Proyecto GNOSS

Primeros pasos con Excel

Edición: 1.00
Fecha: 01 de enero de 2022

© 2022 Escuela de Transformación digital UAM

Reservados todos los derechos

CONTROL DE VERSIONES
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Santiago José Pérez Balsalobre Santiago José Pérez Balsalobre
1.0 01/01/2022
María Gil Izquierdo María Gil Izquierdo
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Escuela de Transformación Digital (UAM) 1

INDICE
1 INTRODUCCION ..................................................................................................... 3
1.1 OBJETIVO ..........................................................................................................3
1.2 ORGANIZACIONES INVOLUCRADAS ...................................................................................3
1.3 ALCANCE ..........................................................................................................3
1.4 ACTIVIDADES RELACIONADAS .......................................................................................3
2 ENTORNO DE EXCEL ............................................................................................... 4
2.1 ¿QUÉ ES EXCEL? ...................................................................................................4
2.2 PRINCIPALES USOS..................................................................................................4
2.3 ELEMENTOS DE UN ARCHIVO DE EXCEL ..............................................................................4
3 INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 6
4 NÚMEROS Y TEXTO ................................................................................................ 7
5 INTRODUCCIÓN A FÓRMULAS EN EXCEL ....................................................................... 8
6 ATAJOS DE TECLADO............................................................................................. 10
7 ATAJOS DE TECLADO (II) ........................................................................................ 11
8 ATAJOS DE TECLADO (III) ....................................................................................... 13
8.1 OPCIONES DE PEGADO ............................................................................................ 13
GLOSARIO ................................................................................................................ 15

Escuela de Transformación Digital (UAM) 2

1 INTRODUCCION

1.1 Objetivo
El objetivo de este documento es la explicación detallada de toda la materia relacionada con el módulo 1
(Primeros pasos con Excel).

1.2 Organizaciones involucradas

Las organizaciones involucradas en este proyecto son:

• UAM

1.3 Alcance
Este documento aborda los siguientes aspectos:
• Entorno de Excel
• Introducción
• Números y texto
• Introducción a fórmulas en Excel
• Atajos de teclado

1.4 Actividades Relacionadas

Además de este documento existen otras actividades relacionadas para conseguir el objetivo global:
• Vídeos explicativos 1-7
• Animación: Explicación de la base de datos
• Animación: Errores en Excel
• Actividad interactiva sesión 1.2
• Actividad interactiva sesión 1.3
• Entregable obligatorio 1

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2 ENTORNO DE EXCEL

2.1 ¿Qué es Excel?

Microsoft Excel es un programa informático cuyo objetivo es la creación, manejo y modificación de
hojas de cálculo. Se puede utilizar tanto de manera offline como online. En el caso de la herramienta
online, los archivos se guardarán automáticamente en la carpeta de OneDrive1 correspondiente.

2.2 Principales usos

Excel es un programa que facilita el manejo de información/datos. Así, entre sus principales usos
podríamos indicar el almacenaje y organización de datos, el análisis de datos, búsqueda de
información, facilitación de trabajos repetitivos, crear gráficos, generar informes, o compartir
información.

2.3 Elementos de un archivo de Excel

- Libro de Excel: Se denomina “Libro” al propio archivo de Excel. Estos libros están formados
por hojas de cálculo que ayudan a organizar los datos.
- Hoja de cálculo: Las “hojas” de Excel son cada una de las páginas del libro o archivo de Excel
que se está utilizando en ese momento. Podemos encontrar estas hojas en la esquina inferior
izquierda del programa.

- Celda: Una celda de Excel es el espacio donde se introducen datos en una hoja de cálculo. Estas
celdas son la intersección entre una fila o línea horizontal y una columna vertical en la hoja de
cálculo. Cada celda se representa con una letra y un número, según la columna y fila
(respectivamente) en dónde esté situada.

1
OneDrive es el servicio en la nube de Microsoft que permite almacenar archivos en todos los dispositivos
del usuario.

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- Fila: Hilera horizontal de celdas. Se representa por un número, ubicado en el lado izquierdo de
la hoja de cálculo.

- Columna: Hilera vertical de celdas. Se representa por una letra, ubicado en el lado superior de la
hoja de cálculo.

- Barra de menús: Se encuentra en la parte superior de la pantalla y su finalidad es agrupar los

comandos/herramientas más frecuentes de Excel en categorías denominadas “menús”.

