SAP R/3 Enterprise, Mayo 2005

Introduccin..........................................................................................................3 Qu es un ERP?.................................................................................................3 Por qu elegir un ERP y no un programa a Medida?..................................3 Qu es SAP?......................................................................................................4 Historia...............................................................................................................4 El sistema SAP R/3...........................................................................................5 Arquitectura cliente / servidor del sistema R/3..................................................5 Principios de sistema abierto incluidos en el sistema R/3. Normas Internacionales para interfaz abierta.................................................................5 Mdulos R/3.......................................................................................................7 Mdulos del rea Financiera.............................................................................8 Mdulos del rea Logstica...............................................................................8 Mdulos del rea de Recursos Humanos.......................................................10

Introduccin
Este manual busca ofrecerle al usuario un primer acercamiento a la herramienta SAP R/3 a travs de algunos conceptos bsicos que le permitan identificar los elementos necesarios para la interaccin con el sistema, conocer su entorno y una breve historia acerca de su nacimiento en el mercado.

Qu es un ERP?
Un ERP, de sus siglas en ingls Enterprise Resource Planning o Planeador de Recursos Empresariales, se refiere a un paquete informtico que cubre de forma parcial o total las reas funcionales de la empresa. Se puede definir como un sistema de gestin de informacin estructurado, diseado para satisfacer las necesidades de gestin empresarial. La principal caracterstica de un sistema ERP es que integra la informacin de todos los aspectos de la compaa en una sola aplicacin, desde la cual podemos obtener informes para conocer en cualquier momento la situacin real de la empresa y tomar as las mejores y ms rentables decisiones. Ventas, existencias de almacn, vacaciones de los empleados, material de produccin, transporte y logstica de la empresa, todo en un mismo sistema; la gama de funciones que cubren los ERP son: contabilidad, finanzas, administracin de rdenes de venta, logstica, produccin y recursos humanos. Debemos tener en cuenta que las soluciones ERP se han especializado por segmentos de industria, lo que implica que la lgica para optimizar procesos est basada en modelos de operacin especficos. Por qu elegir un ERP y no un programa a Medida? La siguiente tabla ilustra las grandes diferencias entre un ERP y un programa a Medida, por s sola nos dice las razones por las cuales es mejor un ERP: Ver tabla1

Qu es SAP?
Historia SAP, (Systems, Applications, Products in Data Processing) Sistemas, Aplicaciones y Productos para el Procesamiento de Datos, es el proveedor de software estndar para negocios lder en el mercado. EL nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informtico. SAP fue fundada el 1 de Abril 1972 por cinco personas: Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner y Tschira. Mientras que estaban empleados en la IBM, haban desarrollado un paquete de contabilidad financiera que funcionaba en bloques para un cliente de IBM (Naturin). SAP compr los derechos a Naturin y empez con el diseo y aplicacin de un sistema financiero a tiempo real como un paquete bsico sobres las experiencias que se tena en el programa. Vendieron la primera copia del sistema bsico a ICI por el mismo precio que a los ltimos clientes. Simultneamente, desarrollaron un sistema de administracin de materiales, como software a la medida para ICI, pero se reservaron los derechos de propiedad para SAP. Con el dinero obtenido financiaron el desarrollo del sistema financiero contable. Posteriormente el sistema de administracin de materiales se convirti en un paquete estndar, que se financi con los beneficios del sistema financiero contable. Los dos sistemas desarrollados fueron los primeros mdulos de los que se llamo el sistema R, que solo ms tarde, pstumamente se renombr R/1 para distinguirlo mejor de sus sucesores R/2 y R/3. En la actualidad, SAP emplea a 27.800 empleados en 50 pases. En estos momentos est siendo utilizado en ms de 30.000 instalaciones por ms de 10 millones de usuarios y en aproximadamente la mitad de las 500 ms grandes compaas del mundo. Actualmente tiene dos filiales SAP Markets, empresa que se dedica a crear mercados business to business, y SAP Hostings cuya actividad empresarial se centra en proveedor de servicios de Internet y proveedor de servidores de aplicaciones. En la actualidad SAP ofrece software de gestin empresarial que cubre todas las necesidades de las empresas en prcticamente todos los sectores. Existen 22 soluciones sectoriales. Algunos de sus productos son: SAP R/3: su producto estrella. Es el ms utilizado ya que es el que ms tiempo lleva en el mercado, el resto de productos llevan en el mercado algo ms de dos aos. Aplicaciones lanzadas hace algo ms de dos aos: Customer Relationship Management CRM, Supply Chain Management APO, Product Life Cycle Management, Knowledge Management, Business Information Warehouse BIW, Strategic Enterprise Management SCM, mySAP E-Commerce solutions, mySAP Financials, mySAP.com marketplace, mySAP.com workplace.

