Microsoft Excel

MICROSOFT EXCEL (MS Excel) es una planilla de cálculo, de gran capacidad y facilidad de uso.
Las planillas de cálculo son un tipo de herramienta orientado a manejar información numérica
preferentemente, permitiendo realizar sobre ella cálculos y gráficos de diversa complejidad.

Con esta herramienta, fácil y rápidamente podremos sumar, restar, multiplicar y dividir, calcular
sumatorias, porcentajes o manejar funciones de tipo matemático, financiero, estadístico, entre otras, las
cuales son provistas por el programa.

Cada documento generado a través de este programa se llama Libro. Un Libro, contiene Hojas
(planillas de cálculo) y éstas tienen una dimensión de 1.048.576 filas por 16.384 columnas, cada una.
Otra característica importante es que un libro de MSExcel dispone de varias hojas consecutivas. Con
esta cualidad, nos permite construir tablas con distintos anchos de columnas sin que estos afecten a
otras tablas en otras hojas ya que cada hoja es independiente.

Iniciar Microsoft Excel Alternativas de ingreso al programa

*Por el ícono: Ejecute un doble Clic sobre el ícono.

*Desde la Barra de Inicio: Active MS Excel desde el Menú Inicio/ Programas.

Cualquiera de estas opciones abre en forma automática la planilla de cálculo Excel.

En la siguiente imagen vemos las partes en que se divide la venta de Microsoft Excel:
Identificar celdas
Las columnas se nombran por letras (A, B, C...) y las filas se numeran desde el 1 hasta 65536.
Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de fila. Así, según la imagen
anterior la celda activa sería A1.
• Movimiento en las hojas
Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos clic con el botón izquierdo del ratón sobre las pestañas
de la parte inferior izquierda.
Para movemos dentro de la hoja, además de poder usar las barras de desplazamiento podremos usar
también combinaciones de teclas:

Abrir y guardar libros de trabajo

Para abrir un documento hemos de hacer clic en el icono de la barra de herramientas de acceso
rápido, o bien desde la pestaña Archivo de la cinta de opciones haremos clic en Abrir.
En la ventana que se muestre navegaremos hasta la carpeta en la que se halla el documento, lo
seleccionaremos haciendo clic sobre él y pulsaremos en Abrir.
Para guardar un libro de trabajo hemos de hacer clic en la pestaña Archivo de la cinta de opciones y
seleccionar Guardar, o bien en el icono la barra de herramientas de acceso rápido: se nos
mostrará un cuadro de diálogo en el que daremos un nombre al libro de trabajo.

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Si queremos guardar el libro de trabajo con otro nombre haremos clic en la pestaña Archivo y
seleccionaremos Guardar como, para posteriormente indicar en qué carpeta deseamos guardarlo

*Establecer alto de fila y ancho de columna

Hemos de hacer clic con el botón izquierdo del ratón en la línea de separación entre los encabezados
de filas o columna (justo en el mismo borde) hasta que el cursor del ratón cambie a la forma de una
flecha apuntando en dos direcciones, para después arrastrar hacia la posición deseada y allí soltar el
botón del ratón.
También podremos modificar los tamaños de filas y columnas (entre otras configuraciones) desde el
icono Formato de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio.
*Ocultar y mostrar filas y columnas
Para mostrar u ocultar filas y columnas, después de haberlas seleccionado hacemos clic en el icono
Formato y seleccionamos la opción deseada dentro del submenú Visibilidad, Ocultar y mostrar.
*Insertar filas y columnas
Para insertar filas o columnas en una hoja de Excel, seleccionaremos la fila o columna desde donde
queremos que se inserte la nueva y haremos clic en el icono insertar de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña inicio, para después seleccionar la opción deseada.

*Insertar celdas
Hacemos clic en el icono insertar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña inicio, para
después en el submenú seleccionar Insertar celdas.
Si queremos añadir una celda nueva, hemos de seleccionar previamente tantas como deseemos
insertar.

