DIRECTIVA N°05-2024-GRC.

CAJ-DRA-DT

“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL OTORGAMIENTO, EJECUCIÓN Y

RENDICIÓN DE FONDOS ENTREGADOS BAJO LA MODALIDAD DE ENCARGO INTERNO
AL PERSONAL DEL GOBIERNO REGIONAL CAJAMARCA”

I. OBJETIVO
Contar con un instrumento técnico normativo en el que se establezca
procedimientos para el otorgamiento, ejecución y rendición de los fondos
entregados bajo la modalidad de Encargo Interno a las Unidades de
Organización del Gobierno Regional Cajamarca.

II. FINALIDAD
Establecer lineamientos y procedimientos que orienten la entrega, uso, control
y rendición documentada de los fondos otorgados a los funcionarios y
servidores del Gobierno Regional Cajamarca, para el desarrollo de diversas
actividades conforme a la normatividad vigente.

III. BASE LEGAL

3.1 Constitución Política del Perú.

3.2 Ley N°27867, Ley Orgánica de Gobiernos Regionales y modificatoria(s).
Firmado digitalmente por JULCA
DIAZ Jesus FAU 20453744168
3.3 Ley N° 27785, Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la
Contraloría General de la República y sus modificatorias.
hard
SEDE - GGR - Gerente General
Regional
Motivo: Viso en señal de
conformidad
3.4 Ley N°27815, Ley de Código de Ética de la Función Pública y
Fecha: 18/06/2024 11:17 a. m.
Modificatorias.
3.5 Ley de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal vigente.
3.6 Decreto Supremo N° 082-2019-EF, aprueba el Texto Único Ordenado de
la Ley N°30225, Ley de Contrataciones del Estado.
Firmado digitalmente por
CAVERO PONCE Cesar Ulises
FAU 20453744168 soft
3.7 Decreto Supremo N” 344-2018-EF, que aprueba el Reglamento de la Ley
SEDE - SGDI - Sub Gerente (e)
Motivo: Viso en señal de N° 30225 de la Ley de Contrataciones del Estado y sus modificatorias
conformidad
Fecha: 18/06/2024 10:56 a. m. D.S N° 377-2019-EF y D.S N° 168-2020-EF.
3.8 Decreto Supremo N° 004-2019-JUS, que aprueba el Texto único
Ordenado de la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo
General.
3.9 Decreto Legislativo N° 1440, del Sistema Nacional de Presupuesto
Firmado digitalmente por
SANCHEZ SANCHEZ Cesar
Rodolfo FAU 20453744168 hard
Público.
SEDE - DRA - Director Regional
Motivo: Viso en señal de 3.10 Decreto Legislativo N° 1441, del Sistema Nacional de Tesorería.
conformidad
Fecha: 17/06/2024 04:18 p. m. 3.11 Decreto Legislativo N° 1438, del Sistema Nacional Contabilidad.
3.12 Resolución Directoral N° 002-2007- EF/77.15, Que Aprueba la Directiva
N° 001-2007-EF/77:15 Directiva de Tesorería y modificatorias.
3.13 Resolución Directoral N° 004-2009-EF-77/15, que Modifica la Directiva de
Tesorería N° 001-2007-EF/77.15.
Firmado digitalmente por
LLANOS BARDALES Edilberto
3.14 Resolución Directoral N° 036-2010-EF-77/15, que Dicta Disposiciones en
FAU 20453744168 hard
SEDE - DRAJ - Director Materia de Procedimiento y Registros Relacionados con Adquisición de
Regional
Motivo: Viso en señal de
conformidad
Bienes y Servicios y Establecen Plazos y Montos Límites para
Fecha: 17/06/2024 11:31 a. m.
Operaciones de Encargo.
 3.15 Resolución de Superintendencia N° 007-99/SUNAT, Reglamento de
Comprobantes de Pago, Ampliatorias y Modificatorias.
3.16 Resolución de Superintendencia N° 037-2002-SUNAT Régimen de
Retenciones de IGV Aplicable a los Proveedores y Designación de
Agentes de Retención, y Modificatorias.
3.17 Ordenanza Regional Nº D000001-2021-GRC-CR, Aprueba el Reglamento
de Organización y Funciones (ROF) del Gobierno Regional Cajamarca.