El sistema SAP R/3 Desde un punto de vista funcional y de su arquitectura tcnica, SAP R/3 puede definirse como un software abierto, diseado para manejar las necesidades de informacin de una empresa. Es altamente integrado: supera las limitaciones jerrquicas y funcionales tpicas de la empresa. Todo est integrado en un mismo software que coordina las distintas estructuras, procesos y eventos de todos los departamentos y reas funcionales, permitiendo a cada empleado disponer de toda la informacin necesaria en todo momento. As, no solo actualiza la informacin en tiempo real (importantsima caracterstica de SAP que constituye una enorme ventaja), sino que adems basta con introducir los datos una sola vez, puesto que es el sistema el que se encarga de pasar y actualizar los datos en el resto de los mdulos. SAP fue diseado como un producto integrado, pero existe la posibilidad de instalar slo parte del software (los mdulos pueden utilizarse individualmente) para luego ir ampliando paso a paso segn sus necesidades del cliente. Arquitectura cliente / servidor del sistema R/3 El sistema R/3 opera utilizando el principio cliente / servidor aplicado a varios niveles. Es altamente modular y se aplica fundamentalmente por medio del software, de forma que los modos de iteracin entre los diversos clientes y servidores puedan ser controlados. Principios de sistema abierto incluidos Internacionales para interfaz abierta. en el sistema R/3. Normas

Norma

Descripcin Protocolo de comunicaciones en red. (Protocolo Control de Transporte/ Protocolo Internet) Incluido en ABAP/4 como RFC (Remote Function Call) Constituye la interfaz de programacin abierta de R/3, permitiendo que otros sistemas se conecten con las funciones de R/3 Common Programming Interface-Communication. Utilizado para las comunicaciones programa-a-programa a travs de sistemas mltiples Structured Query Language Open Data Base Connectivity. Son las normas utilizadas para el acceso abierto de los datos a los datos comerciales de R/3 en las bases de datos relacinales.

TCP/IP

RPC

CPI-C

SQL ODBC

Norma OLE/DDE

Descripcin Object Linking and Embedding. Es el estndar principal para integrar las aplicaciones de las PCs con el sistema R/3. Messaging Application Programming Interface y EDI (Electronic Data Interchange) Son las normas para las comunicaciones externas

X.400/X.500, MAPI.

Compatibilidades a nivel de Sistemas Operativos, Bases de Datos, SAPGUI y Lenguajes: Sistemas Operativos AIX Solaris Windows NT OS/400 UNIX OpenVMS MPE/IX Informix Oracle Software AG Sybase

Bases de Datos

SAPGUI: SAP-GUI (Interfaz grfica de usuario) es capaz de mostrar los resultados en forma de Windows lista o grfico en la mayora de los sistemas de OSF/Motif presentacin front-end OS/2PM Macintosh JAVA Lenguajes ABAP, C, C++, JAVA, HTML

Mdulos R/3 Las aplicaciones o mdulos de SAP R/3 se dividen en tres grandes reas: Financiera, Logstica y de Recursos Humanos. Estos tres grupos no son independientes unos de otros, este es el esquema que muestra la estructura de SAP R/3 con todos sus mdulos:

Financiero

FI Contabilidad Financiera CO Costos TR - Tesorera EC Controlling Corporativo AM Activos Fijos

R/3

Logstica

LO - Logstica general MM Gestin Materiales WM Admn.. de Almacenes PM - Mantenimiento SD Ventas y produccin QM Control de Calidad PS Gestin Proyectos PP - Produccin

RR.HH

PA Admn. Personal PD Desarrollo y planificacin personal

Esta grfica ilustra la integracin de los diferentes mdulos:

Imagen 1 Mdulos SAP R/3

Una breve descripcin de lo que realiza cada mdulo es la siguiente: Mdulos del rea Financiera Estos mdulos presentan una visin completa de las funciones contables y financieras. Adems disponen un amplio sistema de informacin para facilitar a los directivos la toma de decisiones rpidas. Las aplicaciones del rea Financiera estn creadas de tal modo que puedan ser utilizadas por todo tipo de empresas, desde las ms pequeas a las grandes multinacionales. El rea Financiera contiene los siguientes mdulos:

Contabilidad Financiera (FI)

El modulo de aplicacin FI esta diseado para la administracin automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catlogo de cuentas definible por el usuario

Mdulo del rea de Finanzas que permite la definicin, planeacin y control de los costos internos de la empresa. Controlling (CO Costos) CO es un instrumento de administracin para ayudar en la toma de decisiones en la organizacin. Costos ABC: Procesos Empresariales El mdulo de AM esta diseada para administrar y disear los aspectos individuales de los activos fijos. Administracin de Activos Fijos (AM) Su objetivo es asegurar una cantidad ptima de liquidez para hacer frente a los pagos requeridos, cuando deben hacerse y controlar las entradas y salidas de fondos. Tesorera (TR) Es una herramienta importante para la toma de decisiones ante los datos proporcionados por el resto de las aplicaciones. Realiza un anlisis de los datos ms importantes de la empresa, de su consolidacin, anlisis de resultados, rentabilidades. Sirve para apoyar las decisiones de la gerencia de la empresa.

Controlling Corporativo (EC)

Mdulos del rea Logstica

Las aplicaciones de logstica conforman la mayor rea de SAP R/3 y contienen el mayor nmero de mdulos. Estas aplicaciones se encargan de gestionar todos los procesos vinculados a la cadena de suministros de una compaa: desde la adquisicin de la materia prima, hasta la entrega en el cliente del producto y su facturacin. Cubren numerosos procesos de negocio que incluyen herramientas para sistemas con fabricacin flexible y gran cantidad de herramientas e informes predefinidos para ayudar en la toma de decisiones. Estas aplicaciones se integran con prcticamente todas las dems aplicaciones de R/3 como mdulos financieros y de controlling o de recursos humanos. Los mdulos principales de las aplicaciones logsticas son: En las aplicaciones de este mdulo est contenido el motor de inteligencia del sistema logstico de SAP R/3. En el mdulo LO se proporcionan las herramientas necesarias parar analizar y gestionar el estado de la logstica de la compaa y realizar previsiones en la cadena de suministro. Son aplicaciones generales sobre las que pueden trabajar el resto de las aplicaciones logsticas. El mdulo de MM proporciona soporte a las funciones de compra y de inventarios que tienen lugar da a da en las operaciones de una empresa. Administracin de Materiales (MM) El mdulo de SD ayuda a optimizar las tareas y actividades que se llevan a cabo en las ventas y la facturacin de los bienes y/o servicios que produce la compaa. Manejo de Requerimientos de Clientes El modulo de PM soporta la planeacin, procesamiento y notificacin de las actividades de mantenimiento que se ejecutan sobre los bienes de la compaa.

