Gestión del diseño
D.I. Juan Manuel López A. Ph.D.
UNIVERSIDAD JAVERIANA – CALI.
2024
Diagrama de GANTT
Es una herramienta visual de planificación y gestión de proyectos que muestra la
secuencia temporal de las tareas, su duración y las dependencias entre ellas. Se
utiliza ampliamente en la gestión de proyectos, incluido el diseño, para organizar y
controlar el progreso de las actividades a lo largo del tiempo.
Diagrama de GANTT Cada tarea se representa como una barra horizontal en una línea de tiempo, lo que
facilita la identificación de:
● Inicio y fin de cada tarea.
● Duración de cada tarea.
● Secuencia de las actividades.
● Dependencias entre tareas (si una tarea depende de la finalización de otra).
● Progreso de cada tarea.
● Visualización Temporal: Organiza las tareas en una línea de tiempo, lo que
permite ver la duración de cada una y su cronología.
● Barras Horizontales: Las barras indican la duración de las actividades, desde
su fecha de inicio hasta su fecha de finalización.
Características del ● Dependencias entre Tareas: Muestra si una tarea no puede comenzar hasta
que otra haya terminado (relación de dependencia).
diagrama de Gantt ● Actualización en Tiempo Real: Permite realizar ajustes durante la ejecución
del proyecto para reflejar el estado actual y el progreso.
● Flexibilidad: Es adaptable a proyectos de cualquier tamaño, desde pequeños
proyectos hasta complejos desarrollos de largo plazo.
● Claridad en la Planificación: Permite a todos los miembros del equipo
visualizar las tareas y el calendario, lo que facilita la coordinación.
● Gestión del Tiempo: Ayuda a identificar los cuellos de botella, fechas
importantes, y asegurar que todas las tareas se completen dentro del plazo
establecido.
● Control del Progreso: Permite llevar un control visual del progreso de cada
Aportes al Proceso de tarea, lo que facilita la identificación temprana de posibles retrasos.
Desarrollo de un ● Organización del Trabajo: Estructura las actividades del proyecto de
manera lógica, asegurando que las tareas se completen en el orden
Proyecto correcto.
● Comunicación Efectiva: Mejora la comunicación entre los equipos al tener
una herramienta clara para seguir el avance del proyecto.
1. Definir las Tareas: Basado en la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT),
Pasos para Implementarlo:
se identifican las tareas específicas que deben completarse para alcanzar
los objetivos del proyecto.
2. Estimar Duración de las Tareas: Se asigna una duración estimada a cada
tarea, calculando cuántos días o semanas tomará completarla.
3. Establecer Dependencias: Se identifican las dependencias entre tareas,
es decir, si una tarea necesita completarse antes de que otra pueda
empezar.
Implementación y Desarrollo 4. Asignar Fechas de Inicio y Fin: A cada tarea se le asigna una fecha de
del Diagrama de Gantt inicio y de finalización, teniendo en cuenta las dependencias y la duración
estimada.
5. Desarrollar el Gantt: En una herramienta de software (como Microsoft
Project, Asana, Trello, o incluso Excel), se construye el diagrama de Gantt.
Cada tarea se representa como una barra que cubre su duración, y las
dependencias se muestran mediante líneas que conectan las tareas.
6. Monitorear el Progreso: A medida que el proyecto avanza, se actualiza el
diagrama de Gantt para reflejar el estado real del proyecto y hacer ajustes
si es necesario.
2. Tareas Dependientes:
● Son aquellas que no pueden comenzar
hasta que otras tareas se hayan completado.
● Relaciones de dependencia comunes: 4. Hitos:
○ Fin a inicio (FS): La tarea B no
● Son puntos clave o hitos que no
puede comenzar hasta que la tarea A
Tipologías de tareas en un diagrama de haya terminado.
tienen duración pero marcan eventos
importantes dentro del proyecto.
Gantt: ○ Inicio a inicio (SS): Ambas tareas
● Ejemplo: El "Lanzamiento de la
deben comenzar al mismo tiempo.
