Caso Estudio
ANTECEDENTES DE MONTGOMERY SCOTT FABRICATIONS LIMITADA
Este caso práctico forma parte de una auditoría realizada a Montgomery Scott
Fabrications, que busca la certificación en ISO45001. La empresa ya cuenta con la
certificación ISO 9001. La Alta Dirección de la empresa se ha dado cuenta de que sus
competidores ya tienen esta certificación y que, por ello, necesitan igualar su nivel de
competitividad en el mercado.
La auditoría de certificación (auditoría de la fase 2) se lleva a cabo con un equipo de dos
auditores, uno de los cuales actúa como Auditor líder (AL) y otro como Auditor (A) según la
norma ISO 45001. El Auditor Líder ha elaborado un plan de auditoría detallado donde se
consignan los departamentos y las áreas que se revisarán incluyendo una entrevista con la
Alta Dirección, un paseo por las instalaciones y una revisión de los procesos de la
organización, sus peligros y riesgos asociados. El Auditor Líder determinó en la fase de
revisión del documento (auditoría de etapa 1), que esta pista de auditoría le permitiría
revisar una proporción significativa del sistema de seguridad y salud ocupacional (SSO).
La empresa fabrica recipientes a presión y reactores químicos, y proporciona todos los
equipos auxiliares asociados como un paquete general.
La auditoría abarca:
La oficina de dibujo
Mecanizado
Fabricación
El taller de enchapado
Oficina de compras
Ventas
Área de embalaje y despacho
El personal implicado es:
Director Gerente
Gerente de obras
Gerente del Sistema de Gestión de calidad, seguridad, salud y medio ambiente (CSSMA)
Gerente de seguridad y salud ocupacional (SSO)
Jefe de Diseño
Diseñador
Página | 1
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
Empleados de compras
Jefe de inspección
Supervisor de la planta de enchapado
Almacenero
Supervisor de envasado y despacho
ENTREVISTA CON LA ALTA DIRECCIÓN
El equipo de auditoría llegó a las instalaciones de Montgomery Scott a las 09:25 y se
reunió en el vestíbulo con el Gerente CSSMAA, quién los llevó a la sala de conferencias
donde se iba a celebrar la reunión de apertura a las 09:30. Allí fueron presentados con el
Director Gerente y el Gerente de Obras.
Durante la reunión de apertura, se explicó a los auditores que el Gerente CSSMAA y el
Gerente de obras comparten la responsabilidad por el nuevo sistema de gestión integrado.
A pesar de que la función del Gerente CSSMAA es coordinar y supervisar los elementos de
seguridad y salud del sistema, dada la experiencia del Gerente de obras en el área de
ingeniería, el Gerente de obras se centra más en los aspectos de calidad del sistema.
El consultor de gestión que desarrolló los elementos de SSO del sistema de gestión
integrado no ha sido citado a la auditoría, ya que el Director Gerente decidió que esto
mostraría un signo de debilidad y que el personal era competente para responder a todas
las preguntas de los auditores por sí mismos.
El Director Gerente explicó que el edificio se construyó en el año 1920, pero que fue
renovado en 1957. Montgomery Scott compró el emplazamiento en 1991 y lo renovó
nuevamente en 1998. No se había hecho mucho en el lugar desde entonces. El Director
Gerente explicó que el personal se componía de una mezcla de diseñadores calificados,
ingenieros, maquinistas, obreros metalúrgicos, soldadores, empleados de almacén y
personal de oficina debidamente calificados. En total, hay 76 empleados en el sitio. La
empresa no contrata personal que trabaje fuera del sitio, a excepción del conductor del
camión y los dos conductores de las camionetas. Más del 90% de los productos de la
empresa se suministran a clientes tanto a nivel nacional como internacional.
Las instalaciones se encuentran en medio de un gran parque industrial y tienen acceso
directo al mar. Las instalaciones cuentan con una grúa fija en la zona de almacenamiento y
varias grúas móviles y montacargas para encargarse de la manipulación dentro del taller y
para fines de carga en vehículos y embarcaciones.
La maquinaria se compone de prensas taladros, fresadoras y equipos de prueba de
presión. El sitio está rodeado por una valla de cuatro metros de altura con acceso a través
de una puerta eléctrica operada desde el área de recepción. El personal también
tiene dispositivos electrónicos que permiten operar dicha puerta.