Logstica (LO)

Ventas y Distribucin (SD)

Mantenimiento de Planta (PM)

Control de Calidad (QM)

Las tareas principales de la aplicacin QM tienen que ver con el control de calidad de los procesos de ventas y distribucin, la gestin de materiales, y todos los temas de calidad relacionados con la produccin.

La aplicacin de PS esta diseada para soportar la planeacin, control y monitoreo de proyectos de largo plazo, complejos y con metas definidas. Sistema de Proyectos (PS)

Mdulos del rea de Recursos Humanos El mdulo HR de R/3 incluye todos los procesos de negocio necesarios para controlar y gestionar de una manera eficaz las necesidades de recursos humanos de las empresas: desde gestin de candidatos a puestos de trabajo a la elaboracin de nminas o al desarrollo de personal, as como al control de tiempos. Los componentes del mdulo HR incluyen abarcan totalmente la administracin de salarios y nminas, modelos de turnos, planificacin de trabajo, gestin de gastos de viajes, entre otros. Dentro del rea de HR se distinguen dos componentes o mdulos principales: Comprende los submdulos: Reclutamiento o gestin de candidatos, Beneficios, Incentivos, Contabilidad de salarios o Nmina, Administracin de compensaciones, Gestin de tiempos y Gestin y gastos de viajes. Dentro de ste existen los siguientes componentes: Gestin de la organizacin, Desarrollo de personal, Planificacin y reserva de salas, Formacin y Gestin de Eventos, Planificacin del trabajo.

Admn. de Personal (PA)

Desarrollo y Planificacin Personal (PD)

Para complementar el extenso conjunto de funciones y modelos de procesos de negocios que incluye el sistema R/3, SAP tambin ha desarrollado estos denominados paquetes IS (Industry Solutions) o soluciones industriales que van dirigidos a empresas de sectores especializados. Los paquetes IS son, generalmente, una coleccin de procesos de negocio especficos, es decir, un conjunto de transacciones, programas, pantallas y documentacin que se instala como paquete adicional (ADDON) y que funcionan perfectamente integrados con el resto de las aplicaciones de R/3. As, por ejemplo, hay mdulos destinados a la banca, a la industria del automvil, a petroleras, a la gestin de hospitales, a constructoras de ingeniera, y muchas otras mas.

Diferencia entre un ERP y un Programa a Medida

Tabla 1 PROGRAMA A MEDIDA La programacin de un ERP cuesta mucho tiempo. La documentacin es un problema. El mantenimiento depende de algunas personas del rea de sistemas. Problema Internet de comunicaciones EDI, ERP Slo debe parametrizarlo. El software ya est programado. El ERP ya est documentado. Muchas compaas externas, fiables y de prestigio pueden mantener su sistema. El ERP est habilitado para trabajar con EDI e Internet de una forma inmediata. El ERP es un estndar para toda la compaa. Todos hablaran el mismo lenguaje.

Su implementacin es complicada, ya que cada rea tiene unas necesidades diferentes y puede optar por tecnologas diferentes. Los analistas de informtica difcilmente pueden conocer las mejores prcticas de todas las reas de su empresa. Tan slo se dedicarn a programar lo que le digan sus usuarios, por lo que el estancamiento est garantizado. Usted llegar a dudar de los datos de dicho sistema de informacin. No dispondr de los mismos en tiempo real y lo que es peor no podr anticiparse al mercado al carecer de la posibilidad de la simulacin. Se cansar de comprar distintos software, negociar con distintos proveedores, nunca estar al da, no tendr lo mejor del mercado y su departamento de sistemas de informacin se llenar de programadores. Nunca estar al da de las ltimas tecnologas

Utilizar las mejores prcticas de su sector, por lo que adems de un sistema informtico, estar comprando knowhow.

Sus datos sern fiables, los tendr al instante. Usted mismo podr acceder a ellos sin necesidad de solicitarlos al rea de sistemas y podr tomar decisiones al haber podido simular distintos escenarios de futuro.

Slo tendr software.

que

comprar

un

nico

La actualizacin est asegurada.