Jorge Roberto Volpentesta Sistemds e Lnyormacran Un enfogue socio-sistémico de la Gestion de datos, informaciOn y CONOCiMiENTO de las orgaNizaciones DsmurD) Buyat PLU EKO ENECAPITULO X SISTEMAS APLICADOS ORIETIVOS DEL CAPITULO: Analizar diferentes sistemas _ ciones, identificando sus aspectos més destacados de cont Oe gjemplos que muestran sus principales caracter(sticas, “ siNTESIS CONCEPTUAL: Las organizaciones se caracterizan Por ser un con- aga de sistemas relacionados entre si y con el ambiente que las rodea. Por medio esos sistemas, Y a través de los recursos tangibles e intangibles que manejan, es yosble transformar las entradas de insumos en productos y servicios que cubren recsidades de las personas que componen los mercados. Asimismo, cada organi- zion obtendré de esos flujos de informacién y de recursos materiales, elementos recesarios para la realizacin de las tareas operativas, de planeamiento y de control. {os procesos tienen dentro de las organizaciones una presencia individualizada y esecializada para actuar en ciertas tareas: ventas, compras, cobranzas, pagos. Operativos de las trol interno y des- INRODUCCION Los sistemas administrativos tienen como propésito cristalizar en las activida- Cotidianas de las organizaciones los objetivos definidos en la estrategia elegida; = SS concreta a través de un Conjunto de procedimientos y tareas que permiten, SNS, que los objetivos organizacionales puedan aleanzarse. ie ead de los procedimientos que se desarrollan no impide que * iver aauier eat de los que facilitan la realizacién de las transacciones one : “ellos geen, Y que en conjunto conforman su sistema operativo, ® “ : Sn de tereg rmiten que se adquieran recursos del contexto, se consiga Lo . ios, se °S, Se procesen los insumos, se vendan y distribuyan los producto e por ellos y se retribuya a los proveedores y empleados. ‘a Omer D. Buyatyinalidad de expresar mediante uy) ony eee aqui desarrolladas, pero i‘ “nfogue Prdcy isas y las herramientas hasta aq , AS0ciadag lieg, NS imientos que son los que le dan vida a las FBANIzaCIONes tn, esos prose n algunas de las rutinas administrativas mas usuajog | § ese Seng, biti, Care 9, se presenta ariales, divididas en grupos de actiy Aten, ‘ Jas onganizaciones empresari IClivida, ; Mica, +e Actividades de Ventas, + Actividades de Cobranzas. 4 Actividades de Compras. Actividades de Pagos. Este capitulo tien La variedad y multiplicidad de situaciones que pueden Presentarse en real de las onganizaciones impide desarrollar ejemplos para cada una de ellas. 9 se adopta el criterio de presentar, de manera general, los lineamientos de conty cl ie terno que deben tenerse en cuenta en la confeccion de cada Procedimiento, , en detalles referidos a documentaciones, formularios o planillas administrativas No obstante, para cada grupo de actividad se presenta un ejemplo, con ef detalle ken dinamica y los fundamentos utilizados en su confeccidn, ACTIVIDADES DE VENTAS Contemplan una serie de acciones tendientes a la venta Y entrega de los productos de la empresa entre los compradores de un mercado. Normalmente, esas acciones se encuentran limitadas desde el momento de la Fecepcién del pedido hasta {a entrega del producto o la prestacidn del servicio. Como se advierte, se dejan fuers de estas rutinas otros aspectos relacionados con la funcién comercial de la empresa. Dentro del variado mundo empresarial existen diversas modalidades de ven- que afectan las operaciones realizadas con el fin de completar la secuenca necesaria para cumplir enteramente con la actividad. Las posibilidades de realizacién de ventas son Numerosas: por vendedores; telson £88; Por correo; al mostrador; por Internet; al contado; a crédito; en cuenta come te; por tarjeta de crédito; a clientes locales; a clientes del exterior; a mayorstas: ? motistas. La gran variedad de situaciones que existen, exime cualquier intent > tratar de elaborar circuits especificos para cada una de ellas. & como embaeo $i resulta valido realizar un detalle de los principales aspects aaniit r fi © que deben ser tenidos en cuenta en el disetio de los crcuitos. icamente resulta importante destacar; tas, a Jorge Robert Yanvy SISTEMAS F INFORMACION TO A, tvs a la estructura - $ fc : ” wii vit de sectores 0 funciones de control; el Sector de expedicién ‘Bll cent un lar ejemplo de un sector creado para que el control por o 10- sn de intereses se encuentre activado Permanentemente, El cats Fe ae finna un comprobante cada vez que recibe un producto 0 pedido, y be hacer firmar otro comprobante, por la misma cantidad Y calidad de pro- jacto, cada vez que hace Ia entrega a un cliente o a aquel que hara la entrega. precisamente, 1a causa de la facilidad de control de estos Sectores es que no generar inventarios, ya que exactamente todo lo que ingresa debe salir de estos sectores. Este es un sector muy utilizado en las actividades de venta. Proteccion de bienes: hasta que los productos son entregados a sus compra- doves, siempre debe existir en la empresa alguien que sea el responsable de ualmacenamiento y custodia. La circulacién dentro y fuera de la empresa en todo momento debe estar respaldada por un comprobante que en todos los casos deberd estar firmado por el que recibe esos productos. En el caso de la entrega al cliente, ésta se hard acompajiada por un Remito, Principios relativos a los procedimientos * Separacién de fases de una operacién y division de funciones: dentro de este aspecto debe verificarse que se encuentren separadas las operaciones que intervienen en una venta -registros de existencias; otorgamiento de créditos; imputacién en cuentas corrientes de clientes; facturacién; expedicién- de ma- nera que se verifique la existencia del control por oposicin de intereses. Si €l que vende es al mismo tiempo el que asigna el limite del crédito y el que tiene acceso a la registracién de la cuenta corriente del cliente, no seria sor- Prendente encontrar, en consecuencia, una cantidad importante de errores 0 ‘mregularidades, Definicign de normas y procedimientos: una actividad como la de ventas, que ‘iene tantas consecuencias patrimoniales, debe contemplar la elaboracion de i Cuerpo organico escrito -manual de procedimientos- que especifique todas 2s operaciones, actividades y procedimientos relacionados con la actividad. iemplo: revisién de facturas en cuanto a identidad del cliente; precios de *: Productos; condiciones de ago; bonificaciones y descuentos; control de Co 'ciones en cuanto a su cantidad, calidad, motivo, procedencla, _ , a Captacion y entrada de datos: al respecto deben existir poxae e ; ss dei eaacion de documentos y formularios, los que eben Presa a i ep ¥ gufe su llenado, Por ejemplo, ies com ite la consis: leben tener un disenio que permita verificar facilmente oy er D Bayany 509 bhS E INFORMACION erent cantidades y articulos entregados y facturady, ~~ formularios deben contener numerack’n preimpresa, Correlativa seat log tener asignados lugares precisos de archivo y un "esponsable de su owt En el caso de las facturas, remitos, notas de crédito Y Notas de ge ody exigencia surge de disposiciones legales; en el caso de los demés « 0 est bantes internos, su uso es altamente recomendable, Ya que permite eee facilmente un control sobre su correlatividad, alizay Fjemplo prictico Circuito de ventas en un local comercial “Rolnnan” es una cadena de farmacias que posee locales distribuidos ent la Giudad Auténoma de Buenos Aires y del Conurbano de la Provincia de Buengs Aires. Su actividad principal es la venta de medicamentos -ya envasados- que compra a los grandes laboratorios. No se dedica a la venta de preparados de Medicinas, lag llamadas recetas magistrales. Las ventas que se realizan en cada uno de sus locales se clasifican en dos tipos: * Ventas libres. * Ventas con receta. Las ventas libres son aquellas para las cuales no se requiere que el cliente Posea una receta médica indicando el producto -medicamento- que se solicita. Las ventas con receta son aquellas para las cuales sf se necesita que el cliente Posea una receta médica indicando el medicamento que se le debe suministrar. En estos casos, el