MANUAL DE PUESTOS Y FUNCIONES “HE & SHE”
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Y FUNCIONES
MANUAL DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS Y FUNCIONES
“HE & SHE”
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: JUNTA DIRECTIVA
Puesto(s) que supervisa directamente:
- Gerencia Financiera y Administrativa
-Auditores externo e interno.
- Asesor Legal
-Gerente General
-Gerente de venta y mercadeo.
II. Descripción General del Puesto:
Es el órgano máximo de administración, la cual se reúne al menos una vez al mes
para ver como marcha la empresa en general. En la Junta Directiva se toman
decisiones de venta y administración; todos los acuerdos aquí tomados se dejan
asentados en el libro de Junta Directiva.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Controlar el óptimo uso de los recursos humanos, financieros, técnicos y
materiales del negocio.
2. Hacer propuestas sobre modificaciones del funcionamiento institucional
orientadas a mejorar su desempeño.
3. Presentar la propuesta de organigrama así como el flujo de relaciones entre
sus dependencias, los procesos y procedimientos así como de cualquier
normativa a aplicar en las operaciones.
4. Establecer comunicación y coordinación con los clientes y proveedores y
participar en reuniones relacionadas a la administración del negocio
5. Velar por el desarrollo y mantenimiento de una buena imagen del negocio.
6. Proponer los términos de referencia para las auditorías externa e integrales
así como de cualquier otro servicio a contratar.
8. Autorizar permisos con o sin goce de salarios, así como aplicar medidas de
estímulo y disciplinarias al personal.
9. Evaluar los informes de las unidades operativas y de asesoría.
10. Establecer conjuntamente las metas para cada una de las unidades del
negocio y velar por el cumplimiento de las mismas.
11. Velar por el cumplimiento de la Misión, Visión y Valores.
12. Llevar las estadísticas generales y particulares y sobre la base de las
mismas, realizar las proyecciones necesarias para el adecuado funcionamiento
y de los servicios que presta.
13. Asegurarse de que se lleven a cabo las auditorias y sus resultados, y que
se den a conocer donde corresponda de manera oportuna.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico preferentemente en las áreas de administración, economía,
finanzas o derecho, con estudios de maestría ó post grado en Alta Gerencia o
Administración de Empresas.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y
Power Point.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de 3 años de experiencia a nivel de dirección ó alta gerencia en el
sector público o privado.
Conocimientos necesarios:
Procesos de Administración General
Resolución y Manejo de Conflictos
Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo
organizacional
Uso de computadoras
Inglés
Habilidades y Destrezas
Alta capacidad de análisis y de síntesis
Excelente comunicación oral y escrita
Excelentes relaciones interpersonales
Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo
Poseer cualidades de Liderazgo y Motivación
Capacidad para gerenciar
Capacidad de Negociación
Eficiente administración del tiempo
Capaz de asumir riesgos
Tener Iniciativa, creatividad e innovación.
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: AUDITORÍA INTERNA
Puesto del que depende Jerárquicamente: Junta Directiva
Puesto(s) que supervisa directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
El Auditor Interno es el responsable de realizar las auditorias financiera,
operacional y contable del “HE & SHE”.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Planificar, coordinar, dirigir, ejecutar, supervisar y controlar las
intervenciones de la unidad de auditoría interna.
2. Revisar continuamente los procesos contables, administrativos y dictar las
observaciones y recomendaciones a la normativa y procedimientos para el
cumplimiento de las disposiciones legales del caso.
3. Evaluar de una manera permanente las operaciones de la institución e
informar oportunamente a la Junta Directiva de cualquier error o irregularidad
que ocurra y proponer las recomendaciones respectivas.
4. Examinar los estados financieros y comprobarlos con los libros, registros y
documentos de las operaciones.
5. Realizar las investigaciones y otras tareas especiales que le asigne la Junta
Directiva, relacionadas con la naturaleza de su puesto.
