejores resultados organizacionales y
eficaces en cuanto a su actividad como tal.

Uno de los problemas que afecta la toma de decisiones y la gestión

administrativa de RPK SRL, ha sido precisamente no contar con los
instrumentos adecuados para el mejor desenvolvimiento de la
administración en general, especialmente en el departamento
administrativo de que se adapten a las reales necesidades y contengan
los lineamientos normativos básicos para la ejecución de acciones
relacionados con los mismos.

La importancia de un organigrama y un manual de funciones radican

primero en que permite visualizar la empresa en términos generales y
las funciones que tiene cada empleado. Segundo orienta sobre la forma
en que la institución es organizada para cumplir con sus objetivos,
clarifica los grados de responsabilidad de las diferentes áreas
administrativas que la integran y sus relaciones de autoridad y
dependencia que facilita la toma y ejecución de las decisiones
permitiendo que no haya conflictos de autoridad, ni fugas de
responsabilidad y que se pueda mantener la disciplina.

SECTOR DE ESTUDIO

RPK Sistemas De Publicidad In-Store S.R.L. - RPK S.R.L. es una empresa

boliviana del sector Publicidad, con Número de Identificación Tributaria
NIT 00150498025 con Matrícula de Comercio 00132069
RPK S.R.L. es una SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA con
domicilio

3
fiscal en Calle 18 N° 8022 Edificio: Parque 18 Piso: 3 Oficina: 3b-1 Zona:
Calacoto en la ciudad LA PAZ.
RPK S.R.L. es la empresa pionera de Bolivia en la implementación de
sistemas de publicidad In-Store.

4
RPK SRL tiene presencia en la ciudad de La Paz, Cochabamba y Santa
Cruz

La Paz:
 Megacenter
 Multicine
 Pollos Copacabana (Todas la sucursales)
 La Jungla El Alto
 La Jungla Camacho
 Mercado Lanza Pantalla LED
 Calle 18 de Calacoto Pantalla LED
 Colegio Militar Vallas y pantalla LED
 SABSA (Aeropuerto Internacional de E Alto
Santa Cruz:
 Cine Center
 Mall Ventura
 Unifranz
 SABSA (Aeropuerto Internacional Viru Viru)
Cochabamba:
 Cine Center
 SABSA (Aeropuerto Internacional Jorge Wilstermman)

IMPLICACIONES PRÁCTICAS

La empresa RPK si bien posee una estructura organizacional, no existen

funciones y responsabilidades claramente definidas, no existen los
niveles de jerarquía, lo que ocasiona que no haya claridad en cuanto a
funciones, niveles de autoridad y responsabilidades de los trabajadores;
no existe un departamento de RRHH; afectando la comunicación a nivel
ascendente, descendente u horizontal, entre otras cosas, lo que genera
perjuicios al desarrollo de actividades administrativas, operativas y
financieras.

Por las razones expuestas, hay una serie de variaciones en los trabajos
y proyectos que RPK administra, que generan retrasos, incremento del
presupuesto inicial, mala imagen con el cliente, etc.

RELEVANCIA SOCIAL

La relevancia en el sector del mercado ayudaría a que el personal

encargado cumpla sus funciones correctamente, la implementación de
5
un manual ayudaría a que no se desvíen de sus funciones
correspondientes así mismo esto ayuda en la

6
sociedad, el estado a definir las funciones de una persona para su vida
personal y tener un orden establecido de hasta donde son sus alcances
y limitaciones.
La relevancia en lo económico de los recursos en una empresa ayuda a
evitar el gasto insulso de personas en funciones que no le corresponden
generando gastos innecesarios de cualquier tipo.
La importancia económica de los recursos de una empresa ayudara a
que todos los planes, proyectos y objetivos sean realizados a tiempo y
de manera excelente aumentando su potencial a través de un manual
exacto de funciones.
La relevancia cultural, política es un vínculo invisible que nos ayuda a
unir a personas y que puedan exponer libremente su forma de pensar y
de vivir así mismo al realizar su trabajo definido que no sea afectado por
los prejuicios, la actitud y las emociones. El personal encargado será
ayudado a forjar un carácter donde los valores compartidos a través del
grupo social en el que estamos nos dará un sentido de pertinencia, a la
vez también nos ayudara a saber reaccionar a diferentes situaciones
que se presenten.

7
CAPITULO I

1. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL

RPK SRL, i n i c i ó sus labores en fecha 7 de febrero de 2008, con el fin de

contribuir al desarrollo social, económico y cultural de nuestro país,
pudiendo ejercer en el campo de la publicidad, proponiendo los
avances tecnológicos innovando el
marketing digital y haciéndole frente a la publicidad tradicional llegando
así directamente al consumidor.

RPK SRL, es una empresa publicidad digital, que realiza inversiones para
modernizar la publicidad por medio de equipos digitales especializados
para este cometido, ha establecido nuevas líneas que amplían su campo
de acción para permitir que la empresa siga consolidándose en el
mercado publicitario, sector de gran crecimiento a nivel regional y
nacional.

Misión y Visión. Fueron establecidos de acuerdo al direccionamiento

estratégico desarrollado por la empresa.

1.1. MISION

RPK SRL, pionera en el servicio BTL Digital Signage, nuestra misión es

ofrecer soluciones tecnológicas que permitan mejorar la imagen y
productividad para el crecimiento de nuestros clientes, procurando
siempre la mejora continua como estrategia para la acreditación y
utilizando de manera efectiva los recursos humanos, financieros,
tecnológicos y de infraestructura necesarios.

1.2. VISION

Consolidarnos como la empresa pionera y líder en el servicio de Digital

Signage, basados en la innovación tecnológica, calidad y servicio al
cliente.

1.3. DESCRIPCION DE CARGOS DE LA EMPRESA RPK

GERENTE GENERAL, Es el socio propietario. Quien tiene el control total

de los movimientos de la empresa. Es quien decide los temas financieros
8
y el destino de los mismos.

9
En la actualidad existe la dificultad que mezcla el flujo personal y flujo
laboral que genera un conflicto al área de finanzas por que no cumple
con la planificación de pagos y cumplimiento de obligaciones
pertinentes.

GERENTE COMERCIAL, Persona a cargo de la venta de espacios

publicitarios y las relaciones públicas de la empresa.

GERENTE FINANCIERO, se ocupa del flujo financiero, tener en orden de

contabilidad control de gastos. Ingresos egresos de la empresa.

Así mismo se ocupa de la selección de personal, de entrevistas y

reclutamiento de personal.

GERENTE DE OPERACIONES, persona que se ocupa de las operaciones y

nuevos proyectos de la empresa.

Así mismo, también se encarga de la ejecución de eventos, venta de

equipos, recorrido o ronda de verificación de funcionamiento de
pantallas en todo el circuito. Soporte técnico a los clientes, instalación
de nuevos equipos en nuevos espacios publicitarios.

JEFE ADMINISTRATIVO, persona que se ocupa de la clasificación de

factura, control de horarios. Actualizar movimientos bancarios, cobros a
clientes por servicios.

Recorrido o ronda de verificación de funcionamiento de pantallas en

todo el circuito

JEFE DE SISTEMAS, Persona que da soporte técnico dentro la empresa.

Además de ocuparse de la administración publicaría. Mantenimiento de
equipos.

Así mismo, también se encarga de la ejecución de eventos, recorrido o

ronda de verificación de funcionamiento de pantallas en todo el circuito,
instalación de nuevos equipos en nuevos espacios publicitarios.

DISEÑADOR GRAFICO, se encarga de la recepción de material

audiovisual de clientes, se encarga de la conversión de videos
requeridos por el sistema. Elaboración de spots publicitarios, Montajes
en fotografías de nuevos espacios.

Recorrido o ronda de verificación de funcionamiento de pantallas en

10
todo el circuito

11
ASISTENTE DE OPERACIONES, es el encargado del recorrido de control y
verificación de todo el circuito en el cual tiene presencia RPK. Se
encarga también de la toma de fotografías para elaboración de reportes.

Se encarga de pauteo de publicidad, instalación de nuevos equipos en

nuevos espacios publicitarios. Revisión de electricidad cuando así se
requiere.

RECEPCION, persona que se encarga de recibir llamadas. Emisión y

recepción de cartas, emisión de pasajes de avión.

MENSAJERO, se encarga de la distribución de correspondencia. Cobro de

cheques, recojo de archivos, tramites.

Así mismo, también se encarga de la ejecución de eventos, recorrido o

ronda de verificación de funcionamiento de pantallas en todo el circuito,
instalación de nuevos equipos en nuevos espacios publicitarios toma de
fotografías para reportes.

2. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL

El tiempo de servicio como empleado en la empresa RPK SRL es 9 años

que data desde fecha 28 de mayo de 2009.

A la fecha son 9 años de servicio en la empresa RPK SRL, que

practicante estuve desde sus inicios como empresa en el rubro de
publicidad digital. Durante este periodo de trabajo vi el crecimiento
constante de la empresa, el manejo y la organización.

2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS CARGOS OCUPADOS

Hasta la fecha, como trabajador de RPK SRL, estuve ocupando los

siguientes cargos que a continuación detallo:

 Jefe de Administración Publicitaria 2009 - 2011

 Jefe de Sistemas 2011 -2013
 Jefe de Operaciones 2013 – 2017
 Gerente de Operaciones 2017 a la fecha.