SELECCIONAR CELDAS
En ocasiones debemos aplicar ciertos formatos (u otras acciones) sobre las celdas, como por ejemplo
borrar el contenido o cambiar los colores, etc., pudiendo hacerse en un solo paso cuando han de
modificarse varias a la vez.
Para seleccionar una celda nos situaremos sobre ella haciendo clic con el botón izquierdo del ratón, o
desplazándonos con los cursores del teclado.
En la parte izquierda de la barra de fórmulas de Microsoft Excel aparece el nombre de la celda activa.

• Seleccionar un rango de celdas

Para seleccionar varias celdas a la vez haremos clic con el botón izquierdo del ratón en la primera de
ellas, y manteniéndolo pulsado arrastraremos el ratón hasta tener cubiertas las celdas deseadas.

• Seleccionar filas y columnas completas

Para seleccionar filas completas haremos clic en el número inicial y manteniendo pulsado el botón
izquierdo del ratón arrastraremos hasta la última fila deseada antes de soltarlo.
Para seleccionar columnas completas pincharemos en la letra inicial y manteniendo pulsado el botón
izquierdo del ratón arrastraremos hasta la última columna deseada antes de soltarlo.

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• Seleccionar toda una Hoja
Para seleccionar todas las celdas de una Hoja de Excel, haremos clic con el botón izquierdo del ratón
sobre el cuadro que está en la intersección entre el encabezado de las filas y el de las columnas.

TRABAJANDO CON HOJAS

*Insertar hojas
Para insertar una Hoja de cálculo hemos de hacer clic en el Icono a la derecha de las pestañas en la
parte inferior izquierda de la ventana de Excel. Otra forma es haciendo clic con el botón derecho sobre
una de las pestañas y seleccionando Insertar, para a continuación, en el cuadro de diálogo que se nos
muestra seleccionar Hoja de Cálculo y hacer clic en Aceptar.

• Cambiar el nombre de las hojas

Cuando trabajamos con varias Hojas puede ser conveniente modificarles los nombres asignados por
defectos (Hojal, Hoja2...) por otros más identificativos, como podría ser Facturas, Clientes, etc.
Para renombrar una Hoja de cálculo tan sólo hemos de hacer doble clic sobre la pestaña (o clic con el
botón derecho sobre ella y seleccionando la opción Cambiar nombre en el menú contextual), para
escribir después el nombre deseado y pulsar la tecla Enter.
• Mover una Hoja
Para mover una hoja pulsaremos en la pestaña con su nombre y manteniendo pulsado el botón
izquierdo del ratón arrastraremos hacia donde deseemos situarla (fijémonos en que aparece una
pequeña flecha apuntando hacia abajo), para finalmente soltar el botón:
Alternativamente, podemos mover una Hoja de cálculo haciendo clic con el botón derecho sobre la
pestaña deseada y seleccionando Mover o copiar, para a continuación indicar la Hoja tras la cual
deseamos situarla.

• Copiar una Hoja

Para hacer una copia de una Hoja de Excel, primero hemos de seleccionarla manteniendo presionada la
tecla Control a la vez que mantenemos pulsado el botón izquierdo del ratón sobre su etiqueta, y
después arrastraremos el botón del ratón para soltarlo en la posición deseada.

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También podemos hacerlo haciendo clic con el botón derecho sobre una pestaña y seleccionando
Mover o copiar: en el cuadro de diálogo que se nos muestra marcaremos la casilla Crear una copia

• Eliminar Hojas

Para eliminar una Hoja la seleccionamos haciendo clic sobre ella con el botón derecho y seleccionando
Eliminaren el menú contextual.

• Ocultar y mostrar hojas

Para ocultar una Hoja haremos clic sobre ella con el botón derecho y seleccionamos Ocultar.

Para mostrarla después, tenemos que hacer clic con el botón derecho sobre alguna pestaña y
seleccionar Mostrar: veremos una ventana como la de la derecha en la que seleccionaremos la hoja que
deseamos volver a mostrar y haremos clic en Aceptar.

FÓRMULAS

Las fórmulas en Excel se usan para calcular resultados a partir de los datos de la Hoja. A la hora de
construirlas se pueden usar valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u
operadores.

