2019

Moreira Vanesa
C.E.A.E.R.

Funciones de una Secretaría Administrativa

Miguel Gallardo / Director C.E.A.E.R.

 INDICE

INTRODUCCIÒN……………………………………………………… Pág. 1
CONTENIDO…………………………………………………… Pág. 2
PUNTOS PRINCIPALES………………………………………. Pág. 4
Visión…………………………………………………………………… Pág. 4
Misión…………………………………………………………………... Pág. 4
Valores…………………………………………………………………. Pág. 4
CONCLUSIÒN………………………………………………………… Pág. 6
BIBLIOGRAFIA………………………………………………………... Pág. 7
 INTRODUCCIÒN
La Escuela, la Educación tienen como finalidad garantizar el acceso y la
apropiación efectiva “al saber”, en este sentido se entiende que los equipos de
conducción de las instituciones escolares tienen una misión pedagógica
sumamente importarte: impulsar y direccionar los esfuerzos de la institución
para lograr que cumpla con sus objetivos educativos.
Las instituciones educativas y en particular las de Nivel Superior, juegan un
papel preponderante como formadoras de profesionales con competencias que
contribuyan el desarrollo de una sociedad justa y equitativa. Los Institutos y
Escuelas de Educación Superior forman de manera integral profesionales
especializados, profesionales técnicos y son un medio que tienen las personas
para adquirir un título.
El Centro de Especialización en Asuntos Económicos Regionales (C.E.A.E.R.),
es una institución de Educación de Nivel Superior Terciario, encargada de
formar profesionales especializados; tiene su sede central en Choele Choel y
cuenta con Anexos en diferentes Localidades, como Luis Beltrán, Lamarque y
Chimpay.
El siguiente informe detalla las funciones pedagógicas a cargo de la Secretaría
Administrativa en dicha Institución

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 CONTENIDO
A lo largo de las siguientes líneas, se desarrollarán los conceptos primordiales
para tener en cuenta y entrar en conocimiento sobre las actividades
profesionales de una Secretaria Administrativa.
El trabajo de la Secretaria en la educación es fundamental, se encarga de
resolver asuntos administrativos (inscripción de alumnos, designación de
docentes, llamado para cubrir horas/ cátedras/ cargos, licencias, entre otras
actividades); cuestiones relacionadas con las tareas pedagógicas. Estos
profesionales se dedican a gestionar la secretaria de la institución y brindan
apoyo administrativo al equipo directivo. En este aspecto de trabajo en equipo;
la comunicación es fundamental, ya que permite expresar ideas, formular
propuestas, solicitar y proveer información variada (normativas, actas,
programas, planillas).
Las secretarias/os deben concienciarse que no solo son empleados de apoyo;
ya que dentro de una entidad coordinan, animan, moderan, promocionan e
inspirarán en la toma de importantes decisiones; además de ser la imagen de
su superior y en algunos casos de la propia institución. A si mismo deben
asumir funciones y responsabilidades muy diversas, en dependencia de las
necesidades de la Institución. Por esta razón debe disponer de los
conocimientos básicos en todos los aspectos relacionados con su trabajo y que
a su vez le permita estar a la altura de la profesionalidad que requiere.
 Capacidad de atención, en la labor de la Secretaria son vitales los
pequeños detalles, por lo que deberá prestar la debida atención para
evitar errores.
 Capacidad de trabajo e iniciativa, debe tener la visión de lo que
conviene hacer y la energía para ejecutarlo. De esta manera se anticipa
a las necesidades del jefe y actúa en consecuencia.
 Capacidad operativa, saber orientar a las demás personas que, ante
determinadas eventualidades, recurren a ella.
 Capacidad de contacto y de coordinación, habilidad y acierto para
hacer coincidir diferentes agendas de trabajo y saber transmitir
adecuadamente las órdenes, las solicitudes y las comunicaciones.
 Capacidad de acción – reacción, saber valorar la trascendencia y la
significación de documentos, visitas, llamadas telefónicas, hechos, etc.
 Capacidad de confidencialidad y diplomacia. Saber qué cantidad de
información requiere cada persona y cuál debe ser la calidad de esta. Es
decir, cómo y cuánta información debe darle según la persona que la
solicite.

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  Capacidad autónoma de actuar, desarrollar la capacidad autónoma de
actuar implica saber qué hacer y cómo hacerlo, ser proactiva. Lo que
coadyuvará al desarrollo de su trabajo y a poder colaborar con su
superior como un verdadero equipo.
El perfil profesional de la secretaria es desempeñar un conjunto de
conocimientos, habilidades, capacidades, competencias, para poder lograr de
manera eficiente la labor profesional en el cargo, brindar un servicio de calidad
y calidez a los miembros de la institución y/o compañeros de trabajo, con el fin
de alcanzar los objetivos, metas y a la vez mantener un alto nivel de
rendimiento institucional.

PUNTOS PRINCIPALES
Visto y considerando que una organización como lo es el C.E.A.E.R., una
institución de Nivel Superior Terciario, en el cual el proceso principal de trabajo
que allí se genera es enseñar e “iniciar oportunidades para el desarrollo
profesional de quienes se desempeñan en la institución”; con el propósito de
inferir positivamente en el desarrollo habitual del proceso de enseñanza y/o
aprendizaje, el papel de una secretaria es alcanzar aquellos aspectos
directamente relacionados con la labor.
Visión
Contribuir en la mejora de la calidad educativa.
Misión
Planear, organizar, dirigir la prestación del servicio educativo de manera eficaz
y eficiente.
Valores
Los valores, los principios, son normas de conducta propias que la persona ha
tomado y por las cuales rigen sus actos.
Los valores y la educación están internamente ligados, y es prioritario para el
cumplimiento de la misión y visión de la Secretaria de Educación establecer de
manera interna y externa el compromiso de todos los actores del sector
educativo y conocerlos, difundirlos, apropiarse de ellos, asumirlos y llevarlos a
la praxis en el quehacer diario dentro y fuera de la Institución educativa.
 Bien común
 Integridad
 Ética profesional
 Honradez
 Imparcialidad
 Transparencia