- Cinta de opciones: Se encuentra en la parte superior de la pantalla y su finalidad es la realización

de las distintas tareas posibles dentro del programa (Ej: Ajustar tipografía, color, agregar
fórmulas, gráficos, etc).

- Barra de fórmulas: Recuadro que permite modificar la información de una celda concreta
(concretamente, la que se indique a la izquierda de la barra de fórmulas).

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3 INTRODUCCIÓN
Como se ha comentado, Excel se compone de celdas. Estas celdas son los elementos principales
dentro de las hojas de Excel y es donde realizaremos la mayor parte de operaciones.
Para seleccionar una celda, únicamente pincharemos con el botón izquierdo del ratón en la celda de
interés. Una vez esté seleccionada, podemos empezar a realizar operaciones con ella.
Para escribir en una celda seleccionada, simplemente escribiremos con el teclado la información que
queramos introducir. Esta información puede ser números, texto o fórmulas. Excel tratará de manera
distinta la información en cada caso, más adelante se realizarán una serie de anotaciones sobre este
punto.
Para seleccionar una fila o columna, seguiremos el mismo procedimiento, simplemente se debe
pinchar en la fila o columna de interés. En este punto, debe sin embargo señalar que se seleccionarán
de dos formas distintas, según la operación que queramos realizar. Si lo que buscamos es seleccionar
toda la fila/columna de golpe, pincharemos con el ratón cuando este muestre como una flecha negra
hacia abajo (en el caso de las columnas) o hacia la derecha (en el caso de las filas). Si lo que
buscamos es cambiar el tamaño de la columna/fila, nos pondremos en el borde de esta, hasta que el
ratón cambie a ser una línea flanqueada por flechas (derecha e izquierda en las columnas, y arriba y
abajo para las filas).
Pinchando con el botón derecho del ratón (tanto en celdas, como en filas/columnas), desplegaremos
un menú de opciones adicionales. Entre las opciones que encontraremos podemos destacar las de
cortar, copiar, pegar, insertar, eliminar o borrar contenido.
- Cortar: Esta opción nos permitirá mover la información seleccionada de un lugar de la hoja de
cálculo a otro distinto, eliminándolo de su ubicación actual.
- Copiar: Esta opción nos permitirá mover la información seleccionada de un lugar de la hoja de
cálculo a otro distinto, sin eliminarlo de su ubicación actual.
- Pegar: Con esta opción, indicaremos dónde queremos colocar la información cortada/copiada.
- Insertar: Opción que nos permite añadir nuevas celdas/filas/columnas a nuestra hoja de cálculo,
desplazando las ya existentes sin eliminarlas.
- Eliminar: Opción que nos permite suprimir celdas/filas/columnas y sus contenidos de nuestra
hoja de cálculo, desplazando el resto de los elementos existentes.
- Borrar contenido: Opción que nos permite suprimir el contenido de celdas/filas/columnas sin
desplazar el resto de los elementos existentes.
Excel también nos permite mover filas y columnas. Para poder hacerlo nos debemos colocar en la
fila/columna de interés y moveremos el ratón hasta el borde de la fila/columna con las celdas. En
este caso, veremos que el ratón cambia y pasa a ser una cruceta. Al pinchar, podremos mover con el
ratón las filas/columnas al sitio en el que deseemos trasladarlas.
Finalmente, para seleccionar toda la hoja de Excel, pincharemos la esquina superior izquierda de la

matriz de celdas.

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4 NÚMEROS Y TEXTO
Podemos diferenciar tres tipos de escritura en celdas de Excel: Números, texto y fórmulas. En este
apartado vamos a centrarnos en las diferencias en la escritura de números y texto.
En los dos casos estamos hablando de formatos de escritura. En el caso de la escritura con
letras/palabras, el formato texto es automático y no habrá problemas a la hora de identificar qué tipo
de formato tenemos dentro de una celda.
En el caso de los números se debe tener más cuidado. Si bien, la mayoría de las ocasiones se
escribirán números con el objetivo de trabajar con ellos en formato numérico, no siempre tiene será
así. En otras palabras, muchas veces también nos interesará trabajar con números con formato texto.
Esto es habitual cuando se utilizan números sin un objetivo matemático, sino más bien de
categorización. Ejemplos de ello podrían ser el DNI, el teléfono o el Código Postal de un individuo.
¿Por qué es importante que este tipo de variables se trabajen como texto? El problema fundamental,
es que, en formato numérico, se eliminarán todos los ceros existentes a la izquierda de lo que esté
escrito. Si por ejemplo escribimos en formato numérico, el Código Postal 01000, Excel lo modificará
automáticamente a 1000. Por lo tanto, un texto que debería tener siempre 5 caracteres pasará en
algunos casos a tener 4, potenciando posibles errores en su manipulación futura.
Todos los formatos, pueden modificarse en la
herramienta “Número” dentro del menú “Inicio”.
Dentro de ese mismo menú, podremos seleccionar el
formato número, moneda o texto, entre otros muchos o
modificar decimales en los formatos numéricos. Lo
ideal es que se seleccione el formato en el que se va a
empezar a escribir, antes de comenzar la escritura. En caso contrario, Excel
interpretará lo que se está escribiendo. En el caso de los números, ¿cómo sabemos
si Excel lo entiende como número o texto? Por regla general, Excel escribirá los
textos a la izquierda de la celda. Por el contrario, los números, se escribirán a la
derecha de esta.
Muchas veces, dependiendo de la versión de Excel utilizada, puede que ni siquiera
seleccionando previamente el formato texto, Excel interprete correctamente lo que
se está escribiendo. Esto ocurre a menudo cuando se escriben números en formato
texto. La mejor manera de indicarle a Excel que un número es texto y evitar así errores, es poner un

