CLASE N°5: Gestión de recursos y gestión de comunicaciones
COMUNICACIÓN: Transferencia de información entre distintas partes.
¿Cómo se debe manejar el director de proyectos en el día a día? Recibir y dar información (comunicarse).
Formas de comunicarse: interna (dentro del proyecto) y externa (por fuera del proyecto). Otra categorización es
escrita y oral. Otra categorización es formal e informal.
La peor forma de comunicarse es no comunicar nada.
*Incluye distintos procesos para asegurar la comunicación fluida y que la información del proyecto y sus interesados
se satisfaga.
*No es lo mismo trabajar en un proyecto de dos años que en proyectos más cortos, porque en los proyectos más
grandes suele haber más stakeholders. Entonces es importante tener comunicación. Como director de proyectos, en
el formato que sea (formal, informal, verbal, escrito, etc) tenemos que comunicar.
*La comunicación y como se va a comunicar es una de las funciones del director de proyectos.
*Dependerá con quien tiene que hablar el director de proyectos y que tiene que transmitir para hallar un formato
adecuado de comunicación.
*Comunicación interna, por ejemplo: las personas que llevan adelante las tareas, equipo de la dirección de
proyectos, el sponsor.
*Comunicación externa, por ejemplo: proveedores, clientes, otras organizaciones interesadas en el proyecto, el
gobierno, etc.
*No oficial: puede determinar el status del proyecto.
*Para mantener una comunicación adecuada podemos usar las 5C.
*Habilidades del stakeholders.
*Escucha activa: saber escuchar, estar abierto a escuchar al otro. Saber hacer preguntas (demuestra interés). Estar
atento siempre a lo que se está diciendo (para poder seguir el hilo del tema).
*Resolución de conflictos dentro de los equipos. Sobre todo en proyectos de mediano y largo plazo donde se pueden
generar ciertos roces, y parte de lo que debe hacer el director de proyectos es trabajar en la resolución esos
conflictos.
*El director de proyectos para interactuar con los stakeholders.
*Malas decisiones por entender mal o por no haber entendido directamente, o por no haber escuchado lo que
necesitaba el stakeholders.
Mensual, diario, etc
*Cuando comenzamos el proyecto dejamos por escrito toda la parte de comunicaciones.
*¿Necesito tener un equipo de comunicación para llevar a cabo un proyecto? Dependerá el tipo de proyecto que vas
a llevar adelante, si el proyecto tiene mucha relevancia es conveniente en tener un equipo de comunicación (porque
no le podemos errar en la comunicación, es importante esta etapa).
*El equipo de comunicación, por ejemplo, comunica los logros.
RECORDAR: Depende del tipo de proyecto puedo no usar las 10 áreas de conocimiento que aparecen en el PMBOK.
Si hay 3 actividades de conocimiento que son pilares (tiempo, alcance y costo, está relacionada con la ley de triple
restricción).
y monitoreada
de recursos
de recursos
*Siempre los equipos se van a determinar con cada rol y con cada responsabilidad que va a llevar adelante ese
recurso particular.
*Recursos humanos: necesario en proyectos de gran envergadura.
*Por ejemplo: tengo que tener planificado y contratados los albañiles que voy a necesitar para construir el ejemplo.
Así no retraso el proyecto por la búsqueda.
*El director de proyectos asegura que cada uno tenga las aptitudes y competencias necesarias para cada una de las
tareas en llevar adelante.
*Es importante como parte de la gestión del director de proyectos tener ciertas cualidades que acompañan al
equipo. Tiene que poder empoderar para que el equipo pueda autogestionarse, acompañar a ese equipo, ser parte
del ejemplo de cómo se debe llevar adelante cada tarea, liderar (no solamente llamar la atención, sino responder
preguntas/consultas que puedan llegar a surgir), trabajar en equipo (muy importante para generar un proyecto
exitoso).
*Diferencia entre jefe y líder.
*11 tipos de liderazgo existen. Por ejemplo, un jefe tiene un liderazgo autoritario.
*Hay mucha gente que necesita que le den órdenes para trabajar (gente que trabaja bajo directivas) entonces en ese
caso necesitan jefes.