6. Realizar la evaluación del control interno y revisión del presupuesto.
7. Cualquier otra que por la naturaleza de su cargo sea de su competencia.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de Licenciado en Contaduría Pública. Estudios de Maestría o
Post Grado en Administración de Empresas se constituyen en una fortaleza.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y
Power Point.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia en un puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Haber aprobado el curso de contabilidad gubernamental
Conocimientos sobre leyes tributarias y fiscales de la Corte de Cuentas
de la República
Experiencia en la aplicación de la Ley de Administración Financiera
Integrada y su reglamento
Experiencia en la Aplicación de la Ley de Adquisiciones y
Contrataciones de la Administración Pública
Manejo de la normativa generalmente aceptada y relacionada con la
naturaleza del puesto
Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo
organizacional
Uso de computadoras y paquetes utilitarios
Habilidades y Destrezas
Espíritu investigador, planificador y organizado
Alta capacidad de análisis y de síntesis
Excelente comunicación oral y escrita
Excelentes relaciones interpersonales
Toma de decisiones
Poseer cualidades de Liderazgo
Habilidad en el manejo de conflictos
Capacidad de negociación
Capacidad para la capacitación u orientación de otros funcionarios
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: ASESORIA LEGAL
Puesto del que depende jerárquicamente: Junta Directiva
Puesto(s) que supervisa directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
La posición de Asesoría Legal tiene como responsabilidad garantizar que las
acciones de este negocio se realicen dentro del marco legal vigente, para lo
cual debe analizar y proponer resoluciones sobre casos particulares y
documentos legales, así como tramitar la legalización de documentos de la
institución y colaborar en la redacción de toda clase de documentos
contractuales.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Proponer los cursos de acción más convenientes dentro del marco legal.
2. Asesorar y emitir los dictámenes y resoluciones donde se requiera asesoría
legal.
3. Ejercer la representación legal de “He & She” cuando se le autorice para tal
efecto.
4. Participar en la preparación de documentos de carácter legal.
5. Emitir opiniones y asesorar al personal de “He & She” respecto a consultas
sobre temas legales.
6. Mantener un registro actualizado sobre leyes, decretos, acuerdos,
reglamentos, resoluciones y cualquier otra resolución que se relacione con las
actividades del negocio.
7. Proponer o recomendar modificaciones legales que mejoren el desempeño
del negocio y de los contratos, de tal manera que se busque siempre la
eficiencia y la eficacia.
8. Efectuar cualquier otra función de carácter legal que requiera la Junta
Directiva.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de Licenciado en Ciencias Jurídicas, autorizado para ejercer
la Abogacía y el Notariado. El contar con estudios de maestría o post grado en
Alta Gerencia o Administración se constituye en una fortaleza.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y
Power Point.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar en el sector público
o privado.
Conocimientos necesarios:
Legislación Mercantil y Conocimiento de Políticas Públicas
Conocimientos sobre leyes tributarias y fiscales de la Corte de Cuentas
de la República
Experiencia en la aplicación de la Ley de Administración Financiera
Integrada y su reglamento
Manejo de la normativa generalmente aceptada y relacionada con la
naturaleza del puesto
Procesos de Administración General
Resolución y Manejo de Conflicto
Inglés
Habilidades y Destrezas
Redacción de Informes Técnicos
Facilidad de Expresión verbal y escrita
Capacidad de análisis y síntesis
Liderazgo y Toma de decisiones
Espíritu Investigador
Buenas relaciones interpersonales
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: Gerente de Tienda
Puesto del que depende jerárquicamente: Junta Directiva
Puesto(s) que supervisa Directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
Es responsable de administrar los recursos materiales, humanos y financieros
disponibles mediante su equipo de trabajo.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
Además de coordinar y supervisar al personal, realiza diversas tareas
que consisten en llevar a cabo el corte de caja, elaborar el reporte diario
de ventas, realizar la apertura y cierre de sucursales, llevar un control de
mermas, elaborar propuestas de ofertas de productos, recibir mercancía
de los proveedores, efectuar un control de inventarios y remover o
promover personal. El Gerente también evalúa y autoriza adquisiciones
de mercancía y/o requerimientos de personal, así como su contratación;
redacta informes ejecutivos y propuestas de desarrollo de servicios y de
promoción y venta de productos.
Una de las actividades más relevantes del Gerente de Tienda es la
implementación de nuevas estrategias de venta, para lo cual, participa
en la formulación del presupuesto y en el diseño y desarrollo de
programas de mercadeo. De igual manera, recaba y analiza información
sobre las tendencias del mercado de su interés para identificar las
particularidades de la demanda, la situación de los competidores y las
oportunidades de desarrollo del establecimiento en el corto, mediano y
largo plazos. También desarrolla políticas de ventas, sistemas de crédito
y precios; estrategias de publicidad y de promoción.
Además de supervisar el abasto de mercancía y las operaciones de
compra, este Gerente también analiza los reportes de los estados
financieros de la tienda, para determinar el nivel de la inversión a realizar
en los diversos rubros de operación del establecimiento, como la
contratación de personal, capacitación, compra de bienes de capital, etc.
El Gerente de Tienda aplica cotidianamente habilidades como las de
liderazgo, toma de decisiones, negociación, supervisión, organización,
expresión verbal y escrita, cálculo matemático y creatividad, entre las
más importantes. Sus conocimientos incluyen las materias de
administración de personal, mercadotecnia, estadística, contabilidad y
finanzas, planeación estratégica, comunicación organizacional,
organización de equipos de trabajo, publicidad y propaganda, entre
otras.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
-Licenciado en Administración de empresas o afines.