Las tipologías de tareas en un diagrama de Gantt son campaña" es un hito importante que
○ Fin a fin (FF): Ambas tareas deben
marca el inicio de una nueva fase del
fundamentales para la correcta organización del terminar al mismo tiempo.
proyecto.
proyecto. Cada tipo de tarea tiene una función ○ Inicio a fin (SF): La tarea B no puede
diferente en la estructura y ejecución del proyecto: terminar hasta que la tarea A haya
comenzado.
● Ejemplo: La "Revisión y aprobación" no
puede comenzar hasta que la "Creación de
contenido" esté completa.
1. Tareas Críticas:
3. Tareas Paralelas: 5. Tareas Opcionales:
● Son tareas cuyo retraso afectaría el
final del proyecto. ● Son aquellas que pueden ocurrir ● Son tareas que no son estrictamente
● Se encuentran en la ruta crítica, es simultáneamente, sin depender unas necesarias, pero pueden añadirse para
decir, son tareas sin margen de de otras. mejorar el resultado o cumplir con
tiempo extra. ● Ejemplo: Mientras se realiza el objetivos adicionales.
● Ejemplo: La creación del contenido "Seguimiento de la campaña", el ● Ejemplo: Una campaña opcional en redes
visual clave para un evento de equipo puede comenzar a trabajar en sociales paralela a la campaña principal.
presentación. la "Optimización de la campaña".
Pasos para incorporar recursos:
1. Asignación de Recursos a Tareas: Cada tarea debe
Incorporación de recursos en un tener asignado un recurso específico. Por ejemplo, si la
diagrama de Gantt: tarea es "Creación de contenido", el recurso asignado
podría ser un diseñador gráfico, un escritor o un equipo
Incorporar recursos en un diagrama de Gantt es multimedia.
fundamental para asegurar que las tareas no solo estén 2. Capacidad y Disponibilidad: Es importante asegurarse
bien planificadas en términos de tiempo, sino también en de que los recursos asignados a las tareas estén
función de la disponibilidad de los recursos disponibles cuando se les necesita. Esto implica
necesarios (humanos, materiales, financieros, considerar las horas de trabajo disponibles, habilidades, y
tecnológicos, etc.). El uso adecuado de los recursos cualquier otra restricción que pueda afectar el proyecto.
garantiza que las tareas se puedan completar sin 3. Monitoreo de Carga de Trabajo: Un diagrama de Gantt
retrasos o sobrecarga de trabajo. Los recursos pueden que incluye recursos también puede ayudarte a visualizar
incluir personas (roles específicos como diseñadores, si algún recurso está sobrecargado, lo que permite ajustar
ingenieros), equipos, software, o materiales la distribución de tareas o añadir más recursos si es
(presupuesto, equipos técnicos). necesario.
4. Costos Asociados: Algunos diagramas de Gantt
avanzados permiten incluir los costos de cada recurso,
permitiendo controlar el presupuesto a lo largo del
proyecto.
Ejemplo simplificado con recursos:
Importancia de incorporar recursos:
● Planificación Realista: Al incorporar los
recursos, el diagrama refleja mejor las
capacidades reales del equipo y el
proyecto.
● Prevención de Sobrecargas: Ayuda a
detectar si un recurso está
sobreasignado y permite hacer ajustes
antes de que se presenten problemas.
● Optimización del Tiempo: Permite que
las tareas estén coordinadas de manera
eficiente, evitando cuellos de botella.
● Control de Costos: Con recursos
materiales y humanos, es más fácil
mantener los costos bajo control al
En este ejemplo, se especifican los recursos humanos asignados a cada tarea. Además de los tiempos, se monitorear el uso de recursos valiosos.
monitorea quién es responsable de qué tarea, lo cual es crucial para la gestión de equipos y la asignación
de responsabilidades.
Tipologías de tareas.:
● Tareas secuenciales: que dependen del
término de la tarea anterior.
● Tareas paralelas: que se pueden realizar al
mismo tiempo.
● Dependencias: tareas que no pueden
comenzar hasta que otra se complete.
● Hitos: puntos clave como el lanzamiento final.
Asignación de recursos:
● Recursos humanos: equipos asignados
(Team A, B, C).