IV. ALCANCE

Las disposiciones contenidas en la presente directiva son de aplicación y de

estricto cumplimiento por parte de los funcionarios y servidores del Pliego
Gobierno Regional Cajamarca, a quienes se les otorgue recursos en calidad de
“Encargos Interno”, para el cumplimiento de los objetivos institucionales, así
como a los responsables de las unidades orgánicas solicitantes.

V. RESPONSABILIDADES

5.1 La Dirección Regional de Administración o el que haga sus veces, es la

responsable de Supervisar y hacer cumplir las disposiciones establecidas
en la presente directiva.
5.2 La Dirección de Contabilidad o el que haga sus veces será la encargada
de brindar asistencia técnica y asesoramiento en el cumplimiento de la
presente directiva.
5.3 Los servidores públicos del Gobierno Regional Cajamarca- GRC, que
reciben fondos bajo la modalidad de Encargo Interno, son responsables
del cumplimiento de las disposiciones de la presente directiva.
5.4 Los responsables de los Órganos, Unidades Orgánicas, Comisiones y
Programas del GRC, quienes soliciten el otorgamiento de fondos bajo la
modalidad de Encargo Interno, son también responsables del debido y
estricto cumplimiento de las disposiciones de la presente directiva.
5.5 El incumplimiento de lo dispuesto en la presente directiva generará
responsabilidad administrativa, civil y/o penal a las que hubiere lugar, de
acuerdo a lo previsto en la legislación vigente.

VI. DISPOSICIONES GENERALES

Consiste en la entrega de dinero mediante una Orden de Pago Electrónica–
OPE – que es entregada en forma excepcional al personal del Gobierno
Regional Cajamarca, expresamente designado para la ejecución del gasto que
haya necesidad de realizar, atendiendo a la naturaleza de determinadas
funciones, al adecuado cumplimiento de los objetivos institucionales, a las
condiciones y características de ciertas tareas y trabajos o a restricciones
justificadas en cuanto a la oferta local de determinados bienes y servicios. En
este último caso, previo informe de la Dirección de Abastecimiento o la que
haga sus veces.

6.1 Los Encargos Internos a los servidores del Gobierno Regional, serán
otorgados de manera excepcional y destinados únicamente para la
realización de las siguientes actividades:
 a) Desarrollo de eventos, talleres o investigaciones, cuyo detalle de
gastos no pueda conocerse con precisión ni con la debida
anticipación.
b) Contingencias derivadas de situaciones de emergencia declaradas
por Ley.
c) Servicios básicos y alquileres de dependencias que por razones de
ubicación geográfica ponen en riesgo su cumplimiento dentro de los
plazos establecidos por los respectivos proveedores.
d) Adquisición de bienes y servicios, ante restricciones justificadas en
cuanto a la oferta local, previo informe de la Dirección de
Abastecimiento o el que haga sus veces.

6.2 La solicitud de Encargo Interno será remitida a la Dirección Regional de

Administración o el que haga sus veces para la evaluación del Encargo
por la Dirección de Contabilidad o la que haga sus veces.
6.3 No procede la entrega de nuevos Encargos Internos a los servidores que
tienen pendiente efectuar la rendición de cuentas o devolución de los
montos no utilizados por Encargos Internos anteriormente otorgados, bajo
responsabilidad del Director Regional de Administración o el que haga
sus veces y del jefe de la Unidad Orgánica y/o dependencia solicitante.
6.4 No procede la entrega de Encargos Internos a dos o más servidores para
el mismo objetivo.
6.5 Se prohíbe la entrega de Encargos Internos a personas contratadas bajo
modalidad de locación de servicios y consultorías.
6.6 Los gastos que no guarden relación con el objetivo del Encargo Interno o
que excedan el monto asignado para el mismo, no serán reconocidos.
6.7 El desembolso de los fondos para “Encargos Internos” a los servidores de
la institución que sea designado como encargado, será realizada a través
de giro con (Orden de Pago Electrónica).
6.8 Queda prohibido que el responsable del Encargo Interno delegue a un
tercero la ejecución del gasto de los fondos recibidos en la modalidad de
Encargo Interno, bajo responsabilidad.