- Mayor de 25 años.
-Persona comunicativa, proactiva, orientada al cliente, con motivación al logro,
capaz de resolver problemas y con pensamiento
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y
Power Point.
Manejo de presentadores gráficos y diseño de páginas Web.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de 2 años de experiencia en puesto similar a nivel de dirección.
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: GERENCIA FINANCIERA Y ADMINISTRATIVA
Puesto del que depende jerárquicamente: Junta Directiva
Puesto(s) que supervisa directamente:
- Jefatura de RRHH y Servicios Generales
- Contador
II. Descripción General del Puesto:
La Gerencia Administrativa Financiera tiene como responsabilidad principal
organizar y dirigir las actividades administrativas, financieras, de recursos
humanos y de logística de “HE & SHE”
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Elaborar, en conjunto para cada ejercicio fiscal el presupuesto de ingresos y
egresos, así como el plan operacional.
2. Responsable de dirigir, coordinar, gestionar y supervisar, las actividades del
Proceso Administrativo Financiero correspondientes a “H & S”
3. Llevar los registros y realizar las operaciones contables derivadas de la
ejecución del presupuesto.
4. Mantener una información actualizada referente a las disponibilidades y
compromisos financieros.
5. Mantener actualizados todos los registros contables, así como la
documentación de soporte de los mismos, para la consolidación de los estados
financieros.
6. Aplicar procedimientos e instrumentos pertinentes para el manejo
transparente de los recursos.
7. Informar a la Junta Directiva de los ingresos percibidos por “H & S” y de los
gastos realizados.
8. Dirigir lo relacionado con la elaboración de normas, procedimientos,
manuales de organización, y demás instrumentos de uso financiero y
administrativo.
9. Administrar el recurso humano de acuerdo a lo establecido por el Consejo
Directivo.
10. Proponer e implementar la política de capacitación y desarrollo del recurso
humano aprobado por la Junta Directiva.
11. Velar por el adecuado control y funcionamiento de los equipos.
12. Tramitar los pagos a contratistas, supervisores, proveedores, personal y
pago de dietas, así como de cualquier otra obligación financiera.
13. Preparar la información que de acuerdo a su competencia debe presentar a
las autoridades internas o agentes externos.
14. Coordinar y desarrollar actividades que por su naturaleza debe realizar con
agentes internos o externos.
15. Realizar cualquier otra función que requiera la Dirección Ejecutiva en el
ámbito de su competencia.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de Licenciado en Administración de Empresas o Licenciatura
en Contaduría, con estudios de maestría o post grado en Alta Gerencia o
Administración de Empresas.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excel y
Power Point.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia a nivel de dirección o gerencia en el
sector público o privado.
Conocimientos necesarios:
Planeamiento Estratégico
Políticas Públicas
Planeamiento de Sistemas
Procesos de Administración General
Haber aprobado el curso de contabilidad gubernamental.
Conocimientos sobre leyes tributarias y fiscales de la Corte de Cuentas
de la República.
Experiencia en la aplicación de la Ley de Administración Financiera
Integrada y su reglamento
Experiencia en la aplicación de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones y su
Reglamento
Conocimiento sobre uso de paquetes computacionales.
Manejo de la normativa generalmente aceptada con la naturaleza del puesto
Conocimiento sobre integración de equipos gerenciales y desarrollo
organizacional.
Habilidades y Destrezas
Alta capacidad de análisis y de síntesis
Excelente comunicación oral y escrita
Excelentes relaciones interpersonales
Capacidad para desarrollar y orientar equipos de trabajo
Poseer cualidades de Liderazgo y Motivación
Capacidad para gerenciar
Capacidad de Negociación
Eficiente administración del tiempo
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: CONTADOR INSTITUCIONAL.
Puesto del que depende
Jerárquicamente: Gerencia Financiera y Administrativa
Puesto(s) que supervisa
Directamente: Auxiliar de Contabilidad
II. Descripción General del Puesto:
El Contador Institucional es responsable de validar los registros contables que
se
generen en forma automática, así como efectuar los registros contables
directos
que se produzcan en el Proceso Administrativo Financiero, realizar
oportunamente
los cierres mensuales y anuales, preparar los estados financieros básicos e
informar sobre el comportamiento de los recursos y obligaciones institucionales
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Validar las partidas con afectación presupuestaria del devengado y
percibido de ingresos así como devengado y pagado de egresos,
generadas durante el Proceso Administrativo Financiero con sus
respectivos documentos de respaldo, así como generar los
comprobantes contables respectivos.
2. Efectuar y validar los registros contables directos y generar el
respectivo comprobante contable.
3. Verificar que todas las transacciones efectuadas dentro del proceso
estén registradas en la Aplicación Informática SAFI a la fecha del
cierre.