En ocasiones las fórmulas no se pueden ejecutar de forma correcta, a continuación se describen

algunos mensajes de error:

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En otras ocasiones y sin ser un error podremos ver en una celda el símbolo # (almohadilla) repetido
varias veces: informa de que el ancho de la columna no es suficiente para mostrar el resultado.

• Operadores
En la tabla se muestran los principales tipos de operadores.

TIPO OPERADORES

Aritméticos
+, -, *, /, %, ^
Texto &
Relacionales/ Comparación <, >, =, <=, >=, <>

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, éstas tienen un orden de preferencia para su
resolución dependiendo del tipo de operador usado, que es el indicado en la tabla.

Como es normal en matemáticas, los paréntesis se usan para calcular primero las expresiones que hay
entre ellos, como por ejemplo:
2 + 3*5 = 17

(2+3) * 5 = 25

En cuanto a la prioridad de los diferentes tipos de operadores: cuando hay expresiones que contienen
operadores de más de una categoría, se resuelven primeramente los aritméticos, luego los de
comparación y por último los operadores lógicos.

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La prioridad de los operadores aritméticos es la mostrada a continuación:

^ (exponenciación)
- (negación)
+ y – ( suma y resta)
Los operadores de comparación se evalúan según el orden en el que aparecen:

= (igual)
<> (diferente de)
< (menor que)
> (mayor que)
<= (menor o igual que)
>= (mayor o igual que)

• Editar Celdas
Para introducir un valor en una celda nos situamos en la misma y escribimos lo deseado, a
continuación pulsamos la tecla Enter (para situarnos en la celda debajo de la que estemos
editando) o los cursores (para situarnos en una de las celdas junto a la que estamos editando).

Si no queremos que se efectúen los cambios pulsaremos la tecla Escape.

En las celdas, aparte de números, textos, fórmulas, etc., podemos introducir referencias a los valores
contenidos en otras celdas (como por ejemplo B2 o A3).

Si ya las hemos pulsado podemos Deshacer la última acción haciendo clic en el icono de la barra de
herramientas de acceso rápido Posteriormente también será posible Rehacer el cambio pulsando en el
icono

Para insertar una fórmula procederemos del mismo modo situándonos en la celda en la que deseamos
introducirla para a continuación escribirla (o en la misma barra de fórmulas).

•Modificar el contenido de una celda

Para modificar el contenido de una celda tenemos de hacer doble clic sobre ella y cuando veamos el
cursor parpadeante podremos modificar su contenido.
Una vez editada confirmaremos los cambios con la tecla Enter y los Cursores, tal y como hemos
explicado anteriormente.

También es posible modificar su contenido desde la barra de fórmulas.

• Eliminar el contenido de una celda

Para borrar el contenido de una celda nos situamos en ella y pulsamos la tecla Suprimir (se borrará
únicamente el contenido, pero no los formatos, comentarios, etc.).

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También podemos eliminar el contenido haciendo clic con el botón derecho en la celda y
seleccionando Borrar contenido.
Si aparte del contenido necesitamos borrar también los formatos, comentarios, etc., seleccionaremos la
opción deseada tras hacer clic en el icono Borrar de la cinta de opciones correspondiente a la pestaña
Inicio:

•Eliminar celdas, filas y columnas

Para eliminar celdas primeramente las seleccionamos y después hacemos clic en el icono Eliminar de
la cinta de opciones correspondiente a la pestaña Inicio, y luego elegiremos de qué modo deben ser
eliminadas:

También podemos eliminarlas haciendo clic con el botón derecho sobre una de las celdas
seleccionadas y seleccionando eliminar celdas.

Para eliminar filas o columnas, tras selecciónalas procederemos del mismo modo que acabamos de
comentar.

•Copiar celdas

Para copiar una celda o rango de ellas, la forma más sencilla es seleccionándolas para después hacer
clic en el icono copiar de la cinta de opciones perteneciente a la pestaña Inicio, y en la celda de
destino hacer clic en el icono para finalmente pulsar la tecla Enter.