● Recursos económicos: presupuesto
asignado (ej. $1000, $1500).
● Recursos tecnológicos: herramientas y
software utilizados (Tools B, Software A).
La relación entre la planeación del Gantt y la asignación de
El Gantt y el recursos en la construcción del presupuesto de un proyecto es
interdependiente. El proceso puede variar, pero generalmente sigue
presupuesto del un enfoque iterativo donde ambos elementos (planeación y
proyecto. presupuesto) se refinan de manera conjunta.
● Paso 1: Definir tareas y cronograma
Se comienza creando un diagrama de Gantt, donde se detallan todas las tareas, su duración,
dependencias y la asignación de los recursos (humanos, tecnológicos, etc.).
● Paso 2: Identificar los recursos
Cada tarea se asocia con los recursos necesarios para ejecutarla, como personal, equipos
Planeación del proyecto tecnológicos, herramientas, etc. Además, se especifica la cantidad de horas o días que cada
recurso estará involucrado.
(Gantt) antes del ● Paso 3: Estimación de costos
presupuesto (Más común) Se calculan los costos de los recursos, asignando valores económicos a los recursos humanos
(salarios o tarifas por hora), equipos, materiales, licencias de software, etc.
● Paso 4: Construcción del presupuesto
Se suman los costos de todos los recursos asignados a las tareas a lo largo del cronograma
del Gantt. Esto da una idea clara del costo total del proyecto.
● Paso 5: Ajustes en función del presupuesto disponible
Una vez que se tiene un presupuesto preliminar, es común hacer ajustes en el Gantt, como
optimizar tiempos, reducir costos o reasignar recursos para ajustarse a las limitaciones
financieras.
1. Definición del proyecto:
El objetivo del proyecto es desarrollar una nueva identidad visual para una marca emergente que incluye:
● Investigación de mercado y tendencias.
● Desarrollo de logotipo y elementos visuales clave.
● Creación de piezas gráficas promocionales (flyers, banners, redes sociales).
● Presentación final al cliente.
2. Creación del Diagrama de Gantt:
Ejemplo: Proyecto de Fases del proyecto (Cada fase incluye tareas y dependencias):
identidad visual para
una marca
Recursos Asignados en el Gantt:
● Personal: Diseñadores gráficos, especialista en marketing, productor gráfico.
● Económicos: Licencias de software, impresiones, marketing digital.
● Tecnológicos: Uso de herramientas de diseño (Adobe Creative Suite, impresoras).
3. Definición de recursos y estimación de costos:
Para cada fase y tarea, se identifican los recursos necesarios y sus respectivos costos.
Ejemplo: Proyecto de
identidad visual para
una marca
4. Presupuesto detallado:
Con base en los recursos y las horas estimadas, se presenta el presupuesto total del proyecto. El desglose
ayuda a tener una visión clara de cómo se asignan los costos.
Ejemplo: Proyecto de
identidad visual para
una marca
5. Ajustes en función del presupuesto:
En esta etapa, los valores pueden ajustarse dependiendo de las restricciones (algunas definidas desde el
alcance del proyecto) financieras del cliente. Si el costo total es mayor al presupuesto asignado, se pueden
hacer modificaciones, como:
Ejemplo: Proyecto de ●
●
Reducir horas de trabajo en algunas fases.
Optar por materiales más económicos para la producción de piezas gráficas.
identidad visual para ● Optimizar la campaña de marketing digital enfocándose solo en plataformas clave.
una marca
Conclusión:
La forma más efectiva de manejar el presupuesto y el cronograma de un proyecto de diseño es comenzar con la
planificación del Gantt para identificar las tareas y recursos. Luego, se estima el presupuesto en función de los
recursos asignados. Los ajustes se hacen iterativamente, adaptando tanto el cronograma como el presupuesto
para lograr un equilibrio entre el costo y los resultados esperados.
El presupuesto se debe presentar de forma clara y detallada, como en el ejemplo anterior, para que todas las
partes involucradas comprendan cómo se distribuyen los costos y puedan tomar decisiones informadas.
