Excel 2003 1

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta
cálculos de préstamos hipotecarios

Arrancar Excel2003
Hay dos formas básicas de arrancar Excel2003.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la

pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar
el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu
ordenador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio.

Cerrar Excel2003
Para cerrar Excel2003, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior
derecha de la ventana de Excel.
También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de
teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.
Hacer clic sobre el menú Archivo y elegir la opción Salir.

Pantalla inicial
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como la siguiente, La pantalla que se
muestra a continuación puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador,
ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento.
Excel 2003 2

Las Barras
La barra de título

La barra de menús

Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al

hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los
diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se
pueden hacer a partir de estos menús.

La barra de herramientas estándar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las

operaciones más habituales, como Guardar , Copiar , Pegar , etc.

La barra de formato

Contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en

negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.

Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se

identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada
seleccionado, tanto como el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el
color más claro.

La barra de fórmulas

Muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente,
pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Excel 2003 3

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,

simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en
los triángulos.

La Ayuda
Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel.
Un método consiste en utilizar la Barra de Menús. Haciendo clic en el
interrogante. Podremos utilizar cualquiera de estas opciones:

- Ayuda de Microsoft Excel, nos mostrará una pantalla en la que podremos ver
la ayuda a través de un índice, buscando por palabras en Contenido o mediante el
Asistente para ayuda que nos permite hacer preguntas en lenguaje natural.
- Mostrar el ayudante de Office, es un gráfico animado que nos ayuda en
determinadas ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por ejemplo si ve
que vamos a crear una hoja de cálculo nos ofrecerá ayuda para ello, etc.
- ¿Qué es esto? El cursor se convierte en una flecha con un signo de
interrogación y al colocarlo sobre un elemento de la pantalla nos da una breve
explicación sobre la función de ese elemento.

Empezando a trabajar con Excel

Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento.
Nuestra hoja, la mayoría de las veces, ocupará mayor número de celdas que las
visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por el documento
rápidamente.
Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder
desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO
Excel 2003 4

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA
Celda Derecha FLECHA DERECHA
Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA
Pantalla Abajo AVPAG
Pantalla Arriba REPAG
Celda A1 CTRL+INICIO
Primera celda de la columna
FIN FLECHA ARRIBA
activa
Última celda de la columna activa FIN FLECHA ABAJO
Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO
Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto
aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.
En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las
distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o
fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes :
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los
datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:
Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos
que te explicamos a continuación:
INTRO: Se valida el valor

introducido en la celda y además la

celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y
además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
Excel 2003 5

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer

clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguirá siendo la misma.

Tipos de datos
En una Hoja de Cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en
una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por : valores constantes,

referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica
para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de
las hojas de cálculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una fórmula se pueden mezclar
constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula
se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Operaciones con archivos

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en

otra ocasión para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operación
posterior sobre éste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta
operación se denomina Guardar. También cuando tengamos un libro ya guardado y
lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro
antes de cerrar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios métodos.
Un método consiste en almacenar el archivo asignándole un nombre :
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Guardar como...
Excel 2003 6

Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo :

Si el fichero ya existía, es decir ya tenía un nombre, aparecerá en el recuadro

Nombre de archivo su antiguo nombre, si pulsas el botón Guardar, sin indicarle una
nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos
trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las
modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrás que
seguir estos pasos:
Excel 2003 7

En el recuadro Guardar en haz clic sobre la flecha de la derecha para

seleccionar la unidad donde vas a grabar tu trabajo.
Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la
unidad seleccionada.
Haz doble clic sobre la carpeta donde guardarás el archivo.
En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre que quieres ponerle a tu
archivo.
y por último haz clic sobre el botón Guardar.

Otro método consiste en almacenar el archivo con el mismo nombre que

tenía antes de la modificación. Para ello :
Selecciona la opción Guardar del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Guardar de la Barra de Herramientas, se

guardará con el mismo nombre que tenía. También puedes utilizar la combinación de
teclas Ctrl +G.
Cerrar un libro de trabajo

Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendrá salir de él

para no estar utilizando memoria inútilmente. La operación de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.
Excel 2003 8

Una de ellas consiste en utilizar el menú Archivo

Selecciona el menú Archivo y elige la opción Cerrar.

Si esta opción no se encuentra, recuerda el botón

para ampliar el menú.