apóstrofe antes de empezar a escribir.

Por último, es importante que tengamos siempre en cuenta, que Excel, es sensible a tildes, espacios,
y en unos pocos casos, a mayúsculas y minúsculas. Esto será especialmente relevante cuando
escribamos fórmulas en las que introduzcamos texto.

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5 INTRODUCCIÓN A FÓRMULAS EN EXCEL
El último modo de escritura en Excel son las fórmulas. Existen una gran cantidad de fórmulas de
Excel que encontraremos agrupadas en la pestaña “Fórmulas” dentro de la sección “Biblioteca de
funciones”.

Para trabajar con fórmulas, tenemos dos opciones. La primera, es utilizar directamente los botones
de la Biblioteca de funciones. Esta opción es la recomendable cuando se está empezando a trabajar
con Excel. La segunda alternativa, es escribir las fórmulas directamente en la celda que indiquemos.
Aquí podemos diferenciar, escribir fórmulas equivalentes a las
disponibles en la biblioteca (Por ejemplo, las fórmulas SUMA o
PROMEDIO), o escribir con operadores matemáticos2.
En el caso de utilizar los botones de la biblioteca, una vez
pinchamos en el botón, vemos como aparece directamente la
fórmula en la celda en la que estemos situados. Una vez está
escrita la fórmula indicaremos el resto de los argumentos para poder realizar la operación. En el caso
de la función SUMA, se indicarán los distintos números que se quieren sumar. Estos números se
pueden indicar, bien directamente en la fórmula, o bien a través de otras celdas. En el primer caso,
simplemente escribiremos los números que queramos sumar, separados por un punto y coma. En el
caso de las celdas, seleccionaremos todas las celdas de las cuales
queramos sumar su
contenido. Más adelante se
profundizará en esta segunda
forma de selección.
En el caso de queramos escribir la fórmula directamente en la celda, sin depender de los botones, se
debe escribir un “=” o un “+” en la celda. Al introducir esto, Excel entiende que vamos a comenzar
a escribir una función. Lo único que debemos hacer después, es empezar a escribir la fórmula que
deseemos realizar. Cuando empecemos a escribir, veremos que se abre un desplegable, en el que, si
vemos la fórmula que buscamos, la podemos seleccionar con un doble click de
ratón.
¿Para qué sirven las fórmulas en Excel? Las funciones de Excel son
posiblemente el elemento de Excel más útil para organizar y analizar nuestros datos de la manera
más eficiente posible. Tenemos distintos tipos de funciones disponibles. Unas están más orientadas
a ser usadas con datos numéricos (Matemáticas, estadísticas…), otras con texto (Texto, Búsqueda...)
o mixto (Lógicas, Información…). Las más genéricas y utilizadas en los primeros contactos con
Excel son las fórmulas Estadísticas, las fórmulas Lógicas y las fórmulas de Texto.

2
Los operadores matemáticos en Excel son los siguientes: Suma “+”; Resta “-“; Multiplicación “*”; División
“/”; Potencia “^”.

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Como último apunte señalar, que en cualquier fórmula que incluya textos, estos deben ir
entrecomillados (“”). Este punto se profundizará en el apartado de fórmulas lógicas.