medicamento se entregard sdlo si se posee la receta médica, la cual Se archivaré junto con la factura de venta. Cada laboratorio entrega a “Rolnnan” listados con los medicamentos que son de venta libre y los que son de venta con receta, los que se encuentran archivados en una carpeta ordenada alfabéticamente, aunque también se pueden consultar en las terminales individuales del sistema informatico. Todas las facturas se emite Nn por el sistema informatio de facturacién, que encuenti ra en red, teniendo todos los vendedores una terminal a su disposicion. A continuacién se detalla el sucursal para la venta de un medica Este circuito se inicia cuani al local es atendido por un vender dicamento que est bu: NO comprar, porque tar Circuito y los procesos normales que sigue “ mento, 7 do un cliente entra al local. Cada cliente qu® te : dor, el que le solicita amablemente, le ee scando y/o le entregue la receta respectiva. Si el cliente : n s6lo entré a consultar sobre la existencia del medicam™ 510 1 Jonge Robert Volpenteside comprar, eal dl dicamento de venta libre 9 a uno de or de aun me fondle @ fen es una venta libre no se r, eo ss exstenca, el vended © ¢ Vell sultada su existencia, el vendedor emi em ‘on Receta: el vendedor le Pedird la vee ie no se le vendera y el circuit re 7 la receta, el vendedor la controla: ents’ ura por triplicado. En caso contrario, 1 eas al duplicado de la factura. a Vendedor determinarg Venta con receta, quiere la receta Tespectiva; una te la factura Por triplicado, receta Cotrespondiente, Si el clien. 10 de venta finaliza all, Siel cliente si la encuentra Correcta, emite la 10 se realizarg |g Venta. Adjuntarg Alcliente se le entrega el original y el duy ‘on la receta abrochada- para que éste er su compra. Al sector de Entregas se na rnedicamento comprado. Cuando el cliente se presenta en la Caja entrega las dos opias de la factura dajero quien controla el importe y el tipo di le medicamento: venta libre o venta con ta, Si corresponde a una venta con receta controla que se encuentre adjunta al ree duplicado de la factura, iplicado de la factura Se traslade al sector envia el triplicado de *Y si correspon. Caja en donde la factura y | Sila receta no estuviera, no seguird el Proceso de cobro, debiendo él Te tesadarse a Ventas, donde el vendedor solucionara el inconveniente o anulard ‘ea. EI proceso de anulacién de venta se considerard para este relevamiento, como “Woeeso no relevado”. ; ; i: i Iviera correcto, Terminados los controles realizados por el cajero y ae eu sini *nrocederd a cobrar la venta, se sellard como “PAGADO’ one eae ‘ese devolverd al cliente, El duplicado de la factura lo archi hnto con la receta, en el caso de corresponder. E dinero recibido se guardard en la caja. Meee Eclente con ef original de la factura sellada, se trasl * Presentard su factura sellada. “paghbor! Gat a 4 de “PAGADO’ b Pempleado de Entregas controlara que posea el sello de adi g f gira el original de la cede, Ie entregard el medicamento y sellard el triplicado y “8Con el sello de “ENTREGADO”.. : sptcado se archive- § doce! Stiginal de La factura quedaré en poder del ci er, inmmarens qi Wamente, Sino estuviera el sello de tase is Seguird un Proceso no relevado. Fin del circuito. sit ta, Osmar p, BuyatttSISTEMAS E INFORMACION Factura Medicamento = Dinero = Recela |= Original 2= Duplicado 3.= Triplicado Fundamentaciones del circuito Como puede apreciarse, los sectores de: * Ventas %& Cobranzas (Cajas) % Almacenes (Entregas) se encuentran separados, debido a que en este circuito se consideraron os principios y objetivos del control interno. En funcién de esto es que se aplicd la divi. sidn de tareas y el control por oposicién de intereses. Manteniendo en forma separada la funcién de ventas, de cobros Y Custodia de los medicamentos, quien tiene contacto con los medicamentos no lo tiene con el dinero. De la misma forma, quien entrega los medicamentos Y quien cobra no es Quien, en definitiva, autoriza esa venta. En este circuito nadie se autoriza a si mismo ya que la autorizacién se ve reflejada en el control que se produce en dos partes: !°)cuando el vendedor no vende si el cliente no tiene la receta: 2°)cuando el cajero controla que al duplicado de la factura se adjunta la receta. La proteccién de los activos se ve reflejada en la separacién de las etapas del Circuito; el control por oposicién de intereses también se logra mediante la division de las tareas porque el cajero controla que el duplicado ten \ga adjunta la receta -8i co rrespondiere-, y el encargado de entregas controla el importe y el medicamento que Surge del original de la factura, la que debe encontrarse sellada como “PAGADO”. Previo a la entrega de la mercaderfa, Sien una instancia posterior, forma global- se obtendrian los dati los podria cruzar con la informacion Se quisiera controlar cada venta individual om ‘0s del sistema informatico de facturacion, " disponible en los duplicados de las facturas: Se encuentran en poder del cajero, i del encargado entregas, lero, y con los triplicados en poder eu Jorge Roberto Volpe!STEMAS E INFORMACION jocado en los formularios permite invalidar eso: — ol s slo fados una vei documentos, de solo sean Ut ° jerte que existe un preciso detalle descriptive del Procedimiento en |, ye los empleados realizan las tareas como estan determinadas, hore a re ventas sin recetas de aquellos medicamentos que figuran en el listado de vo nec ; 6 ia figura 10.1 detalla el diagrama con el circuito relatado, qe od ycTMOADES DE COBRANZAS Dentro de este grupo de actividades se encuentran aquellas operaciones que senalzan para que la organizacién perciba, efectivamente, los derechos que tiene aia tereeros, surgidos en su mayor cantidad por las ventas que efectiia, y que se isrumentan por medio de documentos, o bien, por saldos en cuenta corriente. Sus syeaciones se encuentran limitadas desde el momento que surge la informacién de la rusbilidad de cobro de algtin derecho, hasta que esa cobranza se realiza y los valores so remitidos 0 puestos a disposicién de la empresa, considerando también como cperaciones destacadas la emisidn de recibos fehacientes de cobro y las registracio- nes contables pertinentes. De manera que intervendrdn en esta rutina, usualmente, lossectores de cobranzas, tesorerfa y contaduria. Aligual que en las actividades de ventas, en las de cobranzas las modalidades Posbles no se agotan en un simple listado, no obstante lo cual puede decirse que al- {unas caracterizadas como tipicas son las cobranzas efectuadas: por cobradores; por “amespondencia; en caja; por transportistas 0 repartidores; por depésitos en bancos; Pr aceitacion de tarjetas en cajas de ahorro; por transferencias electronicas. Los principales aspectos de control interno a considerar en estas actividades son: ios relativos a la estructura * Frotecion de bienes: por las caracterfsticas antes apuntadas deben extremar- ‘lasmatidas de contol interno: el acceso a losingresos del sector Ca debe Star restringido sélo a las personas autorizadas; los talonarios de recibos Ge © encuentren en uso deben ser custodiados por persona aen 3 ore cee los cheques inmediatamente recibidos deben endosarse res ente a favor de la empresa. Baya——$____ FORMACION SISTEMAS F INF —— | “Circuito de ventas en tn tneal comereiat s@uo}0z4ON} 90 AUO?"