TABLAS DINÁMICAS 101
¿POR QUÉ TABLAS DINÁMICAS?
Viendo los datos que se muestran aquí,
¿cómo contestarías lo siguiente?
1. ¿Qué estado tiene la población más alta de gente
mayor a 65 años?
2. ¿Qué rango de edad tiene la población más baja de
votantes registrados?
3. ¿Qué estados tienen mas del 50% de su población
registrada para votar?
¿Qué tal si ni siquiera sabes lo que
estas buscando?
TABLAS DINÁMICAS 101
Las tablas dinámicas te permiten organizar, filtrar,
resumir y analizar una base de datos
“Analizar datos sin una tabla dinámica es como clavar un clavo
con un fideo” -Albert Einstein*
*Frase no confirmada
BENEFICIOS CLAVE
1 PODEROSAS
- Descubre información y contesta preguntas clave acerca de tus datos
2 ATRACTIVAS
- Aplica estilos personalizados y formatos condicionales para darle vida a tus tablas dinámicas
3 RÁPIDAS
- Crea vistas personalizadas, filtros y campos calculados al instante
4 PRECISAS
- Automatiza cálculos para minimizar el error humano
5 FLEXIBLES
- Manipula diseños de tablas y crea vistas dinámicas en segundos
ESTRUCTURA DE DATOS
¡BIEN! ¡MAL!
• Rectangular (variables como columnas, observaciones como filas) • Transpuesta (variables como filas, observaciones como columnas)
• Sin formatos adicionales • Formato innecesario
• Únicamente contiene dimensiones y medidas • Contiene campos calculados
• Títulos de columnas claros • Títulos de columnas confusos
• Sin títulos o subtítulos extras, subtotales o campos calculados • Filas extras de títulos
INSERTAR UNA TABLA DINÁMICA
En el menú de “Insertar”, selecciona Tabla dinámica para
crear una en blanco, o usa la opción de Tablas dinámicas
recomendadas para ver puntos de partida preseleccionados
¿Qué datos estás
analizando?
¿Dónde va a vivir
la tabla dinámica?
(Insertar → Tabla dinámica) (Insertar → Tablas dinámicas recomendadas)
LA LISTA DE CAMPOS
Las opciones de diseño te permiten
ajustar como se ve la lista de campos
La lista de campos muestra
todas las variables en tu base de
datos y cuáles están incluidas en
tu tabla dinámica actualmente
Las variables incluidas en la caja de
Si hay campos que quieres usar Columnas aparecerán como columnas
para filtrar la base de datos, individuales en la tabla dinámica
arrástralos a la caja de Filtros
Las variables numéricas casi siempre se
incluyen en la caja de Valores
Las variables incluidas en la caja
de Filas aparecerán como filas (Estas son las medidas cuantitativas de
individuales en la tabla dinámica interés: ventas, ingresos, clics, etc.)
OPCIONES DE ANÁLISIS Y DISEÑO
La pestaña de “Análisis”:
La pestaña de “Diseño”:
SELECCIONAR, BORRAR Y MOVER TABLAS
La opción de Borrar te
permite borrar todos los
campos y valores de una tabla
dinámica, o solo los filtros La opción de Seleccionar te La opción de Mover te permite
que han sido aplicados permite seleccionar secciones reubicar una tabla dinámica existente
completas de la tabla dinámica o a una hoja nueva o a una ubicación
toda diferente dentro de la misma
TIP EXPERTO:
Seleccionar → Toda la tabla dinámica, y
luego copia y pega para duplicarla
ACTUALIZAR TABLAS DINÁMICAS
Actualizar hace que se vuelva a
cargar la tabla dinámica en base a
cambios hechos dentro de la fuente de
datos definida
TIP EXPERTO:
Crea tu fuente de datos como tabla para que se Cambiar origen de datos te
ajuste dinámicamente al agregar columna o filas
nuevas, o usa referencias de columnas (ej. $A:$G)
permite actualizar la tabla dinámica
en base a cambios hechos fuera de la
fuente de datos definida al agregar
columnas o filas
¿CÓMO FUNCIONAN EN REALIDAD?
PASO 1: Detectar/evaluar coordenadas
• Estado = Arizona
• Medida = Población total
• Filtro = Todas las edades
Excel aísla los datos relevantes
PASO 2: Aplicar aritmética
• Resumir valores por: Promedio
• (vs. Suma, Recuento, Máx, Min, etc.)