En caso de detectar un
archivo al cual se le ha
realizado una modificación no
almacenada, Excel nos
avisará de ello mostrándonos
el siguiente cuadro de
diálogo:

Haz clic sobre el botón:

Cancelar para no cerrar el documento.
No para salir del documento sin almacenar las modificaciones realizada
desde la última vez que guardamos.
Sí para almacenar el documento antes de salir de él.
Excel 2003 9

En este último caso, si el archivo no tuviese aún ningún nombre, aparecerá el

cuadro de diálogo Guardar como para poder asignarle un nombre, en caso
contrario, se almacenará con el nombre que tenía.

Otra forma consiste en utilizar el botón Cerrar de la barra de menú, cuidado

no el de la barra de título que cerraría el programa Excel.

Empezar un nuevo libro de trabajo

Cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío,
pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina
Nuevo.

Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos:
Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo...

O bien hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas.

Excel 2003 10

En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un nuevo libro automáticamente,

pero si utilizamos el menú se abrirá el panel de tareas en la parte derecha de la
ventana con el siguiente aspecto:

Haz clic sobre el enlace para empezar un libro de trabajo

vacío. (Se podría utilizar otra opción de la barra pero en estos casos se crearía el
libro de trabajo a partir de otros libros ya creados).
Automáticamente se abrirá un nuevo libro de trabajo.
Excel 2003 11

Abrir un libro de trabajo ya

existente
Si queremos recuperar algún libro de trabajo ya guardado, la operación se
denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.

Una de ellas consiste en utilizar el menú:

Selecciona la opción Abrir del menú Archivo.

O bien, haz clic sobre el botón Abrir de la Barra de Herramientas.

Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.

Se desplegará una lista con las unidades disponibles del ordenador.
Excel 2003 12

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre ésta.

En el recuadro inferior, aparecerán las distintas carpetas de la unidad elegida.
Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar.
Al abrir una carpeta, ésta se sitúa en el recuadro superior Buscar en, y ahora en
el recuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta.
Haz clic sobre el archivo deseado. y después sobre el botón Abrir.

Funciones
Una función es una fórmula predefinida por Excel2003 (o por el usuario)
que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá
directamente en la celda introducida.
La sintaxis de cualquier función es:
=nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)
Siguen las siguientes reglas:
- Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.
- Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No
dejes espacios antes o después de cada paréntesis.
- Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas
o funciones.
- Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;.
Ejemplos: =SUMA(A1:C8)
Tenemos la función SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus
argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8
indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior
Excel 2003 13

sería equivalente a:
=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+
C3+C4+C5+C6+C7+C8
En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función.
Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer
funciones anidadas dentro de la fórmula.
Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)
Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o
cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas,
estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos,
de búsqueda y referencia y de información.
Insertar función con el asistente
Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda,
pero Excel2003 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, así nos
resultará más fácil trabajar con ellas.
Si queremos introducir una función en una celda:

Situarse en la celda donde queremos introducir la función, desplegar el menú

Insertar.
Elegir la opción Función...

O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas.

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
Excel 2003 incorpora como novedad el permitirnos buscar la función que
necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el
recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón , de
esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya
que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una funcion: las funciones que
tienen que ver con la descripción escrita.

En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que
deseamos haciendo clic sobre ésta.
Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos
aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También hay un
enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de
dicha función.
A final, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Excel 2003 14

Operaciones de Formato
Fuente

Excel nos permite cambiar la apariencia de los datos de una hoja de cálculo
cambiando la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos de una celda.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos :

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto

Después de la barra de menus desplegar el menú Formato.

Elegir la opción Celdas...

Del cuadro de diálogo que se abre, Formato de celdas, hacer clic sobre la
pestaña Fuente, aparecerá la ficha de la derecha.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista
previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos
queden alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los
siguientes pasos:
Excel 2003 15

Seleccionar el
rango de celdas al cual
queremos modificar la
alineación.
Seleccionar el
menú Formato.
Elegir la opción
Celdas...
Hacer clic sobre la
pestaña Alineación
del cuadro de diálogo
Formato de celdas.
Aparecerá la ficha
de la derecha.
Elegir las opciones
deseadas.
Una vez elegidas
todas las opciones
deseadas, hacer clic
sobre el botón
Aceptar.