Página | 2
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
La empresa opera un gran camión articulado y dos furgonetas pequeñas que utiliza para
las entregas locales. Para realizar otro tipo de entregas, se recurre a transportistas
subcontratados o vehículos de los clientes.
Auditor Líder: "Excelente. Gracias por hacer esta presentación de las actividades del sitio
y de la empresa. Ahora, me gustaría saber cuáles son las partes interesadas externas con
las que su empresa tiene una relación, tales como Funcionarios de Seguridad y Salud del
Gobierno Central y representantes de los sindicatos, y cómo planifica cumplir con todas
sus diversas necesidades y expectativas, incluidos las disposiciones legales".
DG: "Buena pregunta, realmente no tenemos una lista de todas las partes interesadas
relacionadas con nuestra empresa o interesadas en nuestras actividades y ciertamente no
tenemos una lista de todas sus diferentes necesidades y expectativas. ¿Deberíamos tener
una lista? Cada uno de los equipos de gestión de nuestra empresa se dedica a trabajar con
diversas organizaciones externas que tienen una relación con sus trabajos, pero en
realidad a menos de que surja un verdadero problema, los demás no estamos al tanto de lo
que hacen o de los registros que se mantienen de estas comunicaciones”.
Auditor Líder: "Bueno, si no sabe lo que otros esperan de usted, es difícil saber si es un
buen empleador y un vecino responsable, y si está cumpliendo con sus necesidades y
expectativas expresados o de cualquier otra manera y en especial con la legislación
vigente. Como Director General tiene la responsabilidad legal sobre las actividades y
acciones de este sitio y sobre todos los empleados. He podido observar que el alcance de
su sistema SSO ha sido definido de forma muy simple como la “Fabricación de recipientes
a presión y reactores químicos”. “¿Podría explicarme lo que cree que realmente significa
dicho alcance en relación con la salud y la seguridad durante los procesos de fabricación y
funcionamiento?".
DG: "El asesor hizo todo eso por nosotros, después de una reunión conmigo, el Gerente de
obras y el Gerente CSSMAA. No estuvimos involucrados después de eso. “Entonces, es
solo una empresa de fabricación estándar. Ya he trabajado con muchas de ese tipo y tengo
muchas políticas de muestra de donde elegir”.
Auditor Líder: "¿Cómo puede demostrar que usted y los otros gerentes, como las personas
responsables en última instancia del sistema de SSO, están plenamente comprometidas
con la seguridad y la salud y ¿Cómo lidera este frente? ¿Cómo puede garantizar que todo
el personal haya tomado conciencia de la seguridad para sí mismos y la de sus
compañeros de trabajo?, y ¿Cómo mejora continuamente el desempeño de SSO del sitio?"
DG: " La certificación 45001 es muy importante para nuestro negocio y sin ella corremos el
riesgo de perder algunos contratos críticos. Así que tengo que admitir que es
principalmente un aspecto financiero. Siempre hemos tenido comités de seguridad y
sesiones informativas para el personal. Disponemos de una reunión trimestral del equipo
de SSO, que creo que está presidido por el Gerente CSSMAA. Hay tres o cuatro miembros
en el equipo y ofrecen nuevas ideas todo el tiempo.”
Página | 3
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
Auditor Líder: "¿Cómo comunica su política de SSO a su equipo y a los externos?"
DG: "Se encuentra en la pared en la recepción y enviamos correos electrónicos o copias a
los contratistas que trabajan en el lugar de trabajo y a cualquier persona que lo desee, pero
eso nunca ha sucedido todavía"
Al final de la reunión, el Director Gerente dejó a los auditores con el Gerente de CSSM y el
Gerente de Obras y les informó que estaba bastante ocupado ese día, pero que estaría
disponible si lo necesitaban. El equipo de auditoría solicitó una visita guiada por las
instalaciones de la empresa. La visita tuvo una duración de aproximadamente una
hora después de lo cual regresaron a la Sala de Conferencias. El Plan de Auditoría dividió
las funciones de cada Auditor para auditar varios departamentos y áreas por separado y
reunirse brevemente durante el almuerzo para luego separarse nuevamente en la tarde
antes de reunirse para redactar el Informe de Auditoría, el cual se elaboraría previo a la
reunión de cierre con los Gerentes.
RECORRIDO POR LAS INSTALACIONES
El recorrido por las instalaciones fue guiado por el Gerente de CSSMA y el Gerente de
Obras, y tardó aproximadamente una hora.