2.1.1. JEFE DE ADMINISTRACIÓN PUBLICITARIA

12
 Organizar y ejecutar pauta publicitaria por medio de sistema
de control publicitario Geo Pautas.

13
  Elaboración de reportes para clientes.
 Control de emisión de publicidad en pantallas publicitarias.

2.1.2. JEFE DE SISTEMAS

 Control interno de datos, redes.

 Mantenimiento de hardware y software.
 Soporte técnico a los clientes.

2.1.3. JEFE DE OPERACIONES

 Supervisión de nuevos proyectos.

 Encargado de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos.

2.1.4. GERENCIA DE OPERACIONES Y PROYECTOS

 Encargado del área de operaciones.

 Gestión de recursos.
 Gestión financiera.
 Establecimiento de objetivos.
 Búsqueda de nuevos proyectos.

2.2. DESARROLLO DE LA EXPERIENCIA LABORAL

En el tiempo transcurrido de trabajo en RPK SRL, pude constatar que

carece de un manual de funciones y procesos. Puesto que a la fecha el
trabajo y la comunicación es informal y el mismo genera
desorganización y desfases en los proyectos en factores de tiempo y
económico.

Desde los diferentes cargos que vine ocupando en la empresa, pude

observar la carencia de mencionado Manual de Funciones, puesto que
genera confusión en las actividades, ya que no se cumplen con las
metas y los objetivos, además que genera un mal ambiente laboral.

Por tal motivo es urgente proponer y aportar la elaboración de un

manual de funciones acorde con el organigrama existente en la empresa
y coadyuvar en la implementación del mismo y así contribuir con la
mejora en la gestión de procesos en la empresa y en el desempeño
individual de los trabajadores.

14
CAPITULO II

ACTIVIDAD PROFESIONAL PARA LA SOLUCION DE PROBLEMAS

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Actualmente la empresa RPK SRL, presenta dificultades en el manejo de

la información, la línea a seguir y las funciones que se deben
desempeñar en cada uno de los cargos, por lo que los empleados no
saben con certeza qué actividades les compete llevar a cabo.

El problema radica en que la empresa ha venido creciendo con la

contratación y creación de puestos de trabajo, acordes con las
necesidades del momento, sin la debida planificación y evaluación. El no
tener un departamento de RRHH, limita a la administración de personal
y por consiguiente genera un desorden en la selección de trabajadores
idóneos en cada puesto de trabajo, no teniendo una planificación para la
evaluación, contratación y selección de personal.

1.1. PROBLEMATIZACIÓN DE LA DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

PROFESIONAL

En mi criterio, debido a que la empresa RPK SRL., no cuenta con un

manual de organización y funciones que facilite el correcto desarrollo de
los diferentes procesos que esta posee y el funcionamiento del control
interno. Son las principales dificultades que se puede encontrar, el
hecho de presentarse la mayoría de veces duplicidad en las actividades
o funciones, así como también la existencia de empleados con igual
denominación de cargo y diferente carga laboral, e inclusive personal
que realiza funciones ajenas a las que su cargo exige.

El crecimiento empresarial, el medio y la innovación y la consecución de

clientes potenciales, obliga a la empresa RPK SRL, a mejorar e innovar
en estrategias procurando siempre el mejoramiento continuo en pro de
la certificación de calidad y utilizando de manera efectiva los recursos
humanos, financieros, tecnológicos y de infraestructura.

Por lo anterior se hace necesario tomar como punto de partida la

revisión del organigrama y objetivos organizacionales, elementos que
15
permitirán establecer el orden jerárquico y el flujo de las líneas de
información y así establecer la elaboración de un manual de
organización y funciones.

16
 2. IDENTIFICACIÓN Y DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

La estructuración del Manual de Organización y Funciones, permitirá́

establecer y señalar las funciones a cumplir en los diferentes cargos
para facilitar y encaminar el logro de los objetivos organizacionales,
enfocados hacia la rentabilidad y la productividad.

2.1. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿La elaboración del Manual de Organización y Funciones contribuirá́ a

mejorar las actividades desarrolladas en la empresa RPK SRL?

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Elaborar el manual de funciones en la empresa RPK SRL para establecer

de forma general las pautas o directrices que conlleven al logro de los
objetivos institucionales.

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Diagnosticar la situación actual de cargos y funciones ejecutados por el

personal de RPK SRL.

Diseñar el organigrama de la empresa para establecer el orden

jerárquico. Efectuar el análisis de los cargos existentes para
establecer las funciones a desempeñar por cada uno de los
integrantes de la empresa y nivel de responsabilidad.

Involucrar a los trabajadores en el proceso de implementación del

manual de funciones a fin hacer las modificaciones sobre la puesta en
marcha de su trabajo en el día a día.

4. DESCRIPCIÓN ESPECIFICA DE LA ACTIVIDAD PROFESIONAL

CON LA SOLUCIÓN DEL PROBLEMA

Considerando, que el manual de organización y funciones es una

herramienta que permite la estandarización de las actividades llevadas
a cabo al interior de la empresa, se hace necesario el desarrollo del

17
mismo al interior de la empresa RPK

18
SRL y así obtener resultados favorables como ser: un mejor rendimiento
laboral, orden en los procesos administrativos, ideas afines para el logro
de objetivos.

Igualmente es necesario mediante este diagnóstico establecer las

características existentes de la empresa, su evolución, competitividad y
compromiso con la sociedad, el sector al que pertenece y objetivos
futuros.

19
CAPITULO III

ALCANCES EN LA SOLUCION DEL PROBLEMA EN EL CONTEXTO DE UN

MARCO TEORICO

1. MARCO TEÓRICO

Las organizaciones son empresas que se encuentran en un campo

donde constantemente sufren modificaciones o requieren hacer cambios
en su estructura para lograr el máximo aprovechamiento de los recursos
sin incurrir en grandes gastos, logrando permanecer en el mercado. Es
aquí donde el recurso humano, juega un papel fundamental, teniendo en
cuenta que son los directamente responsables del buen funcionamiento
y progreso de la empresa. Sin embargo, muchas veces se cometen
errores en la distribución de funciones, actividades y/o
responsabilidades asignadas al personal, generando duplicidad de
funciones y en muchos casos omisión de éstas.

El control interno dentro de la empresa nos permite verificar, identificar

y determinar qué procesos y procedimientos se están ejecutando
correctamente y cuales requieren cambios que logren mejorar las
actividades desarrolladas y cumplir con el objeto social de forma
efectiva y eficiente.

1.1. ESTRUCTURA ORGÁNICA

La Estructura Orgánica se define como la suma total de las formas en las

que una organización divide su mano de obra en tareas y su posterior
coordinación.

La organización dentro de una empresa permite organizarse de tal

manera que cada individuo conozca y sea responsable de las funciones
asignadas de acuerdo al puesto que desempeña, además permite
coordinar los procedimientos que debe desarrollar para ejecutar las
tareas y los resultados que debe alcanzar; de esta manera se reducen
las dificultades al asignar responsabilidad, se logra fluidez en el sistema
de comunicación y toma de decisiones que promueven el cumplimiento
de los objetivos de la empresa. (B.J. Dodge, 2003, pág. 56)

1.2. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN

20
La organización es un producto humano y como tal, nunca sería
perfecta, pero sí perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse.
Toda organización debe de estar encaminada a un fin. Organizar por
organizar no tiene sentido. La palabra

21
organización proviene del griego Órganon que significa instrumento.
De hecho la organización nos da idea de instrumento.
Consiste en el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones,
responsabilidades, métodos y técnicas que ayudan a simplificar el
trabajo, con el propósito de obtener la maximización de los recursos
materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la realización de
los fines que la empresa persigue.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la
organización son:

 Es de carácter continuo.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de
lograr los objetivos del grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar
funciones y responsabilidades.

En una empresa es de suma importancia la organización ya que brinda

herramientas técnicas para lograr los objetivos con menor esfuerzo y
mayor rapidez, además permite delimitar funciones y responsabilidades
para evitar que la misma actividad este siendo ejecutada por dos o más
personas, esto nos ayuda a que las actividades sean cumplidas eficaz y
eficientemente sin duplicar esfuerzos. (Lopez, 2014)

1.3. IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Toda empresa tiene una estructura organizacional definida de manera

formal o informal. En ella se encuentran delimitadas las
responsabilidades y puestos acordes a una posición específica dentro
del organigrama. Pero, ¿qué pasa cuando el cambio de los mercados y la
situación socioeconómica supera la respuesta de las empresas y las
estructuras organizacionales establecidas se vuelven obsoletas?

En estas circunstancias la empresa se ve obligada a diseñar una nueva

estructura organizacional internamente y potenciar sus procesos
apostando a la búsqueda de la máxima eficiencia para mantenerse
competitiva dentro de su mercado.

Las empresas con una clara estructura organizacional se benefician al

22
tener establecida la cantidad de recurso humano que requieren para
poder llevar a cabo sus funciones, tener delimitadas las
responsabilidades y los responsables de cada

23
área o proceso, así como sus superiores y lograr que la empresa sea
más eficiente y más productiva cumpliendo con los objetivos de la
misma. (Sanabria, 2018).

