INSTITUTO TECNOLÓGICO PRODUCTIVO NORTE AMAZÓNICO
CONTADURÍA GENERAL
DOCUMENTOS MERCANTILES Y COMERCIALES
LAS NOTAS DE CONTABILIDAD
1.- CONCEPTO
Se llaman Notas de Contabilidad, a ciertos formularios impresos que se cursan en la vida comercial,
con el propósito de avisar la realización de una determinada operación mercantil.
2.- OBJETO
Las Notas de Contabilidad, sirven de comprobantes oficiales que tienen el objeto de fraccionar
asientos en los libros de Contabilidad. Pueden ser rechazadas (al observarse un error) y pueden ser
admitidos (al tercer día de su recepción, en caso de no haberse acusado el recibo correspondiente).
3.- DIRECCIÓN
Las Notas de Contabilidad, pueden seguir una vía de dirección horizontal y vertical.
HORIZONTAL, cuando va de una institución de alta jerarquía a otra de su mismo nivel /Ejemplo: de
un Banco a otro Banco);
VERTICAL, cuando va de una institución de mayor jerarquía a otra de menor nivel (Ejemplo: de un
Banco a un cliente).
4.- NOTAS INTERNAS Y EXTERNAS
Las Notas de Contabilidad, pueden ser INTERNAS, cuando se intercambian dentro de una misma
institución (Ejemplo: de sección a sección) y pueden ser EXTERNAS, cuando se intercambian con
otras organizaciones, fuera del lugar de origen, siempre y cuando tengan una cuenta corriente
recíproca. (Ejemplo: un Banco con una casa de comercio).
5.- CLASES DE NOTAS DE CONTABILIDAD
Las Notas de Contabilidad, pueden ser de dos clases: de Cargo o Debito: de Abono o Crédito. Las
Notas de Contabilidad de CARGO O DEBITO, indican haber cursado una operación “deudora” en su
cuenta. Las Notas de Contabilidad de ABONO O CREDITO, indican haber cursado una operación
“acreedora” en su cuenta; es decir, haber anotado en el lado de su cuenta respectiva una
determinada cantidad. Tanto el deudor como el acreedor, deben mantener siempre una cuenta
corriente recíproca para la interrelación de las Notas de Contabilidad. En caso contrario no se
justifica.
6.- NOTAS DE PEDIDO Y REMISIÓN
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LA NOTA DE PEDIDO. - es un documento que un comerciante envía a otro, solicitándola venta de
una cierta y determinada cantidad de mercaderías. Las Notas de Pedido formalizan una acción
inmediata de compra y éstas se pueden realizar por medio de una carta, correo electrónico, Etc.
Previsiones. - Antes de realizar la Nota de Pedido, el comerciante hace una prospección ilimitada de
suministradores, sondea el mercado, solicita catálogos y examina cuidadosamente las diferentes
alternativas del negocio.
La prospección de suministradores. - consiste en el hecho de averiguar y tomar nota del nombre del
comerciante o nombres de los comerciantes, la dirección de éstos, los artículos especiales que
distribuye, etc.
El sondeo del mercado. - consiste en averiguar, donde un determinado artículo ofrece una buena
calidad a un precio bajo. Las listas de precios, los folletos, los catálogos, etc. dan una pauta precisa,
objetiva de “sondeo”. Todos estos pequeños detalles utilizados convenientemente, inducen al
objetivo de “compra”, que se manifiesta a través de la Nota de Pedido.
NOTA DE REMISIÓN. - La Nota de Remisión, es un documento informal, emitido por el vendedor al
comprador, en atención a la Nota de Pedido.
Características
Las Notas de Remisión se caracterizan por:
a) Ser documentos informales distintos a las facturas
b) Ser documentos que contienen datos y referencias de valor comercial.
Cabe hacer hincapié, que las Notas de Remisión tienen casi las mismas características de la factura
comercial. Se utilizan en el comercio nacional e internacional.
UTILIDAD
Las Notas de Remisión se utilizan:
a) Para verificar la naturaleza del pedido, cotejando la calidad, cantidad, tipo de mercaderías,
etc. con la nota de pedido
b) Para calcular el precio de costo de la mercadería;
c) Para emitir la factura común o comercial en base a los datos que contiene la nota de remisión
Como las Notas de Remisión son documentos informales, se utilizan más en la Contabilidad, para
fraccionar asientos, planillas de costo, etc.
7.- NOTA DE VENCIMIENTO
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Dentro de éste grupo podemos incluir las Notas de Vencimiento, que no son otra cosa que notas de
cortesía. Lo envía el Banco a su cliente con motivo de recordarle obligaciones contraídas.
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