Mediante este ensayo se basa en la importancia de los archivos en donde se
plasmará terminología archivística sobre la importancia de los archivos teniendo
como base su origen, evolución, cualidades, clasificación y su aplicación en la
actualidad.
El archivo es fundamental en la evolución de la sociedad, cultura y política, además
representa la conservación de los documentos y consulta de la información, en la
actualidad el archivo es funcional y de fácil acceso para su consulta.
Los primeros archivos aparecieron con los primeros imperios, eran unas
herramientas de control de la población y sus riquezas, los archivos principalmente
tienen tres funciones importantes las cuales son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel
u otro material puede ser digital o medios legibles, los archivos son parte esencial
de los recursos de la información, se evidencia en forma original el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades. Su importancia parte del valor que
tiene para la administración, investigación, desarrollo económico, social, científico y
tecnológico.
Cualidades De Los Archivos
Son las ventajas que este sistema ofrece a la organización, de manera que su
correcta implementación adicional al patrimonio invaluable de la empresa. Son
características de los documentos que compone un archivo son:
Económicos: ahorra costos derivados del tiempo y personal empleada para
la búsqueda de documentos.
Simples: identifica el contenido de la información de manera sencilla
Funcionales: permite la operación de archivar y consultar los documentos
de manera eficiente y rápida.
Exactos: la clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para
evitar errores y equivocaciones.
Técnicos: se registran las situaciones de la toma de decisiones del
responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico.
Los archivos se clasifican según su uso y organización.
SEGÚN SU USO
Archivo activo: son aquellos vistos regularmente por las personas, dada la
relevancia de la información, fecha de creación o modificación. Estos son
considerados importantes.
Archivo semiactivo: contiene información que puede ser de relevancia,
pero cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir son archivos
que contienen información importante.
Archivo histórico o permanente: contiene la información vital e histórico,
se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja, contiene
información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura de un
país.
POR SU ORGANIZACIÓN
Centralizada: son aquellas que pueden ser ubicados en una sola estructura,
es decir no depende del departamento que halla emitido el documento, todos
estos archivos son guardados en un solo organizador con la finalidad de que
los mismos pueden ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada: esta clasificación de archivo permite que cada
departamento maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada
uno de los departamentos podrá organizar, crear y mantener guardado los
documentos que creen y modifiquen siendo así responsables de la
seguridad.
Descentralizado con control central: es la combinación de los dos
sistemas anteriores, el trámite de la documentación está centralizado, allí
reposa la rotación de la información, la diferencia radica que cada
correspondencia conserva únicamente las copias de correspondencia
despachada, las cuales podrán ser destruidas anualmente, en su mayoría,
por encontrarse en el archivo central.
SEGÚN SU CICLO VITAL
El archivo se clasifica según con los tiempos que se le asignen a cada una de las
etapas, las cuales se explican a continuación:
Archivo de gestión: es toda la documentación que se encuentra depositada
y está sujeta a consulta administrativa por parte de toda la organización.
Archivo central: es la agrupación de documentos que han sido transferidos
por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectivamente, su
consulta es frecuente, pero sigue en vigilancia.
Archivo histórico: son aquellos documentos que se transfieren desde el
archivo central al archivo de conservación permanente.
Categorización De Los Archivos
Se clasifican en:
Archivo general de la nación
Archivo general del departamento
Archivo general del municipio
Archivo general del distrito
La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la
actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de archivos
de información, de igual manera han tenido que adaptarse a modificaciones en
cuanto a la creación de los documentos, valoración y selección, preservación,
acceso y uso.
Sin dejar atrás lo más importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica los cuales deben ser tratados con suma
importancia y delicadeza para conservar su preservación.
El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, policita y científica
de la humanidad.
El archivo es la historia de una entidad privada, pública o un país en la
conservación delos documentos.
El archivo genera información eficaz y contundente
El archivo es funcional de fácil manejo y consulta
El archivo conserva información verídica
