Tema 2. Apartado 2.3.5.
“Tipos de comunicaciones internas”
A Ignacio le han pedido que elabore una plantilla de Comunicado de Régimen Interior en el que conste la
persona/departamento emisor, el receptor, un espacio para el contenido del mensaje, Fecha y Firma.
¿Puede presentarle a Ignacio una plantilla básica?
Aproveche que le facilita la plantilla para explicarle por escrito cómo se rellena.
Tanto si empieza a partir de una plantilla de Microsoft como si actualiza una propia, las herramientas integradas de
Word le ayudan a actualizar plantillas para adaptarlas a sus necesidades. Para actualizar la plantilla, abra un archivo,
realice los cambios que quiera y, a continuación, guarde la plantilla.
1. En la pestaña Archivo, seleccione Abrir.
2. Haz doble clic en Este equipo.
3. Vaya a la carpeta Plantillas personalizadas de Office en Mis documentos.
4. Elija la plantilla y seleccione Abrir.
5. Haga los cambios necesarios y guarde y cierre la plantilla.
Agregar bloques de creación a una plantilla
Los bloques de creación son partes de contenido o partes de otros documentos que se almacenan en galerías para
poder tener acceso y reutilizarlas en cualquier momento. También puede guardar bloques de creación y distribuirlos
con plantillas.
Por ejemplo, puede crear una plantilla de informe que proporcione a los usuarios de su plantilla dos tipos de carta de
presentación entre los que elegir al crear sus propios informes basados en la plantilla.
Agregar controles de contenido a una plantilla
Para que sus plantillas sean más flexibles, agregue y configure controles de contenido como controles de texto
enriquecido, imágenes, listas desplegables o selectores de fecha.
Por ejemplo, puede crear una plantilla que incluya una lista desplegable. Si permite la edición de la lista desplegable,
otros usuarios pueden cambiar las opciones de la lista según sus necesidades.
Para agregar controles, use la pestaña Programador de la cinta de opciones. Si necesitas agregar la
pestaña Desarrollador, esta es la manera de hacerlo.
1. En la pestaña Archivo, seleccione Opciones y elija Personalizar cinta de opciones.
2. En Personalizar la cinta de opciones, seleccione Fichas principales.
3. En la lista, active la casilla Desarrollador y, a continuación, Aceptar.
Agregar controles de contenido
En la pestaña Programador, seleccione modo de diseño en el grupo Controles e inserte los controles que desee.
Insertar un control de texto donde los usuarios puedan introducir texto
En un control de contenido de texto enriquecido, los usuarios pueden dar formato al texto como negrita o cursiva y
pueden escribir varios párrafos. Si quiere limitar lo que los usuarios puedan agregar, inserte el control de contenido de
texto sin formato.
1. En el documento, seleccione dónde desea insertar el control.
2. En la pestaña Programador, seleccione control de contenido de texto enriquecido o el
control de contenido de texto sin formato en el grupo Controles .
Insertar un control de imagen
1. Seleccione dónde desea insertar el control.
2. En la pestaña Programador, seleccione Control de imagen en el grupo Controles.
Insertar un cuadro combinado o una lista desplegable
En un cuadro combinado, los usuarios pueden elegir entre una lista de opciones que les proporcione o pueden
introducir la información que quieran. En una lista desplegable, los usuarios solo pueden seleccionar una opción de la
lista.
1. En la pestaña Programador, seleccione Control de contenido de cuadro combinado o
Control de contenido de lista desplegable en el grupo Controles .
2. Seleccione el control de contenido y, después, elija Propiedades .
3. Para crear una lista de opciones, seleccione Agregar en Propiedades de cuadro
combinado o Propiedades de lista desplegable.
4. Escriba una opción en el cuadro Nombre para mostrar, como por ejemplo Sí, No o Tal vez. Repita este
paso hasta que todas las opciones estén en la lista desplegable.
5. Rellene el resto de las propiedades que quiera.
Nota: Si elige la casilla No se pueden editar los contenidos, los usuarios no podrán seleccionar una opción.
Inserte un selector de fecha
1. Seleccione dónde desea insertar el control de selector de fecha.
2. En la pestaña Programador , seleccione el Control de contenido del selector de fecha en el
grupo Controles .
