Vigencia:2019
PROCEDIMIENTO Y
FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Cód.:
Versión: 1
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE
LA VEGA – PUESTO DE SALUD DE NOCAIMA Página 1 de 6
1. OBJETIVO
Definir las actividades a seguir para la conformación y funcionamiento del Comité
Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST), de la Empresa Social del Estado
Hospital de La Vega.
2. ALCANCE
Este procedimiento se desarrolla para dar cumplimiento a la resolución 2013 de1986,
Ley 1562 del 2012 y Decreto 1072 del 2015 para el COPASST, desde la convocatoria
para elección, designación del presidente y secretario del Comité Paritario de
Seguridad y salud en el trabajo hasta su puesta en marcha con la primera reunión. Por
la conformación de la planta de la ESE Hospital de La Vega este procedimiento entrará
en ejecución una vez se cuente con una planta de personal que permita realizar lo
estipulado en la normatividad vigente.
3. INSUMOS
Lineamientos normativos, Planilla de inscripción de aspirantes, Formato de Acta,
Tarjetón para elección, Urna.
4. PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA
Publicación de candidatos, Acta de constitución y apertura.
5. NORMAS O REQUISITOS LEGALES
Resolución 2013 de1986
Ley 1562 del 2012
Decreto 1072 del 2015
6. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
COPASST: es el grupo encargado de coordinar, fomentar, controlar y hacer seguimiento
de todas las actividades de salud ocupacional en la empresa.
Miembro del comité: Son representantes de los trabajadores y del empleador que hacen
parte del comité.
Postulantes: Colaborador que pide ser admitido en el comité.
7. CONDICIONES GENERALES
Vigencia:2019
PROCEDIMIENTO Y
FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Cód.:
Versión: 1
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE
LA VEGA – PUESTO DE SALUD DE NOCAIMA 2 de 6
Página
Este procedimiento debe iniciarse tres (3) meses antes del vencimiento del periodo
de vigencia del COPASST; el período de vigencia es de 2 años.
Vigencia:2019
PROCEDIMIENTO Y
FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Cód.:
Versión: 1
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE
LA VEGA – PUESTO DE SALUD DE NOCAIMA Página 3 de 6
El COPASST se conforma por un número determinado de personas que dependen
del total de funcionarios de la Universidad Industrial de Santander de acuerdo a la
siguiente tabla:
De 10 a 49 Trabajadores Un (1) representante por cada una de las partes.
De 50 a 499 Trabajadores Dos (2) representantes por cada una de las partes.
De 500 a 999 Trabajadores Tres (3) representantes por cada una de las partes.
de 1000 o más Cuatro (4) representantes por cada una de las partes.
trabajadores
El Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo estará compuesto por un
número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus
respectivos suplentes. La mitad de sus integrantes representan a la Empresa
Social del Estado Hospital de La Vega, son elegidos por el rector; la otra mitad de
sus integrantes representan a los funcionarios, y son elegidos por votación.
Se deben cumplir los lineamientos legales, institucionales y documentación del
subproceso.
Los interesados en integrar el comité, deben estar vinculados a la nómina de la
Empresa Social del Estado Hospital de La Vega
La convocatoria para miembros de comité, debe durar 30 días calendario.
El 50% de los miembros del comités se eligen por proceso electoral y el otro 50% lo
elige el Representante Legal, de acuerdo a lo estipulado en la resolución 1356 de
2012, la resolución 2013 de 1986.
El comité debe sesionar por lo menos 1 vez al mes o de forma extraordinaria por la
ocurrencia de un accidente laboral grave o mortal. Esta reunión se debe llevar a
cabo en horas laborales.
El periodo de gestión del comité es de 2 años según la normatividad actual.
Se debe realizar un proceso de formación a los integrantes del COPASST en temas
relacionados con la Seguridad y Salud en el Trabajo, inspecciones, investigación de
accidentes y normatividad vigente.
El COPASST, debe presentar semestralmente, informe de gestión al Representante
Legal y al Responsable del SG-SST.