Bordes

Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo
bordes, seguir los siguientes pasos :
Excel 2003 16

Seleccionar el rango de
celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
Desplegar el menú
Formato.
Elegir la opción Celdas...
Hacer clic sobre la
pestaña Bordes.
Aparecerá el cuadro de
diálogo de la derecha.
Elegir las opciones
deseadas del recuadro.
Una vez elegidos todos
los aspectos deseados,
hacer clic sobre el botón
Aceptar.

Al elegir cualquier opción,

aparecerá en el recuadro
Borde un modelo de cómo
quedará nuestra selección
en la celda.

Números

Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda . Para

ello, seguir los siguientes pasos:
Excel 2003 17

Seleccionar el
rango de celdas al
cual queremos
modificar el aspecto
de los números.
Seleccionar el
menú Formato.
Elegir la opción
Celdas...
Hacer clic sobre
la pestaña Número.
Aparecerá la ficha
de la derecha:
Elegir la opción
deseada del
recuadro Categoría:.
Hacer clic sobre
el botón Aceptar.

Al elegir cualquier
opción, aparecerá en
el recuadro Muestra
un modelo de cómo
quedará nuestra
selección en la celda.

Alto de fila
Excel 2003 18

Excel2003 ajusta automáticamente la altura de una fila dependiendo

del tipo de letra más grande utilizado en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo
de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si
aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de
toda la fila pasa automáticamente a 15,75.

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos

métodos:

Seleccionar las filas a las

que quieras modificar la altura.
En caso de no seleccionar
ninguna, se realizará la
operación a la fila en la que nos
encontramos.

Seleccionar del menú

Formato y la opción Fila.

Se abrirá otro submenú.

Elegir la opción Alto...

Aparecerá el cuadro de diálogo Alto de fila de

la derecha en el que tendrás que indicar el alto de la
fila, para indicar decimales utilizar la coma ",".

Escribir la altura deseada, en este caso está

12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto.

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los

cambios se hagan efectivos.

Ancho de columna

En Excel2003 la anchura por defecto de una columna es de 8,43

caracteres o 10,71 puntos. A menudo, la anchura estándar de una columna no
es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda.

Si deseamos modificar la anchura de alguna columna, podemos

utilizar dos métodos:
Excel 2003 19

El método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los siguientes

pasos:

Seleccionar las
columnas a las que
quieres modificar la
anchura. En caso de no
seleccionar ninguna, se
realizará la operación a
la columna en la que
nos encontramos.

Desplegar el
menú Formato.

Elegir la opción
Columna.

Se abrirá otro
submenú.

Elegir la opción
Ancho...
Excel 2003 20

Aparecerá el cuadro de diálogo

de la derecha.

Escribir la anchura deseada.

Hacer clic sobre el botón

Aceptar.
Excel 2003 21

Formato de hojas.

Vamos a ver algunos métodos para cambiar el nombre de las hojas de

cálculo y poder así identificarlas mejor.

Cambiar el nombre de la hoja.

Como ya sabes, en Excel2003 creamos libros de trabajo formados por

varias hojas. Por defecto cada hoja se referencia como Hoja1, Hoja2,.... Si
trabajamos con varias hojas dentro del libro es aconsejable utilizar un nombre
de hoja para identificarla de forma más rápida, así si utilizamos una hoja
para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podría
nombrar Enero, la segunda Febrero,...

La longitud máxima de los nombre de las hojas es de 31 caracteres.

No puede haber dos hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo
con el mismo nombre.

Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos

métodos:
Excel 2003 22

El primer método consiste en utilizar el menú. Para ello, seguir los

siguientes pasos:

Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre.

Seleccionar el menú Formato y Elegir la opción Hoja

Se abrirá otro menú.

Seleccionar la opción Cambiar nombre.

Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionará, tal

como: .

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

Insertar filas en una hoja

En muchas ocasiones, después de crear una hoja de cálculo, nos

daremos cuenta de que nos falta alguna fila en medio de los datos ya
introducidos.
Excel 2003 23

Para añadir una fila, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la fila sobre la que quieres añadir otra, ya que las filas
siempre se añaden por encima de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar.

Elegir la opción Filas.

Todas las filas por debajo de la nueva,

bajarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna

fila, Excel toma la fila donde estamos situados
como fila seleccionada.

Si quieres añadir varias filas, basta con

seleccionar, en el primer paso, tantas filas como filas a añadir.

