Proceso Administrativo
Antes de abordar este tema debemos tener en claro el concepto de administración.
La administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar los
recursos de una organización, con el fin de lograr objetivos específicos de manera
eficiente y eficaz, esto implica la toma de decisiones, así como también, la
coordinación de personas y recursos para maximizar la eficiencia de la
organización.
Abordando nuestro tema, podemos decir que un proceso administrativo es el
conjunto de pasos o acciones necesarias para llevar a cabo una actividad o llegar a
un objetivo, en otras palabras, se define como el conjunto de acciones sucesivas e
interrelacionadas a través de las cuales se efectúa la administración. Nuestro
proceso administrativo consta de 4 etapas las cuales a su vez se agrupan en dos
fases.
Por un lado, tenemos la fase mecánica o estructural que se refiere a las actividades
que implican la estructura y el diseño organizacional, es decir, como se organiza y
planifica una empresa para funcionar adecuadamente.
En la etapa de planeación definimos lo que se quiere hacer, es decir, nuestro
propósito y misión, así también, se lleva a cabo una investigación en la cual nos
permitirá conocer a fondo el entorno al que nos presentamos, crear hipótesis,
realizar encuestas, muestreo, entre otras cosas con el fin de presentar un informe
para tomar decisiones. Posterior a esta investigación se pueden determinar
premisas para suposiciones futuras, conocer nuestras fortalezas y debilidades,
amenazas y oportunidades. En esta etapa también se definen nuestros objetivos,
que son los resultados que esperamos obtener en base a nuestro propósito o
misión, estos objetivos deben ser medibles, cuantificables, claros, específicos y
alcanzables. Para determinar los objetivos se deben hacer preguntas claves de la
administración; ¿Qué?,¿Cómo?,¿Cuándo?,¿Dónde? Y ¿Por qué? Posterior a esto
se definen estrategias para lograr los objetivos y se crean políticas, las cuales serán
guías para una buena toma de decisiones. Se toma en cuenta el presupuesto, y se
determina un plan de proceso a efectuar.
En la etapa de organización se establece la estructura para llevar a cabo la
planeación y lograr los objetivos, mediante la determinación de jerarquías y
agrupación de actividades con el fin de poder realizar y simplificar funciones, esto
con el fin de evitar la lentitud e ineficiencia en las actividades y reducir la duplicidad
de esfuerzos al delimitar funciones y responsabilidades. Cada una de las
actividades establecidas en la organización debe relacionarse con los objetivos y
propósitos de la empresa, a cada grado de responsabilidad debe corresponder un
grado de autoridad para cumplir con esta responsabilidad, es decir, se establecen
centros de autoridad en las diferentes áreas, y estas autoridades son las
encargadas de cumplir con dicha responsabilidad y a su vez deben tener
comunicación desde el más bajo nivel hasta el mas alto, con el fin de que los
subordinados reporten sus avances o atrasos a su superior y el pueda tomar
decisiones correctivas, aquí entra un principio muy importante de la administración,
que es la unidad de mando en donde se nos dice que es importante que los
subordinados no deben reportarse a mas de un superior, pues el hecho de
reportarse a mas jefes solo ocasionara fugas de responsabilidad, confusión e
ineficiencia.
Por otro lado, tenemos la fase dinámica que se refiere a las actividades operativas
o de ejecución. En esta fase se ponen en marcha los planes y estructuras definidos
en la fase mecánica. Que es donde la administración forma un papel mas activo,
liderando y controlando las acciones que se llevan a cabo en la organización
En la etapa de dirección hablamos de la ejecución de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante una guía, motivación, comunicación y
supervisión. Dentro de la dirección tenemos la toma de decisiones, para tomar
decisiones es importante definir el problema, analizarlo, proponer y evaluar
alternativas, saber sus ventajas y desventajas de aplicación, así como la factibilidad
de su implementación y recursos necesarios para llevarlas a cabo, elegimos la
alternativa más viable y la aplicamos. También tenemos la integración, es donde el
administrador comprende los recursos materiales, así como humanos, dentro de la
integración existen etapas como el reclutamiento de candidatos para ocupar
puestos de la empresa, se selecciona a los que ocuparan los puestos, se les da una
breve introducción en donde se les da a conocer el objetivo de la empresa y se les
capacita para lograr un incremento de sus capacidades y así lograr su máxima
eficiencia. Otro factor dentro de la dirección es la motivación, la cual es la labor mas
importante dentro de esta etapa, pues a través de ella se logra la ejecución del
trabajo de acuerdo con los estándares o objetivos esperados. La supervisión
consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente, en esta función concluyen todas las etapas de dirección y
el tener una supervisión efectiva depende de; la productividad del personal para
logra los objetivos, observar la comunicación del equipo de trabajo, la relación entre
jefe y subordinado, corrección de errores y observar la motivación y disciplina de los
subordinados
En la etapa de control es donde se evalúa, mide o supervisa la eficiencia de la
ejecución de la planeación para detectar y regular las desviaciones que podamos
tener, con el fin de establecer medidas correctivas necesarias conforme a los
objetivos de la empresa, se aplican todos los recursos de la empresa, se analiza y
determinan las causas que originaron las desviaciones, reduce costos y se ahorra
tiempo al evitar errores con el fin de aumentar la productividad en la empresa.
Al ver las etapas del proceso administrativo de manera mas amplia nos podemos
dar cuenta de que en todo momento se aplican los principios administrativos como
lo es la jerarquía al establecer centros de mando, unidad de mando al establecer un
una sola autoridad, difusión en donde se les da a conocer las obligaciones de cada
puesto, especialización que es en donde se designa a cada subordinado o equipo
una tarea, coordinación que es la armonía y sincronización de los recursos para
lograr los objetivos, supervisión directa que es el apoyo y comunicación dentro del
equipo de trabajo designado, y así podemos ver plasmados todos los principios.
Al final todo depende de un trabajo en equipo, en donde cada persona que lo integra
es de suma importancia puesto que si alguien falla puede retrasar nuestro objetivo
o generar desviaciones que pueden costar demasiado a la empresa, por ello es
importante el reconocimiento y motivación a los empleados. También debemos de
tener en cuenta que al nombrar un líder este líder debe de contar con diferentes
habilidades administrativas para así tener una buena guía sobre los subordinados y
trabajar con armonía.
Referencias:
• Chiavenato, I. (2014). Introducción a la teoría Gerencial de la Administración.
México: Mc Graw Hill