Insertar una casilla
1. Seleccione dónde desea insertar el control de casilla.
2. En la pestaña Programador, seleccione la Control de contenido de casilla de verificación en el
grupo Controles.
Insertar un control de galería de bloque de creación
Use los controles de bloque de creación cuando quiera que los usuarios puedan elegir un bloque de texto concreto.
Por ejemplo, los controles de los bloques de creación son útiles si va a configurar una plantilla de contrato y necesita
agregar diferentes textos reutilizables dependiendo de los requisitos concretos de cada contrato. Puede crear controles
de contenido de texto enriquecido para cada versión del texto reutilizable y, a continuación, puede usar un control de
galería de bloques de creación como contenedor de los controles de contenido de texto enriquecido.
También puede usar controles de bloque de creación en un formulario.
1. Seleccione dónde desea insertar el control.
2. En la pestaña Programador, seleccione control de contenido de la galería de bloques de creación
en el grupo Controles.
3. Elija el control de contenido para seleccionarlo.
4. En la pestaña Programador, seleccione Propiedades en el grupo Controles.
5. Seleccione la Galería y la Categoría para los bloques de creación que desea que estén disponibles en
el control de bloques de creación.
Definir o cambiar las propiedades de controles de contenido
1. Seleccione el control de contenido y haga clic en Propiedades en el grupo Controles.
2. En el cuadro de diálogo Propiedades de control de contenido, elija si el control de contenido puede
ser eliminado o editado por otros usuarios que abran la plantilla.
3. Para mantener varios controles de contenido o incluso algunos párrafos de texto juntos, elija los
controles o el texto y, después, seleccione Grupo en el grupo Controles.
Por ejemplo, es posible que tenga un aviso de declinación de responsabilidades de tres párrafos. Si utiliza el comando
Agrupar para agrupar los tres párrafos, el aviso de declinación de responsabilidades de tres párrafos no podrá ser
editado y solo se podrá eliminar como grupo.
Agregar texto informativo a una plantilla
El texto informativo puede mejorar la usabilidad de las plantillas que cree. Puede cambiar el texto de instrucciones
predeterminado de los controles de contenido.
Para personalizar el texto informativo predeterminado para los usuarios de sus plantillas, haga lo siguiente:
1. En la pestaña Programador, seleccione modo de diseño en el grupo Controles .
2. Seleccione el control de contenido en el que desea revisar el texto de instrucciones del marcador de
posición.
3. Edite el texto del marcador de posición y dele el formato que usted quiera.
4. En la pestaña Programador, seleccione modo de diseño en el grupo Controles para desactivar
la característica de diseño y guardar el texto informativo.
Agregar protección a una plantilla
Puede proteger controles de contenido individuales en una plantilla para evitar que otros usuarios puedan eliminar o
editar un control de contenido concreto o un grupo de controles; además, también puede proteger todo el contenido de
la plantilla mediante contraseña.
Agregar protección a partes de una plantilla
1. Abra la plantilla que desee proteger.
2. Seleccione los controles de contenido en los que desee restringir los cambios.
Sugerencia: Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL mientras
selecciona los controles.
3. En la pestaña Programador, en el grupo Controles, seleccione Agrupar en el grupo Controles y,
después, vuelva a seleccionar Agrupar.
4. En la pestaña Programador, seleccione Propiedades en el grupo Controles.
5. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueo, realice una de las
acciones siguientes:
Active la casilla No se puede eliminar el control de contenido, lo que permite editar
el control de contenido, pero no eliminarlo de la plantilla o documento que esté basado
en la plantilla.
Active la casilla No se puede editar el contenido, lo que permite eliminar el control,
pero no permite editar el contenido del control.
Use esta opción cuando desee proteger texto (si lo incluye). Por ejemplo, si suele incluir un aviso de declinación de
responsabilidades, puede ayudar a garantizar que el texto sea siempre el mismo y eliminarlo en los documentos donde
no sea necesario.
Asignar una contraseña a una plantilla
Para asignar una contraseña al documento para que solo los revisores que conozcan la contraseña puedan eliminar la
protección, siga estos pasos:
1. Abra la plantilla que desee proteger mediante contraseña.
2. En la pestaña Revisar, seleccione Restringir edición en el grupo Proteger .
3. En Iniciar la aplicación, selecciona Sí, Comenzar a aplicar la protección.
4. Escriba la contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional): y, a continuación,
confirme la contraseña.