Añadir filas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de filas

varíe, seguirán habiendo 65536 filas, lo que pasa es que se eliminan las
últimas, tantas como filas añadidas. Si intentas añadir filas y no te lo permite
seguro que las últimas filas contienen algún dato.

Cuando insertamos filas con un formato diferente al que hay por defecto,
nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener la
nueva fila.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y aparecerá el

cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva
fila será el mismo que la fila de arriba, que la de abajo o que no tenga
formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te molesta, no te preocupes ya que

desaparecerá al seguir trabajando con la hoja de cálculo.
Excel 2003 24

Insertar columnas en una hoja

Excel2003 también nos permite añadir columnas, al igual que filas.

Para añadir una columna, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar la columna delante de la cual quieres añadir otra, ya que las

columnas siempre se añaden a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar.

Elegir la opción Columnas.

Todas las columnas por la derecha de la

nueva se incrementarán una posición.

En caso de no haber seleccionado ninguna

columna, Excel2003 toma la columna donde
estamos situados como columna seleccionada.

Si quieres añadir varias columnas, basta

con seleccionar tantas columnas, en el primer paso, como columnas a
añadir.

Añadir columnas a nuestra hoja de cálculo no hace que el número de

columnas varíe, seguirán habiendo 256 columnas, lo que pasa es que se
eliminan las últimas, tantas como columnas añadidas. Si intentas añadir
columnas y no te lo permite, seguro que las últimas columnas contienen algún
dato.

Cuando insertamos columnas con un formato diferente al que hay por

defecto, nos aparecerá el botón para poder elegir el formato que debe tener
la nueva columna.

Para elegir un formato u otro, hacer clic sobre el botón y apareceré el

cuadro de la derecha desde el cual podremos elegir si el formato de la nueva
columna será el mismo que la columna de la izquierda, que la de la derecha
o que no tenga formato.

No es obligatorio utilizar este botón, si te

molesta, no te preocupes ya que desaparecerá al
seguir trabajando con la hoja de cálculo.

Insertar celdas en una hoja

Excel 2003 25

En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni filas ni columnas

enteras sino únicamente un conjunto de celdas dentro de la hoja de cálculo.

Para añadir varias celdas, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres añadir las nuevas.

Seleccionar el menú Insertar.

Situarse sobre el botón para ampliar el menú.

Elegir la opción Celdas...

Esta opción no aparecerá si no tienes celdas seleccionadas.

Aparece el cuadro de diálogo de la

derecha.

Elegir la opción deseada dependiendo

de si las celdas seleccionadas queremos que
se desplacen hacia la derecha o hacia abajo
de la selección.

Fíjate como desde aquí también te

permite añadir filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Al añadir celdas a nuestra hoja de cálculo, el número de celdas no varía

ya que se eliminan las del final de la hoja.

Cuando insertamos celdas, con un formato diferente al que hay por

defecto, al igual que para las filas y columnas, nos aparecerá el botón para
poder elegir el formato que debe tener la nueva celda. Dependiendo de si se
inserta desplazando hacia la derecha o hacia abajo nos aparecerá el cuadro
visto anteriormente para la inserción de columna o fila. Este cuadro funciona de
la misma forma que para columnas o filas.

Insertar hojas en un libro de trabajo

Si necesitas trabajar con más de tres hojas en un libro de trabajo, tendrás

que añadir más. El número de hojas puede variar de 1 a 255.
Excel 2003 26

Para añadir una hoja, seguir los siguientes pasos:

Situarse en la hoja posterior a nuestra nueva hoja, ya que las hojas

siempre se añadirán a la izquierda de la seleccionada.

Seleccionar el menú Insertar.

Eligir la opción Hoja de cálculo.

Eliminar filas y columnas de una hoja

Excel 2003 27

Para eliminar filas, seguir los siguientes

pasos:

Seleccionar las filas a eliminar o

selecciona las columnas a eliminar.

Seleccionar el menú Edición.

Eligir la opción Eliminar.

Al eliminar filas o columnas de nuestra

hoja de cálculo, no varía el número de filas o
columnas, seguirá habiendo 65536 filas y 256
columnas, lo que pasa es que se añaden al final
de la hoja, tantas como filas o columnas
eliminadas.
Excel 2003 28

Eliminar celdas de una hoja

Para eliminar varias celdas, seguir

los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a eliminar.