El Auditor Líder confirmó el estado de limpieza y orden de los edificios y terrenos, pero
observó lo siguiente durante su breve visita:
Los extintores de incendios se encuentran en el suelo sin medidas de seguridad para
fijación a soportes de pared o similares;
Se produjeron varios derrames de aceite en el área de despacho;
No hay ninguna indicación de los límites máximos de carga en las estanterías;
El archivo en la Oficina de Compras donde se guardan los registros de mantenimiento
de las alarmas contra incendios y los extintores no se había actualizado en tres años
y nadie sabía dónde podrían estar archivados ahora.
Las salidas de emergencia no estaban señalizadas en el complejo de oficinas.
La política ha sido firmada por el Director de producto;
El Supervisor del Taller de Enchapado no sabía nada sobre la norma 45001, pero dijo
que entendía los requisitos de seguridad para trabajar en su área: había trabajado allí
durante 24 años.
No había registros del mantenimiento del montacarga y nadie podría recordar su último
mantenimiento;
El área de enchapado no contaba con elementos de señalización que alertaran acerca
de los humos de los baños de limpieza (ácido crómico) y las inmersiones calientes.
El sistema de extracción de humos del taller de soldadura no estaba funcionando;
Página | 4
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
No se ha llevado a cabo un monitoreo sobre el nivel de ruido en la fábrica;
Hay cuatro barriles de productos químicos no identificados en el área externa del taller
de enchapado.
Los auditores terminaron el recorrido del sitio y se dirigieron a la oficina a la
oficina del Gerente de CSSM antes de visitar la oficina del Gerente de Obras. El Plan de
Auditoria detalló que el Auditor Líder revisaría la Evaluación de Riesgos y Obligaciones de
Cumplimiento y la evaluación de Objetivos de SSO, la evaluación de
desempeño global y que el otro auditor revisaría lo relacionado con el Soporte y
Operación. Acordaron almorzar juntos en una hora y continuar por la tarde hasta
aproximadamente las 15.30 horas, cuando se reunirían para preparar su informe de
auditoría. La reunión de cierre estaba prevista para las 16.30 en la oficina del
Director Gerente.
EVALUACIÓN DE RIESGOS
Auditor Líder: "¿Sabría explicar cómo ha llevado a cabo la evaluación inicial de los riesgos
en este sitio y cómo calculó los posibles impactos de estos?"
Gerente de CSSM: "Eso fue bastante fácil. Aquí está el registro de peligros y riesgos del
sitio. Tengo una prima que es consultora y ella me dio una copia de uno que había hecho
para una fábrica; así que lo modifiqué conforme a la información de aquí. No hay que ser
un genio, ¿verdad?. Mi prima me dio una fórmula estándar para calcular los puntajes
de riesgo y los utilicé. Para la mayoría de las fábricas, los aspectos principales son
la manipulación, la inhalación, el mantenimiento de los equipos, el mantenimiento de las
instalaciones y las premisas de limpieza que proporcionen bienestar a los empleados.
Auditor Líder: “Me he dado cuenta de que usted no ha considerado a los proveedores de
la empresa y los acuerdos de SSO con los contratistas".
Gerente de CSSM: "Lo que hacen los proveedores no es de nuestra incumbencia. Esta
empresa se maneja con un presupuesto ajustado. Me temo que el tema de costos es
importante y por ello recurrimos a los proveedores más económicos".
EVALUACIÓN OBLIGACIONES DE CUMPLIMIENTO
Auditor Líder: "¿Puede explicarme cómo llevó a cabo su evaluación inicial de la legislación
en materia de SSO aplicable a este sitio y cómo ha ido cumpliendo con cada parte de la
legislación?".
Gerente de CSSMA: "De nuevo, fue bastante fácil, mi prima me ayudó. Aquí está el
registro de legislación y verificación de cumplimiento del sitio. Yo modifiqué la versión que
me dio, pero es más o menos lo mismo. Según lo que me lo explicó, la misma legislación
se aplica a todos los fabricantes, así que no se requiere mucho trabajo en esta parte de la
implementación, solo un par de minutos para cambiar el nombre en el frente y las fechas
en el pie de página".
Página | 5
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
Auditor Líder: "Pero ha incluido algunas leyes en materia de almacenamiento de aceite en el
registro que no resultan relevantes y noto que su versión actual del “Reglamento de Trabajo
en Altura” es la versión anterior; no hay ningún indicio de actualizaciones. También observo
que los reglamentos sobre ruido, humos y asbesto no se mencionan en este registro".