Importante: Si elige no usar una contraseña, cualquier usuario podrá cambiar las restricciones de edición.
Desarrolle también una pequeña guía con imágenes de las principales comunicaciones internas
(avisos, rótulos, notas internas...) y cómo y cuándo deben usarse.
TIPOS DE COMUNICACIÓN INTERNA
Existen diferentes tipos de comunicación interna:
LA COMUNICACIÓN FORMAL: Será la comunicación planificada y estructurada con anterioridad (ver capítulo
anterior). Ésta puede ser descendente, ascendente, horizontal o transversal. Es importante en este tipo de
comunicación la generación de distintos soportes de comunicación (orales, escritos, audiovisuales, digitales,
electrónicos, etc.) para que ésta tenga más espacios y recursos de expresión.
Comunicación descendente
La comunicación descendente proviene desde la dirección de la organización al resto de los miembros de la misma.
Esta comunicación es conocida por todos y resulta eficaz si se transmite de forma concreta y se hace el esfuerzo por
adecuar el mensaje al destinatario. Puede generar respeto y confianza si se realiza de forma que los destinatarios la
perciban como próxima y verdadera.
Comunicación ascendente
Se trata de la comunicación que proviene de los miembros de la organización a la dirección de la misma. Mediante
este tipo de comunicación los distintos públicos del movimiento asociativo FEAPS (federaciones, asociaciones,
familias, personas con discapacidad intelectual, profesionales, personas voluntarias, socios) pueden participar de
manera activa en las organizaciones. De esta forma mejora el conocimiento entre las personas, se promueve la
aportación de ideas, sirve como retroalimentación y se conocen directamente posibles conflictos, necesidades o
preferencias que pueden conducir a la mejora de la gestión, la calidad, etc .
Comunicación horizontal
Es la que fluye entre los miembros de la entidad que se encuentran en el mismo nivel de la organización. La mayoría
de los mensajes emitidos crean cohesión y coordinación, incrementan el espíritu de equipo y un ambiente positivo de
trabajo común, haciendo partícipes a todos en el proceso.
Comunicación transversal
Como hemos explicado antes, es aquella comunicación que fluye entre los miembros de la organización que no
desempeñan necesariamente un mismo rol, que no están en un mismo programa, departamento o incluso entidad, de
tal forma que se ponen en común diferentes informaciones y puntos de vista. Esta comunicación es fundamental, pues
enriquece los conocimientos y es capaz de integrar a distintos grupos de interés o a profesionales con niveles y
papeles diferente.
Clasificación de las herramientas utilizadas en la comunicación interna.
Existen múltiples opciones y soportes a la hora de utilizar las herramientas de comunicación interna:
Soporte impreso: con este tipo de medio se intenta que la información perdure en el tiempo. Generalmente
va dirigida a un grupo, aunque las notan internas y el memorándum pueden ser dirigidos de forma individual.
Contacto directo: con este tipo de medios se pretende que la información llegue de forma rápida y directa a
los destinatarios, esperando en ocasiones que exista una respuesta.
Mixta o electrónica: utiliza las TIC como herramienta de comunicación. Su uso es cada vez más extendido.
Formas En soporte impreso Contacto directo Mixta o electrónica
Boletines Conferencias Correo electrónico
Medios Memorias institucionales Reuniones Teléfono
Informativos para carteleras Exposiciones segmentadas Fax
Diarios Talleres grupales Informativos on line
Murales Newslleters
Buzón de comunicación Correos de sugerencias
Notas internas o memorandos Internet
En la siguiente tabla se muestran diferentes tipos de herramientas utilizadas en la
comunicación interna.
MEDIOS DE CARACTERÍSTICAS
COMUNICACIÓN
Manual del Recoge toda la información que los empleados necesitan para realizar sus funciones, las condiciones de
empleado trabajo y el reglamento interno.
Memorando También conocido como nota interior. Se trata de una comunicación breve que deja constancia de
instrucciones internas a realizar por todos o parte de los trabajadores.
Circulares internas Los medios para su difusión son variados y suelen dar a conocer órdenes, sugerencias o convocatorias.
Newsletter y Están siendo imprescindibles en aquellas empresas que difunden su cultura corporativa entre sus
House Organ empleados. Se trata de revistas internas, elaboradas generalmente del departamento.
