TEMA 6 RESUMEN
1. ARCHIVO EN LA EMPRESA
El archivo es un conjunto ordenado de documentos que se guardan con un fin concreto y de
acuerdo con unos criterios de clasificación previamente establecidos.
1.1. Funciones del archivo
- Permite recuperar y consultar documentos con información que puede ser de vital
importancia para la empresa.
- Debe adaptarse a las características de la empresa y configurarse para dar servicio a todos
sus departamentos.
- La información puede ser necesaria para la toma de decisiones por parte de la empresa.
Pueden servir como elemento probatorio.
- La ley obliga a conservar determinada documentación, y establece un periodo de
conservación de 6 años desde su elaboración.
1.2. Objetivos del archivo
Guardar y conservar correctamente los documentos.
Permitir la fácil y rápida localización.
Controlar la documentación.
1.3. Funcionamiento general del archivo
Principales reglas:
El archivo ha de permitir una rápida localización de cualquier documento.
Dejar constancia de cualquier entrada o salida de la documentación.
No conviene acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
La labor de archivo tiene que ser selectiva, diferenciando lo útil de lo poco relevante.
Evitar duplicidades en documentos y expedientes.
Se recomienda utilizar señales visuales para la localización de la documentación.
Se debe procurar que los documentos del archivo estén seguros y no sufran
modificaciones.
Es importante que la documentación del archivo que de visible para una búsqueda
posterior.
2. TIPOS DE ARCHIVOS EMPRESARIALES
2.1. Tipos de archivo según la frecuencia de uso de la documentación
Archivos activos (de oficina o gestión): Documentos que se utilizan frecuentemente.
Deben localizarse en un lugar accesible fácilmente para no perder tiempo
innecesario.
Archivos semiactivos (o centrales): Documentos de poca actividad que han sido
retirados del archivo por haber terminado de realizarse la operación relacionada con
ellos. Se consultan con poca frecuencia, pero se conserva por obligación legal. Se
localizan en espacios especialmente destinados para ello, se controla la entrada y la
salida de estos.
Archivos inactivos (pasivos, históricos o definitivos): Documentos que rara vez se
consultan, pero con un alto valor legal o documental. Para consultarlos hay que
hacer previa solicitud, ya que normalmente se localizan en las sedes centrales.
Cuando deja de presentar valor debe ser destruida.
2.2. Tipos de archivos según su localización física
Gestión centralizada:
