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Buenas tardes,
Estimado Tutor y compañeros
En el contexto de administración de empresas, la gestión de proyectos
ha evolucionado significativamente a lo largo del tiempo, explique la
importancia de la gestión de proyectos en las organizaciones y destaque
al menos dos aspectos clave que evidencien su evolución histórica
Proporcione ejemplos concretos para respaldar su respuesta.
Teniendo en cuenta la pregunta dinamizadora, me permito responder
En un mundo cambiante y creciente, con mayor competencia y con
búsqueda constante de la mejora continua de los procesos y
optimización de los recursos, la gestión de proyectos es importante
debido a que "Los proyectos ayudan a emprender nuevas oportunidades
de mejora, así como aprovechar los recursos de manera eficiente y
óptima con el fin de alcanzar objetivos de manera colectiva y/o
personal” (Spain, 2019) sin embargo, debido a los bajos porcentajes de
finalización con éxito de los proyectos en el transcurso del tiempo se
hace necesario prestar más atención por parte de las organización a
implementar acciones correctivas y entre ellas se destaca el crear un
departamento encargado específicamente de centralizar toda la gestión
relativa a la Gestión de proyectos estos conocidos como Oficinas de
Gestión de Proyectos (PMO – Project Management Office).
Aspectos Claves
Dos de los aspectos claves que evidencian la evolución histórica que ha
tenido la gestión de proyectos son:
- La creación de oficinas de gestión de proyectos PMOs de las
cuales la primera reseña que se tiene de estas es del “año 1930
cuando el Cuerpo Aéreo de lo Estados Unidos creó un
departamento con esta función para supervisar el desarrollo de
aeronaves.” (Asturias) estas nacen de la necesidad de las
empresas de tener órganos de centralización, coordinación y
gestión dentro de las mismas cuyo objetivo principal es minimizar
los riesgos que genera la ejecución de proyectos al ejercer sobre
ellos una función de gobierno.
- El uso de herramientas tecnológicas para la gestión y control de
los proyectos: se puede identificar que anteriormente las
empresas hacían uso de herramientas como líneas de tiempo
manuales, ahora existen nuevas herramientas digitales que
permiten mantener un control más eficiente sobre las actividades
tales como Microsoft Project.
Caso practico
En la empresa en la que laboro actualmente se tiene una estructura
equilibrada y esta hace que el coordinador del proyecto no pueda ser
autónomo en las decisiones y se dependa mucho de otros
departamentos, hace unos meses se propuso la implementación de una
PMO (oficina de dirección de proyectos) y esta ya estamos en proceso de
su implementación para la compañía, por medio de la asignatura
entiendo mejor la importancia de su implementación y su
funcionamiento.
Pregunta dinamizadora:
1. En el ámbito de la gestión de proyectos, las estructuras de oficina de
proyectos (PMO) desempeñan un papel crucial. Describe los componentes
esenciales de una estructura de oficina de proyectos y como cada uno
contribuye al éxito general de la gestión de proyectos en una
organización. Además, explora los niveles de madurez, de una PMO y explica
como la evolución a través de estos niveles puede impactar positivamente en
la eficiencia y efectividad de la gestión de proyectos. Proporciona ejemplos
prácticos para respaldar tu respuesta.
Respuesta docente
Es importante resaltar que en la gestión de proyectos, la PMO juega un papel
fundamental en la estandarización y optimización de procesos. Tu respuesta
podría beneficiarse de una estructura más clara, con subtítulos que destaquen
cada componente y nivel de madurez.
En cuanto a los componentes esenciales de una PMO, la normalización es
crucial, ya que permite a la PMO identificar y adaptar metodologías de
gestión de proyectos aplicables a la organización. Esto incluye definir
procedimientos, roles y tipologías específicas, asegurando un proceso de
análisis del negocio que evalúe posibles riesgos. Este componente impulsa la
mejora continua y garantiza que todos los proyectos sigan un estándar
común.
En términos de capacitación, la PMO debe proporcionar entrenamiento
continuo a los jefes de proyecto y a todos los involucrados en la
implementación de proyectos. Esto incluye formar auditores para evaluar el
cumplimiento de la metodología y compartir lecciones aprendidas para
mejorar futuros proyectos. Esta función es vital para mantener a todo el
equipo alineado con las mejores prácticas y los objetivos del proyecto.
Para el seguimiento y control, es fundamental que la PMO mantenga un
informe continuo a la dirección del proyecto, desarrollando y compartiendo
indicadores de medición estandarizados. Esto asegura la equidad en los
procedimientos y proporciona una base sólida para la toma de decisiones. La
transparencia en el seguimiento y control de los proyectos permite una mejor
gestión de los recursos y la identificación temprana de posibles problemas.
El fomento de la cultura del Project Management es otra área crucial, donde la
PMO debe promover una comunicación fluida y gestionar la resistencia al
cambio dentro de la organización. Equilibrar los procedimientos y objetivos
del negocio es clave para alinear la gestión de proyectos con la estrategia
organizacional. Una cultura robusta de gestión de proyectos facilita la
adopción de nuevas prácticas y tecnologías.
En cuanto a la gestión del conocimiento, es esencial que la PMO brinde
soporte continuo a los jefes de proyecto y verifique las mejores prácticas. La
PMO debe gestionar la documentación de manera efectiva y, si es posible,
crear bases de datos para organizar la información, facilitando el acceso y el
uso del conocimiento acumulado. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que
también asegura que las lecciones aprendidas se utilicen para futuros
proyectos.
Sobre los niveles de madurez de una PMO, los modelos como Casey Perck,
Gerard Hills y Dinsmore y Cabannis destacan en este campo. A medida que la
PMO avanza en los niveles de madurez según estos modelos, la organización
experimenta una mejora en la estructura, el detalle en los resultados y los
beneficios obtenidos. Una PMO más madura proporciona una mayor eficiencia
y efectividad en la gestión de proyectos, optimizando el uso de recursos y
mejorando los resultados
Respuesta gustavo
Cordial saludo, Docente y Compañeros
Pregunta Dinamizadora
En el ámbito de la gestión de proyectos, las estructuras de oficina de
proyectos (PMO) desempeñan un papel crucial. Describe los componentes
esenciales de una estructura de oficina de proyectos y como cada uno
contribuye al éxito general de la gestión de proyectos en una organización.
Además, explora los niveles de madurez, de una PMO y explica como la
evolución a través de estos niveles puede impactar positivamente en la
eficiencia y efectividad de la gestión de proyectos. Proporciona ejemplos
prácticos para respaldar tu respuesta.
Respuesta a la Pregunta Dinamizadora
Para dar respuesta a la pregunta dinamizadora veo procedente realizar una
división de la misma, es por ello que planteo de la siguiente forma:
1. Describe los componentes esenciales de una estructura de oficina de
proyectos y como cada uno contribuye al éxito general
de la gestión de proyectos en una organización.
Como ya se sabe el principal objetivo de las PMO es gestionar y supervisar
todos y cada uno de los proyectos generados por una organización de manera
directa y efectiva, involucrando personal capacitado que contribuya en el
éxito de los mismo, dicho esto, los componentes esenciales de una PMO
dependen netamente de su estructura, es por ello que decido describirlas de
la siguiente manera desde mi punto de vista:
A. Normalización: en este componente es donde se debe realizar la creación
de políticas internas de procedimientos y solicitudes, creando una serie de
estándares o mecanismos que garanticen la conservación de los objetivos de
la organización y contribuya de manera significativa con la gestión del
proyecto, es por ello que se puede evidenciar en algunas empresas, en este
caso en la cual pertenezco, se ha creado una serie de formatos estándar para
el control y seguimiento de algunas actividades, tales como, la asistencia del
personal, el uso de algunas herramientas y equipos, el control del estado del
clima que influye significativamente en el desarrollo de las actividades,
formatos de actas de entrega, actas de comités técnicos, entre otras.
B. Capacitación: en este componente participa netamente los jefes de
proyectos y todos aquellos que forman parte de la PMO, quienes deben
capacitarse o formarse de acuerdo con sus responsabilidad en el proyecto
para ello, la participación activa en procesos de capacitación, formación y
demás le permiten ampliar su participación y su campo de acción en el
desarrollo de un proyecto, si bien es cierto, un personal capacitado es la base
de una buena gestión de proyectos, un personal capacitado para contribuir al
éxito de un proyecto es doblemente importante en la consecución de los
objetivos de una organización.
