CASOS DE CONTROL INTERNO
1. En los siguientes casos reconozca las debilidades del control interno. Luego
señale, sintéticamente, para cada caso los problemas contables que las
fallas puedan provocar y las recomendaciones.
Ingresos
a) No se efectúa endoso restrictivo de los valores recibidos.
b) Los recibos son prenumerados, los talonarios (En blanco) son custodiados por
la secretaría de gerencia.
c) Los recibos de cobranza no son prenumerados.
d) La compañía invirtió el exceso de disponibilidad del mes en aceptaciones
bancarias. De haberse invertido en letras de tesorería se hubiera obtenido una
renta mayor.
e) No existe control contable sobre cheques recibidos a fecha.
Ventas
a) No se analizan los resúmenes de cuentas recibidos.
b) Las notas de crédito por devolución (cancelando ventas anteriores) aumentan
considerablemente durante el primer mes de ejercicio en relación con el promedio
anual.
a) No se controlan los precios de lista facturados con la lista de precios vigentes.
d) Los vendedores aprueban los límites de crédito de los clientes en forma
posterior al ingreso de los pedidos,
e) Las notas de pedidos no son prenumeradas.
f) Los remitos son prenumerados. Las facturas (confeccionadas por diferentes
empleados según el tipo de producto) no están prenumeradas.
g) El encargado de emisión de facturas, registra las cuentas corrientes (facturas y
cobranzas). Y, a su vez las concilia.
Compras
a) Los informes de recepción no son prenumerados.
b) En el sector de compras no se mantiene una copia de las órdenes de compras
emitidas.
c) Las órdenes de compra no son autorizadas por funcionario responsable.
d) No se cotejan los precios incluidos en la orden de compra aprobada con los de
la factura del proveedor.
e) No existen puntos críticos de inventario (punto de pedido).
f) No se solicitan cotizaciones a varios proveedores para compras de materias
primas.
Producción:
a) Las mermas extraordinarias (por ineficiencia) son consideradas dentro del
costo de bienes de cambio.
Debilidad del Control Interno:
No hay un criterio claro para la contabilización de mermas
extraordinarias, lo que puede llevar a distorsiones en la valoración de
costos.
Problemas Contables:
Inexactitudes en el costo de bienes de cambio, afectando la rentabilidad
y la toma de decisiones.
Recomendaciones:
Establecer políticas contables que definan cómo tratar las mermas
extraordinarias, excluyéndolas de los costos de bienes de cambio y
registrándolas como gastos operativos.
b) El acceso a almacenes es libre para todo el personal de la empresa.
Debilidad del Control Interno:
Falta de controles de acceso que pueden facilitar el robo o la manipulación
indebida de inventarios.
Problemas Contables:
Registro de inventarios inexacto debido a entradas y salidas no autorizadas,
afectando la situación patrimonial.
Recomendaciones:
Implementar un sistema de control de acceso restringido a almacenes,
asegurando que solo el personal autorizado pueda ingresar.
c) No se toma inventario al cierre del ejercicio (costo: determinado por diferencia
de inventario).
d) No se efectúa análisis de obsolescencia del inventario.
e) Los inventarios físicos son efectuados por el encargado del depósito.
f) Se efectúan inventarios rotativos para todos los bienes de cambio.
g) Se efectúan inventarios rotativos. No existe seguridad de que todas las
existencias sean recontadas al menos una vez al año.
h) La ficha de producción valorizada es llevada en:
1. Depósito-Almacén.
2. Contaduría
i) No se lleva control de bienes de cambio en poder de terceros.
Debilidad del Control Interno:
Ausencia de mecanismos de seguimiento y control sobre bienes que están
en manos de terceros, lo que incrementa el riesgo de pérdidas o mal
manejo.
Problemas Contables:
Falta de visibilidad sobre la situación patrimonial de los bienes de cambio,
lo que puede resultar en informes financieros incompletos o engañosos.
Recomendaciones:
Establecer un sistema de control que incluya registros claros y actualizados
de los bienes de cambio en poder de terceros, con revisiones periódicas
para garantizar la integridad de la información.
j) Se da de baja la ficha de productos terminados en base a facturas.
Debilidad del Control Interno:
Falta de un procedimiento estructurado para dar de baja la ficha de
productos terminados en base a facturas, lo que puede resultar en la
eliminación de productos sin la debida justificación.
Problemas Contables:
Riesgo de inconsistencias en los registros contables que afecten la
valoración y presentación de los productos terminados en los estados
financieros.
Recomendaciones:
Implementar un protocolo que requiera la validación y autorización antes de
dar de baja productos terminados, asegurando que la documentación
soporte cada transacción.
k) A pesar de existir inventarios rotativos, se efectúan para productos de valor
significativos un inventario de cierre.
Debilidad del Control Interno:
Inconsistencia en los métodos de control de inventarios que puede generar
confusión y duplicación de esfuerzos.
Problemas Contables:
Posibilidad de inexactitudes en la valorización de inventarios, afectando los
resultados financieros y la gestión del capital de trabajo.
Recomendaciones:
Establecer un procedimiento claro que defina cuándo y cómo se realizarán
los inventarios rotativos y de cierre, alineando ambos métodos para
maximizar la eficiencia y precisión en la contabilización.
l) El rezago se comercializa (no se llevan registros adecuados de rezago).
Debilidad del Control Interno:
Falta de un control sistemático sobre el rezago comercializado, lo que
puede llevar a una gestión ineficaz y a la pérdida de ingresos.