4. Efectuar los cierres mensuales y anuales de acuerdo a los plazos
establecidos por el SAFI - DGCG.
5. Generar, verificar y firmar conjuntamente con la Gerencia Financiera y
Administrativa, los informes financieros básicos y de ejecución
presupuestaria institucional, mensuales y anuales que son requeridos
por el SAFI - DGCG, autoridades superiores y organismos de control.
Auditoría Externa Auditoría Interna (1)
6. Efectuar y validar las partidas de ajustes contables requeridos para
efectuar el cierre anual.
7. Efectuar los análisis financieros respectivos, a ser remitidos a las
autoridades institucionales y al SAFI - DGCG de conformidad a los
plazos que señala la Ley AFI.
8. Mantener debidamente referenciado y completo el archivo de
documentación de respaldo contable institucional.
9. Mantener un adecuado sistema de control interno contable.
10. Cumplir con otras actividades adicionales asignadas por la Gerencia
Financiera, relacionadas con el Ciclo Presupuestario.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de Licenciado en Contaduría.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excell y
Power
Point.
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de cinco años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Políticas Públicas
Haber aprobado el curso de contabilidad gubernamental.
Conocimientos sobre leyes tributarias y fiscales de la Corte de Cuentas de la
República.
Experiencia en la aplicación de la Ley de Administración Financiera Integrada y
su
Reglamento
Experiencia en la aplicación de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones y su
Reglamento
Conocimiento sobre uso de paquetes computacionales.
Manejo de la normativa generalmente aceptada con la naturaleza del puesto,
Código de comercio
Ley del Sistema de Administración de Pensiones
Ley del Instituto Nacional de Empleados Públicos, (INPEP)
Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS)
Código de Trabajo
Control Interno
Habilidades y Destrezas
Planificador, metódico, ordenado.
Alta capacidad de análisis y de síntesis
Excelentes relaciones interpersonales
Eficiente administración del tiempo.
I. Información General del Puesto
Nombre del Puesto: AUXILIAR DE CONTABILIDAD
Puesto del que depende
Jerárquicamente: Contador Institucional
Puesto(s) que supervisa
Directamente: Ninguno
II. Descripción General del Puesto:
Asistir al Contador Institucional en el control y contabilización de las diferentes
operaciones financieras y el adecuado manejo del presupuesto.
III. Descripción de Tareas o Funciones:
1. Elaborar los Estados Financieros
2. Brindar seguimiento y asistencia en la programación del presupuesto
institucional
3. Elaborar informes de ejecución presupuestaria y reprogramaciones del
presupuesto.
4. Verificar y consolidar los saldos contables.
5. Controlar y verificar que los comprobantes de pago, cuenten con los
documentos sustentatorios y las autorizaciones respectivas.
6. Mantener un registro contable y financiero de las diferentes transacciones.
7. Elaborar conciliaciones bancarias.
8. Controlar y actualizar los activos fijos y calcular su respectiva depreciación.
9. Revisar planillas de pagos y flujos de efectivo.
10. Coordinar con la unidad de tesorería el cuadre de los movimientos a fin de
mes, conciliando la ejecución del presupuesto con los cheques girados.
11. Elaborar informes periódicos sobre el comportamiento contable financiero y
presupuestario.
12. Verificar que los gastos presentados, originados por compras y servicios
cuenten con la respectiva asignación presupuestaria, previa comprobación
de la disponibilidad de recursos.
13. Otras relacionadas con su cargo y que le sean asignadas por la Gerencia
Financiera y Administrativa o por el Contador Institucional.
IV. Perfil de contratación:
Educación formal necesaria:
Título académico de Licenciado en Contaduría.
Educación no formal necesaria:
Manejo de paquetes utilitarios; Windows y Microsoft Office: Word, Excell
Experiencia laboral previa:
Un mínimo de tres años de experiencia en puesto similar.
Conocimientos necesarios:
Haber aprobado el curso de contabilidad gubernamental.
Conocimientos sobre leyes tributarias y fiscales de la Corte de Cuentas de la
República.
Conocimiento de la Ley de Administración Financiera Integrada y su
Reglamento
Conocimiento de la Ley de Adquisiciones y Contrataciones y su Reglamento
Conocimiento sobre uso de paquetes computacionales.
Manejo de la normativa generalmente aceptada con la naturaleza del puesto,
Código de comercio
Ley del Sistema de Administración de Pensiones
Ley del Instituto Nacional de Empleados Públicos, (INPEP)
Ley del Instituto Salvadoreño del Seguro Social (ISSS)
Código de Trabajo
Control Interno
Habilidades y Destrezas
Planificador, metódico, ordenado.
Capacidad de análisis y de síntesis
Excelentes relaciones interpersonales
Eficiente administración del tiempo.