Vigencia:2019
PROCEDIMIENTO Y
FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Cód.:
Versión: 1
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE
LA VEGA – PUESTO DE SALUD DE NOCAIMA Página 4 de 6
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Actividad Documento o
N.º Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
1 INInIicCioIO Inicio del
procedimiento
Revisando la normatividad que rige el
COPASST, en especial su conformación,
y con base en ella se prepara un
Revisa normatividad Responsable
2 proyecto de convocatoria a las
elecciones, estableciendo la del SG-SST
reglamentación de las mismas y los
Requisitos para quienes quieran
postularse
como candidatos. Posteriormente, se
remite a Gestión Administrativa y a la
Gerencia.
Elabora la circular de convocatoria
para las
elecciones del COPASST, precisando
los
Elaborar circular requisitos para las planchas que quieran
postularse.
de
Se determinan los lineamientos bajo los
3 Convocatoria cuales se realizará la convocatoria.
Se realiza la convocatoria
socializándola en
todos los centros de trabajo, para
la
participación en el proceso de
conformación del
comité, donde se informan las Responsable Circular de
condiciones para del
la inscripción de postulantes y SG-SST convocatoria
realización del
proceso, según lo establecido legalmente
y por
el responsable de SGSST.
Una vez realizada la convocatoria, para el
caso
de los centros de trabajo, el
Responsable de
SGSST informará quiénes se
postularon,
detallando nombres completos y cargos,
junto
con su respectivo registro
fotográfico,
autorización de uso de imagen y
correo de
postulación.
Recibiendo las solicitudes de inscripción Responsable Comunicad
en el formato de inscripción de planchas de o interno,
para el COPASST, durante una semana.
Revisando si las planchas inscritas Comunicacion Boletín,
Recibir inscripción es Correo
4 cumplen los requisitos estipulados en la
de planchas convocatoria y cumpliendo la electrónico
normatividad vigente. .
Anulando aquellas que no los cumplan.
El Responsable de SGSST informará
quiénes
se postularon, detallando nombres
Vigencia:2019
PROCEDIMIENTO Y
FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Cód.:
Versión: 1
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE
LA VEGA – PUESTO DE SALUD DE NOCAIMA Página 5 de 6
completos y
cargos, junto con su respectivo
registro
fotográfico, autorización de uso de
imagen y
correo de postulación.
Se solicita a Gestión Administrativa el Responsable Formato de
diseño del tarjetón con la foto, nombre y de solicitud
cargo de los postulados a conformar el
comité, datos que deben ser validados Comunicacion
previamente. es de
Elaborar tarjetones y
Programación Se define y notifica la fecha de votación y divulgación
5 tiempo de duración de la misma.
de la elección interna
Para el caso de los centros de trabajo,
los líderes deben enviar la propuesta de
la jornada de votación al responsable
1 del SGSST para su validación, una vez
aprobado, se procede a divulgar.
Vigencia:2019
PROCEDIMIENTO Y
FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Cód.:
Versión: 1
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE
LA VEGA – PUESTO DE SALUD DE NOCAIMA Página 6 de 6
Actividad Documento o
N.º Descripción de la actividad Responsable
(Diagrama de Flujo) Registro
1
Designando los Jurados del proceso de Oficios de
6 Designar votación y notificándolos mediante Gerente notificación
Comisión comunicado interno. como jurados
Electoral
Elaborando acta de apertura de votación,
en el día y tiempo designado para dar
inicio a la misma. Realizando la elección
7 por votación universal y secreta. El
derecho a votar lo ejercen los
funcionarios vinculados a la Empresa, que Jurados de
sean empleados activos, administrativos,
asistenciales, incluidos los que se Elección
encuentran en período de prueba o con
Realizar la elección vinculación especial. El sistema de Gerente
elecciones de la Empresa Social del Planilla de
Estado Hospital de La Vega, contará con Gestor votantes firmada
los siguientes tipos de votos: Voto válido: Administrativo
Es aquel que ha sido marcado, ya sea a Tarjetones
favor de una plancha o voto en blanco. Líder de Talento marcados
Voto en blanco: Este tipo de voto es la Humano
expresión de disentimiento o
inconformidad del electorado. Responsable SG-
Cuando del total de votos válidos, los SST
votos en blanco constituyan la mayoría
(mitad más uno) deberá convocarse a Personal de
un nuevo proceso de elección al que planta de la
deberán inscribirse planchas diferentes ESE
a las inscritas en la
primera convocatoria.