VII. DISPOSICIONES ESPECIFICAS

7.1 SOLICITUD

7.1.1. Para solicitar el "Encargo Interno", el órgano y/o unidad orgánica debe
verificar la disponibilidad de marco presupuestal en atención a la
especifica de gasto requerida para dicho "Encargo Interno".
7.1.2. Toda solicitud bajo modalidad de "encargo interno" debe ser requerida
a la Dirección Regional de Administración o el que haga sus veces,
por el Gerente o Director Regional, con una anticipación no menor a
cinco (5) días hábiles a la fecha de realización de la actividad, a la
solicitud de encargo interno deberá adjuntar el Anexo N° 1 "Solicitud
de asignación de encargo interno" debidamente sustentado y suscrito
por el jefe del órgano y/o unidad orgánica correspondiente y por el
 encargado a quien se le asignará el "encargo interno”. El pedido del
Encargo Interno deberá contener:

 El informe técnico que sustenta la ejecución de la actividad.

 Declaración Jurada de autorización de descuento.
 La disponibilidad presupuestal.

7.1.3. El órgano y/o unidad orgánica registra la solicitud de encargos

utilizando el Anexo N° 1 "Solicitud de Asignación de Encargo Interno".
7.1.4. En el caso que la solicitud de asignación de encargos requiera ser
modificada o suspendida, el responsable del órgano y/o unidad
orgánica solicitante del encargo, deberá comunicar por escrito al
Director Regional de Administración o el que haga sus veces,
sustentando los motivos de tal acción bajo responsabilidad, antes de
las 24 horas de la fecha de inicio del encargo solicitado, luego se
derivará la solicitud a la Dirección de Contabilidad o el que haga sus
veces, con la finalidad de que se realicen las modificaciones que
resulten necesarias efectuar y de ser el caso se anule la Resolución
Administrativa que autoriza dicho encargo.
7.1.5. En el caso que el "Encargo Interno" otorgado sea suspendido o
anulado y haya sido desembolsado, el encargado debe devolver los
fondos públicos a Caja de la Dirección de Tesorería o el que haga sus
veces, en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas, contados a
partir de la comunicación escrita que disponga la suspensión o
anulación, se iniciará el proceso de apercibimiento y de persistir se
correrá traslado a Secretaría Técnica.
7.1.6. El monto máximo a ser otorgado en cada "Encargo Interno" será hasta
tres (3) Unidades Impositivas Tributarias – UIT.
7.1.7. Cuando el Encargo, requiera la opinión de la Dirección de
Abastecimiento o la que haga sus veces, el informe técnico debe ser
conciso y preciso, señalando el lugar donde se desarrollarán las
actividades materia del Encargo Interno, no se pueden brindar
adecuadamente los bienes y/o servicios requeridos.

7.2 AUTORIZACIÓN

7.2.1 La Dirección Regional de Administración o la que haga sus veces

deriva la "Solicitud de Asignación de Encargo Interno" a la Dirección
de Abastecimientos o la que haga sus veces.
7.2.2 El Director de Abastecimientos o el que haga sus veces, debe informar
y evaluar en el Anexo N° 1 "Solicitud de Asignación de Encargos
Interno", las restricciones justificadas en cuanto a la oferta local de
determinados bienes y servicios, detallando las condiciones a las que
deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas;
siendo esta opinión, indispensables para el otorgamiento del Encargo
Interno, que de considerar la solicitud viable, emite opinión aplicando
el Formato N° 1" Solicitud de Asignación de Encargos Interno" y la
Dirección de Contabilidad o la que haga sus veces, emite el informe en
 donde el solicitante no tiene rendiciones pendientes y remite a la Sub
Gerencia de Presupuesto y Tributación o el que haga sus veces para
la certificación respectiva.
7.2.3 La Sub Gerencia de Presupuesto y Tributación o el que haga sus
veces, aprueba la Certificación de Crédito Presupuestal, deriva a la
Dirección de Contabilidad para que se adjunte al informe que sustente
el Encargo Interno, derivando a la Dirección Regional de
Administración para la emisión de la Resolución Administrativa.
7.2.4 Los Encargos Internos se aprueban mediante Resolución del Director
Regional de Administración о de quien haga sus veces, estableciendo
el nombre de la persona, la descripción del objeto del "Encargo
Interno", los conceptos del gasto, los montos, las condiciones a que
deben sujetarse las adquisiciones y contrataciones a ser realizadas, el
tiempo que tomará el desarrollo de las mismas y el plazo para la
rendición de cuentas debidamente documentada.
7.2.5 La Dirección Regional de Administración o el que haga sus veces,
debe remitir a la Dirección de Contabilidad o el que haga sus veces la
Resolución Administrativa Regional, a fin de que efectué el
compromiso y devengado presupuestal requerido para el Encargo
Interno.

