PRIMER EXAMEN DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS.
1. RECURSOS DE LA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL: son todos los
elementos necesarios para llevar a cabo las operaciones cotidianas y lograr
las metas establecidas. Pueden ser maquinas programas de computadora,
dinero o personas.
2. ¿QUE SON SISTEMAS?:sistema está formado por un conjunto de
elementos interrelacionados e interactuantes, con un objetivo determinado.
✔ Johnson y Kast: es un todo organizado y complejo, implica un complejo
interconectado de componentes o partes fundamentales relacionadas, que
forman un todo unitario.
3. TIPOS DE SISTEMAS:
a. SUBSISTEMAS: son el conjunto de elementos y relaciones que
responden a estructuras y funciones especializadas dentro de un
sistema mayor.
b. SUPRASISTEMA: es el sistema que integra a los sistemas desde el
punto de vista de pertenecía, en otras palabras, es un sistema mayor
que contiene sistemas menores.
4. COMPONENTES DEL SISTEMAS: son 5 componentes, ambiente, atributo,
elementos, identidad y objetivos.
a. Ambiente: es el área donde se desarrolla el sistema, es decir, es el
área de suceso y acontecimiento donde el sistema se desarrolla.
b. Atributo: son las características y propiedades que tiene cada
elemento.
c. Elementos: son las partes y componentes, es decir, el conjunto de
partes de objetos que constituyen un sistema.
d. Identidad: es la esencia de algo, es decir, la cualidad por la cual
e. Objetivos:
5. UBICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA: se refiere al lugar que debe estar
ubicado donde se encuentra la necesidad de información del sistema. Es
decir, es necesario saber donde existe la necesidad de crear un sistema, y
para la creación de un sistema se debe considerar: características, bases y
definición de la empresa, tamaño de la empresa, estructura organizativa de
la empresa, ubicación geográfica de la empresa, recursos, tipo de sector
donde se encuentra la empresa y ubicación de la necesidad.
6. DELIMITACION O ALCANCE DEL SISTEMA: busca definir los limites del
nivel de alcance del sistema, la delimitación depende de la necesidad de la
empresa.
La delimitación se basa en el limite que se debe tener con respecto a la
realización de un sistema y dentro de esta el tiempo, además el alcance es
hasta donde puede llegar el objetivo de la empresa y el objetivo es lo mas
importante de la delimitación de un sistema donde incluye investigación,
innovación y debe ser exacto.
7. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS:
SEGÚN EL MEDIO AMBIENTE:
● ABIERTO: Presentan relaciones de intercambio con el ambiente por
medio de innumerables entradas y salidas. Los sistemas abiertos
cambian materia y energía regularmente con el medio ambiente.
POR EJEMPLO: los seres vivos son comprendidos sistemas abiertos
en la medida en que están constantemente recibiendo materia y
energía del medio ambiente.
● CERRADO: No representan intercambio con el medio ambiente que
los circunda, pues son herméticos a cualquier influencia ambiental.
POR EJEMPLO: un bombillo es un sistema cerrado en el que no
ingresa ni sale ni una sola partícula de materia.
SEGÚN SU NATURALEZA:
● FISICOS O CONCRETOS: Se componen de equipos, maquinaria,
objetos y cosas reales. Se denominan hardware.
● ABSTRACTOS O CONCEPTUALES: Se componen de conceptos,
filosofías, hipótesis e ideas. Aquí, los símbolos representan atributos y
objetos, que muchas veces solo existen en el pensamiento de las
personas. Se denominan software.
SEGÚN SU ORIGEN:
● NATURALES: Son los existentes en el ambiente. POR EJEMPLO:
El océano es un ejemplo de sistema natural. Los océanos son vastos
cuerpos de agua que interactúan con la atmósfera, la tierra y los
seres vivos.
● ARTIFICIALES: Son los creados por el hombre. POR EJEMPLO:
Una ciudad es un ejemplo de un sistema artificial. Está diseñada y
construida por humanos y consiste en infraestructuras (edificios,
carreteras, puentes), servicios (agua, electricidad, transporte) y la
interacción de sus habitantes.
SEGÚN SU RELACION:
● SIMPLES: son los que constan de reducidos [Link]
EJEMPLO: Un termómetro es un buen ejemplo de un sistema
simple. Su función es medir la temperatura y su operación se basa
en un principio físico sencillo: la expansión del mercurio o el cambio
en la resistencia eléctrica.
● COMPLEJOS: los constituidos por muchos elementos y relaciones.
Por ejemplos: el cerebro, la universidad o la cámara fotográfica.