Correo electrónico Sistema de mensajes enviados entre ordenadores conectados en red. Este sistema es rápido, fomenta el
ahorro de papel y posibilita el adjuntar archivo.
Reuniones Pueden ser individuales o en grupo. En ambos casos facilitan el diálogo, personalizan la información y
verifican la comprensión de las informaciones transmitidas.
Páginas web o Es posible restringir el acceso a la página web a través de contraseñas para poder ser utilizada como
intranet medio de comunicación interna. En el caso de intranet, se trata de una red interna que facilita el acceso a la
información a los empleados.
Sistema de Está diseñado para recoger las ideas y las quejas del personal de la empresa.
sugerencias/quejas
Encuestas Remiten recoger la opinión de los empleados sobre aspectos diversos de la gestión y actividades de la
organización.
Circulares internas Comunicación escrita en la que la dirección de la empresa comunica algo a todo el personal o a una gran
mayoría.
Tablón de Colocados de forma estratégica para poder ser leídos; en ellos se colocan escritos, gráficos, carteles,
anuncios fotografías, avisos...
Informes Documento donde se detallan de forma ordenada los daros, hechos y conclusiones relacionados con una
actividad concreta.
Actas Documentos que resumen los acuerdos tomados en una reunión e identifican a los asistentes a la misma.
Blog interno Su objetivo principal es transmitir de forma clara la política corporativa de la empresa, pero enfocado hacia
los empleados de la organización.
Redes sociales Pueden ser incorporadas con cualquier tipo de herramienta, ya sea internet como una wiki o correo
electrónico. Su manejo es fácil y su uso está estandarizada entre la sociedad.
Círculos de calidad Consiste en pequeños grupos que se reúnen de forma periódica y voluntaria para discutir y analizar el
funcionamiento de la organización. El grupo propone soluciones y medidas para adoptar, además de
realizar seguimientos de su aplicación.
Wiki Se trata de una página web cuyos contenidos pueden ser editados por múltiples usuarios. Su contenido
suele ser editado por quienes quieren colaborar, agregando, modificando o eliminando información.
Mensajería instantánea Permite crear grupos de trabajo. Es compatible tanto con smartphones como con equipos de sobremesa.
Se utiliza tanto en la coordinación de trabajadores desplazados como de los que están en la oficina.
Cartelería Medio efectivo y de bajo coste, siempre que se haya ubicado en un lugar concurrido por los empleados y
de fácil acceso visual. Es necesario actualizar de forma periódica e incluir en el cartel la fecha de su
publicidad
Aviso:
Son comunicaciones breves que se realizan con el objeto de informar a gran número de destinatarios. En ellas de
utiliza:
Un lenguaje sencillo y comprensible.
Se destacan los puntos más importantes del comunicado.
Siempre lleva la palabra <<aviso>> o <<anuncio>> de forma que resalte dentro del texto.
Debe terminar con la fecha, el nombre del departamento que da el aviso y la firma de la persona responsable.
Su colocación es tan importante como el comunicado en sí. Se debe situar en lugares destinados a tal fin, como
tablones de anuncios o espacios por donde transite el personal al que van dirigidos.
MEMORÁNDUM O NOTA INTERNA:
Se trata de informaciones internas escritas que son utilizadas entre departamentos o secciones de una empresa para
transmitir órdenes, exponer temas, hacer recomendaciones, solicitar algo, etc.
El memorándum tiene un tratamiento más formal que la nota interna; se trata de una comunicación vertical
descendente. Es utilizado por órganos jerárquicos superiores para dirigirse a órganos inferiores y dar instrucciones,
solicitar información, mientras que la nota interna suele emplearse para realizar comunicaciones horizontales o
verticales descendentes con mejor nivel jerárquico.
Características Estructura
- Comunicados redactados CABECERA
de forma breve y simple, Datos de quién lo manda(remite), a quién lo
sin mucho protocolo. envía (destinatario), por qué se manda(asunto)
y fecha.
No lleva fórmula de saludo.
- La información es clara y CUERPO
precisa, referida a un único Exposición de las peticiones, comentarios,
tema. cuestiones, etc.
PIE
Fecha y firma.
Se indica si hay documento o copia adjunta y
cualquier otra nota de interés para el
destinatario.