C. Seguimiento y Control: en este componente es donde se establecen las
métricas que permitan conocer el estado actual del proyecto en cualquier
etapa o instancia de tiempo, permitiendo asi contribuir con el éxito del
proyecto, evidenciando los posibles problemas, riesgo o dificultades en el
desarrollo del mismo para su corrección oportuna manteniendo el proyecto en
las optimas condiciones o en su defecto encausarlo a feliz término. En mi
campo laboral, se realiza normalmente una comparación entre lo planeado vs
lo ejecutado, esto se realiza mes a mes, permitiendo conocer el estado actual
de la obra y permitiendo evidenciar de manera clara, cuales fueron las
actividades que no tuvieron el rendimiento suficiente para contribuir con el
objetivo mensual, y es ahí donde se deben enfocar los esfuerzos para que al
siguiente mes, dicha actividad se encuentre alineada con la programación o
cronograma, generando así una estabilidad en el proyecto.
D. Fomento de la Cultura del Project Management: en este componente es
importante resaltar que no es fácil la adquisición de criterios adecuados o
acoplado con el Project Management, sin embargo, el proporcionar los
mecanismos y herramientas de gestión de proyectos, así como la implantación
de conocimiento y uso de los mismos dentro de la organización, permite una
mejor gestión del proyecto, sin lugar a dudas, la obtención de software de
gestión de proyectos o herramientas que permitan un control el tiempo real
mejorara la eficacia y eficiencia de todas las partes involucradas en el
proyecto.
E. Gestión del Conocimiento: en este componente es donde se debe mantener
una buena gestión de la documentación, ya que sirven como base par futuros
proyectos, es decir, permite identificar las lecciones aprendidas de manera
que se genere la mejora continua en la generación de proyecto partiendo
desde la gestión de los riesgos y/o problemas, la gestión de las
comunicaciones, y la solución de problemas o inconvenientes basado en la
toma de decisiones dadas a lugar, y comparadas con las posibles causas del
proyecto a futuro.
El origen de los proyectos suele anticipar el éxito o el fracaso de los mismos.
De ahí que elaborar su estructura no sea un asunto menor: significa saber qué
lo justifica, cómo se desarrollará, en qué etapas estará dividido, quiénes lo
llevarán a cabo y en función de cuáles expectativas o proyecciones. Aun así,
es imposible hablar de una única forma de diseñar la estructura de un
proyecto. Cada caso tiene unas necesidades distintas a las que se deben dar
respuesta (Pérez, 2021).
2. Explora los niveles de madurez, de una PMO y explica como la evolución a
través de estos niveles puede impactar
positivamente en la eficiencia y efectividad de la gestión de proyectos.
Proporciona ejemplos prácticos para respaldar tu
respuesta.
Cabe mencionar que la madurez de la organización lleva a la misma a un
desarrollo óptimo de sus objetivos, esto debido a que permite medir su estado
de manera que genere un posicionamiento o evolución de la misma a través
de practicas o herramientas utilizadas para el mejoramiento continuo.
A continuación, describiré los niveles de madurez de una PMO y como la
evolución en cada uno de ellos contribuye con la eficiencia y efectividad de la
gestión de proyectos:
Nivel 0 o Inexistente: En este nivel es donde no existe el más mínimo control
de la ejecución del proyecto, además, no se cuenta con el personal idóneo y
capacitado para el control y gestión del proyecto, tampoco se logra evidenciar
parámetros o métricas que contribuyan con la evaluación y seguimiento del
proyecto, de ahí es donde nace la necesidad de un jefe o responsable que
gestione, administre y desarrolle el proyecto.
Ejemplo: La creación de un emprendimiento puede ser un ejemplo claro de un
nivel 0 de PMO, esto debido a que, en mucho de los casos de emprendimiento
o un nuevo negocio, tiene en muchas ocasiones la falta de una buena
planificación y muchas de estas son dadas por impulsos o pretensiones.
Nivel 1 o Inicial: en este nivel se carece de procesos o estándares basados en
la gestión de proyectos, bajos conocimientos en seguimiento y control del
costo y el tiempo, asignación de recursos bajos que afectan la calidad y
afectan el alcance del proyecto,
Ejemplo: Cuando se continua con un legado de empresa familiar, esto puedo
considerarlo como un ejemplo inicial, donde los conocimientos adquiridos son
los transmitidos de generación en generación, y simplemente no se buscan
estándares que puedan contribuir con el mejoramiento de la calidad del
producto o servicio ofrecido.
Nivel 2 o Gestionado: aquí se comienza con la necesidad de controlar o
establecer procesos de revisión de las actividades, administración de los
recursos, uno de la planificación, la necesidad de una administración
financiera, se logra priorizar algunos proyectos o ideas, se comienzan a
generar formatos o plantillas en documentos y se asignan responsabilidades.
