A3 Report: Herramienta Lean Manufacturing de Resolución de
Problemas
POSTED ON 19 SEPTIEMBRE, 2016 BY PROGRESSA LEAN
19
Sep
Herramientas del Lean Manufacturing, A3 Report es una herramienta de resolución de problemas,
fundamentada en el Ciclo de Deming (PDCA). Facilita enormemente el aprendizaje organizativo y cataliza
la implantación de acciones de mejora. Para hacer esto, el informe A3, además de facilitar la solución del
problema, debe ser utilizado como una herramienta para maximizar aprendizaje y cooperación dentro de la
organización.
Obliga al equipo de trabajo a analizar y sintetizar la problemática en una sola hoja de tamaño A3. El
espacio limitado a la hora de exponer un problema permite a todos los interesados ver el problema bajo la
misma perspectiva, así como centrarse en lo importante y evitar largas presentaciones que consumen
mucho tiempo y no suelen llevar a ninguna solución. Además, la representación visual de los datos e
información facilita la comunicación entre todos los involucrados. Es sorprendente lo mucho que se puede
comunicar en una sola página una vez que nos ponemos a pensar en ello y se elimina toda la información
innecesaria (desperdicio).
Si bien no existe un formato firmemente establecido para el informe A3, suele contener las siguientes
secciones:
1. Antecedentes: breve sección que clarifica el problema y agrega contexto.
2. Situación actual: muestra una visión general del proceso y cuantifica la dimensión del problema.
3. Objetivos de mejora: establece los objetivos concretos de mejora que deberán estar alineados
con la estrategia operativa de la compañía.
4. Análisis de las causas: este paso es el más importante. Si la causa no está claramente indicada,
podrás resolver el problema equivocado o no resolverlo correctamente. Se genera el diagrama
causa efecto y el análisis detallado de los problemas y sus causas empleando la técnica de los 5
Por qué.
5. Acciones de mejora: Sólo cuando las causas del problema estén bien definidas se debe iniciar la
búsqueda de soluciones. Para grandes proyectos, las contramedidas podrían tener planes de
acción asociados con ellos. Se genera un consenso involucrando a las personas afectadas sobre
cuáles son las mejores soluciones de todas las posibles medidas a aplicar. Diseña las medidas
específicas a aplicar. Estimar los resultados deseados a nivel cuantitativo.
6. Plan de acción: Hay que desarrollar el plan de acción con las acciones muy detalladas,
determinando responsables únicos, que se espera obtener con cada medida y la fecha prevista de
inicio y fin.
7. Seguimiento de resultados: Determinación de los Indicadores adecuados para la verificar que
las medidas adoptadas tienen un efecto positivo y se acercan a los objetivos inicialmente
planteadas. Paso clave como siempre en la mejora continua, controlar los indicadores de
seguimiento para poder evaluar y corregir. Desarrolla el plan de acción tal cual se ha diseñado. En
la fecha especificada en el plan de seguimiento, medir y documentar los resultados de la
ejecución. Si los resultados obtenidos difieren de los esperados investigar por qué y aplicar las
contramedidas y nuevas acciones que permitan obtener los resultados previstos.
Hay siete elementos detrás de la mentalidad de la herramienta:
1. Proceso de pensamiento lógico basado en la disciplina PDCA y orientado a la causa raíz.
2. Objetividad
3. Conseguir resultados utilizando procesos excelentes
4. Síntesis, destilación y visualización
5. Alineación con todos los interesados
6. Coherencia dentro y consistencia a través de la organización
7. Una visión global de la acción
Aunque los informes A3 deben seguir una plantilla básica, el formato y la redacción son flexibles. Los
autores del informe A3 pueden ajustar esta herramienta de presentación de cómo resolver problemas para
adaptarse a sus necesidades.
El A3 report nos permite separar y destacar lo esencial, para la identificación y resolución de problemas ya
que presenta de un modo muy esquemático todos los datos relevantes de un problema, actúa como una
herramienta de comunicación estandarizada. Los lectores pueden seguir el guión gráfico y, sin mucho
esfuerzo desperdiciado, conocer los antecedentes y el estado del proyecto.
Algunas advertencias para realizarlo eficazmente:
El Informe A3 debe empezar a aprovecharse desde su inicio, ya que cada apartado es la base de
los siguientes.
No caer en la tentación de reducir el tamaño de letra o gráficos para encajar más información. Si
no hay espacio suficiente, analizar qué es verdaderamente importante y dejar sólo lo
imprescindible.
Los primeros pasos son fundamentales. Es vital tener claro cuál es el problema.
El proceso debe observarse personalmente y contar con la colaboración de todos los implicados en
él. El análisis puede llevar tiempo y esfuerzo a realizarse en equipo.
No se debe definir la situación objetivo sin contar con el análisis de las causas, como tampoco se
deben definir acciones sin contar con la situación objetivo.
En resumen, el informe A3 es una herramienta dentro de un modelo de Gestión Lean Manufacturing, muy
flexible y breve, que ha demostrado ser una herramienta clave hacia la eficiencia organizativa, la eficacia,
la mejora y la resolución de problemas dentro de un modelo de Mejora Continua.
Desde Progressa Lean consideramos esta herramienta dentro del conjunto de Herramientas necesarias (5s,
SMED, Hoshin, ……), para alcanzar la mejora dentro de un modelo de Gestión Lean.