Para realizar un diseño de la estructura organizacional se debe tener en

cuenta:

1. La estrategia organizacional: Analiza y visualiza que la estrategia y

objetivos organizacionales se encuentren ligados a las necesidades del
mercado o los cambios que atraviese la empresa. (Sanabria, 2018)

2. El modelo de estructura organizacional: Cada vez es más común ver

que las empresas apuestan por un modelo de estructura organizacional
procesal (el qué hacer lo define el proceso y se distribuye a través de la
integración de los conocimientos de los grupos) en lugar de la tradicional
estructura organizacional funcional (el qué hacer lo define la estructura
jerárquica y se distribuye en área de especialización). (Sanabria, 2018)

3. Los perfiles de puesto: Valida que los perfiles de puesto respondan a

las nuevas necesidades de la estructura organizacional y que la
definición de las responsabilidades, las funciones y las competencias
estén definidas en consecución del cumplimiento de la estrategia
organizacional. (Sanabria, 2018)

4. El recurso humano: Se deben tomar en cuenta los factores como el

crecimiento o la reubicación de personal que puede traer consigo el
diseño de una nueva estructura organizacional, con el fin de hacer un
uso eficiente de los recursos y a la vez asegurar que estos cuenten con
una adecuada carga. (Sanabria, 2018)

5. La comunicación: La estructura organizacional debe estar diseñada de

forma tal que todos los colaboradores que requieran coordinación con
otros departamentos o proceso puedan coordinar esfuerzos por medio
de las líneas de comunicación. (Sanabria, 2018)

1.4. ORGANIZACIONES SEGÚN SU FORMALIDAD

Dicho en otras palabras, según tengan o no estructuras y sistemas

oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el
control. Estas se dividen en:

1.4.1. LA ORGANIZACIÓN FORMAL

24
Comprende estructura organizacional, directrices, normas y reglamentos
de la organización, rutinas y procedimientos, en fin, todos los aspectos
que expresan

25
como la organización pretende que sean las relaciones entre los
órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que sus objetivos sean
alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido. Las organizaciones
formales, pueden a su vez, tener uno o más de los siguientes tipos de
organización: (Thompson, 2017)

a) Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y

antigua, pues tiene su origen en la organización de los antiguos
ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos
medievales. El nombre organización lineal significa que existen
líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre
superior y subordinados. De ahí́ su formato piramidal.
b) Organización Funcional: Es el tipo de estructura organizacional que
aplica el principio funcional o principio de la especialización de las
funciones. Muchas organizaciones de la antigüedad utilizaban el
principio funcional para la diferenciación de actividades o
funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: Es
el germen del staff.
c) Organización L i n
́ e a - Staff: El tipo de organización l i n
́ e a - staff es el
resultado de la combinación de los tipos de organización lineal y
funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más
complejo y completo. En la organización l i n ́ e a - staff coexisten
órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órganos de
apoyo y de consultoría) manteniendo relaciones entre si.́ Los
órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y por el
principio escalar, mientras los órganos de staff prestan asesoría y
servicios especializados.
d) Comités: Reciben una variedad de denominaciones: comités,
juntas, consejos, grupos de trabajo, etc. No existe uniformidad de
criterios al respecto de su naturaleza y contenido. Algunos comités
desempeñan funciones administrativas, otros, funciones técnicas;
otros estudian problemas y otros solo dan recomendaciones. La
autoridad que se da a los comités es tan variada que reina
bastante confusión sobre su naturaleza.

1.4.2. ORGANIZACIONES INFORMALES

Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficiales pero que

influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son
parte de la forma habitual de hacer las cosas

1.5. ORGANIZACIONES SEGÚN SU GRADO DE CENTRALIZACIÓN

26
Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:

27
a) Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la
autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la
toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores.

b) Organizaciones Descentralizadas: En una organización

descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la
cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es
característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos
e impredecibles.

Muchas veces se confunde descentralización con informalidad y esto no

es así́ ya que pueden existir instituciones descentralizadas y muy
formales como también centralizadas e informales. (Thompson, 2017)

1.6. ORGANIGRAMAS

FRANKLIN, Benjamín y GÓMEZ CEJA, Guillermo (2002) Manifiesta: “Un

organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de
una institución o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la
que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la
componen”. (pág.
53)

Es esencialmente una representación gráfica de la estructura de una

empresa, con sus servicios, órganos y puestos de trabajo y de sus
distintas relaciones de autoridad y responsabilidad.

Los organigramas son la representación gráfica de las organizaciones en

su conjunto o de uno de sus departamentos, es decir, constituyen la
traficación de la estructura orgánica de una institución con sus servicios
órganos y puestos de trabajo y sus distintas relaciones de autoridad y
responsabilidad, por lo tanto son un medio simplificado de información
que posibilita el reconocimiento del campo de acción y las relaciones
que guardan entre sí los órganos que la integran.
(VASQUEZ, 2002, pág. 112)

1.6.1. OBJETIVOS DE LOS ORGANIGRAMAS

El objetivo de los organigramas es: Presentar en forma gráfica las

principales funciones y líneas de autoridad de una organización.

Al ser el organigrama un instrumento resumen de todas las funciones y

líneas de autoridad y responsabilidad, se lo debe estructurar de tal
28
manera que se convierta en la carta de presentación de la organización,
y que brinde la oportunidad de tener en forma corta y clara como se
encuentra dividida y organizada la empresa. (Lucidchart, 2018)

29
 1.6.2. TIPOS DE ORGANIGRAMAS

Organigrama jerárquico: este es el tipo más común y da origen al

sinónimo "diagrama jerárquico". En una jerarquía, un grupo de personas
se encuentra en la parte superior mientras que los individuos con menos
poder se ubican por debajo en forma piramidal. Piensa en términos de
una monarquía: el rey o la reina está en la parte superior; o en una
organización, el director ejecutivo se ubicaría también en la parte
superior. En una jerarquía, por lo general, los miembros se comunican
con sus superiores y con las personas que dependen de ellos.
(Lucidchart, 2018)

Organigrama matricial: este es común en las empresas que tienen más de

un director. Por ejemplo, una organización puede tener un equipo de
diseñadores gráficos que debe rendirle cuentas al diseñador gráfico
principal. Los diseñadores gráficos también trabajan en otros proyectos
que probablemente estén liderados por otro gestor de proyectos. En
este caso, los diseñadores gráficos deben rendirles cuentas a dos
personas. (Lucidchart, 2018)

Organigrama plano: este tipo, a veces denominado organigrama

horizontal, prácticamente no tiene niveles medios de gestión y, por lo
general, supone dos niveles: los directivos superiores y los empleados.
En empresas como esta, los trabajadores tienen más responsabilidades
y están más involucrados de forma directa en la toma de decisiones.
(Lucidchart, 2018)

1.7. EL MANUAL DE FUNCIONES

Un Manual es un conjunto de documentos que partiendo de los objetivos

fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia
lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un
procedimiento determinado, indicando quien lo r ea l i za r á , que
actividades han de desempeñar y la justificación de todas y
cada una de ellas, en forma tal, que constituye una guía para el
personal que ha
de realizarlas.

El Manual de funciones es un instrumento muy necesario dentro de la

Administración ya que contiene el conjunto de normas y tareas que
desarrolla cada individuo en sus actividades cotidianas y será́ elaborado
técnicamente basado en los respectivos procedimientos. Además señala

30
la secuencia lógica y cronológica de las actividades, indicando quien
y como las r e a l i z a r á y la
justificación de cada una de ellas, es decir; el manual de funciones se
convierte en
una guía para todo el personal que labora dentro de una organización
con el propósito de lograr los objetivos de una manera eficiente y eficaz.
(GOMEZ CEJA, 1997)

31
 1.7.1. OBJETIVOS DEL MANUAL

Se plantea los siguientes objetivos

a) Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo

y evitar su alteración arbitraria.

b) Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por

fallas o errores.

c) Facilitar las labores de auditoria, la evaluación de control

interno y su vigilancia.

d) Aumentar la eficiencia de los empleados, indicándole lo que

se debe hacer y cómo se debe hacer.

e) Ayudar en la coordinación del trabajo y evitar duplicidad de

funciones.

f) Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y

el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

g) Presentar una visión de conjunto de la organización (individual,

grupal o sectorial)

h) Determinar la responsabilidad de cada unidad y puesto en

relación a la organización.

i) Servir de medio de integración y orientación al personal

nuevo, que facilite su incorporación al trabajo

j) Funcionar como medio de relación y coordinación con

otras organizaciones.

De los enunciados anteriores podemos determinar que los objetivos de

los manuales son diversos pero todos apuntan a la consecución de las
metas de la empresa de una manera ágil y sin desperdicios de esfuerzos
y con un alto grado de coordinación por parte del personal, lo que
redunda en el ahorro de recursos. (GOMEZ CEJA, 1997)

1.7.2. CARACTERISTICAS DEL MANUAL

32
a) Los manuales deben ser dados a conocer a todos los
funcionarios relacionados con el proceso, para su apropiación, uso
y operación.