NOTA: Puedes hacer doble clic
en cualquier valor específico en
PASO 3: Mostrar resultado una tabla dinámica para generar
una pestaña nueva que muestre
• (586+859+870+1656+892)/5 = 973 los datos exactos usados para
calcularlo
FORMATO DE TABLAS DINÁMICAS
FORMATO DE NÚMEROS
Haz clic derecho en cualquier título o valor individual en
un campo para cambiar el formato de número
(número, moneda, porcentaje, fecha, etc.)
TIP EXPERTO:
Haz clic derecho, selecciona Opciones de tabla
dinámica y ve a la pestaña de “Diseño y formato” para
definir como mostrar los valores en blanco y errores
ESTILOS DE TABLAS DINÁMICAS
Elige entre una serie de estilos
(da clic derecho para establecer
uno como predeterminado), o
personaliza el tuyo:
DISEÑOS: COMPACTO VS. ESQUEMA
Formato compacto (predeterminado): Formato de esquema (recomendado):
VS.
• Los campos anidados se condensan en • Cada campo se divide en su propia columna con
una sola columna, con una sola opción opciones de filtro separadas
de filtro
• Te permite aplicar filtros personalizados a cada campo
(ej. filtros de etiqueta en el campo de Categoría y filtros
de valores en el campo de Subcategoría)
DISEÑOS: TABULAR
Formato tabular (no repitiendo): Formato tabular (repitiendo):
TIP EXPERTO:
Usa el formato de esquema cuando estés manipulando
datos dentro de una tabla dinámica y cambia al formato
tabular con valores repetidos (sin totales y subtotales)
si quieres crear una base de datos nueva
FORMATO CONDICIONAL
Las reglas de formato
condicional se pueden aplicar a
las tablas dinámicas de la misma
manera que a rangos de datos
normales
(Inicio → Formato condicional)
Las opciones incluyen:
• Formatos basados en texto o
valores
• Barras de datos
• Escalas de color
• Conjuntos de iconos
• Reglas basadas en fórmulas
ORDENAR, FILTRAR Y AGRUPAR
ORDENAR Y FILTRAR
Presiona este botón (o haz clic derecho en uno
de los valores) para desplegar las opciones de
ordenar y filtrar
Más opciones de ordenación: Filtros de etiqueta: Filtros de valor:
Selecciones
manuales
AGRUPAR DATOS
Selecciona los valores que deseas agrupar Da clic derecho y Se crea un campo nuevo (“Empleo2”) que
(en este caso los empleos relacionados a selecciona Agrupar contiene el grupo nuevo (“Grupo1”)
incendios)
Nota: Ambos nombres se pueden cambiar
SEGMENTACION DE DATOS & ESCALAS DE TIEMPO
Inserta segmentación de datos o escalas de tiempo
TIP EXPERTO:
Estos funcionan exactamente
como filtros normales, solo con
una interfaz mas amigable
Un filtro diseñado
especialmente para fechas
¡Básicamente una
versión mas elegante
de un filtro!
PÁGINAS DE FILTRO DE INFORMES
(Pestaña de Análisis)
Usa la opción de “Mostrar páginas
de filtro de informes” para crear
pestañas nuevas para cada valor que
puede tomar un filtro (ej. Año)
Año = 2011 Año = 2012 Año = 2013
CAMPOS Y ELEMENTOS CÁLCULADOS
RESUMIR VALORES POR
Resumir valores por determina el cálculo que
se realiza con los números al ser agrupados o
agregados (suma, recuento, promedio, máx, etc.)
TIP EXPERTO:
Excel resumirá por “Recuento” si una
columna de datos contiene valores en
blanco o no-numéricos. Casi siempre
querrás cambiarlo a “Suma”
MOSTAR VALORES COMO
Mostrar valores como te permite
aplicar cálculos adicionales para cambiar
la manera en la que se muestran los
valores, así como porcentaje del total o
subtotal, diferencia del anterior, etc.
