Procesos de Organización Administrativa
1. Las Organizaciones
Son estructuras donde coinciden e interactúan personal con diferentes
roles, responsabilidades o cargos que buscan alcanzar un objetivo particular.
Las Organizaciones son sistemas administrativos creados para lograr metas
con el apoyo del talento humano y los recursos disponibles.
1.1. Recurso de las Organizaciones
Humanos: son el trabajo y conocimiento que aporta el conjunto de
personal de la organización. Los Recursos Humanos o RRHH, son un
factor clave para todas las organizaciones. La Administración de
Recursos Humanos se encarga del reclutamiento de empleados, pago
de salarios, liquidaciones, vacaciones, entre otras.
Materiales: Son los bienes tangibles de la organización que utiliza para
el logro de sus objetivos. En los recursos materiales podemos encontrar
los siguientes elementos: Maquinas, inmuebles, Insumos, Producto
Terminado, Herramientas o Instrumentos, Elementos de Oficina.
Las gestiones de recursos materiales requieren la optimización del
uso de los mismo, el control de inventarios, la planificación del
requerimiento de materiales de control de calidad y la gestión de los
materiales a descartar.
Financieros: conjunto de activos que tienen grado de liquidez, es decir,
que los recursos financieros pueden estar compuestos por: Dinero en
Efectivo, Prestamos, depósitos en entidades financieras, tenencias de
divisas, tenencia de bono y acciones.
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La gestión de recursos financieros planifica el flujo de fondos para
evitar situaciones de iliquidez y para minimizar los recursos, que puede
ser el costo de oportunidad de mantener un stock de activos financieros.
Intangibles: son aquellos que a diferencia de los recursos financieros
no pueden ser vistos, medidos o tocados. Se pueden clasificar de
aspecto legales incluye: marca, derecho de autor, patente o permisos.
2. Procesos de Organización
Los Procesos Organizacionales son un conjunto de pasos que deben
llevar a cabo los miembros de la organización para logar las metas u objetivos
establecidos por la misma. Dichos procesos son los siguientes:
Autoridad: tiene que ver normalmente con el puesto que ocupa una
persona dentro de una organización, se considera el derecho inherente
de un puesto gerencial para dar órdenes y esperar que estas se
cumplan.
Poder: es la cualidad que posee una persona sobre los demás
miembros de la organización.
Liderazgo: se considera la capacidad o habilidad para reconocer, hallar,
usar y motivar el talento humano de la organización.
Toma de decisiones: es el proceso de contestar a una dificultad
eligiendo una salida viable la cual todos los miembros de la organización
puedan acceder y sea respetada.
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Comunicación: es el proceso de transmitir la información a quienes
tienen que tomar las decisiones, a su vez posibilita la coordinación y el
control de las actividades de la organización.
Conflicto: surge siempre que los intereses se enfrentan y cada parte
ajustará su posición a lo que sea coherente, el conflicto es inevitable y
muy importante dentro de las organizaciones porque es allí cuando se
hace notar cuales son los procesos que tiene la organización para
resolverlos, bien sea desarrollando nuevos métodos de resolución o
aplicando algunos ya presentes.
Innovación: es el resultado de la imaginación, se basa en la
transformación de una idea en un producto negociable o en otro caso en
un proceso eficiente para la organización.
Cambio: es la modificación de señalada estructura, procedimiento,
costumbre, comportamiento, actitudes, normas para adquirir otras que
permitan la adaptación de la organización al contexto (ambiente externo
e interno) en el cual se encuentra la organización.
Organizar es, como todas las funciones de la administración, un proceso
de tomar decisiones. Dividir el trabajo, atribuir responsabilidades a las personas
y establecer mecanismos de comunicación y coordinación son decisiones de
organización.
3. Organización Formal
Es el orden oficial de una empresa u organismo. Recoge el conjunto de
normas, estructuras y procedimientos mediante los cuales se determinan, con
base en objetivos preestablecidos, las actividades a realizar y quienes las
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harán. Sirve para detallar los distintos niveles de autoridad y establecer canales
de comunicación entre los trabajadores.
La estructura empresarial y directivo que componen esta clase de
organización son creadas por los administradores y, habitualmente, se fijan en
documentos, normas, procesos y organigramas.