Ejemplo: Partiendo de mi experiencia como ingeniero, he estado en algunas
compañías o empresas en las cuales, se van generando formatos o
documentos a raíz de la participación de un proyecto determinado, o cuando
se han presentado dificultades, en una de ellas no se tenía un control del
tiempo laborado por parte del operario de una máquina, la cantidad de
material recibido por parte de la cantera o el subcontratista ejecutaba sin
seguir un cronograma de ejecución, es por ello, que al darse mi contratación,
me toco generar los documentos que me permitieran llevar ese control y
además, encauzar el proyecto de acuerdo a la necesidad del mismo, es decir,
se asignaron responsabilidades al personal de bodega en el cual tenía que
supervisar las volquetas recibidas, manejar un formato de control de horas
maquina y la implementación de un cronograma de ejecución de actividades
para subcontratistas con respecto al proyecto.
Nivel 3 o Definido: En esta etapa ya se cuenta con unos procesos definidos y
estandarizados, así mismo se implementan metodologías para la gestión del
proyecto, se capacita a los trabajadores, existe la gerencia del proyecto, es
decir un líder, se utilizan herramientas que contribuyen con el control y
gestión del proyecto, se inician los procedimientos de análisis de costos, y
tiempo, se identifican los alcances financieros y los riesgos del proyecto.
Ejemplo: Esto nace definitivamente en una empresa en la cual se encuentra
establecida una política de gestión del riesgo, donde se incluye la
identificación, evaluación y mitigación de los mismos en cada etapa del
proyecto, además, en mi campo, mucho de ellos es establecido en el campo
se sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, donde se parte de
una aprobación de estándares por parte de una entidad aseguradora y es
basado en los parámetros establecidos para cada proyecto, esto incluye hasta
la documentación y/o formatos que ahí se estipulen.
Nivel 4 o Administrado: En este nivel ya se involucran sistemas de gestión de
calidad, además, se cuentan con auditorias, supervisiones o consultorías, que
garantizan el cumplimiento de los estándares, el jefe de proyectos asume una
mayor responsabilidad en la toma de decisiones y al mejoramiento continuo
de las situaciones presentadas, las métricas de evaluación son más dadas al
rendimiento del proyecto y se revisan los entregables desde el principio de
planeación hasta el día de entrega.
Ejemplo: En el mundo de la construcción existen una gama de empresas
reconocidas, en este caso las empresas modelo a seguir en la construcción
colombiana como los son, Marval, Amarilo, Colpatria, Argos y Entre otras, que
terminan siendo lideres de la construcción en Colombia, las cuales tienen
claramente un alto índice de calidad, diseño y excelencia en cada uno de sus
proyectos.
Nivel 5 u Optimizado: En esta etapa la empresa continuamente mejorar los
procesos y practicas de gestión de proyectos, se implementa la innovación a
través del aprendizaje y la capacitación continua, permite una administración
en tiempo real, se estandarizan un jefe en cada una de las dependencias de la
empresa, tanto en lo administrativo, financiero, operativo y demás.
Ejemplo: En este caso se consideraría que una empresa multinacional es
quienes podrían estar en este nivel, ya que actúan desde los distintos campos
de aprendizaje y mejora continua partiendo de las experiencias vividas, asi
como las lecciones aprendidas a lo largo de todo su campo laboral, logrando
identificar las posibles mejoras y estableciendo las buenas prácticas.
Finalmente, se puede decir que los niveles de madurez impactan
positivamente en la eficacia y efectividad en la gestión de proyectos mediante
la ejecución de actividades que permitan la mejora de la calidad, además,
permitiendo la reducción de los costos y tiempos de ejecución o entrega de
los bienes o servicios, proporcionando una mayor satisfacción en las
expectativas del cliente, generando así una mayor visibilidad y transparencia
en el estado del proyecto con todos los participantes, dejando como resultado
la transformación de un simple administrador de proyecto a un promotor de
mejoras continuas y excelencia en la generación de proyectos.
Cordial saludo, Docente y Compañeros
Pregunta dinamizadora:
En la pregunta dinamizadora encuentro dos temas a tratar
1. En el ámbito de la gestión de proyectos, las estructuras de oficina de
proyectos (PMO) desempeñan un papel crucial. Describe los componentes
esenciales de una estructura de oficina de proyectos y como cada uno
contribuye al éxito general de la gestión de proyectos en una organización.