7.3 OTORGAMIENTO

7.3.1 La Dirección de Contabilidad o la que haga sus veces, luego de tener

a la vista la Resolución Administrativa Regional que aprueba el
Encargo Interno y la certificación respectiva procederá a realizar el
Compromiso Anual, Compromiso y Devengado, a través del módulo
SIAF-SP; luego deriva la documentación a la Dirección de Tesorería o
la que haga sus veces.
7.3.2 La Dirección de Tesorería o el que haga sus veces procede a girar en
el Sistema SIAF-SP, el giro a través de OPE (Orden de Pago
Electrónica), a nombre de la persona designada en la Resolución
Administrativa.

7.4 RENDICIÓN DE CUENTAS

7.4.1 La Rendición de cuentas del Encargo Interno se realizará en un plazo

no Mayor de tres (3) días hábiles después de concluida la actividad
materia del Encargo, salvo cuando se trate de actividades
desarrolladas en el exterior del país, en cuyo caso, tiene un plazo de
quince (15) días calendario; para presentar la rendición ante la
Dirección Regional de Administración o la que haga sus veces,
adjuntando la siguiente documentación:
 Para el informe de rendición de cuenta del Encargo Interno
recibido, se utilizará el Anexo 5 – Informe del Encargo Interno
Otorgado.
 Se utilizará el Anexo N° 2 "Rendición de Cuenta Por Encargo
Interno Otorgado", adjuntando documentación sustentatoria en
 original de los comprobantes de pago visados por el
comisionado y el Responsable de la Unidad de Orgánización.
 En el caso de cubrir eventos y talleres, se debe utilizar el Anexo
N° 3 "Control de Asistencia (Encargos otorgado para Talleres)".

7.4.2 El responsable del "Encargo Interno" debe adoptar las acciones

correspondientes, a la sustentación del gasto antes de proceder al
pago, entre ellas debe verificar las características y datos que deben
contener los comprobantes de pago. A efectos de presentar el Anexo
N° 2 "Rendición de Cuenta Por Encargo Interno Otorgado", el
encargado debe sustentar cada gasto efectuado durante la ejecución
del Encargo, a través de los comprobantes de pagos respectivos
(facturas, boletas de ventas, tickets de máquina registradora, entre
otros), los cuales deben cumplir los requisitos exigidos por la SUNAT,
para sustentar gastos únicamente cuando se trate de casos, lugares o
conceptos, en los que no haya sido posible obtener los comprobantes
de pago (el monto de la declaración jurada corresponderá a los gastos
reales, estrictamente imposibles de rendir con documentos). Para
otros gastos no señalados, será el Director Regional de Administración
o el que haga sus veces, quien determine la manera expresa los
casos, lugares o conceptos en los que se deba utilizar la Declaración
Jurada por Encargo Interno Otorgado (Anexo 4) como sustento del gasto
de acuerdo al artículo 71.2 de la Directiva de Tesorería N° 0001-2007-
EF/77.15; los comprobantes de pago deben ser emitidos a nombre del
Gobierno Regional Cajamarca, consignando los datos siguientes:

Denominación o razón social RUC

Gobierno Regional Cajamarca 20453744168

7.4.3 Los comprobantes de pago deberán ser presentados en original, sin

presentar borrones ni enmendaduras, y deberán señalar
expresamente el detalle de cada gasto efectuado.
7.4.4 Cuando el comprobante de pago supere el importe de S/ 700.00 la
transacción será sujeta a detracción y/o retención en tanto
corresponda (Cuando se desarrollen bajo el ámbito de promoción de la
Amazonía Ley N° 27037, debiendo adjuntar la constancia del depósito
realizado en el Banco de la Nación, anexando el voucher de pago a la
Rendición de Cuentas del Encargo otorgado; asimismo, los gastos
sustentados con Recibos por honorarios deben ser emitidos de
manera electrónica utilizando la plataforma informática "SUNAT
Operaciones en Línea" en conformidad con lo dispuesto en la
Resolución Suprema N° 374- 2013/SUNAT.
7.4.5 Cuando estos gastos superen los S/ 1,500.00 están sujetos a la
Retención del Impuesto a la Renta, en caso de exoneración deberán
adjuntar la Constancia de Autorización de Suspensión de Cuarta
Categoría emitido por la SUNAT (formulario 1609), debiendo
comunicar a la Dirección de Contabilidad o la que haga sus veces, a
fin de proceder a su Declaración en el PDT PLAME - Plantilla
 electrónica, dentro de los tres (3) días calendarios contados a partir del
término de la actividad, bajo la responsabilidad.
7.4.6 Cuando se trate de eventos y talleres se deberá adjuntar la lista de
participantes utilizando el Anexo N° 3 "Control de Asistencia (Encargos
otorgados para Talleres)", una fotografía del evento teniendo como
fondo a los participantes, así como otros documentos que acrediten el
desarrollo del evento.
7.4.7 Todos los comprobantes de pago que sustente los gastos efectuados,
deberán contar con el V°B° y sello del responsable del Órgano y/o
Unidad Orgánica y debe estar firmado por el Encargado, indicando
nombres y apellidos completos, así como el número de DNI, dichos
comprobantes de pago deberán ser presentados y adosados en hojas
tamaño A4, para facilitar su archivo.
7.4.8 Realizada la rendición del Encargo Interno en el plazo establecido y de
existir saldos no utilizados de dinero, el encargado tiene un plazo de
veinticuatro (24) horas para devolver el saldo del monto otorgado, al
área de Caja, la cual emitirá el Recibo del Ingreso por el importe
devuelto, luego la Dirección de Tesorería o el que haga sus veces
procederá a realizar el depósito de devolución al Tesoro Público,
dentro de las veinticuatro (24) horas de recibido el saldo.
7.4.9 La documentación presentada como sustento de los gastos realizados,
en caso que formule alguna observación documentación presentada,
será comunicada al encargado mediante el MAD Cero Papel de
corresponder, y se devolverá la documentación al Órgano y/o Unidad
Orgánica correspondiente, otorgándole al encargado un plazo de dos
(2) días hábiles para la subsanación y continuar con el trámite
correspondiente.
7.4.10 La Dirección de Contabilidad o la que haga sus veces es la encargada
de la revisión de la Rendición y dar conformidad a la rendición de
cuentas de Encargo Interno con el V°B° correspondiente,
posteriormente será derivado a la Dirección de Tesorería o el que
haga sus veces para su archivo en el comprobante de pago.
7.4.11 No se aceptarán los gastos presentados en las rendiciones de cuenta,
que no guarden relación con el objetivo del Encargo Interno o las
fechas de los gastos estén fuera del periodo de programación de las
actividades.

7.5 DISPOSICION FINAL

Las unidades de organización usuarias que soliciten Encargo Interno,

deberá contener lo estrictamente indispensable, evitando tener que
solicitar fondos para bienes y servicios que deben ser atendidos por la
Dirección de Abastecimiento o la que haga sus veces; lo cual deberá
efectuarse con la debida anticipación.
7.6 CONTROL

La Dirección de Contabilidad o la que haga sus veces, efectuará el

seguimiento y control de los Encargos otorgados, dando cuenta cuando
estos no son rendidos en su oportunidad o contenga vicios o
adulteraciones; ello para la determinación de responsabilidades.
 Anexo 1