33
 b) Estar debidamente formalizado por una instancia que
corresponda a la Empresa.

c) Hacer uso racional y adecuado por parte de los destinatarios.

d) Satisfacer las necesidades reales de las Empresas e

Instituciones.

e) Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo,

preciso y lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las
tareas y funciones del trabajador.

f) Deben estar elaborados mediante una metodología conocida que

permita flexibilidad para su modificación y/o actualización
mediante hojas intercambiables, de acuerdo con las políticas que
emita la organización.

g) Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben

contar una metodología para su fácil actualización y aplicación.

h) Las dependencias de la organización deben contar con

mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales
deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se
debe evaluar su aplicación, permitiendo así́ posibles cambios o
ajustes. (GOMEZ CEJA, 1997)

1.7.3. VENTAJAS DEL USO DE LOS MANUALES

Tenemos las siguientes ventajas:

a) Son un compendio de la totalidad de funciones y

procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos
éstos que por otro lado sería difícil reunir.

b) La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan

supeditadas a improvisaciones o criterios personales del
funcionario actuante en cada momento.

c) Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en

aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a
qué áreas debe actuar o a qué nivel alcanza la decisión o
ejecución.

34
d) Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la
gestión administrativa y evitan la formulación de la excusa del
desconocimiento de las normas vigentes.

35
 e) Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al
cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

f) Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo

con el transcurso del tiempo.

g) Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas

delegadas al existir.

h) Son elementos informativos para la capacitación del personal.

i) Ubican la participación de cada componente de la Empresa.

j) Permiten la determinación de los estándares más efectivos

para la empresa. (VÁSQUEZ R, 1985)

1.7.4. LIMITACIONES DE MANUALES

Todo manual de funciones tiene limitaciones ya que están sujetos a

cambios aquí algunas de las limitaciones.

1. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el

desarrollo de las operaciones.
2. El costo de producción y actualización puede ser alto.
3. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad.
4. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de
lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la
misma.
5. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte
en complicados.
6. Exigen un costo en su redacción y confección que se debe
afrontarse.
7. Exigen una permanente

actualización. (GOMEZ CEJA, 1997)

1.7.5. CONTENIDO DE LOS MANUALES

El contenido de los manuales depende directamente de los siguientes

aspectos:

a) Aspectos Generales: Antecedentes, objetivos y políticas de la

institución

36
b) Aspectos Esenciales: Descripción de las unidades
administrativas y los puestos de trabajo.

37
 c) Aspectos Complementarios: Detalle del organigrama interno
que posee la empresa o institución.

d) Aspectos adicionales: Glosario de los términos aplicación de

normas, descripción de procedimientos.

(VÁSQUEZ R, 1985)

1.7.6. TIPOS DE MANUALES

Los manuales de organización permiten desarrollar con mayor eficacia

las funciones de cada unidad administrativa, un manual de organización
tiene por objeto efectuar una detallada y clara exposición de los fines
que pretende alcanzar y de los cargos que utiliza dicha organización. Las
funciones y actividades consignadas en el manual deben estar
encaminadas a la consecución de los objetivos institucionales y de su
eficacia organizacional. (VASQUEZ, 2002)

 Manuales de Organización
 Manuales de Políticas
 Manuales de Normas y Procedimientos
 Manuales para Especialistas
 Manual del empleado
 Manual de contenido múltiple
 Manuales de finanzas
 Manuales del sistema

1.7.7. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE FUNCIONES.

La utilización de los manuales es de suma importancia dentro de una

organización, ya que son estos los que se ocupa de la estructura de
puestos para mejorar la eficiencia de la institución y aumentar la
satisfacción en el trabajo de los empleados.

1.7.8. PASOS PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada

empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar,
cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y
cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la
organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias
de la administración de la empresa.

38
En consecuencia, el manual de funciones es documento eminentemente
dinámico que debe estar sujetos a revisiones periódicas, para
adaptarse y ajustarse a las

39
necesidades de la empresa, no debe ser inflexibles, sino que deben
reformarse constantemente en la medida que ayuden a mejorar la
eficiencia de la empresa, proporcione criterios y medidas que permitan
valorar y apreciar la calidad de desempeño laboral, potencial de
desarrollo y posibilidades de mejoramiento tanto para el trabajador
como para la empresa.

Para lograr que el manual de funciones logre todo lo anteriormente

descrito debemos realizar un examen exhaustivo de cada uno de las
áreas y/o departamentos, identificando de manera clara y precisa cada
una de las funciones desarrolladas por el personal responsable, sugiere
para esta etapa un análisis de cargos que es el proceso mediante el cual
se evalúa el cargo para conocer la complejidad del mismo en todos sus
aspectos, al mismo tiempo que se evalúan las características que
deberá́ o debe cumplir la persona responsable de ocupar el cargo
evaluado. Vargas Muñoz (1993, p. 10)

Menciona además, que para el análisis de cargos deben tenerse en

cuenta dos procesos fundamentales, los cuales se mencionan a
continuación:

1.7.8.1. ELABORACIÓN DE UN FORMULARIO DE ANÁLISIS DE

PUESTOS.

Este es un formulario que sirve de instrumento para la recolección de

información pertinente y consta de una serie de recomendación que se
hacen para conocer el cargo. Las formulaciones que deberá́ tener el
cuestionario, deben dirigirse totalmente a la descripción de funciones en
este caso, deberes y responsabilidades y a la especificación del puesto,
es decir, los requisitos del mismo.

Además de la elaboración de las preguntas es necesario que el

formulario tenga en su presentación un ordenamiento común para todas
sus partes.

A continuación se presentara el orden común de un formulario de

análisis de puestos:

a) Partes generales de un formulario

Identificación del puesto: debe tener el nombre, el código, la sección, el

40
departamento, la división o superintendencia a la que pertenezca el
puesto según sea el caso, el puesto inmediatamente superior del cual
depende, los puestos o cargos inmediatamente inferiores que dependen
de él, el número de personas en ese puesto, etc.

41
Descripción de funciones: las funciones deberán enunciarse o describirse
en forma clara, concreta y completa; no tan cortas como para que no se
diga nada, pero tampoco tan largas para que hagan confusa la
naturaleza misma de la función.

Especificación del puesto: en esta parte del formulario se incluyen los

requisitos indispensables para cumplir a cabalidad la ejecución de las
funciones previamente descritas y las responsabilidades que estas
funciones implican.

Estos requisitos por lo general se expresan a través de ciertos factores

genéricos que son, unidades de medidas de cada una de las
complejidades del puesto.

Condiciones de trabajo: a partir de este proceso es posible conocer las

condiciones que generaran el grado de complejidad del puesto. Las
condiciones que se tienen en cuenta con mayor frecuencia son las
ambientales (iluminación, temperatura, humedad, ruidos, colores,
olores, etc.), los riegos de contraer enfermedades profesionales (a los
cuales el cargo expone al trabajador), así́ como las condiciones que
exponen al trabajador a los accidentes de trabajo.

A medida que las condiciones de trabajo tienden a mejorar, el trabajo

será menos complejo, en cambio, si las condiciones son difíciles, el
trabajo tiende a ser más complejo.

b) Validación del formulario

La validación del formulario, consiste en exponer dicho formulario luego

de ser preparado o elaborado ante personas conocedoras de los puestos
que se van a analizar, que conozcan la historia o que hayan tenido
alguna relación con dichos puestos, para que juzguen si el formulario es
entendible, claro en el lenguaje, pertinente y sencillo en las preguntas y
lo más importante si cumple con los objetivos propuestos.

c) Prueba del formulario

Seguido de la validación y luego de hacer las correcciones del caso, se

procede a la etapa final, la prueba del formulario, esto se hace
escogiendo al azar a algunas personas titulares de los puestos por
analizar para que respondan las preguntas.

Mientras estas personas responden el cuestionario, se debe estar

42
pendiente en que parte o partes encuentran dificultad para responder y
cuáles son las razones de dicha dificultad. La finalidad de este paso es
garantizar que en lo

43
Posible el formulario sea totalmente contestado por las personas
escogidas utilizando poca asesoría. Vargas Muñoz (1993, pág. 13,14)

1.7.8.2. APLICACIÓN DEL FORMULARIO DE ANÁLISIS DE PUESTOS

Aplicar el formulario es prácticamente hacer el análisis de puestos;

implica seleccionar el medio para aplicarlo (método) y el tipo de persona
que ha de hacer la aplicación (sistema).

A continuación se presentan los diferentes sistemas de aplicación:

a) Sistemas de aplicación

Sistema interno: se basa en seleccionar a analistas que hagan parte de

la empresa y tengan conocimiento de los puestos. Se debe entrenar
para hacer el análisis de los puestos para que el analista tenga un
conocimiento amplio del formulario y del método que se utilizara para el
análisis. Escoger este sistema tiene sus ventajas y desventajas, entre
las ventajas está el escoger personal de la
organización, la conocen y la organización los conoce a ellos; como
desventajas
está la situación que por ser personal de la misma organización al
momento de evaluar un puesto se tome de manera personal y se
termina evaluando al responsable del cargo mas no al cargo.

Sistema externo: consiste en contratar personas expertas en el tema

que no pertenezcan a la organización, para analizar los puestos.

Sistema mixto: consiste en formar el equipo evaluador con analistas de

la organización y fuera de ella, en igual número. De esta manera los
analistas externos se encargan de garantizar la objetividad del análisis,
impidiendo las preferencias o rechazos, y el personal interno confianza
de los titulares de los puestos para evitar resistencia al programa.

b) Métodos de aplicación

Son variados y diversos los métodos de análisis existentes, cada uno con
ventajas y usos. A continuación se describen los métodos de análisis:

Método de cuestionario: este método consiste en elaborar un

cuestionario escrito que incluya las preguntas previamente diseñadas.
Este cuestionario se entrega al titular para que lo diligencie en el
momento que le sea posible.
44
La ventaja de este método es que las preguntas son todas iguales para
los titulares de los puestos.

