IMPLENTACION
Esta es una empresa de venta de repuestos de vehículos nuevos y usados, la cual lleva todos
sus registros contables manuales y quiere implementas un sistema de contabilidad
computarizado para optimizar el trabajo.
PASO 1 SELECCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE.
Como esta es una empresa que tiene un inventario amplio utilizaremos QUIKBOOKS.
Evaluación de necesidades:
1. Identificar los requerimientos específicos: Considera los diferentes tipos de transacciones,
como ventas, compras, devoluciones, y tipos de repuestos.
2. Inventario: Asegúrate de que el sistema pueda manejar inventarios de diferentes tipos y
marcas de repuestos.
3. Clientes y proveedores: Necesitarás un sistema que pueda gestionar las relaciones con
clientes y proveedores.
PASO 2 ANALISIS DE REQUISITOS.
a. Objetivos del Sistema
- Automatizar procesos contables para aumentar la eficiencia.
- Reducir errores manuales.
- Proporcionar informes financieros precisos.
- Cumplir con normativas fiscales y legales.
b. Usuarios del Sistema
- Dueño/administrador de la tienda.
- Contadores.
- Personal de ventas.
- Proveedores.
2. Funcionalidades Requeridas
a. Gestión de Inventario
- Registro y seguimiento de entradas y salidas de stock.
- Control de niveles de inventario mínimo y máximo.
- Integración con pedidos y ventas.
b. Facturación y Cuentas por Cobrar
- Emisión de facturas.
- Seguimiento de cuentas por cobrar.
- Generación de recordatorios de pago.
c. Cuentas por Pagar
- Registro de facturas de proveedores.
- Gestión de pagos a proveedores.
- Conciliación de cuentas.
d. Libro Mayor y Contabilidad General
- Registro de transacciones contables.
- Mantenimiento del libro mayor.
- Conciliación bancaria.
e. Reportes Financieros
- Estados financieros (balance general, estado de resultados, flujo de caja).
- Informes de inventario.
- Informes de ventas y compras.
f. Cumplimiento Fiscal
- Generación de reportes fiscales.
- Cálculo automático de impuestos.
- Integración con plataformas de declaración fiscal.
3. Requisitos Técnicos
a. Integración con Sistemas Existentes
- Compatibilidad con software de ventas y CRM.
- Importación y exportación de datos.
#### b. *Seguridad y Backup*
- Control de acceso basado en roles.
- Encriptación de datos sensibles.
- Sistemas de backup automáticos.
c. Usabilidad y Accesibilidad
- Interfaz de usuario amigable.
- Acceso remoto y multiplataforma.
d. Escalabilidad
- Capacidad para crecer con el negocio.
- Modularidad para agregar nuevas funcionalidades.
4. Análisis de Costos
a. Costos de Implementación
- Adquisición del software.
- Personalización del sistema.
- Capacitación del personal.
b. Costos Operativos
- Licencias y suscripciones.
- Mantenimiento y soporte técnico.
- Actualizaciones de software.
5. Plan de Implementación
a. Fases del Proyecto
- Análisis de requisitos.
- Selección del proveedor.
- Personalización y configuración.
- Capacitación del personal.
- Pruebas del sistema.
- Puesta en marcha
b. Gestión del Cambio
- Comunicación con el personal.
- Asistencia técnica durante la transición.
- Evaluación post-implementación.
6. Selección del Proveedor
- Evaluación de proveedores potenciales.
- Comparación de funcionalidades y costos.
- Revisión de referencias y casos de éxito.
Al seguir este enfoque estructurado, se puede asegurar que el sistema contable elegido
cumpla con las necesidades específicas de la tienda de repuestos de vehículos y contribuya a
una gestión financiera más eficiente y precisa.