|)10fi JHPANqoUsO; MMA UD PepLIE]> JOABUL_UOD 09448 d1S9 4eNIUODUa eapogSISTEMAS E INFORMACION . imient. rivos a 108 procedimientos io de fases de una operacion y division de fu , nv: i ivida t ng diente de estas actividades son los derechos sobre créditos yeldi P bs obranzas, los aspectos de separacion de fases y division de f iow & ire Mayo" relevancia. Por ejemplo: que el personal de Caja eres eisai al ingreso de los registros de Cuentas a Cobrar; a eal niswo 4 : ’ usm a goal 10 $28 al que recibe directamente los valores; que un sector cao Gia coteje las registraciones asentadas en el registro de cheques y valores recibidos con las anotaciones efectuadas en el registro de cobranzas. « pefnicidn de normas y procedimientos: deben existir normas e instrucciones cisas, claras Y documentadas sobre el procedimiento de cobranzas; los des- uentos a realizar deben estar claramente estipulados y aquellos que son excepcio- rales, deben estar aceptados por personal autorizado; deben existir especificacio- nes concretas en el CaSO de créditos que se dan de baja aduciendo incobrabilidad. + Comecta captacion y entrada de datos: deben existir controles periddicos so- bre la correlatividad numérica de Jos comprobantes utilizados en la operatoria; se debe controlar que la emision de los comprobantes se realice sin dejar al- de modo que no puedan ser cubiertos con posterioridad; debe fectiia el control numérico de los recibos emitidos con bign la vinculacion de nes: como el princi- uno sin lenar, \erificarse si alguien ef anterioridad al depésito de los valores, analizando tam| esa persona con el cajero. Frincipios relativos al personal | * Entrenamiento, capacitacion y lersticas de estas actividades, debe verificarse siel dlls est debidamente capacitado, si es rotado habi Sus vacaciones anuales. rotacién periddica: dadas las particulares carac- personal que participa de itualmente y si dispone de Fer nplo ‘ Practico re de cobranzas de valores recibidos eos pers? “Catélogo’s” comercializa articul 2 aon cates locales y del exterior, utilizando para st oui enviads pericamente 2 un stad de lentes Y Pt nds por sus manifstaciones de con OS BEES et Ma rcgnnns © venta contempla la posibldad de que Une 0 We lo los productos elegidos, los pagos sen efectu 5 ra pre "ae et enviados por intermedio de servicio especl MN operador de correos internacional. por correspondencia los del hogar que adquiere adie u venta el sistema de catalo- les clientes. sumos de 515 — Maia ial, Osmay D. BuyatsISTEMAS F INFORMACION —— astablecido para la recepcidn de los valores por aw el circuit ent envia los valores 3 través del servicio ——e vient Ce dencia- ‘ a por core cid es recibida por Ia Secretaria de G Esta 0 mtando que el sector naturalmente relcionads ey heer lores directamente; Secretaria de ¢, a: carr MEMOS sci Los Va de al net de los fondos, de modo que actuara al guy “8 sect Ae de Rocepcion de mercaderias. Una vez abierta la ¢ tei pace of sto den sello de endoso restrictive, por el cual eae ge covoca a 10S seitad0s ‘en una cuenta bancaria de la empresa. Con bos a pueden oe eentante del sector confecciona la planilla de valores Py... supose ora en original 3 copias. La PV contiene los Siuiewes a pr wees de valores: b) nombre del cliente que remite; c) datos dso. tea ro, banc, fecha, firmantes d) miimero de la factura que se ee importa, a firma de la persona que recibe los valores y a alcliente hace mencion-; &) a Ps \ : la planilla. 6 original, la primera Y la ultima copia se remiten, junto con bos ya: 4 Tesoreria. El triplicado s° envia a Contaduria que lo archiva transitoriamens yp orden cronoldgico. Tesoreria controla, ante la presencia de la persona que ports fa PV y bose los registros de la PV. En el caso de existir discrep res, si éstos coinciden con le a un pedido de reclamo a Gerencia General -proceso no relevado- que & ime do conjuntamente. Tesoreria firma el duplicado de la PV que devuele a Sex de Gerencia; ésta lo archiva cronolégicamente en forma definitiva. Tesoreria guarda en forma transitoria los fondos, y el original de is PV bse transitoriamente por orden cronolégico. Envia a Cuentas Corrientes el cusps la PV debidamente firmado, para que este sector, una Vez realizadas [3s iMRESE comespndnts lo devuelva a Tesoreria con la constancia de haber efectusd 8° en saldo del cliente. La conveniencia de realizar este paso este momenta. 8B ae la eficencia operativa que por una cuestion de contre itere Podialegar a penera no larecibiera Cuentas Corrientes al momento & Senerarse un reclamo de de modo que la it és saci it ee pagos o que la imagen eee el Recibo Oficial -RO- cuyo original es enviad? aden cuadruplcado de a Le su pago. El duplicado se envia a Contaduria B sector de Con Yel ultimo ejemplar del recibo, 5° archiva de & cit diferencias, peo al recibir el RO lo verifica con ol PRS Ga 5 be existen raeietes un reclamo no relevado que eleva 3 ON aoe ents Conients pen £1 Guplicado det RO junto cone PI a 3 que coteje con la informacion recibids 3 S16 gorge ROSEMAS E INFORMACION -srientes devuelve inmediatamer dau ¢ Corrientes uy nte el duplicado Lis rificacidn realizada- y archiva definitiva del RO -en cuyo yf ica la Vel Y mente el tri i i wa archiva por orden numérico el duplicado del RO en ae de la ci | cuadruplicado de la PV. 1a definitiva " transitoria e 4 auiente, Tesorerta deposita los val i ada siguiente, I posita 10s val lores que tiene en custodia, emitien- oa poeta de depésito -BD- en original y copia, El cajero del banco recibe los a xy firma Y sella la boleta de depdsito, devolviendo la copia a la empresa. we Fesoreria controla las BD intervenidas por el banco con el original de la PV abla archivado transitoriamente. Confecciona un Informe de Valores Deposita- js ND-que envia a Contadurfa junto a la BD. Sr gisector de Contaduria controla el IVD con las BD. De existr discrepancias ica un proceso de reclamo a Gerencia General -no relevado. De verificar que no sten diferencias, firma el IVD que devuelve a Tesoreria, para que ésta archive de- fnitvamente [a PV junto al IVD. Contaduria coteja el depdsito verificando la BD con el ejemplar de la PV in- snenida por Cuentas Corrientes. Realiza los asientos contables correspondientes y unt por orden cronoldgico y en forma definitiva la documentacién. Codificacion: | CH = Cheque PV = Planilla de Valores RO = Recibo Oficial BD = Boleta de Depésito VD = Informe de Valores Depositados Fundamentaciones del circuito Aun cuando las principales fundamentaciones de control interno se volearon vd enunciado del caso, de ellas surge de manera evidente la preocupacion por ‘slabecer una significativa separacién de todas las fases que intervienen en esta “Pratora. De acuerdo con el diseiio adoptado, el control por oposicion de interesss & sigiticativo; su manifestacin mas elocuente se presenta en decision de que un “tor aeno al movimiento de fondos Secretaria de Gerencia- see responsable por "ecepcidn original de los valores, estableciendo asi un sector destinado -en esta “SWidad de cobranzas- a una actividad especifica de control. oe canogs ine. se pueden observar lineamientos muy eas ree ee Ke a ra pre le los bienes por una persona 0 sector respons come aie reat0ctpacién por la correcta captacione ingres? dele aos al ve 2° “Sits de los valores, que wuelque en la PV todos los datos ce 8 ATTEN (na identificacién cla arse en la figura 10.2. ificacién clara y concreta, tal como Pp! ‘ si7 “evil Osmer D. BayaSISTEMAS E INFORMACIONMAS E INFORMACION nee idades de compras estan orientadas hacia |, xctivi ‘ci . 1a pienes como de servicios- que necesita una or e it iento. Esta actividad debe regirse por param aan aiando de conseguir el mejor -menor- costo, con la mi la obtencién de los recur. Banizacion para su normal letros bien definidos: debe wr i chs jor cali i {i mornentO en que la organizacién lo determine, Nee ae yo ies el momento en que algtin sector de la organizacién detecta una nece- a aprovisionamiento hasta el momento de Tecepcién de los bienes o servicios setados, ON SU debida contabilizacion. Las postbilidades de encontrar diferentes modalidades de compras estan de- fnidas por las caracteristicas propias de las empresas, ya que en esta actividad en yaticular, el tamaio y el desarrollo organizacional son determinantes, Igualmente, as patle diferenciar las compras habituales de bienes destinados a la produccién a mantenimiento -dividido a su vez en compras menores y compras mayores de sverdo al monto de la operacién-, las compras destinadas a bienes de uso, las com- prasrealizadas a proveedores del exterior. Los principales aspectos de control interno a considerar en estas actividades son: Frincipios relativos a la estructura * Establecimiento de sectores o funciones de control: estos sectores que ac- tuan como filtro entre los integrantes de la organizacidn y los terceros a ella proveedores- evitan que exista un contacto directo entre los proveedores y aquellos que tienen a su