Otra forma de hacerlo es: manteniendo presionada la tecla Control haremos clic con el botón izquierdo
del ratón en el borde negro de la selección (el cursor cambiará a la forma de una flecha blanca con un

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pequeño signo + a su lado) y después arrastraremos el ratón hasta la posición deseada para una vez allí
soltarlo.

• Pegado especial

Una forma más avanzada de copiar el contenido de una celda es, después de haberla copiado, hacer

clic en el icono copiar para a continuación pegarla haciendo clic en la parte inferior del icono

en el menú desplegable seleccionaremos la opción deseada.

• Mover celdas

La forma más sencilla es seleccionándolas y hacer clic en el icono cortar de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña Inicio para después en la celda de destino hacer clic en pegar.

Otra forma de hacerlo es situando el cursor del ratón justo en el borde negro de la selección (el cursor
del ratón cambiará a la forma de cuatro pequeñas flechas apuntando a direcciones diferentes): después
haremos clic con el botón izquierdo y arrastraremos el ratón hasta la posición deseada para allí
soltarlo.

•Autorrellenado

El autorrellenado hace que Excel escriba automáticamente valores en otras celdas, dependiendo de su
contenido.

Para verlo con un ejemplo, escriba lunes en una celda. Después pulse con el cursor del ratón en el
cuadradito pequeño de la parte inferior derecha de la misma y arrastre unas celdas hacia abajo para
finalmente soltarlo:

Veremos cómo las celdas adyacentes se habrán autorrellenado con los nombres de los días
consecutivos.

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Esto funciona para días de la semana, nombres de los meses, fechas, números, etc.

• Autosuma

Podemos calcular fácilmente la suma de los valores de una columna, seleccionando el rango de valores

(sin incluir el encabezado) y haciendo clic en el icono de la barra de herramientas.

Haciendo clic en la flechita hacia abajo de dicho icono se pueden acceder a otros cálculos (promedio,
contar números, etc.).

• Ordenar Celdas

Para ordenar celdas según su contenido, después de seleccionarlas haremos clic en los iconos Orden

(los ordenará de menor a mayor) u Orden (de mayor a menor) de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña Datos.

También podemos acceder a dichas opciones desde el icono Ordenar y filtrar de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña Inicio.

• Funciones
Podríamos decir que las funciones son fórmulas que vienen ya incorporadas en Microsoft Excel. Su
sintaxis es:

=nombre_función (parámetro_1; parámetro _2;...)

Vemos cómo constan de un nombre y dentro de los paréntesis unos parámetros separados con punto y
coma.

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Los parámetros pueden ser números, textos, referencias a una celda o rango de ellas, otras funciones,
etc.

Insertar funciones manualmente

Podemos insertar una función escribiéndola directamente en la celda o en la barra de fórmulas, y han
de ir precedidas del signo = (igual), del mismo modo que las fórmulas.

Ejemplo (SUMA() es una función de Microsoft Excel)

TABLA FUNCION DE EXCEL

=2+3+5 =SUMA(2;3;5)

• Insertar funciones desde el asistente

Podemos insertar funciones usando un asistente incorporado en Microsoft Excel 2010, para ello,
después de habernos situado en la celda deseada haremos clic en el icono Insertar función de la cinta
de opciones correspondiente a la pestaña Fórmulas:

En el cuadro de diálogo de la derecha escribiremos el nombre de una función o parte de ella en Buscar
una función y pulsaremos la tecla Enter, o bien seleccionaremos una categoría en el cuadro de lista o
seleccionar una categoría y seleccionaremos la función deseada en Seleccionar una función.

Una vez elegida una, pulsamos en Aceptar.

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A continuación, en el cuadro de diálogo de la izquierda escribiremos las referencias a las celdas que

contienen los valores a sumar, o bien haremos clic en y las seleccionaremos.

En la parte inferior izquierda se irá mostrando el resultado actual de la misma.

Cuando hayamos definido los parámetros a usar haremos clic en Aceptar para insertar la función.

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