En este caso, estamos mostrando la
Población total como % del total de
columnas, en lugar de como números
enteros
MOSTRAR VALORES COMO - EJEMPLOS
En este ejemplo estamos mostrando el campo de Ingresos de 6 maneras diferentes:
Valor % del total % del total principal % diferencia de Total en Clasificar de
(sin cálculo) de columnas (género) (año anterior) (año) mayor a menor
MOSTRAR VALORES COMO - ÍNDICE
El cálculo de índice usa un promedio ponderado agregado para revelar el impacto de cada
número con respecto al resto en una serie de datos
El índice de documentales en Francia es muy alto, por lo que un
incremento global en el precio de boletos para documentales
tendría un impacto significativamente mayor en la industria de
cine Francesa que en la de cualquier otro país
Cada valor de ingresos es convertido a un índice que representa
su importancia dentro de cada columna usando esta fórmula:
(valor de la celda * total general) / (total de la fila * total de la columna)
CAMPOS CALCULADOS
Los campos calculados te permiten crear medidas nuevas en base a campos numéricos existentes:
En este caso agregue una medida llamada % de estudiantes
que es igual a Población Estudiantil / Población
TIP EXPERTO:
No calcules tasas (ej. % de bateo) en tus datos de origen, usa campos calculados en tu
tabla dinámica. Esto asegura que se calculen bien sin importar como agrupes tus datos
CÁLCULOS USANDO CUENTAS
Los campos calculados siempre se basan en la SUMA de otros campos (aunque se muestren como
recuento, máx, etc.). ¿Pero qué pasa si quieres hacer un cálculo basado en la CUENTA de un campo?
Ej) Crear un campo que calcule
los likes por publicación por fecha PASO 1: Crea una columna de PASO 2: Crea un campo calculado
“Cuenta” (=1) en los datos que sea igual a Likes/Cuenta
ELEMENTOS CALCULADOS
Los elementos calculados te permiten crear categorías nuevas basadas en dimensiones existentes:
En este caso agregue una categoría nueva llamada
“Niños” que combina las clasificaciones G y PG
TIP EXPERTO:
NO USES ELEMENTOS CALCULADOS A MENOS QUE SEA NECESARIO; casi siempre es
mejor agrupar campos o agregar columnas categóricas nuevas en los datos de origen
ORDEN DE RESOLUCIÓN
Si haz definido varios elementos calculados, el orden de resolución puede ser usado para
determinar que cálculos priorizar (el valor se determina por la última fórmula en la lista)
LISTA DE FÓRMULAS
La herramienta de crear lista de fórmulas genera una pestaña nueva que resume
todos los campos y elementos calculados asociados a una table dinámica, junto con su
orden de resolución
GRÁFICOS DINÁMICOS
GRÁFICOS DINÁMICOS 101
Un gráfico dinámico es simplemente un gráfico que esta ligado a una tabla dinámica específica;
conforme ajustas los filtros y campos en la tabla, el gráfico se actualiza dinámicamente
1) Selecciona tu tabla y haz
clic en Gráfico dinámico desde
la pestaña de “Insertar” o
“Análisis de tabla dinámica”
3) El gráfico dinámico será creado y ligado dinámicamente a la tabla dinámica
(nota: puedes filtrar la vista usando la tabla dinámica o el gráfico dinámico en sí)
2) Selecciona el tipo de gráfico
OPCIONES DE GRÁFICOS DINÁMICOS
La pestaña de “Análisis”
La pestaña de “Diseño” :
La pestaña de “Formato” :
DISEÑOS Y ESTILOS DE GRÁFICOS
Los diseños y estilos de
gráficos te permiten ajustar
cómo se ve tu gráfico dinámico
al agregar elementos, cambiar
los colores o aplicar plantillas
predeterminadas
BOTONES DE CAMPO
Selecciona Análisis de gráfico dinámico → Botones
de campo para esconderlos del gráfico (o haz clic
derecho en uno de ellos desde el gráfico)
Los botones de campo te permiten TIP EXPERTO:
aplicar o ajustar filtros directamente Se les da formato a los gráficos dinámicos de la
desde el gráfico dinámico misma manera que a los gráficos normales, la
diferencia es que están ligados a una tabla dinámica
INSERTAR SEGMENTACIÓN DE DATOS
Una segmentación de datos es básicamente una versión “bonita” de una filtro; funciona
exactamente igual al filtrar los datos que ves en tu tabla y gráficos dinámicos
1) Selecciona una tabla dinámica y haz
clic en “Insertar segmentación de datos”
desde la pestaña de “Análisis”
3) La segmentación será insertada enseguida de tu tabla, permitiéndote filtrar
2) Selecciona el campo(s) por valores específicos (o combinaciones de ellos usando la tecla CTRL)
que deseas filtrar
INSERTAR ESCALA DE TIEMPO
Una escala de tiempo funciona como una segmentación de datos, solo que tiene un formato
diseñado para trabajar específicamente con campos de fecha y hora
1) Selecciona una tabla dinámica y haz clic en “Insertar
escala de tiempo” desde la pestaña de “Análisis”
3) La escala de tiempo será insertada, permitiéndote filtrar por
marcos de tiempo específicos (Note: puedes ajustar las unidades
2) Selecciona el campo(s) de
(meses, años, etc.))
fecha/hora que deseas filtrar