SEGÚN EL TIEMPO:
● ESTATICOS: son aquellos que no cambian a lo largo del [Link]
EJEMPLO: Un puente en reposo es un buen ejemplo de un sistema
estático. Su estructura no cambia con el tiempo mientras no haya
fuerzas externas actuando sobre él, como el peso de los vehículos que
pasan o condiciones climáticas extremas.
● DINAMICOS: sistemas que cambian con el paso del [Link]
EJEMPLO: Un río es un ejemplo de un sistema dinámico. El agua
fluye constantemente, y su caudal puede variar según las lluvias, la
temporada y otros factores. Además, el río interactúa con su entorno,
erosionando las orillas y transportando sedimentos.
SEGÚN LA VARIABLE:
● DISCRETOS: son los que tienen variables [Link] EJEMPLO:
Un sistema de conteo de personas en una sala es un ejemplo de un
sistema discreto. Se cuenta a las personas como unidades
individuales, y el número total puede variar en incrementos enteros
(1, 2, 3, etc.), sin valores intermedios.
● CONTINUOS: son los que están compuestos por variables
[Link] EJEMPLO: Un tanque de agua que se llena o se
vacía es un ejemplo de un sistema continuo.
DE ACUERDO A LA NATURALEZA:
● VIVOS: son aquellos sistemas que están conformados por
organismos vivos y que tienen la capacidad de crecer, reproducirse,
adaptarse y responder a estímulos. POR EJEMPLO: un bosque es
un ejemplo de sistema vivo. En él, interactúan microorganismos y el
medio ambiente.
● INERTE: son aquellos sistemas que no están vivos y no tienen la
capacidad de reproducirse. POR EJEMPLO: un sistema de
transporte, esta compuesto por trenes, vías, estaciones y otros.
Aunque puede ser complejo y estar bien organizado, no tiene vida y
no puede emitir respuestas.
SEGÚN LA CIBERNETICA:
● REGULADO: son aquellos sistemas que tienen mecanismos de
control que permiten mantener ciertas variables dentro de un
rango POR EJEMPLO: Termostato de un sistema de calefacción:
En este sistema, el termostato mide la temperatura ambiente y, si
esta se encuentra por debajo de la temperatura deseada, activa la
calefacción. Cuando la temperatura alcanza el nivel establecido, el
termostato apaga la calefacción. Este proceso de
retroalimentación permite mantener una temperatura constante.
● NO REGULADOS: son aquellos sistemas que no cuentan con
mecanismos de control para regular su comportamiento. En estos
sistemas, las variables pueden fluctuar sin ningún tipo de ajuste o
correcció[Link] EJEMPLO: Un río en su cauce natural: El flujo
del agua en un río no está regulado por un mecanismo de control.
Las variaciones en el caudal pueden deberse a factores como la
lluvia o el deshielo, pero no hay un sistema que ajuste el flujo del
agua para mantenerlo constante.
8. FUNCIONES DE LOS SISTEMAS:
1) PRODUCCION: esta función se refiere a la creación de bienes o
servicios. Es un sistema organizacional, implica la utilización de
recursos (humanos, materiales y tecnológicos) para transformar
insumos finales.
2) MANTENCION: este se centra en asegurar que los sistemas y
procesos operen de manera continua y eficiente.
3) ADAPTACION: los sistemas deben ser capaces de adaptarse a
cambios en el entorno, como nuevas tecnologías, cambios en la
demanda del mercado o regulaciones gubernamentales.
4) DIRECCION: esta función se refiere al liderazgo y la toma de
decisiones dentro del sistema. Implica establecer objetivos, planificar
estrategias, organizar recursos y supervisar el desempeño para
asegurar que todos los elementos trabajen hacia metas comunes.
9. TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS:
La teoría general de sistemas tiene su origen en los trabajos realizados por el
biólogo alemán Ludwing Von Bertalanffy, dados a conocer públicamente entre
1950 y 1968. La TGS busca producir teorías y formulaciones conceptuales que
tengan la capacidad de crear condiciones de aplicación a la realidad empírica.
La TGS, explica que no hay un elemento físico independiente, sino que todos los
elementos están integrados de manera interdependiente. La teoría busca dar
soluciones a los diferentes problemas o necesidades que se puedan presentar en
la organización.
La TGS se fundamente en tres proposiciones elementales, a saber:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas.
2. Los sistemas son abiertos.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura.
La TGS afirma que las propiedades de los sistemas no se pueden describir de
manera significativa en términos de elementos separados. El entendimiento de los
sistemas únicamente se presenta cuando se analizan de manera global, tomando
en cuenta todas las interdependencias de los subsistemas propios de los
sistemas.