Gobierno Regional Cajamarca

SOLICITUD DE ASIGNACIÓN DE ENCARGO INTERNO

Denominación de la dependencia solicitante
Responsable de la dependencia
Responsable del encargo interno
Certificación Presupuestal N°
Fuente de Financiamiento
Actividad/Proyecto
Objeto del encargo interno
Fecha de inicio de la actividad
Fecha de término de la actividad

ESPECIFICA
DENOMINACIÓN PARTIDA ESPECIFICA DEL GASTO IMPORTE
DEL GASTO

TOTAL 0.00

Nota:
Anexar al requerimiento un informe técnico justificando el pedido, los conceptos del gasto y las condiciones a que se
debe sujetarse la Ley de Adquisiciones del Estado y su Reglamento, el mismo que será evaluado por la dirección de
abastecimiento.

Firma y sello del responsable de la

dependencia Responsable de Encargo Interno
 Anexo 2
RENDICION DE CUENTAS POR ENCARGO INTERNO OTORGADO

Responsable
Importe Otorgado
Importe Gastado
Importe Devuelto
Fuente Financiamiento
Proyecto/Actividad
Resolución DRA N°
Comprobante de Pago N°
Expediente SIAF

DOCUMENTO DE GASTO DETALLE

PARTIDAS
N° FECHA PROVEEDOR DEL IMPORTE
CLASE SERIE N° ESPECIFICAS
EMISIÓN GASTO

IMPORTE TOTAL S/

Firma y sello del responsable Responsable de Encargo

de la dependencia Interno

Control Previo Director Regional de

Administración
 Anexo 3

CONTROL DE ASISTENCIA
(ENCARGOS OTORGADOS PARA TALLERES)

DATOS DEL EVENTO

NOMBRE DEL EVENTO
LUGAR
FECHA

LUGAR DE
APELLIDOS Y NOMBRES CARGO DNI N° FIRMA
N° PROCEDENCIA

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21
 ANEXO 4

DECLARACIÓN JURADA POR ENCARGO INTERNO OTORGADO

DATOS DEL RESPONSABLE DEL ENCARGO
PLIEGO
UNIDAD EJECUTORA
NOMBRE
CARGO
CONDICIÓN
DNI

DATOS DEL ENCARGO INTERNO

RESOLUCIÓN N°
IMPORTE ASIGNADO
FECHA DE INICIO FECHA DE TÉRMINO

De conformidad con lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 07-2013-EF, y al Artículo 71º de la Directiva de Tesorería
Nº 001/2007-EF/77.15, aprobada según Resolución Directoral N° 002-2007-EF/77.15 DECLARO BAJO JURAMENTO haber
realizado los gastos que detallo a continuación, de los cuales no me ha sido posible obtener el comprobante de pago reconocidos
y emitidos de conformidad con lo establecido por la SUNAT, por el importe de __________________, durante la ejecución del
encargo, como sustento por los siguientes conceptos:

FECHA DETALLE CLASIFICADOR IMPORTE

TOTAL

En fe de lo cual firmo la presente Declaración Jurada.

Cajamarca, ______ de ____________ de 202 __.

 ANEXO 5

INFORME DEL ENCARGO INTERNO OTORGADO

INFORME N°

Señor :
FUNCIONARIO QUE AUTORIZÓ EL ENCARGO INTERNO
Unidad Orgánica
Gobierno Regional Cajamarca

Asunto : Encargo Otorgado _______________________

Ref. : Resolución Administrativa N° ______________

Tengo el agrado de dirigirme a Usted, a la vez informar las acciones realizadas

durante el desarrollo de la actividad/proyecto del encargo interno, de acuerdo a lo
establecido en el documento de la referencia:

I. OBJETIVOS
_______________________________________________________________

_______________________________________________________________

II. ACCIONES DESARROLLADAS

______________________________________________________________

______________________________________________________________

III. RESULTADOS
______________________________________________________________

______________________________________________________________

IV. CONLUSIONES Y RECOMENDACIONES

______________________________________________________________

______________________________________________________________

Atentamente,

__________________________

Firma del Responsable del Encargo Interno