La Importancia de la Organización antes mencionada es de totalmente
necesaria y de suma importancia, una empresa no podría funcionar
adecuadamente, gracias a ella cada componente del equipo conoces sus
funciones y su ubicación jerárquica, lo que e indispensable para usar los
recursos de la empresa.
3.1 Elemento de las Organizaciones Formales
Los elementos que componen la organización formal son los siguientes:
División del trabajo entre los integrantes de la organización.
Departamentalización, en cuanto la organización se divide en
diferentes departamentos y puestos administrativos.
Unidades organizacionales básicas, tales como producción,
mercadotecnia, finanzas.
4. Organización Informal: La organización informal es la estructura
organizacional que se basa en las relaciones que surgen
espontáneamente entre los individuos y grupos en una organización,
pueden ser relaciones de índole social, religioso o cultural y que, a
diferencia de la organización formal, no se rigen por manuales de
organización, normas, procedimientos ni nada parecido.
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5. Estructura Organizacional: Se conoce como estructura organizacional
a las formas de organización interna y administrativa de una empresa u
organización. Esto incluye también el reparto del trabajo en áreas o
departamentos determinados según esa misma estructura.
6. Estructura Tradicional y Contemporánea:
Tradicional: es una estrategia para la organización de una
empresa u Otra entidad en la que se le conoce de arriba abajo o
por jerarquía.
Contemporánea: Se trata de una organización en la que los
empleados colaboran en proyectos de manera constante, sin
tener departamentos o áreas específicas a las que deben
regresar al finalizar un proyecto. Los empleados son asignados a
proyectos según sus habilidades y capacidades.
7. Proceso de Organización de la Empresa: consiste en establecer una
estructura jerárquica, definir las responsabilidades de los empleados,
asignar tareas y crear políticas y procedimientos. Además, se deben
determinar los recursos necesarios para las operaciones diarias,
planificar a largo plazo y establecer objetivos y metas específicas.
Las causas de un proceso de organización de una empresa pueden ser
diversas, como por ejemplo una reestructuración empresarial, el
crecimiento de la empresa o la necesidad de mejorar la eficiencia y
productividad.
Las etapas del proceso de organización de una empresa incluyen la
identificación de los objetivos y metas, la definición de las tareas y
responsabilidades, la creación de una estructura jerárquica, la
designación de líderes y supervisores, la asignación de recursos y la
implementación de políticas y procedimientos. También se debe realizar
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un seguimiento y evaluación constante para asegurar que el proceso se
esté llevando a cabo correctamente.
8. Departamentalización: es la división de las actividades de una empresa
en diferentes departamentos o áreas funcionales, con el objetivo de
facilitar la gestión y coordinación de las tareas específicas. Esta división
se realiza según criterios como la función, el producto, el territorio o el
cliente y permite a la empresa mejorar su eficiencia y productividad.
Cada departamento tiene tareas específicas y está dirigido por un
supervisor o jefe de departamento.
9. Organigramas: es un gráfico que representa la estructura jerárquica de
una organización, mostrando las relaciones entre los diferentes
departamentos, áreas o unidades que componen la empresa, así como
los cargos y responsabilidades de cada empleado. El objetivo del
organigrama es permitir una visualización clara de la cadena de mando y
la forma en que se distribuyen las tareas y responsabilidades dentro de
la organización.
Los criterios para la elaboración de un organigrama pueden variar según
las necesidades y objetivos de la empresa, pero en general, incluyen los
siguientes:
1. Identificación de los departamentos y áreas funcionales de la
empresa.
2. Definición de los roles y responsabilidades de cada empleado.
3. Establecimiento de la jerarquía y cadena de mando.
4. Identificación de las relaciones entre los diferentes departamentos y
áreas funcionales.
5. Consideración del tamaño y complejidad de la empresa.
6. Inclusión de información relevante como nombres, cargos,
responsabilidades y niveles jerárquicos.
7. Actualización constante para reflejar cambios en la estructura
organizacional.
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Estos criterios permiten que el organigrama sea una herramienta útil
para la gestión y coordinación de las tareas dentro de la empresa.