45
La desventaja de este método es que el tiempo de entrega del
cuestionario diligenciado no está́ estipulado, por lo que las personas
puede tardar días en responder las preguntas y entregar el cuestionario.

Método de entrevista: consiste en diseñar una entrevista para preguntar

sobre las partes contenidas en el formulario y recoger la información del
puesto en forma directa en un sitio establecido mediante una citación
previa. Allí́ el analista hará́ cada pregunta en forma individual a cada
titula y escribirá́ las respuestas, el analista debe preocuparse por
cambiar las la estructura de la pregunta mas no el contenido, cuantas
veces sea necesario hasta que el titular del puesto la comprenda.

Método de observación directa: consiste en que el analista observa el

desarrollo de las actividades o funciones y hace los registros sin
interrumpir la labor del titular del puesto. En ocasiones este método
puede resultar tedioso y el hecho que el trabajador se sienta observado
puede incomodarle y llevarle a cometer errores o a sufrir accidentes de
trabajo o a sentir disgusto personal.

Se recomienda que el analista realice este método con demasiada

prudencia tanto que pueda pasar inadvertido, puede ser con ayuda de
cámaras.

Método mixto: este método consiste en una combinación de los demás,

ya que es posible combinarlos para lograr un mejor resultado, también
se utiliza cuando al emplear cualquiera de los otros métodos los
resultados entregados por los titulares quedaron incompletos.

La operatividad de este método es una gran ventaja porque hace

flexible el trabajo del analista, ya que el tomara la decisión de que
método usar según las circunstancias y la parte del análisis.

Método de informes sucesivos: se entrega al titular de cada puesto una

libreta y un lápiz, para que diariamente escriba sus funciones, los
analistas recogen los informes también a diario, hasta el día que el
trabajador diga que ya está́ todo registrado.

En este método el titular del puesto dispone de su propio tiempo para

elaborar los informes sin interrumpir la labor.

Una vez llevado a cabo el análisis de cargos, Vargas Muñoz (1993, p.

21), sugiere realizar una descripción de cargos, el cual es el resumen del

46
análisis, identificando, describiendo y especificando los cargos con base
en ciertas normas, registrando deberes y responsabilidades, elaborando
al mismo tiempo un plan de trabajo que señale precisos del mismo.

47
Según Vargas, las partes básicas de una descripción de cargos son:

Identificación del cargo

 Código
 Nombre de cargo
 Ubicación: sección, departamento y división a que pertenece el
cargo.
 Personas en el cargo
 Fecha del análisis

Resumen del cargo

Es definir el cargo a través de las características arrojadas por el

análisis, mediante definiciones claras, sencillas, concisas y general. Se
deben destacar las características más relevantes del mismo detallando
que se hace, como se hace y con que se hace.

Que se hace: se expresa con un verbo.

Como se hace: se expresa por medio de una serie de frases separadas

por comas.
Por qué́ se hace: se expresa en infinitivo.

c) Extensión de actividades

Consiste en identificar, estudiar y comprender el lugar que ocupa el

cargo en la operación de la que hace parte.

Para lograrlo debe:

 Describirse el flujo grama del área funcional a la cual pertenece

el cargo (procedimiento).
 Determinarse el lugar que ocupa el cargo en el procedimiento del
cual hace parte.
 Determinarse el equipo que se emplea en el cargo y lo
relativo a la aplicación o uso de ese equipo.
 Si se necesita saber que materiales se utilizan en el cargo,
redáctese una lista.
d) Condiciones de trabajo

48
Son las condiciones ambientales y de riesgo que afectan el bienestar
mental y físico del empleado. Vargas Muñoz (1993, pág. 15,17)

2. METODOLOGIA

Tipo de Investigación: estudio de carácter descriptivo acudiendo a

técnicas específicas de recolección de información a través de
entrevistas por medio de las cuales se estudiaran y evaluaran las
actividades realizadas por cada trabajador. Para de esta manera diseñar
un manual de funciones que facilite, identifique el reclutamiento, las
necesidades de capacitación y desarrollo de personal, que permita el
ahorro del tiempo y esfuerzo en la ejecución diaria de las actividades y
que además sirva como medio de integración y orientación a personal
nuevo.

Fuentes y Técnicas Para la Recolección de la Información: se realizara

por medio de entrevistas orales a los empleados de la compañía, y por
medio de técnicas de observación la cual será expuesta al final del
proyecto.

Fuente Primaria: se tendrá en cuenta como fuente primaria la empresa

RPK SRL. Para la elaboración e implementación del manual de funciones
dentro de la empresa.

Fuente Secundaria: para esta fuente se contemplaran estudios

relacionados con el tema de Manual de Funciones realizados
previamente, fuentes bibliográficas en los temas de elaboración,
estructura y diseño de manuales de funciones que suministren
conceptos y medidas que mejoren la calidad del trabajador

Tratamiento de la Información: luego de la recopilación de la

información, se dará paso a su organización y con ello la elaboración del
manual de funciones y procedimientos del área financiera en la
empresa. (Moreno, 2009)

49
CAPITULO IV

1. DESCRIPCION DE LA SOLUCION AL PROBLEMA

Con el fin de mantener una organización administrativa óptima, toda

empresa sin importar el sector en el que se desempeñe debe
indispensablemente establecer de manera ordenada y adecuada los
objetivos, funciones, responsabilidades y perfiles de los cargos que la
conforman. La manera más apropiada es desarrollando el manual de
funciones, los cuales deben ser revisados de forma periódica debido a
los cambios institucionales que pueda tener la empresa a corto o largo
plazo como consecuencia de la evolución de la economía y/o el
crecimiento del mercado.

De acuerdo a los análisis realizados y el desarrollo de este proyecto se

evidenció la importancia que tiene para la empresa RPK SRL, su
organización y funcionalidad, la creación de un manual de organización
y funciones estableciendo de manera clara y concisa los principales
aspectos a tener en cuenta al momento de contratar el personal para
cada uno de los cargos a desempeñar, así como cada una de las
funciones a realizar, su superior jerárquico y/o cargo bajo dependencia
directa, evitando confusión al recibir órdenes, duplicidad en funciones y
trabajadores no idóneos para el puesto.

2. DESARROLLO DE LA SOLUCION

En primera instancia se procedió a realizar la matriz FODA con el

personal de la empresa RPK SRL. Quienes apoyaron a la realización de
esta matriz y se logró diagnosticar por medio del mismo el estado
actual de la empresa.

Para el desarrollo de la matriz FODA se realizaron 4 actividades con el

personal
de RPK SRL., con el fin de obtener la información más concreta posible
teniendo en cuenta que son los principales actores en la realización de
las funciones y quienes están inmersos en cada una de las actividades y
procesos que desarrolla diariamente la empresa. Las 4 sesiones
buscaban facilitar la construcción del manual y un análisis profundo de
cada cargo para no excluir funciones o actividades desarrolladas. Las
sesiones se describen así́:

Ideas planteadas para la matriz FODA: se desarrollaron entrevistas y

encuestas al personal de la empresa RPK SRL., quienes identificaron las
Fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que podrían afectar a
su fuente de trabajo. Así mismo, a través de la observación del diario
desarrollo de las funciones de cada uno de los cargos se logró́ ratificar
las ideas y opiniones que se habían establecido.

Análisis y selección de la información: se analizaron las ideas y opiniones

del personal y se lograron establecer que debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas son de mayor relevancia para la empresa.

Orden y priorización: se organizó́ la información anterior de acuerdo a la

prioridad e importancia de cada uno.

Análisis de los resultados: se plantearon los resultados obtenidos con la

priorización y se establecieron los factores claves que serían
fundamentales en la realización del manual de funciones del personal
administrativo mejorando los procesos y procedimientos de esta área.

Teniendo en cuenta lo anterior y en vista que RPK SRL, no cuenta con un

manual de organización y funciones para evitar estos inconvenientes, se
elaboró en primer lugar un organigrama propuesto (figura 1), con el fin
de contribuir al mejoramiento de los procesos y procedimientos
administrativos de la empresa.
29
2.1. ORGANIGRAMA PROPUESTO PARA LA EMPRESA RPK SRL.

Figura 1. Organigra
Fuente. Elaboració

30
Como segundo lugar se propone los cargos para la empresa RPK SRL. Y
partir del análisis de cada cargo se buscará establecer la importancia, la
extensión y las funciones concernientes al cargo establecido, obteniendo
una información clara y

CARGOS RPK SRL

NUMERO DE PERSONAS QUE

NOMBRE DEL CARGO
DESEMPEÑAN EL CARGO

GERENTE GENERAL 1
GERENTE COMERCIAL 1
GERENTE FINANCIERO 1
GERENTE DE OPERACIONES 1
JEFE ADMINISTRATIVO 1

precisa para la elaboración del manual de funciones.

31
 JEFE DE SISTEMAS 1
DISEÑADOR GRAFICO 1
ASISTENTE DE
OPERACIONES LP 1
ASISTENTE DE
OPERACIONES SC 2
ASISTENTE DE
OPERACIONES CBBA 1
RECEPCION 1
MENSAJERO 1
TOTAL CARGOS 10 TOTAL PERSONAS 13

Cuadro 1. Cargos RPK SRL.