Seleccionar el menú Edición y elegir

la opción Eliminar...

Aparecerá el cuadro de diálogo de la

derecha.

Elegir la opción deseada dependiendo

de cómo queremos que se realice la
eliminación de celdas. Desplazando las
celdas hacia la izquierda o hacia la
derecha.

Observa como desde aquí también te

permite eliminar filas o columnas enteras.

Hacer clic sobre Aceptar.

Eliminar hojas de un libro de trabajo

Excel 2003 29

Para eliminar una hoja, seguir los

siguientes pasos:

Situarse en la hoja a eliminar.

Seleccionar el menú Edición.

Situarse sobre el botón para que se

amplíe el menú.

Eligir la opción Eliminar hoja.

Copiar celdas
Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra

posición . Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones
Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas seleccionadas al
portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.

Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en
dos tiempos:

En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:

Seleccionar las celdas a copiar.

Seleccionar el menú Edición.

Elegir la opción Copiar.

O bien, hacer clic sobre el botón Copiar

de la barra de herramientas.
Excel 2003 30

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas

copiadas indicándote la información situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasvasamos del portapapeles a la hoja:

Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.

Seleccionar el menú Edición.

Eligir la opción Pegar.

O bien, hacer clic sobre el botón Pegar

de la barra de herramientas.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se

borrará el contenido de éstas últimas.

En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que

se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel2003 extiende el
área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área copiada. La celda
seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.

Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla
ESC del teclado, mientras tengas la línea de marca puedes volver a pegar el
rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
Excel 2003 31

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él

con sucesivas copias.

Cuando el Portapapeles dispone de más de un elemento a pegar,

aparecerá en la parte derecha de la ventana la Barra del Portapapeles. En
caso de que no apareciese, elegir la opción
Portapapeles de Office... del menú Edición.

Esta barra tiene el aspecto de la figura de

la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay

3 elementos que se pueden pegar.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre

el objeto a pegar.

Para pegar todos los elementos a la vez,

hacer clic sobre el botón .

Y si lo que queremos es vaciar el

Portapapeles, hacer clic sobre el botón
.

Si no nos interesa ver la Barra del

Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar
.

Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta

barra o no a la hora de copiar algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de

Office, para activar en caso de querer visualizarla automáticamente, o para
desactivarla en caso contrario.
Excel 2003 32

Al desplegar el botón de opciones también podemos

activar algunas de las siguientes opciones descritas a
continuación:

Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el

Portapapeles de Office copiará el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.

Si activamos la opción Mostrar el icono del

Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá
en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del

sistema) el icono del portapapeles .

Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la

barra de tareas al copiar mostrará en la parte inferior
derecha de la ventana un mensaje informándote del

número de elementos copiados.

Corrección ortográfica
Verificación de la ortografía

Excel dispone de un corrector ortográfico que nos permitirá detectar

errores ortográficos dentro de nuestra hoja de cálculo. Para ello Excel busca
cada palabra en su diccionario, y cualquier palabra que no encuentre la
considerará como posible palabra errónea .

Evitar que hayan errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No
obstante conviene saber que si al revisar un documento, Excel no encuentra
ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores
que Excel no puede detectar puesto que dependen del contexto, por ejemplo
esta y está como las dos palabras están en el diccionario si escribimos Este
hoja esta bien, nom detectará el error en el segundo esta.
Excel 2003 33

Para corregir una hoja de cálculo o parte de ella, seguir los siguientes
pasos :

Situarse en la primera celda de la hoja de cálculo.

Seleccionar el menú Herramientas y eligir la opción Ortografía...

O bien haz clic sobre el botón Ortografía de la barra de herramientas.

En caso de encontrar algún posible error ortográfico, aparecerá el cuadro

de diálogo Ortografía.

Observa como en la barra de título

aparece el diccionario que está utilizando para
corregir la ortografía, si queremos cambiar de
diccionario porque el idioma es diferente o
queremos utilizar un diccionario personal con
palabras propias, solo tenemos que elegir el
nuevo diccionario de la lista desplegable del recuadro Idioma del diccionario:.

En la parte superior aparece un mensaje que nos advierte de la palabra

que no ha encontrado en su diccionario, y por lo tanto puede ser errónea.

En el recuadro Sugerencias: tenemos una lista con posibles soluciones a

Excel 2003 34

nuestra corrección.