cargo la custodia fisica de los bienes evitando, de so manera, la posibilidad de connivencia entre ellos. Al ser sectores cuya carsc- teristica es que no generan almacenamientos, él control se simplifica ya que todo lo ingresado debe haber egresado en algtin momento. * Proteccion de bienes: los bienes recibidos deben ser veriticados ere Cantidad como en su calidad. De no poder efectuarse los ed pert Se “ & el momento de la recepcidn, debe consignarse en el remito H pe ‘ela recepcién esta sujeta a un posterior control y aceptacion. Tt Pr "os ingresados deben estar debidamente identificados y deben ser Pl “ustodia por los responsables de los sectores de almacenamiento. ec “iPi0s relati emi ivos tos ° ¥ Seonrane @ los procedimier «sn y division de funciones: como piney acién de fases de una operacion y divi jon bien definida en [eral debe considerarse la existencia de una ee actividades relacion- * actividad desarrollada por el sector Compras: Y las s19 Lito ° Osmar D. Buy atisISTEMAS E INFORMACION 4X igicic bienes que re nM adquisicion de aa 08 secto das an agar Control de Existencias, Almacenes y ne ® Cag Ae ign por ul lado, y el manejo fisico de los bienes, Pia ei re EE non rocedimientos: los responsables hey 4 je jisposiciones expr s ben basar st accionar en dispo' ic presas y claramente esti Prag itar las practicas ied surgen por el uso y la costumh. i jomogeneii re. Ena nte destacar la geneidad y coherencig en bos ey, asos que se presentan similares 0 guardan rg, Oy ain hy aspecto es importan de decision frente a ¢ no similares. x Correcta captacion Y entrada de datos: la documentacién @ Utilizar dete templar la posibilidad de determinar el beneficio obtenido en la deci compra frente a las diferentes alternativas presentadas. Asimismo a controlar si la documentacion cubre las expectativas de informacin fe previo a la toma de decisiones. La emisién de trloe, i‘ andlisis precisO, - compra -si ese eS el procedimiento habitual- debe justificar toda adauisicin de bienes 0 servicios. ‘Ante la designacin de cada proveedor resulta neces: observar si se han considerado los siguientes elementos: antecedentes del pr: veedor, calidad del producto, precio y condiciones de pago, plazo y segurds: de entrega, servicio de post-venta. Ejemplo practico Circuito de compras de una empresa de telecomunicaciones __ La empresa Multicomunicaciones S.A., dedicada a la telefonia movil an 5 provincias del pais, posee el siguiente procedimiento para un determinado *°* compras: Muttic caer Manual de Normas y Procedimients Comunicacic iat cones al servicio dela gente. Circuito: Gestion de Compr * n concurse reer Caracteristicas: Compras s! 5 Enmitid por: Ge 5 erecia General | Autrizado por: Gerencia de Control | Vigen® a 4 de Gestin y Planeamiento, eemplaza Estado: Vigente pras medianes. oo ert? vt sorge RY 4SISTEMAS E INFORMACION souojsozyon12nAuOD: Jnwfinqunuscrmma ue pepLey so&eU! UOD ODYeIT 9182 IEAIUOIU PPOT sah dFORMACION _—GesTION DE COMPRA — ALCANCE opietivo Y el procedimiento para regular la Gestion de Compras ieee Seon fa actividades que se desarrollan desde el requerimients realy, sa, ct miante e ingresado al Sector de Compras, hasta la formaliz, cin 7 por s Ja compra. AREAS AFECTADAS . Sectores Solicitantes: Sectores de Recepcidn de bienes y servicios Sector de Control de Gestién y Planeamiento Sector de Compras Sector Cuentas a Pagar RESUMEN Este procedimiento regula la gestién de compras para montos mayores de USS 1.000 hasta USS 250.000, sin incluir IVA. Las compras menores de U$S 1.000 se realizaran sin emitir una Orden de Compra o Contrato y a través del Fondo Fijo. Las compras superiores a $$ 250.000 se realizaran a través del procedimiento de Licitaciones. GENERALIDADES |. Las adquisiciones de la Empresa deberdn ser efectuadas por el Sector de Com Pras mediante la emisién de la Orden de Compra o Contrato y estar suste = en requerimientos de necesidades incluidas dentro del presupuest© del ciclo, v cree roeniore: en forma resumida se indican los aspectos 2 (2° leant eae ala organizacién del Registro de Proveedores que Za un Registro de eo El Sector de Compras sera responsable de a etapa de la ih con el fin de evaluar y homologar ee Como ctcos para el ney? los proveedores de bienes y servicios identilis Este Registr ve eine gocio de la Empresa. ores recurrentes. No een 3 su vez, evaluar el desempefio de los proven : cin de desemperig roa invitar a cotizar a proveedores que tens” es “ Bente no satisfactoria, emitida por el Sector ¢ 522 0 Jorge Roberto volpentev SISTEMAS E INFORMACION = - debera ser Unico y comtin a toda la Empresa, Su fin es facilitar we de decision para la compra, mediante Teportes de antecedentes y pone gompero eset ii de Compra: eerie sesPansable por la integracén sdegao de Compra. cumentacién que contiene Y poste- fe achivO en su area, para su guarda y custodia, hasta 2 afios posteriores Fs catincidn o cumplimiento de la Orden de Compra 9 Contrato. Cumplido {plaza citado precedentemente, Por una cuestin de espacio fisico, se podra renitiral archivo definitive que disponga la Empresa para su custodia, Por un pho adicional de 8 aftos. Cumplidos asf 10 afios acumulados de resguardo, y de no mediar decision expresa en contrario, el Legajo de Compra podra ser destruido. Dicho Legajo de Compra deberd contener como minimo: ~ Solicitud de Bienes y Servicios. ~ Gartas de invitacién a cotizar a distintos Proveedores, ~ Cotizaciones de los Proveedores. ~ Informe Técnico sobre las ofertas presentadas, cuando corresponda. En los casos especificos de compras de material informético, debe adjuntarse 'a evaluacion técnica solicitada a la Direccién de Informatica. ~ Planilla Comparativa de Ofertas. ~ Documenta de formalizacién de la compra: Orden de Compra o Contrato ~ Todo elemento de juicio adicional: informe técnico e informe financiero ‘ambos en caso de existir- consultas de proveedores y su correspondien- ‘© respuesta, que contribuya a una mejor gestién y seguimiento de la transaccién, "OCEDIMIENTO Vege ‘wetimientos 1 | Recon: | 11 7,Pelbn y Andlisis de! Requerimiento erouo lens | Uss equerimiento de compra, por montos mayores de MSIL ae Wena 200, sin inclu VA, ser documenta fehacinterente 3 Mision de | : to de compra esti a Solicitud de Bienes y Servicios. Si el Nees del Sec- “era complementado con adjuntos, éstos deberdn estar en P 923 7 I: Ome Baya1.1.2, Cada SISTEMAS F INFORMACION _ ; C dar ra a commento al Solicitante. devolvet imientos, de no contar con una especificacion técnica adunta Los Lae Ja descripcidn de los item solicitados en forma precisa y oie eats al sector competente, Comprende a todos los sectores de aes in excepcidn. en su poder talonarios prenumerados y preimpresos rs icios. Se identificardn los formularios con ef ebeigo inicio a la gestion; caso contrario este Sector pogg 4 Empresa, tor tendrd Solicitudes de Bienes y Servi del Sector al que corresponde. / En el Sector Solicitante se Hevard un archivo de las Solicitudes, actualizado por correlatividad numérica, que incluird a los formularios que, en caso de no concretarse el requerimiento, hayan sido anulados. Las Solicitudes de Bienes ¥ Servicios se emitiran por duplicado. 1.1.3. Las Solicitudes de Bienes y Servicios deben estar debidamente autorizadas, de acuerdo al Régimen de Autorizaciones. 