Fuente: Elaboración propia

2.2. MATRIZ FODA

IDEAS PLANTEADAS PARA LA MATRIZ

FODA

32
 Se cuenta con personal capacitado en las
diferentes áreas
Excelentes proyectos a través de créditos
bancarios
FORTALEZAS
Apoyo de empresas competitivas.

Poca competencia en el mercado

Buena relación de la empresa con posibles
clientes potenciales
OPORTUNIDADES
Aceptación de los proyectos propuestos
por RPK

No se encuentran establecidos ni definidos

los perfiles para los cargos
Personal insuficiente para delegar
funciones
DEBILIDADES Varias personas realizan las mismas
funciones
No existe claridad sobre los jefes
inmediatos del personal
No existe la capacitación adecuada
Falta de departamento de RRHH
Falta de equipamiento de trabajo
Agotamiento de los recursos
Falta de capacitación
Desorden, múltiples funciones
AMENAZAS
Fallas en la información
Errores Proceso reclutamiento de nuevo
personal
Cuadro 2. Matriz FODA
Fuente: Elaboración propia

2.2.1. RESULTADOS DE LA MATRIZ FODA Y ENCUESTA

Se realizó una entrevista y encuesta al personal de trabajo quienes

indicaron que si es necesario la implementación de un manual de
responsabilidades y funciones debido a los consecuentes problemas que
han ido atravesando entre el personal por la duplicidad de funciones y
de empleados con la misma denominación y diferente carga laboral por
lo cual aportaron con algunas ideas que fueron de gran ayuda para la
elaboración del manual.

3. RESULTADOS
33
3.1. MANUAL DE FUNCIONES POR CARGOS

34
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN GERENTE GENERAL
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión Gerencial
SUPERIOR JERÁRQUICO Junta de accionistas
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia Financiera, Gerencia
Comercial, Gerencia de Operaciones,
CARGOS BAJO DEPENDENCIA jefe de Administración

BAJO MEDIO ALTO

Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA 5 años de experiencia en cargos de

nivel directivo o asesor
Título Profesional Universitario en las
especialidades de Ciencias
Económicas, Administrativas,
Ingeniería Comercial y/o carreras
afines, con grado académico de
REQUISITOS DEL CARGO
Maestría y con post grados
especializados, de preferencia, en
Administración de Negocios

NATURALEZA DEL CARGO

Ejecutar las políticas y decisiones tomadas por el Consejo Directivo,
Planear, organizar, dirigir, controlar y evaluar la gestión administrativa,
de la Fundación SER con miras al crecimiento, manteniendo una
35
excelente prestación de los servicios; para ello deberá́ garantizar la
viabilidad financiera y la maximización de utilidad de la Institución

FUNCIONES

 Cumplir con las políticas, normas, procesos y

procedimientos de la institución
 Implementar y promover la adaptación de políticas de
administrativas y de gestión.
 Promover el concepto de gestión de calidad que implique contar
con estrategias, tácticas, normas e indicadores, permanentes y
coherentes al desarrollo organizacional.
 Ejercer la representación legal de RPK SRL.
 Ejercer funciones de ordenador del gasto.
 Ejercer funciones de nominador y superior jerárquico de
todos los empleados de la empresa.
 Promover y velar por el cumplimiento de las políticas, normas,
procesos y procedimientos de la institución.
 Controlar la ejecución del presupuesto de la empresa,
velar por la organización y ejecución por proyectos
 Presidir los diferentes comités de la Institución,
organizar grupos funcionales de acuerdo a la necesidad.
 Revisar y firmar cheques ejerciendo un control sobre los gastos
que se cubrirán con los montos de estos, con el fin de custodiar
los activos de la empresa.
 Ejercer control sobre los egresos de la fundación
causados por el concepto de proveedores.
 Velar por la elaboración, actualización y difusión de los
manuales de normas y procedimientos de cada una de las
áreas de la Institución.
 Adaptar e implementar normas técnicas y modelos orientados a
mejorar la prestación de los servicios administrativos.
 Fomentar el trabajo interdisciplinario en la institución.
 Elaborar el Presupuesto anual de la empresa y presentarlo al
Consejo directivo para su aprobación.
 Nombrar los empleados y asignar su remuneración de acuerdo
al plan de cargos que determine la junta de socios.
 Cumplir con los procedimientos, instructivos y formatos del
sistema de gestión de la calidad de la empresa.
 Ejercer las demás funciones que le sean asignadas y
afines con la naturaleza del cargo

RESPONSABILIDADES

36
  Informar al Consejo de Directivo cualquier movimiento o
situación que pueda ir en deterioro de los intereses
financieros de la Fundación SER.
 Activos e inventarios de la organización.
 Proporcionar información precisa y oportuna sobre el
ejercicio de la Institución.
 Óptimo funcionamiento de los procesos que se deban
ejecutar en la institución.
 Adecuada gestión de recursos financieros.
 Por el eficiente destino de los recursos que ingresen.
 Veracidad de la información contable suministrada al Consejo
Directivo.
 Vigilar permanentemente el cumplimiento de los procesos
administrativos y de tomar las acciones correctivas en caso de
no cumplirse.
 Del cumplimiento de las acciones planeadas.
 Ejercer la ética profesional y cumplir con las normas
profesionales de conducta, patrones de honestidad,
objetividad, diligencia, lealtad y confidencialidad.

AUTORIDAD
Autoridad para asignación de recursos, ingreso y retiro de personal,
establecer prioridad en el pago de proveedores, compras de alto
volumen, al pago de nómina, celebrar y liquidar contratos.
Cuadro 3. Manual de función – Gerente
General Fuente: Elaboración propia

37
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION GERENTE COMERCIAL
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión Comercial
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia de Finanzas, Operaciones Jefe
COORDINA CON de administración.
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de

nivel directivo o asesor
Licenciatura en Ingeniería Comercial
Maestría y con post grados
REQUISITOS DEL CARGO
especializados,
de preferencia, en Administración
de Negocios
NATURALEZA DEL CARGO

Definir la estrategia comercial y contribuir al desarrollo de negocio a

través del desarrollo de productos, innovación y marketing con el
propósito de segmentar los mercados para enfrentar exitosamente los
desafíos de la industria, contribuyendo a fortalecer la sustentabilidad,
rentabilidad.

38
FUNCIONES

 Definir y dirigir la estrategia comercial.

 Analizar e investigar mercados, (en conjunto con ventas y
operaciones)
 Búsqueda permanente de nuevas ideas.
 Analizar y desarrollar productos y servicios.
 Proponer los proyectos de desarrollo, así́ como los
presupuestos de ventas, gastos e inversiones derivados de
estos.
 Generar estrategia y plan de marketing para los productos y
servicios.
 Definir estrategia de posicionamiento y branding de RPK SRL.
 Planificar y dirigir las estrategias y políticas
 Desarrollar y mantener relaciones Públicas con
organizaciones de la industria y autoridades locales.
 Definir estrategia comunicacional.
RESPONSABILIDADES

 Generar todas las iniciativas necesarias para el estudio,

evaluación e implementación de nuevos negocios que aumenten
los ingresos de RPK SRL y sean de su ámbito de acción.
 Generar con el área de Comercial y Marketing la mayor cantidad
de ingresos operacionales y no operacionales desarrollando los
planes estratégicos, tácticos y operativos respectivos para tal
efecto.
 Mantener canales de información y funciones de servicio al
cliente que aseguren la fidelidad de este último respecto a los
servicios ofrecidos.
 Trabajar coordinadamente con la Gerencia de Operaciones,
Gerencia Financiera en la definición de iniciativas comerciales
consistentes con la operación de la empresa.
 Responsable junto al Gerente de Operaciones, de Mantenimiento
y Administración de Contratos, de evaluar el buen
funcionamiento de equipos para brindar un servicio optimo
 Responsable de mantener y mejorar la calidad del servicio
ofrecido a los usuarios
 Supervisar a jefe de administración la operación de estas, la
mantención del orden de las mismas y el cumplimiento de
estándares de servicio de cara al cliente.
 Responsable de hacer cumplir el reglamento interno de la
empresa por parte del personal tanto interno como prestador de

39
 servicios.
Cuadro 4. Manual de función – Gerente Comercial
Fuente: Elaboración propia

40
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION GERENTE FINANCIERO
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión Gerencial
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia General, Gerencia Comercial,
Gerencia de Operaciones, jefe de
COORDINA CON Administración
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA 5 años de experiencia en cargos de

nivel directivo o asesor

Título Profesional Universitario en las

especialidades de Ciencias Económicas,
Contables, Administrativas, Ingeniería
Industrial y/o carreras afines, con grado
REQUISITOS DEL CARGO académico de Maestría y con post
grados especializados, de preferencia,
en Administración de Negocios, Gestión
de Operaciones, Gestión Financiero.