Problemas Contables:
Ausencia de registros adecuados puede resultar en una subestimación de
ingresos y activos, afectando la precisión de los estados financieros.
Recomendaciones:
Implementar un sistema de registro específico para el rezago
comercializado que incluya documentación adecuada y seguimiento
regular, asegurando la transparencia en la contabilización y el control de
ingresos.
Pagos:
a) Se mantienen en cajas cheques firmados en blanco para hacer frente a
eventuales desembolsos.
b) Se firman cheques sin documentación correspondiente.
c) Los cheques son emitidos al portador.
d) La empresa no paga en término a sus proveedores y pierde la posibilidad de
aprovechar descuentos por pronto pago.
e) El cajero confecciona las conciliaciones bancarias.
f) La empresa tiene un único proveedor que hace dos entregas de material por
mes. Cuando se emite en cheque mensual de pago no se anula la
documentación sustentatoria con el sello de “Pagado”.
g) Las conciliaciones bancarias no son controladas por un funcionario
responsable.
h) No se efectúan arqueos de caja chica.
i) Se efectúan desembolsos de caja chica sin comprobantes.
j) Las conciliaciones bancarias son llevadas por un empleado de contaduría que
lleva únicamente el libro de compras.
k) Los registros auxiliares de cuentas a pagar no se concilian con la cuenta mayor
general.
Bienes de uso:
a) No existen órdenes de costeo apropiadas para los bienes de uso elaborados
en planta.
Debilidad del Control Interno:
Falta de un sistema estructurado para el costeo de bienes, lo que puede
llevar a la subestimación o sobreestimación de costos.
Problemas Contables:
Inexactitudes en la valorización de los bienes, afectando los informes
financieros y la toma de decisiones.
Recomendaciones:
Implementar un sistema de órdenes de costeo que incluya todas las etapas
del proceso de producción y garantice una adecuada asignación de costos.
b) No existen registros correctos de costos de adquisición de amortizaciones
acumuladas y bienes de uso.
Debilidad del Control Interno:
Insuficiencia en el registro y seguimiento de los costos relacionados con los
bienes de uso, lo que impide una adecuada gestión patrimonial.
Problemas Contables:
Desviaciones en los estados financieros, ya que los activos pueden estar
sobrevalorados o subvalorados, afectando la situación patrimonial de la
entidad.
Recomendaciones:
Establecer un registro contable detallado que contemple costos de
adquisición, amortización y actualización de bienes de uso, con
procedimientos de revisión periódica.
c) No existe una política de activación de bienes de uso.
Debilidad del Control Interno:
Ausencia de directrices claras para la activación de bienes, lo que puede
llevar a decisiones inconsistentes y falta de transparencia.
Problemas Contables:
Pueden ocurrir errores en la contabilización y reconocimiento de activos,
afectando la precisión de los informes financieros.
Recomendaciones:
Desarrollar y documentar una política de activación que defina criterios
claros para la inclusión de bienes de uso en los activos, en conformidad con
normativas contables.
d) Las altas y bajas de bienes de uso no son autorizadas de acuerdo al manual
de procedimientos.
Debilidad del Control Interno:
Inexistencia de controles apropiados para la autorización de transacciones
relacionadas con activos, lo que puede facilitar el fraude o la mala gestión.
Problemas Contables:
Posibilidad de que se realicen altas o bajas injustificadas, afectando la
integridad de los registros contables.
Recomendaciones:
Implementar un proceso de autorización que se adhiera al manual de
procedimientos, incluyendo firmas y revisiones por parte de responsables
adecuados.
e) Tanto las altas como las bajas del ejercicio deberían requerir la autorización del
nivel jerárquico respectivo en función de su significatividad e inclusive requerir
que ciertas compras sean autorizadas por el directorio. Recordar que las
compras de bienes de uso surgen de un plan de inversión que debe ser
coordinado junto con un adecuado planeamiento de financiación.
Debilidad del Control Interno:
Falta de un sistema de control basado en niveles jerárquicos para
decisiones significativas en la gestión de bienes.
Problemas Contables:
Riesgo de decisiones inadecuadas que pueden resultar en adquisiciones
innecesarias o en la eliminación inadecuada de activos, afectando la
eficiencia y la transparencia financiera.
Recomendaciones:
Establecer un protocolo que requiera autorización de niveles jerárquicos
adecuados para altas y bajas, alineado con un plan de inversión y
financiación bien coordinado.
Sueldos:
a) Las liquidaciones de sueldos no son revisadas por funcionario responsable.
b) Los pagos de aportes y a regímenes de seguridad social y obra social no son
conciliados con la planilla de sueldos.
c) No existen autorizaciones escritas para los aumentos de personal.
.
d) La empresa no devenga el pasivo correspondiente a las vacaciones anuales
del personal jornalizado.
e) No existe control sobre los sueldos no cobrados en poder de Tesorería
(efectivo).
Varios:
a) Los asientos diarios no son autorizados por un funcionario responsable.
b) No existen fichas maestras de clientes a proveedores.
c) Colocaciones temporarias en bancos a menos de un año no se contabilizan.
.
d) El contador depende del tesorero cuya función principal es administrar los
ingresos y egresos de fondos.
e) Los intereses incluidos en las deudas bancarias son imputados íntegramente al
cuadro de resultados al momento en que se acredita en cuenta el importe
otorgado.