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6 ATAJOS DE TECLADO
Denominamos atajos de teclado a las teclas o grupos de teclas que podemos pulsar para agilizar
nuestro trabajo en Excel. En la mayoría de los casos, estos atajos consisten en utilizar las teclas Ctrl

, Alt , Shift/Mayus y en el cas de los portátiles, añadiríamos la tecla

Fn.
Los atajos de teclado más básicos son aquellos que se utilizan para
movernos/desplazarnos más rápido en nuestra hoja de Excel. Para realizar estos
movimientos rápidos utilizaremos la tecla Ctrl y las flechas de dirección del teclado.
Al utilizar este atajo de teclado nos moveremos hasta el último dato disponible en
la hoja de cálculo, según la flecha pulsada. Así, si estamos en la columna “A” y hay
100 datos, Al pulsar las teclas “Ctrl” y la flecha que señala abajo, nos moveremos al dato 100. Si,
por el contrario, hay datos hasta la columna F, y pulsamos “Ctrl” y la flecha que señala a la derecha,
nos moveremos a esta última columna (F).
El segundo atajo de teclado es una variación del anterior. Si lo que queremos es
seleccionar datos, y no simplemente movernos, lo que debemos pulsar al mismo
tiempo es “Ctrl”, “Shift” y la flecha de dirección señalada. Sabremos que estamos
seleccionando los datos, y no simplemente moviéndonos, al indicarse en la
pantalla las celdas en un color grisáceo, en vez del blanco habitual. Una vez
seleccionados podemos hacer la acción que deseemos pulsando con el botón
derecho del ratón, con las herramientas de los menús superiores o con otros atajos
de teclado.
También tenemos atajos de teclado asociados a fórmulas. Hasta ahora
hemos utilizado fórmulas seleccionando datos de uno en uno.
Utilizando los atajos de teclado, podemos seleccionar todos los datos
deseados de golpe. Así, si escribimos la función =SUMA en una celda
y seleccionamos los datos como se indicaba en el párrafo anterior,
seleccionaremos todos los datos de una. Podemos ver, como la fórmula
tiene ahora una diferencia muy sutil. En vez de separar las celdas A1 y
A5 con un punto y coma, los separa con un “:”. Esta es la forma que tiene Excel de indicar que se
sumará DESDE la celda A1 HASTA la celda A5. En el caso del “;” indica que se sumarán la primera
y última celda, pero no todas las que pueda haber entre medias de ellas.

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7 ATAJOS DE TECLADO (II)
Una vez explicados los principales Atajos de teclado, es hora de señalar otras funcionalidades
disponibles en Excel relacionadas con estos atajos de teclado: El arrastre de fórmulas y celdas. Excel
es un programa informático diseñado para “intuir” la actividad que queremos realizar y proponernos,
si así procede, la solución al problema planteado de manera que nos ahorre tiempo de trabajo. Un
ejemplo de ello es el arrastre de celdas.
¿A que nos referimos con “arrastrar”? Al hecho de generar de manera automática nueva información,
en base a una ya existente. Para que esto ocurra, debe haber un orden lógico de los elementos en
nuestra hoja de cálculo.
Para poder arrastrar una celda, debemos pinchar en ella, una vez pinchada, nos
fijaremos en que en la esquina inferior derecha hay una cuadrado. Si movemos
el ratón hacia el cuadrado, veremos que el símbolo del ratón cambiará a una cruz
negra. Si pinchamos en ese momento, podremos arrastrar la celda seleccionada hacia donde
decidamos. Si por ejemplo hay un “1” escrito en la celda A1 y arrastramos este valor hasta la celda
A5, Excel simplemente duplicará este número en todas las celdas.
Si por el contrario, escribimos un 2 en la celda A2, estaremos generando una
estructura lógica distinta para Excel. Ahora, Excel entenderá que queremos
sumar una unidad a medida que arrastremos información en la columna A. Es
decir, si arrastramos hasta la celda A5, irá rellenando las celdas con los números
3, 4 y 5. Se puede utilizar muchas otras sucesiones lógicas de números (Ej: Sólo números pares, sólo
números impares, etc) o textos (Ej: ID1, ID2…).
Un caso un poco distinto es el caso de las fórmulas.
Imagina un caso como el de la imagen de la derecha en
el que queramos sumar los contenidos de las columnas
A y B. En la celda C1 indicamos que queremos sumar
la celda A1 y la celda B1. Si queremos repetir esta
operación en las celdas C2 y C3, no tenemos que escribirlo en todos los casos. Si pinchamos en el
mismo cuadrado de la derecha en la celda C1, podremos arrastrar la fórmula a las celdas inferiores.
Este detalle es importante. Cuando arrastramos una fórmula, no arrastramos una sucesión lógica de
caracteres, se arrastra la fórmula. Sin embargo, sí se modificarán las celdas a las que hace referencia.
Así si arrastramos la fórmula C1 a C2, en la celda C2 sumará A2 y B2, en vez de A1 y B1. Este
procedimiento, sería equivalente a COPIAR la fórmula en la celda deseada. En este punto conviene
señalar también la diferencia entre copiar y CORTAR fórmulas. Como se ha comentado, cuando se
copian fórmulas, se traslada la información de la fórmula, pero no las celdas de referencia. Sin
embargo, al cortar, sí se traslada la información de referencia. Es decir, si cortamos la fórmula de la
celda C1 y la pegamos en C2, hará la operación con A1 y B1.
Imagina un último escenario como el que se presenta en la imagen de la derecha, en el que queramos
sumar todas las celdas de B con única celda de A (A1). En este caso, al arrastrar hacia abajo, nos
encontraremos con el problema de que en C2 sumará B2 con A2, que no contiene información. En
este escenario tenemos que hacer uso de la funcionalidad “Fijar celda”. Para fijar una celda usaremos
el símbolo “$”, este símbolo lo podremos introducir fácilmente con la tecla “F4” de nuestro teclado.
Al pinchar dentro de nuestra fórmula, en A1 y pulsar dicha tecla, veremos cómo se introducen dos