41
NATURALEZA DEL CARGO

Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de nivel

estratégico, relacionadas con el departamento de finanzas,
división de Planeamiento y Desarrollo, utilizando los recursos en
forma eficiente y eficaz.
FUNCIONES
 Planear, dirigir, y controlar la gestión relacionadas con el manejo
de los asuntos financieros, tesorería y cambios, la provisión de
fondos, la solvencia patrimonial, el proceso de planeamiento,
planificación y desarrollo.
 Establecer precisa y claramente los objetivos anuales de
desempeño de su unidad, sus objetivos en gestión de riesgos y
sus objetivos de cumplimiento, mediante el respectivo plan de
trabajo, alineándolo a los objetivos de toda la organización, para
que puedan ser evaluados y medidos periódica y oportunamente.
 Administrar eficiente y eficazmente los recursos asignados a su
cargo, salvaguardando los intereses de la empresa
 Mantener un adecuado clima laboral en las unidades orgánicas
bajo su mando, con la finalidad de aumentar la productividad.
 Dirigir, monitorear y controlar el proceso de Planificación
Estratégica en coordinación con los departamentos comerciales y
operaciones.
 Proponer para aprobación Gerencia General las políticas de
compensaciones y la estructura remunerativa, en coordinación
con los demás Gerentes.
 Fijar en coordinación con los demás Gerentes Centrales
atribuciones y obligaciones del personal por medio de
instrumentos normativos de gestión.
 Supervisar la adecuada provisión de recursos financieros para el
adecuado desarrollo de las operaciones y servicios.
 Establecer, coordinar, dirigir y supervisar los mecanismos de
ejecución del plan estratégico, orientados al desarrollo de la
gestión financiera.
RESPONSABILIDADES
Es responsable de las funciones generales indicadas en el ROF para la
Gerencia Central de Finanzas, de los procesos y subprocesos en los
cuales intervienen las unidades que dependen de él, así́ como del
control, desempeño, riesgo y cumplimiento de cada unidad orgánica
bajo su mando.

AUTORIDAD
Autoridad para asignación de recursos, ingreso y retiro de personal,
establecer prioridad en el pago de proveedores, compras de alto
volumen, al pago de nómina, celebrar y liquidar contratos.

42
Cuadro 5. Manual de función – Gerente
Financiero Fuente: Elaboración propia

43
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION GERENTE OPERACIONES
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión de Operaciones
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia de Finanzas, Operaciones, Jefe
COORDINA CON de administración, Sistemas.
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de

nivel directivo o asesor

Licenciatura en Administración de
empresas, Ingeniería Comercial,
Ingeniería industrial ramas afines.

REQUISITOS DEL CARGO

NATURALEZA DEL CARGO

44
Coordinar, dirigir, planificar, organizar y controlar todas las actividades
cuidando que se realicen con el mejor aprovechamiento de los recursos
humanos, materiales y financieros , acorde a las políticas y normas de
la empresa velando siempre por obtener los máximos beneficios con la
mejor calidad posible con costos competitivos y dentro de los plazos
establecidos y aprobados por gerencia general.

FUNCIONES

Establecer programas y planes de proyectos en base al manejo

adecuado de la logística.
 Evaluar periódicamente los reportes presentados
 Presentar a Gerencia General los requerimientos de personal,
equipos, materiales físicos y financieros, que permitan el logro de
los objetivos de la empresa.
 Adoptar las medidas técnicas adecuadas a las normas vigentes
 Garantizar la pronta y adecuada solución de los problemas
técnicos que puedan surgir con los equipos instalados.
 Supervisar el adecuado funcionamiento y administración de
pantallas LED y video Walls.
 Garantizar la adecuada administración y seguridad industrial,
manejo de control de inventarios y cada aspecto que pueda
contribuir a óptimo desempeño en los cargos de trabajo.
 Coordinar y supervisar la gestión de desempeño de todo el
personal del área de operaciones, garantizando el
cumplimiento de deberes.
 Realizar las correspondientes gestiones que requieren su
autorización o representación de la empresa.
 Supervisar las instalaciones para el cumplimiento acorde de
las normas establecidas.
 Programas de capacitación
RESPONSABILIDADES

Responsable de aplicar la reglamentación operativa que aseguren el

correcto funcionamiento de las operaciones y proyectos
Responsable de la administración de las áreas comunes
Responsable de hacer cumplir las normas de seguridad de la empresa.
Cuadro 6. Manual de función – Gerente de
Operaciones Fuente: Elaboración propia

45
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION JEFE DE ADMINISTRACION
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Gestión administrativa
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General, Gerencia de Finanzas
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia de General Finanzas,
Operaciones, Jefe de administración,
COORDINA CON Sistemas.
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de

nivel directivo o asesor

Económicas, Administración de
Empresas. Conocimientos de
REQUISITOS DEL CARGO contabilidad, matemáticas financieras,
legislación mercantil y fiscal.

46
NATURALEZA DEL CARGO

Liderar al equipo del área administrativa zonal en búsqueda del

mejoramiento continuo de los procesos administrativos, enfocándose
en el desarrollo profesional de los colaboradores, trabajando en equipo
en el área y con las otras áreas de la zonal ser un integrador y socio
estratégico de la organización.
FUNCIONES

Administrar y gestionar los recursos humanos.

Realizar y analizar las operaciones contables y fiscales.
Realizar y supervisar operaciones, negociación, reclamación y
venta de servicios.
 Informar, administrar y gestionar en la Administración Publica.
 Contabilidad: Supervisión de la contabilización de los
asientos, control financiero y económico.
 Colocación de excedentes en fondos de inversión, previsión de
ingresos y pagos.
 Elaboración de libros de contabilidad, cuentas anuales, etc.
 Control de las tareas del departamento de recepción:
facturación, morosidad, etc., sin trato directo con
clientes normalmente.
 Validación de las horas extraordinarias de los empleados,
validación de las nóminas.
 Control de la facturación, validación de las facturas de
suministro y su contabilización, control de la facturación de
crédito a clientes preferenciales.
 Establecimiento de los horarios de la recepción
 Propuesta de contratación de nuevo personal, selección y
formación en su área de responsabilidad.
 Poder disciplinario con respecto al departamento de
administración.
RESPONSABILIDADES

 Vigilar y coordinar la administración de los recursos humanos,

financieros y materiales.
 Supervisar que la asignación de los recursos se realicen en
apego a la normatividad aplicable.
 Informar a las autoridades correspondientes sobre el
ejercicio del presupuesto.

Cuadro 7. Manual de función – Jefe de

Administración Fuente: Elaboración propia

47
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
JEFE DE SISTEMAS Y ADMINISTACION
DENOMINACION PUBLICITARIA
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Sistemas
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia General, Gerencia de
Operaciones
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia Operaciones, Jefe de
COORDINA CON administración,
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de

nivel directivo o asesor

Licenciatura en Informática
REQUISITOS DEL CARGO
Ingeniería de Sistemas

NATURALEZA DEL CARGO

48
Coordinar las acciones que las áreas del departamento de sistemas,
realizan para proveer soluciones de tecnologías de información, a
través de la planeación e integración de las actividades requeridas, con
el objetivo de suministrar herramientas tecnológicas que faciliten el
logro de los objetivos institucionales.
FUNCIONES

Proveer soluciones de tecnologías de información a los

centros, programas docentes y áreas de apoyo.
 Administrar la Pauta en el sistema publicitario
 Asesorar y apoyar a las áreas con soporte en la resolución de
problemas y toma de decisiones.
 Vigilar la correcta aplicación del presupuesto autorizado al
departamento.
 Realizar reportes de administración y pauta publicaría para los
clientes
 Garantizar la pronta y adecuada solución de los problemas
técnicos que puedan surgir con los equipos instalados.
 Supervisar el adecuado funcionamiento y administración de
pantallas LED y video Walls.
 Control de cambios de Publicad a nivel nacional
 Promover el mantenimiento de equipos
 Proponer Cambios para mejoras de control de equipos
RESPONSABILIDADES

 Aportar soluciones informáticas mediante la determinación de

metas que estén en función de los requerimientos presentes y
futuros de la institución.
 Organizar las actividades del departamento en la búsqueda de
soluciones informáticas que cubran las necesidades de las áreas
académicas y administrativas.
 El funcionamiento correcto de equipos

Cuadro 8. Manual de función – Jefe de Sistemas y Administración

Publicitaria Fuente: Elaboración propia

49
50
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION DISEÑADOR GRAFICO
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO COMERCIAL
Gerencia Comercial, Gerencia de
SUPERIOR JERARQUICO Operaciones
NUMERO DE CARGOS 1
Gerencia Operaciones, Gerencia de
COORDINA CON Operaciones, Jefe de sistemas
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA 3 años de experiencia en cargos de

nivel directivo o asesor

Licenciatura en Diseño Grafico

REQUISITOS DEL CARGO
Conocimiento de Marketing y

publicidad

NATURALEZA DEL CARGO

51
Crear, diseñar, producir y dar mantenimiento a material gráfico digital
en cualquiera de sus versiones,
Coordinando la entrega justa, con calidad y a tiempo de sus
producciones.

FUNCIONES

Producción de material audio visual con distintos formatos

(grafico, video, fotografía, etc.) para su utilización del
departamento comercial
 Organizar las labores de diseño y levantamiento de artes
promocionales
 Verificar que el material a utilizar cumpla con los estándares de
calidad pre establecidos para su difusión
 Llevar estadísticas de los trabajos asignados, en proceso y
concluidos.
RESPONSABILIDADES

 Verificar las ordenes de trabajo y procesarlas para su emisión

 Revisar el material de los clientes para su producción.
 Actualización de los contenidos de la página web.