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  Generosidad
 Igualdad
 Respeto
 Liderazgo
 Actitud de servicio
 Confianza

Considerando que la organización, administración, funcionamiento y gestión de

las Instituciones Educativas requieren de un plena conformación del equipo de
trabajo institucional. Las funciones a concretar están relacionadas con la
coordinación del equipo directivo.
1) Cumplimentar los procedimientos administrativos de la institución que
tenga a su cargo.
2) Colaborar con el Director a fin de facilitar su trabajo.
3) Tener amplio conocimiento sobre las Carreras que se dictan en la
Institución a fin de brindar información a terceros, alumnos, profesores o
a quienes lo requieran.
4) Observar y comunicar al director toda situación de relevancia
institucional, relacionada con su función, y proponer las innovaciones
que considere oportunas.
5) Levantar el acta de las reuniones (los acuerdos y temas discutidos y
aprobados en la reunión) y de dar fe de los acuerdos adoptados.
6) Atender a los alumnos cuando se presenten en la Dirección de la
Institución.
7) Acompañar rotativamente las delegaciones escolares del
establecimiento cuando sea menester participar de actos públicos
patrios y/o fijados por el calendario escolar.
8) Asegurar la difusión de toda información relacionada con la política
educativa.
9) Confeccionar y suscribir las certificaciones académicas y títulos del Nivel
o Modalidad en que se desempeña.
10) Participar en la articulación de las comunicaciones institucionales.
11) Ejecutar las acciones necesarias para dar cumplimiento a las
propuestas de naturaleza socioeducativa y comunitaria del Proyecto
Institucional.
12) Administrar y gestionar los recursos académicos
13) Representar al Directivo ante las instancias competentes mediante la
asistencia a eventos, reuniones.
14) Realizar actividades de apoyo en las labores administrativas según las
operaciones propias de la institución.
15) Organizar encuentros y pasantías.
16) Dar continuidad a la realización actividades extra áulicas (visitas, viajes
educativos) entendiendo la importancia de la función pedagógica que
cumplen dichas actividades.

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 17) Diseñar y proponer acciones estratégicas para dar vida a proyectos
pedagógicos, institucional y administrativo.
18) Planificar, organizar y conducir de manera colaborativa, entre el equipo
directivo y los docentes de la institución educativa.
19) Facilitar la comunicación, socialización, y circulación de información
generada dentro de la institución, como también recibir de otras
instituciones
20) Fortalecer vínculos desde la institución con otras instituciones de la
comunidad promoviendo la participación a partir de diferentes
propuestas.
De una buena administración escolar dependerá ineludiblemente la buena
marcha y el buen funcionamiento de toda institución educativa. Buscando la
gradual y permanente aplicación y mejoramiento de los objetivos,
clasificaremos las fases del proceso administrativo.
Administrar significa planificar, organizar, llevar a la realización y/o a la práctica
las tareas que se desarrollan dentro de una Institución para el logro de los
objetivos.
 Planeación
En esta fase se logrará conocer la plenitud de las responsabilidades de
la institución, tareas, procedimientos, programas, proyectos, métodos y
objetivos; lo que facilitará tanto la comprensión como la ejecución de las
tareas por parte de la secretaria. Dicha información se obtendrá
mediante la recopilación de todas las tareas requeridas por el Plantel
escolar.
 Organización
Se deberá analizar con el equipo de trabajo y/o Director de la Institución,
tareas tales como la distribución de las cargas de trabajo del personal
encargado de cada tarea o actividad a ejecutarse. Los resultados
deberán ser plasmados en el Plan anual de trabajo de la Institución,
mencionando responsables y dando a conocer su asignación y objetivo.
 Integración
En esta etapa se observan y determinan las estrategias pretendiendo la
mayor eficacia y eficiencia posibles.
El personal que está en relación directa con la Institución debe cumplir con el
perfil profesional para el desempeño óptimo de sus funciones.
Este informe busca integrar las múltiples dimensiones que abarcan las
instituciones, interpretar y aceptar las diversas miradas y expectativas sobre el
hacer escolar.

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 CONCLUSIÓN
En resumen de las anteriores líneas; la realización de este informe ha sido un
proceso de conocimiento, acerca de las funciones de una Secretaria
Administrativa.
De este modo podemos decir que el papel de una Secretaria es sumamente
fundamental dentro de la Institución, va a llevar a cabo la actividad
administrativa de la misma, que sin duda debe ir acompañada de una buena
atención, ya que esta es la carta de presentación de cualquier Institución.
El trabajo en equipo aparece como una fundamental línea de acción, como una
estrategia de trabajo que permite articular e integrar esfuerzos del conjunto de
todos los actores escolares de la Institución.
El trabajo que se realice como secretaria es importante hacerlo de la mejor
manera posible, brindar un servicio de calidad y calidez humana a los
miembros de la Institución y/o compañeros de trabajo, plantear dar continuidad
a los logros alcanzados, optimizarlos proponiendo nuevas estrategias de acción
que apunten a resolver los actuales desafíos pedagógicos y las demandas de
la Institución; para lograr los objetivos, metas, y a la vez mantener un alto nivel
de rendimiento institucional.

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BIBLIOGRAFIA
Secretario Escolar [Link]
587/
Libro de Secretariado [Link]
[Link]
Manual para el Desempeño Profesional de la Secretaria. “Aprender a ser
Secretaria”

Pág. 7