Si la palabra es correcta, podremos utilizar cualquiera de los siguientes

botones:

OMITIR UNA VEZ para ignorar esta palabra.

OMITIR TODAS para ignorar todas las ocurrencias de la palabra en la

hoja de cálculo.

AGREGAR AL DICCIONARIO para añadir la palabra al diccionario que

aparece en el recuadro Idioma del diccionario:

Si la palabra es errónea, y la palabra correcta se encuentra en la lista de

Sugerencias: la seleccionaremos, si no se encuentra en la lista de
Sugerencias la escribiremos directamente en el recuadro No está en el
diccionario:, y a continuación utilizaremos cualquiera de los siguientes
botones:

CAMBIAR para sustituir la palabra errónea por la que hemos escrito.

CAMBIAR TODAS para sustituir todas las ocurrencias de la palabra

errónea por la que hemos escrito.

AUTOCORRECCIÓN para que además de realizar la corrección en la

hoja, la sustitución se añada a la lista de autocorrecciones, explicadas en el
punto anterior.

Al utilizar cualquiera de los botones anteriores, Excel seguirá con la

corrección hasta el final, si encuentra otro error nos volverá a avisar con un
mensaje.

Cuando Excel haya llegado al final del documento nos avisará, hacer clic
sobre el botón Aceptar.

Si quieres saber un poco más sobre el diccionario y etiquetas inteligentes

visita el avanzado

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio

Ortografía.
Excel 2003 35

Gráficos
Crear un gráfico

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de

cálculo y facilita su interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Excel2003 dispone de un asistente que nos

guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil crearlo.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

Seleccionar los datos a representar en el gráfico.

Seleccionar el menú Insertar y elegir la opción Gráfico...

O bien hacer clic sobre el botón Gráfico

de la barra de herramientas.

Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

En este paso nos

pide elegir el tipo de
gráfico.
Excel 2003 36

En la ficha Tipos estándar tenemos los tipos más comunes y también

tenemos más tipos de gráficos en la ficha Tipos personalizados.

Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elegir un

subtipo.

En la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.

Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes

pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico
según los datos seleccionados.

En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte

inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:

Cancelar para no realizar el

gráfico.

Atrás para ir al paso anterior del

asistente. Si estamos en el primer
paso este botón aparecerá
desactivado ya que no tiene
sentido.

Siguiente para ir al paso siguiente

del asistente. Si estamos en el
último paso, este botón no tendrá
sentido.

Finalizar para salir del asistente,

pero creando el gráfico con todas
las opciones que tiene por defecto.
Excel 2003 37

En caso de elegir el botón Siguiente, aparecerá el segundo paso del

asistente: DATOS DE ORIGEN.

Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué

datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas:

En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado antes

de entrar en el asistente. Si éste último se realizó correctamente no tendremos
que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el
asistente se convertirá en una barra más pequeña y podremos rectificar el
rango seleccionando el nuevo rango a representar, después hacer clic sobre le
botón para volver al asistente para gráficos.

Seleccionar la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están

introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del

cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.

Hacer clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del
asistente para gráficos.
Excel 2003 38

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en

nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro

Nombre:, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la
hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando
el botón del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los

datos a representar para esta serie de datos.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al

utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre
y su serie de valores.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que

seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El
recuadro Rótulo
del eje de
categorías (X)
sirve para darle
nombre a cada
punto de las
series de datos.
Si este recuadro
está vacío
utilizará los
valores por
defecto, es
decir, 1,2,3..
Para asignarles
nombre puedes
utilizar celdas de
la hoja de
cálculo
utilizando el
botón o bien
escribiendo
directamente los
valores en el
recuadro,
separando cada
uno de ellos por
punto y coma.
Excel 2003 39

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

Observa la muestra del gráfico en la parte superior.

Hacer clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en

nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro

Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la
hoja de cálculo
sería
aconsejable
indicar la celda
donde se
encuentra,
utilizando el
botón del
recuadro
Nombre.

En el
recuadro
Valores estará
el rango de
celdas donde se
encuentran los
datos a
representar para
esta serie de
datos.

Si quieres
añadir alguna
serie de datos,
dispones del
botón Agregar.
Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su
nombre y su serie de valores.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que

seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

15 El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre
a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los
Excel 2003 40

valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar
celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo
directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto
y coma.

Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.

Observa la muestra del gráfico en la parte superior.

Hacer clic sobre el botón Siguiente para pasar al paso 3 del asistente.
Excel 2003 41

Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos, el cuadro de diálogo

OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles
sobre el aspecto del gráfico.

Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.

Excel 2003 42

En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico: el

nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

Escribir en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos

asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

Escribir en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al

eje de ordenada (Y) (eje vertical).

Hacer clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.
Excel 2003 43
Excel 2003 44

Marcar la casilla Eje de categorías (X) si deseas que se visualice, en

nuestro caso, el eje X.

Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada

para ver los rótulos.

Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean
fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los
rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos
rótulos.

En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel tomará la

decisión, y generalmente lo hace bien.

Hacer clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones
del gráfico.

Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a

clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los
ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje

denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división
secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de
graduación secundarias.

Por ejemplo en el gráfico inferior tenemos activadas las líneas de división

principales del eje
Y, por eso nos
aparecen las líneas
horizontales en los
valores 5, 10, 15,
20 y 25 (marcas
de graduación
principales), estas
líneas nos
permiten evaluar
mejor qué valores
están asociados a
cada serie en cada
valor de la X.
Excel 2003 45

Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

Activar o desactivar cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

Hay que tener en cuenta que las líneas de división nos son útiles para
interpretar mejor el gráfico pero si abusamos de ellas el efecto puede ser
contrario.

Una vez definidas las líneas de división, hacer clic sobre la ficha Leyenda,
para seguir con las opciones del gráfico.

Generalmente, Excel presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico

para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.

Podemos configurar esa leyenda en la ficha Leyenda del paso 3 del

asistente.

Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre

Excel 2003 46

distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha,

Izquierda.

Hacer clic sobre la ubicación o posición deseada.

Hacer clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones
del gráfico.

El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los

marcadores de datos, el marcador de datos es el punto de intersección entre un
valor X y un valor Y. Por ejemplo si activamos la casilla valor aparecerá encima
de cada barra el valor representado.
Excel 2003 47

Seleccionar el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos
en el gráfico.

En caso de elegir alguna opción, nos permitirá activar la casilla Clave de

leyenda para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

Hacer clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del
gráfico.

Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2003 puede

darte la opción de incluir una tabla de datos junto con el gráfico. Una tabla de
datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.

Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el

gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o

desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no
el color de la serie de datos en la tabla.
Excel 2003 48

Hacer clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para

gráficos.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN

DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los
datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

Hacer clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro
gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A
continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

O bien, hacer clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro

gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en
qué hoja situarlo.

Hacer clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.

Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo,

Excel2003 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminados, no
te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas
opciones.

Modificar la posición y el tamaño de un gráfico

Para seleccionar un gráfico, hacer clic sobre él, aparecerá remarcado

con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada
Excel 2003 49

borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado.

Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:

Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre él.

El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia
la izquierda.

Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde

desees colocar el gráfico y después suelta el botón del ratón.

Para cambiar el tamaño de un gráfico:

Selecciona el gráfico y sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los

indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar el
tamaño de una ventana).

El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la

posición deseada.

Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su

longitud y su altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYUS mientras
arrastras.

Una vez conseguido el tamaño deseado suelta el botón del ratón.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos

realizar Ejercicio gráficos.

Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de

datos, como puede ser la configuración de las páginas a imprimir, la vista
preliminar para ver el documento antes de mandar la impresión y por supuesto
la operación de imprimir los datos.

Vista preliminar
Excel 2003 50

La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar

nuestra hoja antes de imprimirla. Nos permite ver los saltos de página,
márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.

Para visualizar la vista preliminar, seguir los siguientes pasos:

Selecciona el menú Archivo.

Elige la opción Vista preliminar. Si esta opción no aparece amplía el

menú.

O bien, haz clic sobre el botón Vista preliminar de la barra de

herramientas.

Aparecerá el siguiente
cuadro de diálogo:
Excel 2003 51

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de

cálculo. Observa como en la parte inferior de la ventana nos informa que
estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista previa: Página 1
de 1).

En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a

visualizar utilizando los botones:
Excel 2003 52

para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE

PAG del teclado.

para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla

AV PAG del teclado.

Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.

Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se

convierte en una lupa, de tal forma que podremos ampliar o reducir cualquier
zona de la página.

Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se

ampliará la parte de la página donde nos encontramos situados. Y si volvemos
a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.

Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón

.

Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic

sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Impresión
explicado más adelante.

Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic

sobre el botón , para que aparezca el cuadro de diálogo Configurar
página explicado más adelante.

En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para

cerrar la Vista preliminar.

Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas

discontinuas que nos indicarán donde hará Excel2003 los saltos de página,
estas líneas no se imprimirán.

Configurar página
Excel 2003 53

Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel2003 nos permite

modificar factores que afectan a la presentación de las páginas impresas,
como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,...

Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los

siguientes pasos :

Seleccionar el menú Archivo.

Elegir la opción Configurar página...

Aparecerá el cuadro de diálogo Configurar página descrito a

continuación. Dicho cuadro consta de 4 fichas.

La primera de las fichas se denomina Página y permite indicar

características como la orientación del papel, el tamaño del papel que utilizamos
y otros parámetros.
Excel 2003 54

Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la

impresora se colocará el papel siempre de la misma forma).

En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a

impresora venga determinada por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o
bien ajustando automáticamente la hoja en un número de páginas específico
(una página de ancho por 1 de alto, así se imprimirá en una sola hoja,...).

Observa como en la parte derecha disponemos de 3 botones:

Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto

anterior. Si has entrado a este cuadro desde vista preliminar, este botón no
aparecerá.

Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente.

Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para

imprimir.
Excel 2003 55

Para modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de

las hojas a imprimir, utilizar la ficha Márgenes.

En esta ficha podrás modificar los márgenes superior:, inferior:,

derecho: e izquierdo: de las hojas a imprimir. Por defecto éstos están a 0.

Si la hoja tiene encabezado: o pie de página:, también nos permite

indicar a cuántos centímetros del borde del papel queremos que se sitúen.

Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto horizontal como
verticalmente, Excel nos lo realizará automáticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente respectivamente.

Para definir los encabezados y pies de páginas se utiliza la ficha

Encabezado y pie de página.
Excel 2003 56
Excel 2003 57

En esta ficha tenemos dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos,
ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de página asignado a nuestra
hoja de cálculo. En estos recuadros aparece una muestra del encabezado y pie
cuando hay alguno definido.

En el recuadro Encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en

nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán
posibles encabezados a utilizar.

Para modificar el encabezado, hacer clic sobre el botón Personalizar

encabezado...

En el recuadro Pie de página: aparece el tipo de pie de página elegido,

en nuestro caso no hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán
posibles pies de página a utilizar.

Para modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar

pie de página...

Dentro del cuadro de diálogo Configurar página tenemos la ficha Hoja

que nos permite definir cómo queremos que se impriman los datos contenidos
en la hoja.
Excel 2003 58

En Área de impresión: podrás indicar qué rango de celdas quieres

imprimir.

En Imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se

imprima aparezca como título de columnas aquella fila que está indicada en ese
recuadro.

Repetir columnas a la izquierda para que en cada página que se

imprima aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro.

En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes

opciones:

Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la
hoja.

Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y

Excel 2003 59

vamos a utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el

cartucho de colores.

Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos

bonita de nuestra hoja. Sólo tendrá sentido si la impresora dispone de esta
herramienta.

Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los

números de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las
columnas superiores) de la hoja.

Imprimir

Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, es aconsejable

guardarla, y después, seguir los siguientes pasos:

Hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas. Con

ello se inicia directamente la impresión.

Si queremos cambiar alguna opción de impresión como puede ser la

impresora donde queremos que imprima o el número de copias deseadas, lo
podremos hacer desde el cuadro de diálogo Imprimir que se abre desde la
opción Imprimir... del menú Archivo.
Excel 2003 60

En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la

que se supone se va a imprimir.

En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del

Nombre: para elegir otra impresora de la lista desplegable que se abrirá.
Excel 2003 61

Con el botón Priopiedades podremos cambiar algunas características de

la impresora.

En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos

imprimir Todas las páginas, o bien sólo un rango de Páginas, especificándolo
en Desde: y hasta:

En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro,

o sólo las Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien,
Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la hoja.

Por último en Número de copias: podrás indicar el número de copias a

realizar y si las quieres Intercalar.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos

realizar Ejercicio imprimir.