1.1 [Link], deben ser intervenidas por el Sector de Control de Gestién y Pla- 54 2 2 > neamiento, quien indicard si los bienes y servicios que se pretenden adquirir, cuentan con partida presupuestaria aprobada. Esta condicién es indispensable para la prosecucién de la gestién de compra. Una vez aprobadas por Control de Gestién y Planeamiento las Solicitudes de Bienes y Servicios -las 2 copias-, deberdn ser entregadas al sector de Com. pras, el cual procederd de la siguiente forma: Controlaré que el formulario esté completo, con la documentacién comple: mentaria en caso de corresponder, que cuente con el nivel de aprobacién correspondiente y que se haya efectuado el control presupuestario; caso con trario lo devolverd al Sector Solicitante, con la aclaracién de los motivos de su rechazo -el formulario prevé un lugar para observaciones. Insertard un sello por la recepcién con fecha e inicial de quien recibe, en todas sus copias. Devolverd 'a copia prevista para el Sector Solicitante -duplicado. Registrars en un archivo computadorizado. ears la gestion de compra, : pee re ee te -documentacén en trémite-, que seré la base Be un archivo transitorio lores que se invitaran a cotizar, permanece! ; cae 5 10 en el cum integrard el Legajo de eos e complete la gestion, moment a Jorge Roberto Volpent™SISTEMAS E INFORMACION _ “uo de precios de proveedores 0! joitud de Cotizacion ‘rst de Compras solicitard la cotizacién de re Precios a los i ll tha camtidad de ells de acuerdo con el monto Proveedores, varia. , segtin el siguiente detalle: pra adquisiciones de hasta U$S 50,000: a tres Proveedores como minimo, cugeridos por el Sector Solicitante © por el Sector de Compras, pudiendo en este ultimo caso, no estar incluidos en el Registro de Proveedores, Para adquisiciones superiores a U$S 50.000: a tres proveedores sugeridos por el Sector Solicitante y a otros tres proveedores sugeridos por el Sector de Compras. Para estos montos de adquisiciones, también deberd consultarse el Registro de Proveedores -que el Sector de Compras llevar en forma computadorizada, a efectos de contar con informacién acerca de los antecedentes del Provee- dor-, con el fin de agregar seis proveedores més, en la medida que dicho Registro cuente con dicha cantidad. [Link] el criterio de seleccién de las empresas a cotizar deberd tenerse en cuenta la magnitud y caracteristica de los bienes y servicios a adquirir y deberan evaluarse los antecedentes de transacciones anteriores -si las hubiera- con relacién a plazos de entrega y calidad del producto y servicio. [Link] el fin de asegurar la transparencia de la gestién, deberé adoptarse un sistema que permita asegurar la rotacién entre los proveedores. Asimismo, deberd invitarse al diltimo adjudicatario cuando su desempefio haya resultado favorable. [Link] todos los casos, cualquiera fuese el monto de la adquisicidn, el Sector de Compras emitiré una Carta de invitacién a cotizar, la cual deberd contener las especificaciones del bien o servicio que se pretende adquirir, las condiciones de pago, plazo de entrega, entre otros. ] °[Link] Carta de invitacién a cotizar se emitird por duplicado: el orig mitiré al Proveedor y el duplicado quedara en el archivo transitorio a la espera de las cotizaciones, que luego integrara el Legajo de Compra. '.[Link] se deberd indicar que la cotizacion debe ser emitida en papel con ™membrete del Proveedor. iginal se le re- 22, ' YQ Fetepcion de Cotizaciones de Proveedores " e Sector de Compras recibird las cotizaciones de | ¢ los Proveedores propuestos por este sector com jos proveedores, tanto las 19 las de los sugeridos por Uitoni 525 "il OsmarD. BayanSISTEMAS E INFORMACION el Sector Solicitante, luego que las mismas ha Control de Gestion y Planeamiento, ef que re, clones recibidas Van ingre: Por of ‘alizaré un listado os est fa de a, ' Co 2.2.2. Los oferentes haran llegar sus ofertas Por carta en pa do la modalidad de recepeidn de acuerdo al monto, se; Para adquisiciones de hasta US$ 10,000: en sobre al Para adquisiciones superiores de USS 10 000 hasta uss 50. cerrado -no existird una fecha preestablecida de apertura de log es Para adquisiciones superiores de USS 50.000: en sobre Cerrado -existng fecha preestablecida de apertura de los sobres, ‘4 una 3. Cuando las cotizaciones sean recibidas en sobre Cerrado -para Compras superen los USS 10.000-, el Sector de Compras firmard un ACUSe de recign, Dichos sobres permaneceran en el Sector de Compras sin abrir, hasta of mento de efectuar la etapa de apertura de las ofertas “que se realizar en lag fechas de acuerdo a lo indicado en 2..2.- 0 cuando se hayan recibid todas a ete, tin ef Siguiente 4." le bierto, ‘eta dy) las ofertas. 2.3. Apertura de ofertas 2.5.1 Para compras que superen los US$ 10.000 en participard el Gerente del Sector de Compras, Sector y un representante del Sector Solicitante. 2.3.2. Cuando se trate de com USS 100.000 se invita Sector de Compras. 2.3.3. Todas las ofertas deberdn constar en Papel membrete de la empresa que cotiza y contar con todos los datos solicitados. [Link] controlar que se cotice exactamente de acuerdo con las especiticaciones solicitadas. El Sector Solicitante serd el Fesponsable de emitir una opinion acerca de los aspectos téenicos de cada una de las ofertas. 2.3.5. Cada uno de los participantes firmaré en la nota que contiene la cotizacién emitida por el Proveedor, 2.3.6. El Sector de Compras registraré los datos en Planilla Comparativa de Ofertas, 2.3.7. Cuando el total de la cot 20% del valor estimado licitud de Bienes y Servi Control de Gestién y Pl el acto de apertura de ofertas un representante del mismo ipras requeridas por las Sucursales Y que superen los ra al acto de apertura a un tercero independiente del forma computadorizada en la tizacion que seré objeto de la adjudicacién supere C Por el Sector Solicitante -que es el que figura en la So icios-, deberd remitirse la documentacion al eae ‘aneamiento a efectos de que apruebe el nuevo valor esta 526 Jorge Roberto VolpenEE INQ a Oe |AS E INFORMACION af. Adi ra se adjudicara al/los proveedor/es de acuerdi vac F a) oc ae yA la jos y demas condiciones contempladas en las ry i aeons 1 ; ibidas. ios ofertados seran equiparados homogeneizando las condici iones de 108 eas, los nivel rr 14.108 Pr ncieras, los niveles econdmicos o preci ‘i 2" 1390 final cae Precios referidos a distintas fechas jas variantes €e . es dauisici 3.8 aicacion Po “ Knisiciones de hasta USS 10.000 sera efectuada por 1" Gerente del Sector de Compras y cuando superen los U$S 10.000 j Director de Explotacién. eed OS Ambas decisiones seran registradas en la Planilla Comparativa de Ofertas. fundamentando las razones de la adjudicacién, luego de analizar la totalidad de la documentacion respaldatoria. 1 [Link] el caso de que se haya recibido u obtenido una sola oferta, el Gerente de Compras deberd solicitar la aprobacién al Director de su area. [Link] opinién técnica vertida por el Sector Solicitante serd de fundamental impor- tancia para la adjudicacién en los casos de igualdad de ofertas. [Link] la adjudicacion se asiente en priorizar una variable que no sea precio, deberd dejarse constancia escrita de los motivos y criterios evaluados para adjudicar. [Link] Planilla Comparativa de Ofertas, juntamente con todas las cotizaciones de los Proveedores se archivardn transitoriamente con el resto de la documenta- cin, pasando a integrar al final de la gestion, el Legajo de Compra. [Link]én de la Compra Los comprobantes de compra -Orden de Compra 0 Contrato-, se debersn for midizar con antelacién a la recepcién de los bienes 0 prestacién de los servicios, pars locual los requerimientos de compra deberdn ser remitidos al Sector de Compras con lantelacién que cada caso requiera. boi Los comprobantes de compra, una vez aprobados de acuerdo al Régimen Autoizaciones, debersn ser firmados en conformidad por el proveedor -cuando ‘otresponda- dentro de las 48 horas habiles de la comunicacisn ee puests — Sposcion, teniendo en cuenta que en los casos de Orden de Compra los Sener ds al proveedor no deberdn tener firma del personal de MSS 34, aoe de Compra fe , la que E Sector de Compras sera el encargado de emitir la Orden de Compra, la 4 Serd prenumerada, preimpresa y et 4 ejemplares. "aitoriat Osmar D. Buyartt aMAS E INFORMACION ___ _.— el documento que formaliza la adquisicién de bien, do los términos y condiciones en los cuales rn Clee. — Compra eS 12. ta Orden de Com en y/o servicios. establece 4 dit uisicion. tuard a a taxativa la cantidad requerida, d precio uta “a peer efectiva de los bienes y/o servicios, mas toda to ck es ge y particulares que regulen la relacion con el co comeciones generales. plazos de entrega, formas de pago, garantias, ; (ae ver que la Orden de COmPT’ sea aprobada por el nivel correspondiente, se realizar la siguiente distribucion: Proveedor -n0 firmado- Sector de Compras. Esta copia deberd ser firmada por el Proveedor nati. cAndose de la adjudicacién de la compra. Este ejemplar deberd archivarse en el Legajo de Compra Sector Solicitante: a la espera de la recepcién del bien. Cuentas a Pagar: a la espera de la Factura del Proveedor. | Duplicado: Triplicado: Cuadruplicado: formalizar la relacién con el Proveedor igualmente se debera emitir la Orden den de Compra 3.1.5. En los casos en que no sea necesario -servicio de consultoria, seminarios- de Compra, indicando explicitamente que se trata de una O1 Interna. Esta Orden de Compra, se distribuird como las mencionadas precedenteme te, pero sin remitir ningtin ejemplar al Proveedor. aoa los casos que el proveedor requiera la firma por parte de la Empres? 