Gerente de CSSMA: "Para ser honesto, mi prima dijo que no tendría que hacer ningún
cambio, así que nunca lo verifiqué".
Auditor Líder: "¿El Director Gerente estuvo involucrado en la revisión de este registro
legal?".
Gerente de CSSMA: "Lo siento, no, simplemente me lo dejó a mí y al Gerente de
Obra. Todos los asuntos legales lo asustan, incluso entra en pánico si recibe una multa de
estacionamiento".
EVALUACIÓN OBJETIVOS Y METAS SSO
Auditor Líder: "Está bien, ahora hablemos de sus objetivos y metas de SSO. Supongo que
tiene un plan de objetivos y metas para este sitio".
Gerente CSSMAA: "Bueno, en realidad no. Somos bastante buenos desde el punto de
vista de la seguridad. Nosotros no tenemos muchos objetivos o metas de tiempo perdido.
Como sabe, por lo general el Director Gerente solo le dice al personal que continúen
trabajando bien durante su discurso en la fiesta anual del personal”.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
Auditor Líder: "¿Puede decirme lo que está haciendo el equipo de gestión de cada sitio
para realizar el seguimiento, medición, análisis y evaluación del desempeño de SSO de la
empresa?"
Gerente CSSMAA: "Bueno, supongo que nuestro personal del área financiera se encarga
de todo esto. Creo que el informe financiero anual del Directorio, presentado a la gerencia
para su revisión tiene una sección que hace referencia al desempeño en SSO de
la empresa en lo que respecta a costos por ausencias. El otro día los revisé rápidamente y,
si mal no recuerdo, creo que no había ninguna gran diferencia entre el último año y los tres
años anteriores. El principal interés de nuestro Directorio se centra en las ganancias, así
que dudo que presten mucha atención a esta parte del informe, ya que no hay cambios
significativos año tras año".
Auditor Líder: "¿Puedo preguntarles sobre las auditorías internas de su sistema de SSO?".
Gerente de CSSMA: "El Gerente de Obras y yo realizamos al menos una auditoría del sitio
cada mes".
Auditor Líder: "Está bien, pero ¿puede explicar por qué mi colega y yo observamos una
docena de problemas durante nuestra auditoría del sitio, los cuales podrían
tener un posible impacto si no se solucionan con prontitud? Ustedes estuvieron con
nosotros, así que saben de qué problemas les estoy hablando".
Página | 6
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
Gerente de CSSMA: "Bueno, tengo que admitir que el personal me ha decepcionado en
esta ocasión. De todos modos, como saben, las auditorías se tratan de la toma de
muestras y la suerte que uno pueda tener ese día.
Obviamente, esas áreas no se incluyeron en mi última auditoría”.
Auditor Líder: "Pero algunos de esos problemas, tales como la presencia de aceite en
el suelo y la falta de registros de mantenimiento, se remontan a años atrás. Definitivamente
debieron haberlo notado antes”.
Gerente de CSSM: " Bueno, podemos solucionarlos ahora si hace una anotación".
Auditor Líder: “Necesito hacer algunas preguntas más sobre su proceso de revisión por la
dirección y sus actividades de mejora”
Gerente de CSSM: "Lo intentaré, pero probablemente no sea la mejor persona para
hablarles sobre ese tema. Deberían hablar con el Jefe. La semana pasada el equipo de
SSO tuvo una reunión que yo presidí. Supongo que era una revisión por la dirección, pero
el Jefe dijo que estaba demasiado ocupado para asistir. Les presente a todos los
asistentes, bueno a los tres asistentes para ser exactos, la agenda de la reunión y
hablamos durante unos veinte minutos. Tomamos algunas notas y luego almorzamos en el
comedor. Aún no he redactado las actas. En cuanto a las actividades de mejora, ¿Cree
que necesitamos mejorar? No hemos tenido incidentes de lesiones graves
recientemente y el Jefe piensa que este sitio está bien dirigido.
APOYO
El auditor entrevistó al Gerente de Obras en su oficina.
Auditor: “En esta ocasión, le haré algunas preguntas acerca de cómo la empresa gestiona
dos áreas de su negocio, el soporte y la operación del sistema de SSO. Usted ha sido una
de las personas que ha aportado más en la creación del sistema SSO de la empresa. ¿Hay
algún otro miembro del personal que trabaje con usted ahora que el sistema se ha
implementado?