Realiza el escrutinio de la votación
mediante el sistema de elecciones, acto
que se celebrará en la División de
Recursos Humanos. Jurados de
8 Se realiza la verificación de los resultados votación
Realiza Escrutinio
arrojados por la elección, en presencia de Acta de
los postulados, se confrontan los totales y Responsable de escrutinio
se elabora el acta del escrutinio con los SGSST
resultados de la votación.
Se levantará acta de escrutinio la cual
debe ser firmada y entregada al Gerente.
Una vez elegidos los representantes por
parte de los trabajadores, el
Designar miembros Representante Legal, previa propuesta de
9 representantes posibles candidatos presentada por el
Responsable de SGSST, designará a los Gerente
representantes por parte del empleador,
seleccionando entre ellos al Presidente del
COPASST.
2 Se elabora el acta de constitución del
comité,
con los miembros elegidos por votación y
los designados por la Gerencia.
Vigencia:2019
PROCEDIMIENTO Y
FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Cód.:
Versión: 1
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE
LA VEGA – PUESTO DE SALUD DE NOCAIMA Página 7 de 6
2
Circular
10 Socializando los resultados de las
Responsable informativa
elecciones y presentado a los miembros
Comunicar del SG-SST
elegidos y los representantes de la
públicamente
empresa.
resultados
Notificando a los miembros elegidos del
comité, con sus funciones y
Gerente
responsabilidades. En la notificación, al
11 Notificar de la presidente del COPASST se le informa que Oficios
Responsable
conformación debe realizar la reunión de de
del SG-SST
de comité apertura del comité a más tardar a los notificaci
siguientes de la notificación de ón
conformación, convocando al
Responsable de SGSST y al
Representante de la Dirección para el SG-
SST.
12 Se inicia la reunión de apertura de los
comités, entre los participantes se Miembros del
designa al secretario. El Representante de Comité
Apertura comité la Dirección, hace entrega del informe de Acta de comité
gestión del COPASST anterior, así como Representante
de sus recomendaciones y lineamientos de la Dirección
para la nueva gestión. para
Se elabora el Representante Legal y al el SG-SST
Representante de la Dirección del SG-
SST,
para su validación.
13
El Representante de la Dirección de forma
Representante
semestral, revisará los informes parciales Informe de
de la Dirección
Hacer seguimiento de gestión, analizará y evaluará los revisión
para
resultados y realizará la respectiva
el SG-SST
retroalimentación de los mismos a los
comités.
14
A partir de la retroalimentación recibida, Evidencias de
se realizan los ajustes correspondientes Miembros del acciones
Toma de acciones a los planes de trabajo.. comité
realizadas
15
Fin del
Fin procedimiento
Vigencia:2019
PROCEDIMIENTO Y
FUNCIONAMIENTO DEL COPASST Cód.:
Versión: 1
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL DE
LA VEGA – PUESTO DE SALUD DE NOCAIMA Página 8 de 6
9. CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha Cambios realizados
0 Documento original
10. APROBACIÓN
ELABORO REVISO APROBO
Nombre: Willington Gomez Prieto Nombre: Molchizú Arango Nombre: Hernando Duran
Giraldo Castro
Cargo: Asesora planeación y
Cargo: Gestor Administrativo Cargo: Gerente
calidad
Fecha: 07/11/2019 Fecha: 07/11/2019 Fecha: 07/11/2019
Firma Firma Firma
