¿Quién está obligado a llevar la
Lo
contabilidad?
Los principios de la contabilidad establecen que todas las
empresas están obligadas a llevar sus cuentas salvo en los
siguientes supuestos:
Cuando se trate de persona física acogida al régimen
de módulos: sólo tienen obligación de guardar las
facturas ordenadas cronológicamente.
Cuando se trate de personas físicas acogida al
régimen de estimación directa simplificada: en su
lugar tienen que llevar un libro registro de ventas e
ingresos, un libro registro de compras y gastos y un libro
registro de bienes de inversión.
Dicho de otra manera, están obligadas a llevar
contabilidad las siguientes empresas:
Personas jurídicas: por ejemplo, sociedades limitadas,
sociedades anónimas, cooperativas, etc.
Las personas físicas (autónomos): en caso de estar en
el régimen de estimación directa normal.
En la práctica pasa que:
1. Hay pocas personas físicas empresarias que estén en
el Régimen de Estimación Directa normal, porque es
obligatorio en los casos en que el volumen de negocio
alcanza ciertos importes. Y lo que suele ocurrir es que
para esos importes, la mayoría de empresarios ha
optado por constituir una sociedad.
2. Por otra parte, hay muchas personas físicas que sin
estar obligadas a ello sí que la llevan porque quieren
hacerlo, aunque no tengan que presentarla en ningún
momento.
Documentos básicos de la
contabilidad empresarial
La contabilidad empresarial se basa en varios documentos
fundamentales que permiten registrar, analizar y presentar la
información financiera de una empresa de manera clara y
organizada.
Estos documentos son esenciales para llevar un control
adecuado de las transacciones financieras. Los principales
documentos son:
Balance general: es uno de los documentos más
importantes de la contabilidad. Muestra la situación
financiera de la empresa en un momento específico,
presentando sus activos, pasivos y patrimonio neto.
Estado de resultados o Pérdidas y Ganancias: este
documento muestra los ingresos generados y los gastos
incurridos durante un período específico, generalmente
un trimestre o un año. La diferencia entre los ingresos y
los gastos determina si la empresa tuvo ganancias o
pérdidas durante ese período.
Estado de flujo de efectivo: proporciona información
sobre la entrada y salida de efectivo durante un período
de tiempo determinado. Se divide en actividades
operativas (relacionadas con la actividad principal de la
empresa), actividades de inversión (inversiones en
activos de largo plazo) y actividades financieras
(obtención o pago de financiamiento).
Libro diario: es el registro detallado y cronológico de
todas las transacciones financieras de la empresa. Cada
transacción se registra con su fecha, descripción,
cuentas afectadas, importe y método de pago.
Libro mayor: es un registro que resume y organiza las
transacciones del Libro Diario en cuentas individuales.
Muestra el saldo de cada cuenta contable al final de un
período específico.
Inventario: registra los bienes físicos que posee la
empresa, ya sean materias primas, productos en
proceso o productos terminados, y muestra su
valoración en términos de costos.
Facturas y comprobantes: son documentos que
respaldan las transacciones financieras, como compras,
ventas, pagos y cobros. Tienen importancia legal y
contable y deben conservarse como parte de los
registros financieros.
¿Qué se necesita para llevar la
gestión contable de una empresa?
Si tu siguiente pregunta es cómo llevar la contabilidad de una
empresa, debes saber que vas a necesitar tres cosas:
Un programa contable: necesitas un software que te
ayude a llevar las cuentas de tu negocio de una forma
sencilla e inteligente. Que te permita automatizar las
tareas más mecánicas y profundizar en los datos claves
de tu negocio.
Los justificantes de pago: debes guardar las facturas o
justificantes de pago durante cuatro años, por si viene
una inspección. Pero también puedes hacerles una
simple foto a través de Anfix y guardarlos en la nube
digitalmente. Y como estamos homologados por las
cinco agencias tributarias puedes deshacerte del papel.
Un profesional que lo gestione: cuenta con la ayuda
de un profesional que lleve tu contabilidad y te permita
centrarte en las otras partes más importantes de tu
negocio. Además, disponer de su ayuda y
asesoramiento te permitirá hacer crecer tu negocio.
¿Qué profesional debe llevar la
contabilidad del negocio?
Un proyecto para una obra debe realizarlo obligatoriamente
un técnico colegiado y una escritura pública solo puede
hacerla un notario, pero esto no pasa con la contabilidad.
En una empresa puede llevar la contabilidad cualquier
persona: es indiferente que forme parte de ella o no, y
también que tenga algún tipo de titulación o estudios.
Esto no quita que sea extremadamente conveniente que el
propietario esté familiarizado con los conceptos básicos y
funcionamiento esencial de la contabilidad.
Es decir que, aunque no se dedique a “mecanizar” datos, es
muy importante que tenga unas nociones (aunque sean
generales), ya que la contabilidad refleja la situación
económica de la empresa y los datos que ofrece son
fundamentales para tomar decisiones adecuadamente.
Beneficios de los programas de
contabilidad
Estamos en el siglo XXI y la contabilidad se lleva con
programas informáticos.
Existen dos tipos de programas contables:
Los que instalas directamente en tu ordenador.
Los que están en la nube.
Aunque estos son los más recientes, los programas
de contabilidad en la nube tienen una serie de ventajas frente
a los primeros. Conviene destacar estas dos:
Solo necesitas una conexión a internet para trabajar
desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.
La tecnología en la nube es mucho más segura. No
hay que hacer copias de seguridad, actualizaciones y
tampoco tendrás problemas de espacio en tu ordenador.
Un software de contabilidad en la nube te va a permitir en un
solo clic, obtener un balance de situación a una fecha
concreta, saber lo que te debe un cliente o ver cuál es el
beneficio de la actividad actual, entre otras muchas cosas.
Los servicios de contabilidad online en la nube te
permiten ganar eficiencia en el registro de los hechos
contables y la elaboración de informes de una forma mucho
más simple y rápida.
Estos programas también pueden automatizar diferentes
tipos de información: facturación, conexión con bancos,
control de inventario, nóminas, activos...
Los programas de contabilidad en la nube más punteros
como Anfix, han eliminado la necesidad de contabilizar a
mano cosas como los tickets de gastos o hacer la conciliación
con tu banco.
Automatizar la gestión de tu negocio va a reducir
sustancialmente la posibilidad de errores en el proceso de
registro y la necesidad de un profesional que tenga que
introducir la información a mano.
Consejos finales
Mantén registros precisos: Registrar cada transacción
con precisión es esencial para una contabilidad precisa.
Actualiza regularmente: Realiza reconciliaciones y
actualizaciones periódicas de los registros para evitar
errores.
Consulta a profesionales: En situaciones complejas o
para decisiones financieras críticas, buscar
asesoramiento de contadores o asesores financieros es
una práctica sabia.
Conclusión
En resumen:
La contabilidad consiste en el registro de las
operaciones económicas de la empresa con la
finalidad de obtener los estados contables que van a
servir para la toma de decisiones o la liquidación de
impuestos.
Todas las empresas están obligadas a llevarla salvo
las personas físicas (autónomos) acogidas al Régimen
de Estimación Directa Simplificada o al de Módulos.
La información que se extrae de ella es muy útil, por
lo que muchos autónomos la llevan aunque no estén
obligados a ello.