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símbolos “$”, uno para indicar que se inmoviliza la columna A y otro para indicar que se inmoviliza
la fila 1. Lo que le estamos diciendo a Excel con esta operación, es que a pesar de que movamos la
fórmula, no queremos que mueva nunca la celda que le hemos indicado. Si sólo introdujéramos un
“$” delante de la A, indicamos que no queremos que nunca se mueva de la columna A, pero sí en
otras filas dentro de dicha columna. Por el contrario, si
sólo introdujésemos un “$” delante del 1, indicamos que
no queremos que nunca se mueva de la fila 1, pero sí en
otras columnas dentro de dicha fila.

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8 ATAJOS DE TECLADO (III)
Más allá de los atajos básicos explicados con anterioridad, tenemos una gran variedad de atajos que
nos pueden ayudar a manejar el programa con rapidez. Más abajo se detallan los atajos de teclado
más habituales en Excel.
- Cortar: Ctrl +X
- Copiar: Ctrl +C
- Pegar: Ctrl + V
- Deshacer última acción: Ctrl + Z
- Rehacer última acción: Ctrl + Y
- Buscar: Ctrl + B
- Seleccionar todo: Ctrl + E
- Guardar el archivo: Ctrl + D
- Ocultar filas seleccionadas: Ctrl + 9
- Oculta columnas seleccionadas: Ctrl + 0
- Insertar: Ctrl + “+”
- Eliminar: Ctrl + “-”
En los dos últimos atajos de teclado, sólo funcionan en un teclado
de sobremesa, al usarlo se nos preguntará si lo que queremos
insertar/eliminar son celdas, filas o columnas y hacia dónde
queremos desplazar la información existente. En el teclado de un
portátil, simplemente modificaremos el zoom del navegador.

8.1 Opciones de pegado

Al utilizar las opciones de copiado si en vez de usar
atajos de teclado, pegamos a través del ratón (botón
derecho del mismo), o bien en el menú de inicio, en
Pegar, encontraremos una serie de alternativas que en
muchas ocasiones serán preferibles.
- Pegar: Esta primera opción utilizará un formato de
pegado estándar, equivalente al ofrecido por el
atajo de teclado “Ctrl + V”
- Valores: Si queremos que el resultado de una
fórmula se pega en la celda y se convierta en ese
número o texto. Elimina también formato y comentarios.

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- Fórmulas: Opción que nos permite pegar la fórmula en un lugar distinto de Excel, sin formato
ni comentarios.
- Transponer: Opción que girará el contenido de las celdas seleccionadas. Si tenemos datos
distribuidos en filas, los pondrá en columnas y viceversa.
- Formato: Esta opción pegará únicamente el formato de la celda de origen, pero no el contenido
(Ej: Si queremos pegar un fondo de color en la celda)
- Vínculo: Esta opción la escogeremos en caso de que queramos copiar una referencia a otras
celdas y no el contenido de la misma (Ej: No quiero copiar el resultado de la celda E3, pero sí
quiero copiar la referencia a dicha celda)

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GLOSARIO
UAM Universidad Autónoma de Madrid

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