Cuadro 9. Manual de función – Diseñador Grafico

Fuente: Elaboración propia

52
53
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION ASISTENTE DE OPERACIONES
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO OPERATIVO
SUPERIOR JERARQUICO Gerencia de Operaciones, Jefe de
sistemas
NUMERO DE CARGOS 3

COORDINA CON Gerencia de Operaciones, Jefe de

sistemas
CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA
1 años de experiencia

Técnico medio Computación

REQUISITOS DEL CARGO Estudiante de Sistemas o

electrónica Conocimiento de

Electricidad

NATURALEZA DEL CARGO

54
Ser el apoyo de gerencia de operaciones

FUNCIONES

Supervisar el adecuado funcionamiento y administración de


pantallas LED y video Walls.
 Controlar el adecuado funcionamiento de los equipos
instalados en las sucursales en la que RPK tiene presencia
 Realizar el reporte fotográfico para la elaboración de
informes para el cliente
RESPONSABILIDADES

 Control de funcionamiento correcto de los equipos instalados

 Informar y alertar sobre posibles fallas de equipos
 Recorrido diario a instalaciones de RPK SRL

Cuadro 10. Manual de función – Asistente de

Operaciones Fuente: Elaboración propia

55
56
 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION SECRETARIA / RECEPCIONISTA
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Administrativo
Gerencia General, Gerencia Financiera,
SUPERIOR JERARQUICO Jefe de Administración
NUMERO DE CARGOS 1

COORDINA CON Jefe de administración

CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA
1 años de experiencia

Estudiante universitario

Técnico medio en secretariado

REQUISITOS DEL CARGO
ejecutivo Conocimiento de

Contabilidad Conocimiento de idioma

Ingles

NATURALEZA DEL CARGO

Ser el apoyo de gerencia de operaciones

FUNCIONES
57
  Cumplir y hacer cumplir Disposiciones, Reglamentos,
Resoluciones, Normativas y Procedimientos vigentes.
 Tomar conocimiento de los documentos recibidos y expedirse
sobre los mismos en la brevedad posible, conforme a los
tiempos establecidos para cada tema.
 Disponer los controles correspondientes para la adecuada
utilización y conservación de las instalaciones, muebles,
máquinas, equipos y bienes en general a su cargo.
 Participar en cursos de capacitación técnicos,
organizacionales y gerenciales que sean requeridos para
mejorar sus competencias y desempeño.
 Proveer las informaciones actualizadas, solicitadas por las
instancias correspondientes.
 Otras actividades requeridas para el logro de los objetivos de la
Secretaria General.

RESPONSABILIDADES

 Emisión de correspondencia bajo numeración correlativa y

codificada, de acuerdo al departamento que lo requiera y su
remisión inmediata.
 Responsable de recepcionar, registrar y distribuir la
correspondencia
 Mantenimiento de archivo de contrato suscritos por la
empresa con terceros
 Atención diaria de las agendas de la Gerencia.
 Atención a las entrevistas personales.
 Recepción de mensajes telefónicos de gerencia.
 Control de caja chica
Cuadro 11. Manual de función – Secretaria
Recepcionista Fuente: Elaboración propia

58
MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

59
IDENTIFICACION DEL CARGO
DENOMINACION MENSAJERO
NIVEL ORGANIZACIONAL Central
PROCESO Administrativo
Gerencia General, Gerencia Financiera,
SUPERIOR JERARQUICO Jefe de Administración
NUMERO DE CARGOS 1

COORDINA CON Jefe de administración

CODIGO
BAJO MEDIO ALTO
Habilidad
Gerencial x
Manejo de
conflictos x

HABILIDADES Liderazgo x

Planificación x
Organización
RRHH x
Comunicación x

EXPERIENCIA
1 años de experiencia

Bachiller o estudiante universitario

REQUISITOS DEL CARGO

NATURALEZA DEL CARGO

Entregar y recibir documentación de la organización y realiza las

gestiones bancarias en distintos sitios de la ciudad, brindando apoyo a
las diferentes áreas con el fin de que estas puedan prestar un servicio
ágil y oportuno.

60
FUNCIONES

 Administración de documentos.
 Efectuar operaciones y gestiones bancarias, tales como:

(Depósito de cheque y efectivo, retiro de chequeras,

transferencias).

Distribuir correspondencia y diversas encomiendas dentro y

fuera de la organización, utilizando los medio de transporte
necesarios para entregar oportunamente y en forma segura las
mismas
RESPONSABILIDADES

 Mantener en orden y aseo el sitio de trabajo y si fuere el caso, el

vehículo a cargo.
 Da aviso inmediato a su superior o a la coordinadora acerca
de diligencias urgentes que no hubieran podido ser llevadas a
cabo y las razones de tal situación, de manera que se puedan
tomar las medidas pertinentes.
 Debe mantener disponibilidad permanente en el teléfono
móvil suministrado por la organización, de manera que
pueda mantener un contacto permanente.
 Permanece atento para la adquisición de elementos
necesitados rápidamente por las diversas áreas de la
empresa.

Cuadro 12. Manual de función –

Mensajero Fuente: Elaboración propia

3.2. APLICACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES.

El manual de organización y funciones debe ser aplicado de manera

inmediata por la empresa RPK SRL al personal existente., por medio
de una reunión y comunicación interna individual haciéndoles notar
desde el momento cuáles serán sus cargos y funciones ya
delimitados así también atendiendo todas las dudas que puedan
61
surgir en el momento.

62
 Se leerá el manual para su posterior implementación, revisando los
requisitos que se necesitan para dichos cargos y transmitiéndolo al
personal, en caso de no contar con algunos de los requisitos se
recomienda que el personal pueda tomar algún curso, seminario para
poder estar al nivel de lo requerido.

En caso de que se contrate personal nuevo para la empresa RPK SRL

y habiendo revisado que cumpla con los requisitos el manual debe
ser presentado de forma inmediata por el contratante a la persona
que está siendo contratada para que él pueda leer para que tenga
conocimiento del mismo.

El organigrama es una herramienta que representa la forma que está

organizada la empresa y ayuda a dividir el trabajo, delimitando cada
tarea que se tiene que hacer por departamento.

Este organigrama también nos ayudara a diferenciar los niveles y

áreas jerárquicas dentro de la organización entre los trabajadores.
Esto ayuda que el trabajador se ubique en la organización y sepa,
principalmente, quién es su jefe, a qué área pertenece, qué
naturaleza de trabajo tiene que hacer y principalmente saber cómo
aporta su trabajo de área hacia los objetivos de la empresa.

Se entregara el organigrama de forma impresa para el conocimiento

del personal de la empresa.

CONCLUSIONES

63
 El desarrollo del presente proyecto permitió diagnosticar la
situación actual de los cargos de la empresa RPK SRL. Verificando
la falta de un manual de

64
 organización y funciones debido a que se comprobó las falencias
en todos los cargos.
 Se diseñó y se propuso un organigrama jerárquico que cumpla con
las necesidades requeridas para la empresa.
 Se efectuó el análisis de los cargos existentes y se estableció las
funciones que deben de desempeñar los trabajadores de la
empresa para ya no tener los problemas de duplicidad de
funciones, y de empleados con la misma denominación y diferente
carga laboral, así también que no cumplan funciones ajenas a su
cargo.
 Se notó que al involucrar a los trabajadores con entrevistas y
encuestas se logró un manual más exacto y acorde a sus
necesidades, quedando satisfechos por la delimitación de las
actividades según su cargo.

65
RECOMENDACIONES

66
Se recomienda que el manual de organización y funciones sea empleado
de manera obligatoria en la empresa RPK SRL. Para tener una mejor
organización en los cargos.

El manual de organización y funciones debe ser revisado una vez al año

con el fin de identificar que cargos han adquirido nuevas funciones y la
complejidad de las mismas para dar solución.

Crear un departamento de RRHH, quien se encargara de la selección y

contratación del personal, verificando el cumplimiento a cabalidad y así
mismo de escuchar las necesidades de los trabajadores.

Por último se recomienda que el plazo máximo de la implantación del

manual de organización y funciones no sobre pase los 6 meses para dar
solución a los problemas existentes en la empresa.

BIBLIOGRAFÍA

67
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VASQUEZ, V. (2002). Organizacion Aplicada. En V. VASQUEZ, Organizacion Aplicada (pág.
112).

ANEXOS

68
ENCUESTA PARA LOS EMPLEADOS DE LA EMPRESA RPK SRL

69
Fecha: Hora: Nombre:

Cargo actual:

Tiempo laborado en el cargo

1. Cree usted que es importante el diseño y la implementación de un

Manual de Funciones, en la empresa RPK SRL?

SI NO

2. Cree usted que la falta de un manual de funciones afecta el

desarrollo y crecimiento de la empresa RPK SRL?

SI NO

3. Las actividades que realiza son de acuerdo con el cargo que usted
desempeña actualmente:

SI NO

4. Marque con una X, el departamento que de acuerdo a su cargo

pertenece

  Departamento Administrativo
  Departamento Operativo
  Departamento Comercial

5. Cuáles son las tareas que usted considera no debe realizar de

acuerdo al departamento al que pertenece?

6. De acuerdo a su historial académico y/o profesional cree que son los

requisitos necesarios para el cargo que usted labora?

Sí No

70