Una Oficina de Proyectos (PMO) juega un papel fundamental en la
estandarización y optimización de procesos, establece el marco y los
procesos necesarios para garantizar la ejecución efectiva y exitosa de
los proyectos. Los componentes esenciales de una PMO incluyen la
normalización, la capacitación, el seguimiento y control, el fomento
de la cultura del Project Management, y la gestión del conocimiento.
Normalización:
La normalización es crucial ya que implica la identificación de
metodologías de gestión de proyectos aplicables a la organización,
estableciendo procedimientos, roles y tipologías específicas.
Por ejemplo, una PMO puede implementar una metodología ágil para
proyectos de desarrollo de software, asegurando que todos los
equipos sigan un enfoque coherente y eficiente.
Capacitación:
La PMO debe proporcionar entrenamiento continuo para garantizar
que todos los jefes de proyecto y los todos los involucrados estén
alineados con las mejores prácticas de implementación y gestión de
proyectos.
Por ejemplo, una PMO puede ofrecer cursos de certificación en
gestión de proyectos o sesiones de formación específicas sobre
herramientas y técnicas relevantes para el proyecto en cuestión.
Seguimiento y control:
El seguimiento y control son fundamentales para evaluar el progreso
del proyecto y tomar decisiones informadas por parte de la alta
dirección. La PMO puede desarrollar indicadores de medición y
herramientas de seguimiento para monitorizar el avance del proyecto
y gestionar los riesgos de manera proactiva.
Fomento de la cultura del Project Management:
Una cultura organizacional que valore y promueva la gestión de
proyectos es otra área crucial para el éxito a largo plazo.
Ejemplo: La PMO puede liderar iniciativas para fomentar esta cultura,
promoviendo la comunicación abierta, la colaboración y el intercambio
de conocimientos entre los equipos de proyecto.
Gestión del conocimiento:
La gestión del conocimiento busca asegurar que las lecciones
aprendidas se capturen y compartan para mejorar continuamente los
procesos y resultados del proyecto actual y futuros proyectos.
Por ejemplo, esta gestión del conocimiento en una PMO puede
mantener una base de datos de lecciones aprendidas y facilitar
reuniones de retroalimentación después de la finalización de cada
proyecto.
2. Explora los niveles de madurez, de una PMO y explica como la evolución a
través de estos niveles puede impactar positivamente en la eficiencia y
efectividad de la gestión de proyectos. Proporciona ejemplos prácticos para
respaldar tu respuesta.
La madurez en la dirección de proyectos se refiere al nivel en el cual una
organización desarrolla, asimila e implementa buenas prácticas en la
dirección de proyectos. El objetivo es establecer mejoras continuas y
estrategias organizativas a través de una ejecución exitosa de
proyectos.
Los niveles de madurez se pueden clacificar de la siguiente manera:
“Nivel 1 (Inicial): La organización, pese a no seguir unas prácticas
definidas, consigue obtener resultados que pueden ser
comercializados.
Nivel 2 (Gestionado): Ocurre cuando en los proyectos de una
organización se asegura que los requerimientos son gestionados, y
que los procesos son planificados, ejecutados, medidos y controlados.
Nivel 3 (Definido): En este caso, la organización tiene establecido un
conjunto de procesos estandarizados que incluye procedimientos,
herramientas, estándares y métodos.
Nivel 4 (Gestionado cuantitativamente): Además de cumplir con las
características anteriores, la organización y los proyectos tienen
establecidos objetivos cuantitativos para la calidad y cumplimiento.
Nivel 5 (Optimizado): Este nivel se alcanza cuando la organización
entera persigue la mejora continua de los procesos a través de la
innovación y de la implantación de mejoras tecnológicas.” (Asturias )
La madurez en la dirección de proyectos se logra a través del
desarrollo y la implementación de los componentes esenciales de una
PMO. A medida que una organización avanza en los niveles de
madurez, mejora su capacidad para ejecutar proyectos de manera
eficiente, lo que se traduce en mejores resultados y estrategias
organizativas más sólidas.
Referencias
Asturias . (s.f.). Beneficios y Tipos de Modelos de Madurez. Obtenido de
ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA: [Link]
[Link]/recursos/biblioteca/pdf/dgp_project_management_offic
e/clase3_pdf1.pdf
Aplicación
En la empresa en la que laboro, la identifico como una empresa madura,
debido a su trayectoria considero que está en un nivel Gestionado
debido a que la organización monitorea y mide sistemáticamente sus
procesos de gestión de proyectos. Realiza divulgaciones de sus lecciones
aprendidas y las mismas son analizadas en conjunto con los proyectos
activos y están disponibles para todo el personal.