2 ri ars que recibe de las Ordenes de Compra, el Sector de Compras rd elaborar un acta firmada entre ido sera a i a intenido sere sigulente: bas partes, cuyo Col “En caso de cor it Contraieta, Saat el impuesto de sells, éste estaré a cargo del Proveede™ éste a presentar forane documento de compra prevea lo contrario, obligandose comespondiente al are ancia de pago del tributo junto con la primera facture che conctaevea area cots firmado. Cuando el proveedor no preset mento de comy pago de la primera factura corres} ondiente al doct ra hasta tanto la presente”, f oe El Sector di : las a Pagar pas al emitir el acta debera remitir copia al Sector Cuentas a Pagar nore proceda a la verificacién del ingreso- no demuestre haber ome al pago de la factura hasta tanto el PY, made. (e*esado el impuesto respectivo. La Orden de Comp” " Por parte de Multicomunicaciones S.A.» POF el rest 139 de Cuerr sector deberd ser fir 528 test Jorge Roberto ‘volpensis EMAS E INFORMACION S = establecido en el Régimen d, i: Sirrara eo le Autorizacion, feria e ‘ado de la Empresa. 8, debiendo Ser éste 5 contrafO ‘ 32." g contratos seran emitidos por el Sect yi rae lor de Compra; aos, el texto definitive deber’ estar aval PFS, pero en todos los 3808, " lado por |, a | Empresa. Asimismo, deberd consultarse antes a la anna citadel jos sectores de Administracién y Finanzas, Impuestos uy Otros, permet a de su particular incumbencia, los que deberdn efectuar sus observacones vn confirmacion. i 32. Los Contratos por servicios se harén por escrit Y Sus ckusulas deben estipuarse ae si . an forma clara y concisa. —n aso de tener necesdad de practcar alguna variants en ox términos del contrato, ésta no debe efectuarse verbalmente, sino Por escrito, Las cldusulas referidas a especificaciones, cantidad, Precio y condiciones de pago, plazo de entrega, inspeccién, garantias, : indemnizaciones Y otros aspectos particu lares del contrato que se formaliza, deben redactarse con sumo cuidado. m= Podrd emplearse un modelo estndar de Contrato por servicios y en todos ls casos eben contar con el asesoramiento e intervencién de la Asesoria Legal de la Empresa. Elcontrato es aquel que establece un objeto, un plazo de vigencia determina- do con el precio unitario y un monto tope. Cuando se alcance el objeto y/o plazo de vigencia y/o el monto tope, se dara por cumplido el mismo. [Link] copias de los Contratos que se emitan, deben ser numerados para un control interno de la Empresa. 32.4. Los Contratos deben ser inicialados en todas sus paginas y firmados en la tilt- ma de acuerdo al Régimen de Autorizaciones. Los firmantes de los Contratos deberan ser apoderados de la Empresa. [Link] distribucién sera la siguiente: const ompras -para Legajo de Compra. [eoia | Cuentas a Pagar. Sector Solicitante -para la certficacién del servic ite Orden de Compra Como documento de formalizacién de la compra s° emite © Contrato, 529 Pitan: tora Osmar D. Buyatttgus tr MASE INFORMACION se deban realizar modicaciones aa Orden ge Compras deberd comunicatlo Con anterigg, dag Proc snitiendo la documentacién dy... ‘Porte que Sector de ato, ef Sector ¢ ay deb is Adiministracion Y Finanzas, Fe pruebe toy que loa mm a de Ofertas C ative jones a la Compal 4, Excepeione’ 4 o, la realiza , excepeionalmente, la realizacion de compras © cone le 4, Se admitira ; . 08 especiales como por ejemplo para la mou clones ree crete de! mismo existe un Gnico proveedoro par, y bien eee siempre que ef Sector Solicitante exprese por eer, (2 oe Director correspondiente, la justificacion y motivos para la conta, a Bee de un proveedor determinado, y que la decision de Prescindir de jg they de cotizacione’. sea autorizada por el Director correspondiente al sector Compras , 4.2. Las solicitudes de excepcidn deberan Ser por escrito y estar debi, mente fundamentadas y autorizadas por el Director del sector correspondiente. on el caso de gestion para montos de hasta U$S 50.000, 0 Por el Director Gener para montos mayores 4 USS 50.000 -hasta el tope establecido en el Régimen dp Autorizaciones. 4.3, Esta documentacién formard parte del Legajo de Compra y la Direccisn de Administracién y Finanzas deberd ser informada de tales decisiones de excepcicn 4.4. En-caso afirmativo, se procederd a la elaboracién y formalizacion dee compra, con la intervencién previa de la Direccién de Administracion y Finanzas y de Legales en los aspectos de su competencia. 5. Recepcion de Bienes/Certificacién de Servicios 5.1. Sector de Recepcién de bienes _ElSector Solicitante sera el encargado de recibir los bienes, para lo cual debers cumplir la siguiente funcidn: ~ Solo recbiré bienes amparados por una Orden de Compra o Contrato. prev mente autorizados, Sobre » ee ey bs documentos -Remitos, certificados 0 actas- recibidos, co 8 efectiva de recepcién de los bienes y la leyenda “Recibido ~ 3 °°" trolar cantidad ey y calidad”, “sujeto a control” i firma y cl ’ ‘on la yalente y fF aclaracion de quien recibe. tt trol” o leyenda equivalent y Deberd controlar, en ef entre la cantidad y la mismo dia que se recibieron los bienes, la consonant descripcion de los bienes, de acuerdo a lo estipulas® Jorge Roberto olpentes!®A del cont rads nae lag document0s. trol realizado entre ma 2 fotocopias del Remito y su distribucign Sera la siguiente: Sector Cuentas a Pagar: el Remito junto con ta 0 den de cibida oportunamente- servirdn como Tespaldo para la ee 4 la Factura del Proveedor, erior liquidacién de Sector Solicitante: se archiva junto con la Orden a F le Bienes y Servicios, Compra y la Solicitud de Sector de Compras: para el Legajo de Compra. £ Receptor de los bienes deberd remitir al Sector Cuentas a Pagar, la docu- mentacién de recepcin con la aprobacién asentada en ella, en el plazo de hasta 5 dias corridos desde la fecha de recepcién del Remito o documento equivalente -tarea a realizar por el Gerente del sector- siempre que dichos bienes, servicios u obras se encuentren totalmente finalizados, entregados y/o cumplidos los hitos contractuales establecidos en la facturacién. La recepcién de bienes se deberd realizar con tolerancia en cantidad 0 -cero- excepto que se establezca un grado de tolerancia determinado en el documen- to de compra o especificacién. En caso de devolucién de los bienes, se le notificard al proveedor que dis- pondré de 72 horas habiles para retirarlos del Depésito, en caso contrario la Empresa podra disponer de su devolucién con cargo al proveedor de los costos incurridos: fletes y seguros de traslado. 