CARACTERÍSTICAS DE LOS TGS:
-Interrelacion
-Totalidad
-Objetivo
-Proposito
-Insumos y productos
-Transformacion
-Regulacion
-Diferenciacion
10. LEYES Y PRINCIPIOS:
a. PRINCIPIO DE ENTROPIA: los sistemas tienen una tendencia al desgaste
y a la desintegración, que provocan el acomodo de los estándares y el
aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía crece, los sistemas
se dividen en estados más simples. Hablando en términos de
termodinámica, por ejemplo, se dice que la entropía en los sistemas es
mayor al paso del tiempo, como resultado de las leyes físicas. Cuando
aumenta la información, la entropía es menor, ya que la información es la
base de la configuración y el orden.
b. PRINCIPIO DE HOMEOSTASIS: es el equilibrio dinámico en los
componentes de un sistema. Es la tendencia de los sistemas a adaptarse a
los cambios internos y a los del POR EJEMPLO: Regulación de la
temperatura corporal El cuerpo humano mantiene su temperatura interna
alrededor de 37°C. Si la temperatura corporal sube debido a un ejercicio
intenso, el cuerpo activa mecanismos como la sudoración para enfriarse. Si
la temperatura baja, se producen escalofríos para generar calor. Este
equilibrio constante es un ejemplo de homeostasis.
c. PRINCIPIO DE EQUIFINALIDAD: significa que los resultados finales se
pueden lograr con diferentes condiciones iniciales y de manera diferente, es
decir existe un solo camino para lograr el objetivo. POR EJEMPLO:
Desarrollo de una planta Dos plantas diferentes pueden crecer en
condiciones distintas (por ejemplo, una en un suelo rico en nutrientes y otra
en suelo pobre) y aún así alcanzar un tamaño similar y producir flores.
d. PRINCIPIO DE RECURSIVIDAD: se refiere a la retroalimentación, es decir
de la manera de como se introduce el sistema es como se puede obtener
[Link] EJEMPLO:
e. LEY DE REQUISITO DE VARIEDAD: La Ley de Requisito de Variedad,
formulada por el teórico de sistemas W. Ross Ashby, establece que, en un
sistema, la variedad de las respuestas posibles debe ser al menos igual a la
variedad de los estímulos o perturbaciones que recibe.
11. ENFOQUE DE SISTEMAS: se refiere a las actividades o procesos que
determinan un objetivo general y el porqué de cada uno de los subsistemas,
las medidas de actuación y los estándares en términos del objetivo general,
el grupo completo de subsistemas y la solución para un problema
específico.
El enfoque de sistemas tiene como propósito enfrentarse a los problemas
gradualmente más complejos que trazan la tecnología y las organizaciones
modernas, problemas que por su naturaleza sobrepasan nuestra intuición y
para los cuales es necesario entender su estructura y procesos
(subsistemas,
relaciones, restricciones del medio ambiente, etcétera).
12. LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA: la organización es un sistema
social que esta integrado por personas que realizan actividades
determinadas en la organización, como funciones, actividades y
responsabilidades.
La organización como sistemas se de divide en tres subsistemas
fundamentales:
● SUBSISTEMA PSICOSOCIAL: está conformado por los individuos y
analiza la conducta de estos.
● SUBSISTEMA TECNICO: se refiere al conocimiento que tienen las
personas para cumplir ciertas habilidades o actividades necesarias o
tareas dentro de la organización.
● SUBSISTEMA ADMINISTRATIVO: es aquel que relacionan la
organización con diferentes métodos como el establecimiento de planes
y objetivos.
13. SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS: Es una serie de
funciones, pasos empleados por la dirección para que su labor o cualquier trabajo
sea desempeñado con mayor eficiencia, efectividad y economía. Es decir, es la
forma o manera que busca las empresas para la administración de sus negocios y
desarrollar sus tareas.
14. CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS:
● SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DE FABRICA O TALLER: Son
conjuntos estructurados de métodos y enfoques que ayudan a
garantizar una producción eficiente, consistente y de alta calidad en
un entorno de manufactura. Estos sistemas son esenciales para la
estandarización de procesos y la optimización de la producción en
cualquier empresa que fabrique productos físicos.
● SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS DE OFICINA O
ADMINISTRATIVOS: Componentes esenciales de la gestión
organizacional que se utilizan para planificar, ejecutar, controlar y
supervisar las actividades y operaciones dentro de una empresa u
organización.
15. OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS:
- Planear como obtener las metas.
- Estandarizar las operaciones.
- Simplificar las operaciones de la empresa.
- Permite que el personal genere satisfacción.
- Permite disminuir los costos de los procesos.
- Permite desechar los procedimientos antiguos.
- Utilizar más efectivamente los recursos humanos.