Gerente de Obras: “Tenemos un equipo de SSO que consta del Gerente de CSSMA, quien
actúa como líder del equipo, el Supervisor del Taller de Enchapado, el Supervisor
de Almacenes y yo. Nos reunimos el último viernes de cada tercer mes y
discutimos los hallazgos de la auditoría para dicho período. Para ser sincero, él nunca ha
mencionado nada, así que asumimos que todo estaba en orden".
Auditor: ¿Algún miembro de su equipo ha recibido alguna vez formación en salud y
seguridad? "
Gerente de Obras: "Me parece que no. La prima del gerente de CSSMA, quien es
consultora, hizo una pequeña sesión en la primera reunión del equipo de SSO hace seis
meses y luego se nos entregó un certificado de participación a cada uno. Mi certificado
está enmarcado en la pared que está detrás de mí".
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
Página | 7
Auditor: "¿Qué sucede con el resto del personal? ¿conocen el sistema SSO?"
Gerente de Obras: “No, ningún otro miembro del personal sabe nada sobre SSO. Existe un
panel de anuncios en los dos comedores bajo mi supervisión, pero nunca he publicado
nada relacionado con temas de salud o seguridad o incluso información sobre esta
auditoria”.
Auditor: "¿Usted personalmente se ocupa de las comunicaciones con terceros externos en
relación con asuntos de SSO?".
Gerente de obras: "¿A quién se refieren, al consejo, al área de SSO? Bueno, el Gerente de
CSSMA y yo. Supongo que debería encargarme de todo ese tipo de temas dentro y fuera
de la empresa, pero para ser sincero, no recuerdo haber visto nada relacionado con temas
de seguridad".
Auditor: "He examinado sus manuales y procedimientos de SSO y todo es muy profesional.
¿Puede explicar cómo revisa y realiza cambios en ellos si fuera necesario? "
Gerente de Obras: "El documento que tiene frente a usted es la única copia que
tenemos. La prima del gerente de CSSMA lo tiene en su computadora, por lo menos eso
es lo que supongo porque no lo tenemos en nuestro servidor. Ella estaba encargada de los
cambios por nosotros y lo imprimiría, pero todo está todavía en la versión n.º 1 y no ha
habido cambios hasta la fecha por lo que tengo entendido”.
OPERACIÓN
Auditor: "Durante nuestra breve visita guiada por el sitio con usted y el Gerente de
CSSMA antes del almuerzo, pudimos notar varios problemas, los cuales
que tendremos que solucionar lo antes posible. ¿Me podría explicar cómo usted y los
demás miembros del equipo de gerencia del sitio planifican las operaciones del sistema de
SSO?".
Gerente de Obras: "¿No tengo idea de lo que quiere decir?"
Auditor: "¿Se planifica un sistema eficaz de SSO? ¿El personal tiene deberes asignados y
todos saben cuál es su rol en la operación del sistema de SSO y qué se espera de ellos,
cuándo, cómo, etc.? Por ejemplo, ¿Quién sabe cuándo debería realizarse el simulacro en
caso de incendios y el mantenimiento de los equipos?”.
Gerente de Obra: "Yo, pero no hay nada formal ni planificado ni anotado y, si un camión de
reparto me atropellara, el lugar se derrumbaría".
Auditor: "Está siendo muy honesto. Me gustaría tocar un último tema que aparece en su
registro de riesgos. Observo que los problemas principales estarían relacionados incendios
y la manipulación manual. ¿Quién maneja estos riesgos y qué procedimientos de
preparación y respuesta ante emergencias se han implementado?
Gerente de obras: "Por fin algo que puedo responder. Tenemos un Plan de Emergencia del
Sitio que fue elaborado para nosotros por la prima del Gerente CSSMAA y que detalla
todas las precauciones, verificaciones y respuestas necesarias en el caso de un
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
accidente. Me aseguro de que el plan se revise cada año".
Página | 8
Auditor: "Pero lo que tiene que ver con todas las precauciones y verificaciones?. Nuestra
auditoría de recorrido en el sitio, resaltaron muchos temas en los que, obviamente, no se
habían llevado a cabo tal y como se requiere”.
Director de Obras: "Pensé que el plan solo funcionaba si se producía una emergencia.
Acabo de revisarlo ".
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
Caso Estudio
Página | 9
ISO 45001:2018 OH&S MS A/LA TC
VILT 16-03-2020