5.2. Sector que certifica los servicios oo. 4 Sector Solicitante del servicio, seré el encargado de la certifiactin det ‘io prestado por el Proveedor. Dicha certificacién deberd constar en la Factura veedor mediante firma y sello del responsable de acuerdo al Régimen de Au- aciones Vigente, ai "ial Osmay eeeREGIMEN DE AUTORIZACIONES Gestion de Compra: montos mayores de USS 1.000 hasta USS 250.000 st 7 7 >? Nivel jerarquico autorizante Monto Le Solicitud de! bi Soi de Bienes ¥ Gerente Sector Solicitante a iin 000 vicios 5 01 tor Sector Solicitante bres hasta U$S 250.000 Presupuesto: (1) Gerente Sector Control de Gestion y Planeamiento. Hasta USS 10.000 Director de Administraci6n y Finanzas De U$s 10.001 hasta U$S 100.000 Firma conjunta: Director General y Director de Administracién y Finanzas De USS 100.001 hasta USS 250.000 Recepcion de Cotizaciones Gerente de Compras Sin limite — Adjudicacion Orden de Compra/Contrato | Gerente de Compras Hasta U$S 10.000 Director de Explotacién De USS 10.001 hasta USS 250.000 Para todos los casos en los que no exista partida de Administracién y Finanzas debe autorizar la compra, figura 10.3 muestra el circuito relatado. Codificacién: SBB. = Solicitud de Bienes y Servicios CIC. = Carta de Invitacién a Cotizar LC = Listado de Cotizaciones PCO = Planilla Comparativa de Ofertas OC = Orden de Compra BC = Borrador de Contrato C — = Contrato R = Remito re R = Fotocopia de Remito presupuestaria, el Director cualquiera sea el monto. la to Volpentest® _ | Jorge RobetSISTEMAS FINFORMACION gciMiDAts DE PAGO Consisten en un conjunto de operaciones que tienden a car . zack ‘ aca beac ves asumidas por la organizacion, El origen de estas obligacions ncelar as obligacio- u ag del personal de la empresa, compra de bienes a ee le i yjomnales © 5 Y Servicios, impue: servi. ‘asbancario’: Usualmente a esta operatoria de Cuentas a Pagar, se la c mide de deal momento en que se determina la efectiva obligacién de pago de soya me IniZaci asta que 8 verilica su pago a través de Tesoreria, 3 dinero a 10s acreedores y la recepcién de la esate ‘deve foe vaors envitido por el acreedor, incluyendo las debidas registraciones de todas las ce Existen diferentes formas de cancelar obligaciones, tales como las que realizan: para saldar los sueldos y jornales; a través de una institucion banca; a un proveedor; por correspondencia; a través de un fondo fijo. Cada una de estas modalidades presenta particularidades que no escapan a las apreciaciones generales de control interno que deben ser consideradas en estas operaciones: Principios relativos a la estructura + Proteccidn de bienes: un aspecto de suma importancia es que, dadas las carac- teristicas del elemento con que se trata, la custodia y el manejo de los fondos debe estar concentrado en una persona: el Tesorero. A su vez, resulta impor- tante constatar periddicamente que las personas firmantes de los cheques tengan la autorizaci6n pertinente del drgano de direccién. Los talonarios que no estdn en uso deben estar debidamente custodiados de manera que se impi- da su uso indebido. Para un mayor control sobre los fondos, es recomendable que los provenientes de cobranzas estén separados de los de pagos: de esta manera todas las cobranzas deben depositarse en cuenta corriente bancaria y todos los pagos deben realizarse por medio de cheques -excepto aquellos por montos menores, para los cuales puede utilizarse un fondo fijo. Principios relativos a los procedimientos % Separacisn de fases de una operacién y division de funciones: como en toda actividad que retina movimiento de dinero y valores, estos aspectos cobran mayor relevancia. En este sentido es importante verificar que el sector de Cuentas a Pagar se encuentre separado de Recepcién, de Tesoreria y de Con- taduria, Resulta importante que se manifieste el control por oposicion de in- tereses, comprobando que quien efectiviza el pago noes el mismo sector que realiza la registracién. En un sentido secuencial, la recomendacion es que deberian estar separadas las actividades de: autorizacion del page: prepara- cién de la orden de pago; firma de los cheques; entrega del dinero al acree- aitorial Osmar D. Buyattt 8 e lla el duplicado con una leyend, ae: _ ofirma y 2 leyenda de “mercaden _ yi ponceder el dplicado del remito ya fimadoy set SOMO", Se ae acepeion emite un Informe de Mercaderias Recibidas : s oviginal del remito, a Contaduria, Recepeis UYO original envia, an i N retier eared oe mecha el duplicado del Informe de Mercader Ne Y archiva definitiya. fas Recibidas wate {a al recibir la documentacié ; contaduria al recibir 'a Cocuimentacion, extrae del archivo 7 oe 4 pendientes de cumplimiento jue viene del circuito eee Orns i ‘nden de Compra correspondiente. Adjunta la docu el dupicado mentacién y la archi , donne 3 espera de la llegada de la factura por parte del ee archiva transito- Cuando la factura es recibida por Contadurfa, se la cote} acventra archivado transitoriamente. Una vez efectuado el control de la documen- ais s¢ emite la Orden de Pago cuyo duplicado es archivado transitoriamente a la aera que toda la documentacién regrese para su imputacién contable. E| original {els Orden de Pago junto con el resto de la documentacién es enviada a Tesoreria. Tesoreria recibe la documentacién y la controla. Si existe alguna discrepancia, deweve a Contaduria. De no existir diferencias, emite el cheque y coloca la primera firma. Atoda la documentacién componente del legajo le coloca un sello con la fecha \la leyenda “Pagado”. El cheque junto con el legajo lo envia a la Gerencia Adminis- rratva que controla la documentacién recibida. En caso de no estar satisfecho, de- welve a Tesorerfa. Si esté de acuerdo, coloca la segunda firma al cheque y lo retiene als espera de su biisqueda por el acreedor. Envia a Contaduria la documentacion Cuando Contaduria recibe la documentacién realiza las registraciones corres: pondientes, y archiva todo el legajo provisoriamente a la espera del recibo oficial del acreedor, que se obtiene cuando el acreedor obtiene el cheque que se encuentra en Gerencia Administrativa. si Cuando se cuenta con el recibo oficial, se fo adjunta al legaio que s° 5° "s definitivamente por orden alfabético. La figura 10.4 muestra el circuito relatado. ja con el legajo que se Codificacién: R= Remito - IRM = Informe de Recepcin de Mercaderias Fa Factura OP = Orden de Pago OC = Orden de Compra CH= Cheque RO = Recibo Oficial 35 Xai “ovial Osmar D. Buyatt5 Podré encontrar este grafico con mayor claridad en www [Link] g SISTEMAS E INFORMAC TON Civenito de Pagos « Proveedores wort | Orreods Mai Jorge Roberto VolpentesttTEMAS E. INFORMACION — LECTURAS SELECCIONADAS oo ipales caracteristicas Enel sistema de ventas podemos diferenci rs vs Iciar, de uel cliente solicit el producto o servicio haste que ee cee aquél, y por otro, la distribucién, que es la actividad que tiene a ee los productos ferminados del productor al consumidor, enamine El proceso de venta es uno de los princi i ah safacién del lente y accion oe ce ot cen ie be lender : fe se considera que lo mds important conserva el cliente porque resulta menos costoso que salira buscar nuewee Drache. re oe tS venta es una de las pocas, si no la tinica actividad que genera ingresos ; Hay una correlacién entre el cliente satisfecho que tiende a permanecer y el insa- tisfecho que si tiene otras opciones se va. La satisfaccién del cliente esté vinculada a los pequerios detalles en Ia relacién cotidiana, por lo tanto, un sistema de calidad tiene que prestar mds atencién al valor que se agrega y a la calidad de cada una de las interfaces con los cliente que a los indices globales de satisfaccién de los mismos. Son las pequefias fallas 0 aciertos los que determinan que un cliente decida cam- biar de proveedor o continuar con nosotros, por lo tanto, el disefio de un sistema de ventas estaré integrado a un plan general de retencién de clientes que optimice el uso de los recur- 0s aplicados y asegure la coherencia con la estrategia fundamental de la organizacién. Las ventas pueden tener diferentes modalidades. Si los clientes se encuentran en el pais sern ventas locales y los procedimientos difieren de las que se realizan a clientes en el extranjero. Se pueden distinguir las condiciones de ventas si se trata de los clientes mayoristas que compran en grandes cantidades o de las ventas a clientes minoristas. Los procedimientos de ventas varian si la entrega del pedido se realiza en el salén de ventas, por los vendedores que visitan a los clientes, por correo 0 por teléfono. También cambian los procedimientos si las modalidades de pago no son las mismas, por ejemplo, si son a crédito, con cheque, con pagaré 0 con débito automatico en cuenta bancaria, El uso de Internet determina una nueva manera de efectuar las ventas, que depende de la tecnologia disponible en las empresas. Actualmente, el personal a cargo de la investigacién de mercado y de las ventas tiene que defini las politicas y tomar las decisiones ejecutivas en forma conjunth La fuerza de ventas en las cuentas grandes de los clientes debe formar parte de ka estrategia