Relacionado con la presencialidad y la virtualidad
*GRUPO (es un conjunto de personas que coordinan sus esfuerzos) ≠ EQUIPO (es un grupo de personas que
comparten un objetivo en común)
(mejora continua)
de lo que están realizando
interpersonales
*Metodologías de gestión de recursos cada día se van llevando más hacia la gestión de la mejora continua (PDCA).
*Equipos que se autoorganizan, es decir, trabajan bajo enfoques agiles, que son equipos descentralizados.
*En base a los hitos determinados en el acta constitutiva, defino los recursos adecuados que van a acompañar esas
tareas.
*Desarrollar al equipo tanto en habilidades dudas como blandas.
*El control de los recursos en realidad se hace a lo largo de todo el proceso (cuál es la gestión que esta realizando el
recurso, si está funcionando, trabajar en las falencias que puedan surgir, etc)
*Hay que hacer un cronograma de esa planificación.
*Activos de los procesos de la organización importante.
*Cada proyecto puede tener una OBS diferente.
*OBS: es un diagrama de cómo es la estructura del proyecto, el director de proyectos está a la cabeza.
*Planilla de evaluación de desempeño: vamos a monitorear a cada uno de los recursos y se monitorea de la misma
manera y se evalúa de la misma manera. Estas planillas nos ayudan a poder ser objetivos en la evaluación de los
recursos.
*Feedback de lo que se va haciendo para tener noción del recurso humano que se contrata.
*RACI: responsabilidad, aprobación, consulta, informado.
*Esta matriz ayuda a todos los equipos a entender cuáles son las asignaciones de las responsabilidades que se han
brindado durante el proyecto. Es decir, para cada una de las distintas tareas se puede definir quien es el
responsable, quien va a aprobar, quien va a ser consultado y quien va a ser informado. Esta matriz permite que
todos los interesados del proyecto tengan la misma información.
*Por ejemplo: para aprobar el acta de proyecto, Irene y Pablo van a ser consultados para entender si es factible la
aprobación, Begoña y José Luis van a ser informados por la aprobación y Pedro va a ser el responsable.
*No siempre los recursos son acotados. Cuando tenemos una cantidad de recursos importantes, muchas veces
desconocemos cual es la función de cada una de estas personas.
*Matriz RACI (la más común): identifica roles dentro de un equipo (responsable, aprueba, consultado e informado).
Estas actividades provienen de la EDTs, a cada uno de mi equipo le doy una responsabilidad/rol de estas actividades.
Herramienta para que todos sepan quién está a cargo de cada actividad.
*RASCI: A veces se suma una S de soporte (cuando se necesita alguien que haga mantenimiento por ejemplo).
*VARSIC: A veces se suma una C de control y una V de verificación.
*Es una herramienta de organización como el calendario de recursos.
*Estimar recursos humanos: cuantos recursos humanos voy a necesitar, cuando y donde.
*Lo más normal es acudir al historial o al juicio de expertos (consultar a especialistas).
*Internos: equipos que ya existen en la empresa y que probablemente no estén desocupados entonces tenemos que
entender en que momento vamos a tenerlo disponibles. Hay que tener una muy buena negociación para lograr que
esos recursos estén disponible para este proyecto en particular. Si no logramos tener el recurso en el momento que
estaba definido, empieza a impactar en las variables costo, alcance y tiempo del proyecto.
*Nos puede suceder que no tengamos disponibilidad de ciertos recursos y que tengamos que salir a buscar ese
recurso de alguna u otra forma.
*Dependiendo el trabajo que van a hacer, para que los voy a contratar.
*Desarrollar equipos de alto rendimiento.
*La dirección siempre tiene que tener 4 variables básicas: comunicación, gestión de conflictos, negociación y
liderazgo
*Siempre está incluido algún conflicto por el motivo que sea, por eso tiene que haber una gestión de conflictos.
*El director de proyectos tiene que “mirar desde afuera” el conflicto para poder gestionarlo.
*Calendario de recursos humanos: los recursos que necesito por semana, por dia, de acuerdo a la necesidad. Cuando
y como necesito esos recursos.
*Las actividades del proyecto tienen determinados tiempos (me baso en las EDTs y diagrama de Gantt), entonces a
partir de esos tiempos y actividades determino que y cuantos recursos humanos voy a necesitar. Con este calendario
me aseguro de organizarme que no me falte ningún recurso de los que necesito en el tiempo que los necesito.