general de la empresa y requere un enfoqueintegrad, mienios We ees cuentas pequefias la fuerza de venta compite con el eae a Rakes ctr hico directo, los catdlogos, las publicidad y los diferentes canales de distribucion, que pueden complementar Ia tarea en algunos casos. de Las empresas pueden contar con una Adiinistracion e vet oar cara . concretar os presupuestos de ventas en las operaciones de imi tt 7 gestisn de ventas en lo relativo a pedidos, archivos, consullas de clent2s, Y Seguimiento interno de los pedidos de los clientes Editorial Osmar D. Buyatti_ ribucion se OCUP! a a del almacenamiento de los productos terming. dn de las cargas Y despachos de los pedidos. Esta es una de las act. ctualmente las empresas tercerizan en las compafilas que mds entienden vidades que act Mie distibucion. Se debe tener claro que no siempre tercerizar es [o sobre esta perenne Ja complejidad del proceso, la necesidad de reducir costos, ae iG fe la gente, las capacidades para acceder a los clientes y a los sistemas cl ci o de ellos. con que cuente cada uno / / Fs muy importante que las organizaciones definan sus canales de distribucién, en especial cuando se trata de! lanzamiento de un nuevo producie we requiere un nuevo sistema de distribucign y sino estd bien disefiado se puede constituir en una barrera para ingresar al mercado, Por ejemplo, las Iineas aéreas tienen que hacer frente a dos problemas de distribucién: deben comprar puertas de acceso en los aeropuertos y ‘obtener entrada en los sistemas informatizados de reseruas que utilizan las agencias de viaje para vender pasajes. Los centros de logistica, distribucién y transporte son actualmente la clave de la capacidad competitiva de muchas empresas. Contar con una flota de reparto a los locales de venta, disefiada a medida y rentable porque se adapta a los periodos de temporada alta 0 baja, a los repartos noctumos y acelerados, y el compromiso de los transportistas que colaboran con la mejora continua del sistema hacen que la inversion en centros y equipamientos sea rentable y permite que la mejora continua y la gestién de inventarios justo a tiempo sean una realidad. El sector de dist dos, la planificac Gilli, J. J. y otros. 2000. Disefio y Efectividad Organizacional, Buenos Aires, Ediciones Macchi. 538 Existen diferentes procedimientos de acuerdo con las compras y contratacio que debemos efectuar en una organizacion: a icooesesnorecic beaker son aquellas que realizamos dentro del ciclo habitual ent ee primas, materiales e insumos en el mercado local poor pro ivo. Generalmente, son compras presupuestadas dentro del general y, por lo tanto, son de consumo habitual en la empresa. Compra ‘ vice Pte sonata eet $20 aque inportaciones de bienes wo ver ce aes en a fabrcacisn de clio prxucose ad tenciay la redcién de oot ites de aprovisionamiento internacionales. La compe- 2 comes costes require muchos wees eer la adquscon de arss entre empresas locales aa velonse ll contin observar asociaciones estratégicas ¥Y proveedores extranjeros para compartir asistencia tecnokigica Jorge Roberto VolpentestaINFORMACION de capacidades di aarp en el desarrollo P les de proceso gu proceso industrial, 4 Productos, con el objetivo de flexibilizar Enel proceso de compras en el exterior, debemos Seleccisn y calificacién del proveedor del eae clertas particularidades; Capacidad del proveedor para brindar asistencia técnica y de calida ; ; le calidad. Verificacién de las mercaderias en origen, de acuerdo con k ic cas internacionales. mt coracteriticas then Caleulo de costos de nacionalizacién d 4 le las jr er ceacal mercaderias a importar (derechos, Formacign del precio de compra (costos, seguros, fetes) Bancos intervinientes. Negociacién de precios y términos: antici io fi im ipos del precio final, condici financiacién- precio final, condiciones de Tipo de moneda en que se efecttian las operaciones. Plazos de entrega, embalaje, formas y lugares de embarque. Seguros de garantias y caucién. Caracteristicas y efectos juridicos del contrato a celebrar por las partes. Compras menores 0 compras por fondo fijo: son aquellas adquisiciones de ele- mentos e insumos que por su escaso monto generalmente se realizan con el fondo fijo asignado a cada uno de los sectores que lleva a cabo la erogacién. Estas compras, por lo general, no estdn presupuestadas, por lo tanto su aprovisionamiento surge en el ‘momento en que se necesita su utilizacién o consumo. Compras de bienes de uso: son las compras destinadas a la incorporacién de activo fijo en Ia empresa. En muchas organizaciones, no existe un procedimiento estandarizado para la compra de estos bienes, ya que muchas veces las negociaciones presentan condiciones muy especificas. Las caracteristicas que generalmente se observan son: A veces requieren una gran inversidn, por fo tanto, deben ser autorizadas por los niveles jerdrquicos de la organizacion. - No son de reposicién permanente y, por lo tanto, son bienes amortizables en el transcurso de la vida util asignada Pueden ser adquiridos a proveedores locales 0 intemacionales iar ee ser bienes de procedencia extranjera, pero adquiridos @ pores pee Aes necesario tener especial cuidado en la seleccion del proveedor, sobre to af _ cesitamos instalaciones complejas con servicios de garentia y ststencia (Sore comprobables. Compras por licitaciones: son aquellas que $° realizan soe la bee ie on curso competitivo abierto. Estas pueden ser de cardcter piiblico 0 pri y 539 Editorial Osmar D. BuyatthMAS E INFORMACION | ee rental, donde existen lees y re dmbito gubernam i tas compras. iones mente sort utilizadas en 0 does scificas para las asignaciones ft especificas va fe cones. el drea de compras especificard las Caracteristicas que Eneste tipo de ° mor de ks ‘empresas vendedores para ser calificadas, taciones formalmente consta de un pliego con Ia s. eben cumplir cule i EI sistema de llamado @ lic guiente informacion: ; : Un detalle completo de las especificact culos que s¢ desea adquirit. Como, cwwindo, dénde y de qué forma se cum Condiciones legales generales especiales que deben satisfacer los licitadores para poder concursar. Precios, descuento, jones que deben ser cumplidas por los art. iplimentardn las adjudicaciones. , plazos y fianzas y garantias que presentard el licitador. Compras de servicios: normalmente son las que se realizan para la contratacién o locacisn de los servicios necesarios para apoyar la produccién o administracién de la organizacion. Cuando los proveedores de servicios son habituales, se realiza una conden de compra abierta por los servicios que prestardn en un lapso de tiempo. La fa certificacién de avance de ajectacisn de la orden de compra se producird con cad lncacisn de acuerdo cont la prestacién efectiva de servicios. Gémez Fulao, J. C. et al. 1999. Sistemas Administrativos. Buenos Aires, Ediciones Macchi. GUIA DE AUTOEVALUACION 1) Para un si a ) Fas de produccién, establezca los principios de control interno que deben ser tenidos en cuenta. 2) Analice k Jaeger, J uso si coer ate patrimoniales que tendria la compra de un bien de Betas pease oe ata udles serfan los aspectos q . a consi ent clientes del exterior? iderar de los procedimientos de ventas 4) (Como impacta la i tecnologi. . a de bienes por Internet? gia de la informacién en un procedimiento de ventas 5) eCual es la informacié : macion qu bg recibidos por Coen del procedimiento de cobranzas de valores ) LQué prevenciones especiales ‘ay que tomar en ai 6) 2Q iciones hi t n aquellos sistema ican a la organizacién con agentes del entorno? Jorge Roberto Volpentes!®SISTEMAS E INFORMA( ION SN 7) De cada una de las diferentes actividades que han sido desarrolladas: Establezca sus limites. _— Describa sus diferentes modalidades. $) De una empresa que tenga conocimiento, reconozca tres normas de control interno aplicadas a cada una de las actividades. De esa misma empresa, piense en tres normas que no se aplican y que a su criterio deberfan aplicarse. 9) Realice para las actividades basicas mostradas en el capitulo la descripcion del tipo y caracteristicas de los formularios utilizados. S41 Editorial Osmar D. Buyattl